Audit de la gestion de la demande

6. Portée de l’audit

L’audit portait principalement sur les activités de gestion de la demande de Justice au cours des exercices 2014-2015 et 2015-2016. Plus précisément, il s’est concentré sur deux éléments d’enquête : 1) les livrables de l’IGD; et 2) la façon dont Justice se positionne pour continuer à gérer la demande une fois l’IGD terminée.

Le premier élément d’enquête était axé sur les livrables suivants pour l’IGD :

Nous avons également examiné les progrès accomplis dans la réalisation des réductions prévues d’ETP et des économies des services votés connexes dans le cadre de l’IGD. Nous n’avons toutefois pas évalué si les économies prévues liées aux autorisations de crédit net et à l’évitement des coûts ont été atteintes. L’équipe ministérielle d’analytiques des affaires n’a pas terminé l’élaboration du processus d’évaluation de ces économies.

Le deuxième élément d’enquête de l’audit portait principalement sur les efforts déployés par Justice pour maintenir et soutenir la gestion de la demande à long terme. Ceci inclut les efforts pangouvernementaux continus déployés pour freiner le coût des services juridiques en réduisant le volume de demandes de services juridiques des ministères partenaires. Plus précisément, l’audit comprenait l’analyse des processus jusqu’à l’étape d’acceptation par Justice des services juridiques demandés par les ministères partenaires. Elle n’englobait toutefois pas les décisions de gestion relatives à la répartition des travaux ni aux efforts déployés pour améliorer l’efficacité du travail.

Enfin, l’audit n’a tenu compte que des efforts consentis pour gérer la demande au sein des services consultatifs. Bien que ces concepts s’appliquent aux secteurs d’activité des services législatifs et des services de contentieux, la plupart des efforts consentis par Justice à ce jour ont porté sur la gestion de la demande au sein des services consultatifs.

7. Approche de l’audit

Nous avons exécuté notre mandat conformément à la Politique sur la vérification interne et aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada du Conseil du Trésor. Les responsables de l’audit ont eu recours à diverses techniques, notamment à une évaluation des risques de l’entité auditée, à des entrevues auprès de parties prenantes, de même qu’à des examens et des analyses de la documentation et des informations.

Dans les phases de planification et de conduite de l’audit, nous avons mené des entrevues avec les coresponsables et les membres de l’équipe de l’IGD, le personnel du Bureau de gestion du changement de Justice, et le personnel du Secteur de la gestion et de la DPF. Nous avons examiné les principaux documents stratégiques gouvernementaux et ministériels associés à l’Examen des services juridiques; la documentation ministérielle, notamment les rapports  d’analytiques des affaires, l’information sur les initiatives passées et présentes; les communications sur la réorganisation récente du Ministère; et les documents à l’appui de la mise en œuvre et de la surveillance de l’IGD, y compris les rapports à l’intention des organismes de surveillance. Nous avons analysé tous les addendas pour 2015-2016 signés par les ministères partenaires, ainsi que les addendas pour 2016-2017 qui étaient prêts au moment de l’audit.

Nous avons mené des entrevues avec certains chefs des SJM durant les phases de planification et de conduite de l’audit. Pour un échantillon discrétionnaire de SJM, nous avons obtenu et examiné des documents attestant leurs travaux de gestion de la demande et analysé leurs rapports relatifs aux outils et aux stratégies en place pour gérer la demande.