Audit du programme de santé et de mieux-être

Date : 1^er novembre 2022

Direction d’audit interne
Secteur d’audit interne et d’évaluation

Table des matières

• 1 Résumé
• 2 Contexte
• 3 Objectif de l’audit
• 4 Portée de l’audit
• 5 Approche de l’audit
• 6 Constatations, recommandations et réponse et plan d’action de la direction
  • 6.1 Promotion de la santé mentale et atténuation de la stigmatisation
  • 6.2 Mise en œuvre de la Stratégie en matière de santé mentale
  • 6.3 Gouvernance et supervision
• 7 Opinion de l’auditeur
• Annexe A: critères d’audit
• Annexe B : acronymes

1 Résumé

1.1 Introduction

Au cours des dernières années, la santé mentale et psychologique a suscité un intérêt croissant et a acquis de plus en plus d’importance au sein de la fonction publique fédérale. En 2015, la greffière du Conseil privé, le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et l’Alliance de la fonction publique du Canada (AFPC) ont désigné les enjeux de santé mentale en milieu de travail comme une priorité clé, et des engagements ont été définis quant à la mise en œuvre de stratégies en matière de santé mentale par les sous-ministres au sein de leurs ministères.

Depuis 2016, le ministère de la Justice a mis en œuvre des initiatives et créé la Stratégie en matière de santé mentale (SSM), dans le but de faire progresser la santé et le mieux-être des employés au travail. Cette Stratégie a été élaborée et harmonisée en fonction de la Norme nationale du Canada sur la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail de la Commission de la santé mentale du Canada (CSMC), ainsi que du rapport du Groupe de travail mixte sur la santé mentale et publié par le Secrétariat du Conseil du Trésor. À l’automne 2020, le Ministère a mis à jour son Plan d’action en santé mentale (PASM) pour la période 2020-2023, afin de poursuivre sur sa lancée en faveur de la santé et du mieux-être des employés en milieu de travail.

Le ministère de la Justice s’est également engagé à mettre en œuvre un programme de prévention des risques, à former le Groupe consultatif stratégique sur la santé mentale (GCSSM) et à créer un réseau d’ambassadeurs de la santé mentale qui appuie et favorise les initiatives en matière de santé mentale dans les directions et les secteurs.

1.2 Points forts

Le ministère de la Justice a adopté une position sans équivoque en reconnaissant l’importance de soutenir et de promouvoir la santé mentale et psychologique en milieu de travail. Le Ministère a ainsi pris des mesures pour favoriser la santé et le mieux-être de ses employés, notamment grâce à l’élaboration de la SSM, qui vise à « établir une culture du milieu de travail où chacun est habilité à travailler en collaboration pour favoriser un milieu de travail sain et sécuritaire sur le plan psychologique»^{Note de bas de page 1}. Les employés ont accès à de la formation, à des ateliers, à des guides et à des boîtes à outils, ainsi qu’à de l’information qui leur est communiquée à intervalles réguliers. En outre, des mesures ont été mises en place pour offrir de la reconnaissance aux personnes qui s’efforcent de contribuer à un milieu de travail positif et sain sur le plan psychologique. Un champion de la santé mentale et du mieux-être a également été nommé en vue « de soutenir les intervenants et de les encourager à mobiliser les employés de tous les niveaux et à faire des contributions individuelles et collectives en vue de l’établissement d’un milieu de travail sain sur le plan psychologique ». De plus, un réseau d’ambassadeurs de la santé mentale a été formé afin d’aider les gestionnaires à mener des activités à l’appui de la santé mentale en milieu de travail, ainsi que de diffuser de l’information sur les formations, les événements, les outils et les services offerts.

Le Ministère respecte les nouvelles dispositions de la partie II du Code canadien du travail, qui exigent que la santé mentale soit considérée comme un élément clé de la santé et de la sécurité au travail et qu’elle y soit intégrée. Comme l’exige le Secrétariat du Conseil du Trésor, le ministère de la Justice a mis en œuvre un système de gestion de la santé et de la sécurité psychologiques (SGSSP), procédé à une évaluation des risques psychologiques présents dans le milieu de travail et cerné les facteurs qui posent le plus de risques pour la santé mentale des employés, comme la gestion de la charge de travail. Le Ministère a d’ailleurs entrepris un processus d’évaluation approfondie des enjeux liés à la charge de travail et de leur incidence.

La SSM s’appuie sur un cadre de gouvernance qui établit les rôles et les responsabilités liés au soutien et à la promotion de la santé mentale pour tous les employés et gestionnaires. Ce cadre inclut un plan d’action qui définit les résultats que le ministère de la Justice espère atteindre, ainsi qu’un groupe consultatif chargé de prodiguer des conseils et de surveille l’atteinte des résultats.

1.3 Points à améliorer

Des formations sont offertes aux gestionnaires et aux employés sur une base volontaire, mais la participation des employés est limitée. Les connaissances, les compétences et les habiletés qui favorisent la santé mentale et le bien-être des employés risquent ainsi de ne pas être uniformes d’une équipe à l’autre. Malgré tous les efforts déployés par le Ministère pour mobiliser les employés et faciliter le dialogue sur les questions de santé mentale, la participation du personnel aux processus de consultation est également limitée.

Le Ministère doit définir les pratiques et les comportements sains que les employés et les cadres doivent adopter, d’un point de vue préventif, pour promouvoir la santé mentale et soutenir le changement de culture.

Les employés estiment que la charge de travail et la culture organisationnelle sont les deux principaux facteurs qui se répercutent sur leur santé mentale.

Des mécanismes de gouvernance et de supervision sont en place à l’appui de la SSM. Il conviendrait toutefois d’améliorer l’échange de renseignements entre les intervenants, de manière à approfondir les connaissances des cadres supérieurs au sujet de l’état de santé et de mieux-être du Ministère et à mieux étayer la prise de décisions.

1.4 Réponse de la direction

La direction est d’accord avec les résultats et les recommandations présentés dans le présent rapport, et elle a élaboré un plan d’action de la direction afin d’y répondre. Ce plan a été intégré au rapport.

Soumis par :

2 Contexte

L’Organisation mondiale de la Santé définit la santé psychologique comme « un état de mieux-être dans lequel une personne peut se réaliser, surmonter les tensions normales de la vie, accomplir un travail productif et fructueux et contribuer à la vie de sa communauté. » Les troubles de santé mentale sont la première cause, et celle qui s’accroît le plus rapidement, d’invalidité à court et à long terme au Canada. Ils comptent pour près de la moitié des demandes de prestations d’invalidité chez les fonctionnaires fédéraux du Canada.

Au cours des dernières années, la santé mentale et psychologique a suscité un intérêt croissant et a acquis de plus en plus d’importance au sein de la fonction publique fédérale. En 2015, la greffière du Conseil privé, le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et l’Alliance de la fonction publique du Canada (AFPC) ont désigné les enjeux de santé mentale en milieu de travail comme une priorité clé. À cet égard, la greffière du Conseil privé et secrétaire du Cabinet a déclaré ce qui suit :

« Nous devons favoriser un dialogue ouvert et exempt de préjugés reposant sur l’honnêteté et la compassion, nous concentrer sur la prévention des préjudices, la promotion de la santé et de la résilience, et réagir aux incidents et aux préoccupations. »

En outre, des engagements ont été définis quant à la mise en œuvre de stratégies en matière de santé mentale par les sous-ministres au sein de leurs ministères.

Cadre en matière de santé mentale du ministère de la Justice du Canada

Parallèlement au lancement de la Stratégie pour la fonction publique fédérale sur la santé mentale en milieu de travail, le ministère de la Justice a mis en œuvre sa Stratégie en matière de santé mentale (SSM) en 2016. Cette Stratégie a été élaborée et harmonisée en fonction de la Norme nationale du Canada sur la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail de la Commission de la santé mentale du Canada (CSMC), ainsi que du rapport intitulé Viser la réussite : Un guide pour établir et maintenir un système de gestion de la santé et de la sécurité psychologiques pour la fonction publique fédérale du Groupe de travail mixte sur la santé mentale et publié par le Secrétariat du Conseil du Trésor. La norme de la CSMC et le rapport du groupe de travail constituent un cadre de pratiques exemplaires pour la création d’un milieu de travail psychologiquement sain et sûr.

La SSM de Justice Canada est administrée parallèlement au système de gestion de la santé et de la sécurité psychologiques (SGSSP), aux fins de détermination et d’atténuation des risques pouvant nuire à la santé et à la sécurité psychologiques des employés en milieu de travail. La SSM établit trois objectifs, lesquels s’harmonisent avec ceux de la fonction publique fédérale.

L’engagement de la haute direction à l’égard de la santé mentale et psychologique, y compris le changement de culture et l’atténuation de la stigmatisation des enjeux liés à la santé mentale, se reflète dans le cadre en matière de santé mentale par le truchement de la SSM du ministère de la Justice. Ce cadre comprend :

1. un Plan d’action en santé mentale (PASM), qui définit les résultats que le ministère de la Justice cherche à atteindre pour soutenir sa mission et sa vision en matière de santé mentale et de mieux-être. Dans ce PASM, le Ministère intègre également une perspective de santé mentale à son mandat, à ses rôles et à ses politiques, en tenant compte d’éléments clés provenant de divers groupes, comme le Comité directeur de l’équité en matière d’emploi, de la diversité et de l’inclusion et ses sous-comités;
2. un programme de prévention des risques, révisé tous les cinq ans, qui décrit les mesures de prévention nécessaires pour répondre aux besoins physiques et psychologiques en milieu de travail;
3. un groupe consultatif qui assure la supervision et fournit des directives à l’appui de la SSM;
4. un réseau d’ambassadeurs de la santé mentale dans tout le Ministère qui soutient l’équipe chargée du mieux-être à promouvoir la santé mentale.

En 2020, le PASM a été renouvelé pour la période de 2020 à 2023. Ce renouvellement a été mis au point en tenant compte du contexte de la pandémie de COVID-19 et de ses répercussions sur les personnes et le milieu de travail.

3 Objectif de l’audit

L’audit avait pour objectif d’évaluer la pertinence et l’efficacité des processus, des procédures et des pratiques en place pour favoriser la santé et le mieux-être des employés.

4 Portée de l’audit

L’audit a porté sur tous les processus, procédures et plans pertinents, nouveaux ou existants, mis en œuvre par le Ministère pour garder un effectif sain et performant. Cet audit mettait l’accent sur les politiques, les procédures et les processus en vigueur durant les exercices de 2019-2020 à 2021-2022.

5 Approche de l’audit

L’audit a été réalisé conformément aux exigences de la Politique sur l’audit interne et de la Directive sur l’audit interne du Conseil du Trésor, des normes internationales de l’Institut des vérificateurs internes en ce qui concerne la pratique professionnelle de la vérification interne, de la Norme nationale du Canada sur la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail de la Commission de la santé mentale du Canada, ainsi que de la norme internationale pour l’audit des systèmes de gestion de l’Organisation internationale de normalisation.

Ces normes exigent que l’audit soit planifié et exécuté de manière à obtenir l’assurance raisonnable que l’objectif fixé a été atteint.

6 Constatations, recommandations et réponse et plan d’action de la direction

La section qui suit présente les constatations et recommandations découlant des activités d’audit réalisées. L’audit a été effectué en fonction des éléments d’enquête et des critères établis à l’étape de la planification, lesquels sont présentés à l’annexe A.

6.1 Promotion de la santé mentale et atténuation de la stigmatisation

La vision et la mission de la SSM consistent à promouvoir un milieu de travail sain et sécuritaire sur le plan psychologique. Le premier des trois objectifs stratégiques, c’est-à-dire, changer la culture, vise à favoriser une « culture où les comportements et les pratiques de travail permettent de renforcer la confiance et de déstigmatiser les problèmes de santé mentale».

Le Ministère soutient et favorise activement la santé mentale en milieu de travail, mais des améliorations pourraient être apportées de manière à faire progresser davantage le changement de culture nécessaire.

Le ministère de la Justice a adopté une position sans équivoque en reconnaissant l’importance de soutenir et de promouvoir la santé mentale et psychologique en milieu de travail et en mettant en œuvre une stratégie pour répondre aux besoins des employés. Le Ministère a ainsi mis en place sa SSM en 2016, parallèlement à la Stratégie pour la fonction publique fédérale sur la santé mentale en milieu de travail. Le premier objectif de la Stratégie, qui concerne le changement de culture, englobe la formation, la communication, l’engagement et l’appréciation.

Éducation

Les employés du ministère de la Justice ont accès à une large gamme de formations, d’ateliers, de balados, de guides et de boîtes à outils sur la santé mentale par l’entremise de l’École de la fonction publique du Canada (EFPC) et d’autres fournisseurs tels que les équipes de mieux-être et le Centre canadien d’innovation pour la santé mentale en milieu de travail (CCISMMT). Entre 2015 et 2018, tous les gestionnaires délégués étaient tenus de suivre la formation obligatoire L’Esprit au travail (EAT) afin d’acquérir les connaissances et les compétences nécessaires pour aider les employés à résoudre leurs préoccupations en matière de santé mentale. L’objectif de cette formation était de « sensibiliser les employés et promouvoir la santé mentale, réduire la stigmatisation associée à la maladie mentale en milieu de travail, et accroître la résilience»^{Note de bas de page 2}. Toutefois, après que tous les gestionnaires ont suivi la formation obligatoire, celle-ci est devenue facultative en 2018. Étant donné le caractère facultatif de cette formation, les connaissances et les compétences en matière de santé mentale des gestionnaires nommés après 2018 sont plus susceptibles de présenter des lacunes. Les représentants officiels du Secteur de la gestion ont expliqué que la décision d’éliminer l’obligation de suivre cette formation reposait sur le fait qu’à ce moment-là, tous les gestionnaires délégués avaient déjà été formés et qu’une formation facultative continuerait d’être offerte aux nouveaux gestionnaires délégués. Cependant, les résultats présentés dans les rapports annuels sur les réalisations du PASM (2017-2020) ont révélé que la participation à ces cours est limitée et qu’il existe des obstacles à la formation. En 2017-2018, 82 employés ont participé aux activités de formation du cours EAT et 28 ont pris part à la formation PSSM. Plusieurs séances ont dû être annulées en raison du nombre insuffisant de participants, y compris l’atelier La santé mentale au travail (SMT) du Programme d’apprentissage mixte. En 2018-2019, ces chiffres ont grimpé, et la formation safeTALK a été ajoutée au programme. En 2019-2020, une seule séance de la formation PSSM a eu lieu, étant donné les ressources internes, et une quinzaine d’employés ont assisté à la formation safeTALK.

Ces observations concordent avec les réponses données par les employés au cours du sondage Ministère à l’écoute des employés, réalisé en 2020 afin de cerner leurs besoins et leurs sentiments concernant les restrictions en milieu de travail. Quarante-sept pour cent (47 %) (N = 816 sur 1750) des employés ont répondu qu’ils n’avaient participé à aucune formation ni utilisé d’outil offert par le Ministère pour appuyer leur santé mentale et leur mieux-être. Au cours des entrevues, certains employés ont fait mention d’obstacles à la participation aux formations, comme les charges de travail élevées ou le manque de soutien des superviseurs à l’égard de la participation à des ateliers ou à des séances de formation sur la santé mentale. L’éducation et la formation sont essentielles pour accroître la sensibilisation et acquérir des compétences propices à des comportements sains sur le plan psychologique. En l’absence de formation sur la santé mentale ou d’autres mécanismes didactiques comme l’accompagnement personnalisé (coaching), les connaissances, les compétences et les habiletés qui favorisent la santé mentale et le mieux-être des employés risquent de ne pas être uniformes d’une équipe à l’autre. À ce sujet d’ailleurs, certains gestionnaires ont affirmé, dans le cadre des entrevues, qu’ils ne se sentaient pas adéquatement préparés pour répondre aux attentes relatives à la gestion des enjeux de santé mentale auprès des employés ou dans certaines situations, comme lors d’interactions avec des employés qui ont subi des traumatismes.

Communications et dialogue

Le Ministère utilise différents canaux de communication pour diffuser des connaissances et de l’information à propos des enjeux de santé mentale, ainsi que des initiatives, des pratiques exemplaires et des ressources en la matière. Des communications concernant les formations et les événements du Centre canadien d’innovation pour la santé mentale en milieu de travail et de LifeSpeak sont régulièrement transmises aux employés par le truchement des courriels des équipes de mieux-être et le site intranet du ministère de la Justice.

D’après la Norme, la participation active, significative et efficace des intervenants est un facteur clé pour la santé psychologique. Qui plus est, les organisations doivent faire participer les travailleurs à l’élaboration des politiques, à la collecte de données et au processus de planification afin de mieux comprendre leurs besoins en matière de santé psychologique. Au cours de la première année de la pandémie, le Ministère a procédé à deux Sondages dans le but de cerner les besoins et les sentiments des employés lors des différentes phases des restrictions imposées en milieu de travail, tout en incluant des questions sur la santé et la sécurité psychologiques. En 2020, le Ministère a également consulté les employés pour connaître les sujets qu’ils souhaitent voir aborder en ce qui a trait à la santé mentale au travail. Les résultats de ces consultations et d’autres activités, comme le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux (SAFF) de 2019, ont été utilisés dans le cadre de la révision et de la mise à jour du PASM pour le cycle de 2020 à 2023. Plus récemment, un deuxième sondage portant sur le SGSSP a été effectué aux fins d’audit et de mise à jour du programme de prévention des risques.

En dépit des efforts déployés par le Ministère pour mobiliser les employés et faciliter le dialogue sur les questions de santé mentale, les taux de réponse à certains processus de consultation sont en baisse. Par exemple, la participation au sondage sur le SGSSP a reculé de 33 % à 20 % de 2019 à 2022. Cette lacune du dialogue avec les employés se reflète d’ailleurs dans les résultats du sondage sur le SGSSP, où le facteur psychologique « participation et influence » est passé du huitième au onzième rang entre 2019 et 2022.Cela suggère qu’un bon nombre d’employés ne se sentent pas sollicités ou n’ont pas l’impression d’exercer quelque influence que ce soit sur les décisions qui les touchent. Étant donné l’incidence que les commentaires et la rétroaction peuvent avoir sur la mobilisation des employés, des consultations continues peuvent contribuer à perfectionner les politiques, les processus et les pratiques actuels en matière de santé mentale afin qu’ils s’alignent plus fidèlement sur les besoins des employés.

Reconnaissance

Conscient que la promotion de la santé mentale et d’un changement de culture suppose la reconnaissance et l’appréciation des efforts déployés en vue de constituer un milieu de travail positif et sain sur le plan psychologique, le ministère de la Justice a pris des mesures de façon à allier le geste à la parole. Les ententes de rendement des cadres prévoient un objectif permettant d’être reconnus pour avoir favorisé la santé et la sécurité physiques et psychologiques. Dans le cas des employés ne faisant pas partie de la direction, le critère « contribuer de manière active au bien-être au travail et à un milieu de travail sûr, sain et respectueux » a été intégré à l’objectif de rendement relatif à l’intégrité et au respect. Plus récemment, les ambassadeurs de la santé mentale se sont vus remettre le Médaillon du SM en reconnaissance de leur apport au soutien de tous les employés en matière de santé mentale. Il est essentiel de reconnaître les employés qui adoptent des comportements sains sur le plan psychologique ou qui les encouragent afin de démontrer l’appui total du Ministère et son souci pour la santé mentale des employés, ainsi que son engagement à en faire une priorité.

Plusieurs autres initiatives en place démontrent l’engagement du Ministère à promouvoir et à favoriser la santé mentale. Une championne de la santé mentale et du mieux-être a été nommée en 2015, son rôle étant de soutenir la direction et les intervenants - comme les syndicats, les ambassadeurs de la santé mentale, les groupes visés par l’équité en matière d’emploi et issus de la diversité - et de les encourager à mobiliser les employés afin qu’ils contribuent collectivement à établir un milieu de travail sain sur le plan psychologique. La championne communique au Conseil exécutif (CE) les résultats des discussions trimestrielles tenues avec le Groupe consultatif stratégique sur la santé mentale (GCSSM) de façon à garantir la prise en compte du mieux-être dans le cadre de la prise de décisions. En 2019, le Conseil exécutif a tenu une demi-journée de retraite dans le but de discuter des enjeux connus qui se répercutent sur la santé mentale des employés, comme la gestion de la charge de travail. Les employés reconnaissent d’ailleurs les efforts que le Ministère déploie pour promouvoir et favoriser la santé mentale. Lors du dernier SAFF, 84 % des répondants ont en effet affirmé que le Ministère fait un bon travail de sensibilisation à la santé mentale en milieu de travail. Il s’agit là d’un résultat important, car les effets positifs d’un milieu de travail sain et sécuritaire sur le plan psychologique comprennent l’atténuation de plusieurs problèmes au sein du milieu de travail, comme le risque de conflits, le roulement de personnel, l’absentéisme et les problèmes de rendement ou de moral.

Progression du changement de culture

En dépit des efforts déployés par le Ministère pour instaurer une culture propice à l’établissement d’un climat de confiance et à l’atténuation de la stigmatisation associée aux enjeux de santé mentale, cette dernière reste un sujet difficile à aborder en milieu de travail. Les résultats du SAFF de 2020 révèlent qu’au sein du ministère de la Justice, un employé sur quatre n’est pas à l’aise de discuter de sa santé mentale avec son superviseur. En effet, vingt-cinq pour cent (25 %) des répondants ont dit être en désaccord avec l’énoncé « je me sentirais à l’aise de faire part à mon (ma) superviseur(e) immédiat(e) de mes préoccupations à propos de ma santé mentale » (comparativement à 20 % dans le reste de la fonction publique). De même, les résultats du sondage sur le SGSSP de 2022 indiquent que la catégorie de la culture organisationnelle représente le deuxième facteur ayant le plus de répercussions sur la santé mentale des employés, comme en témoigne la baisse des cotes observée de 2019 (3.17) à 2022 (2.9).

Plusieurs années peuvent être nécessaires pour transformer une culture organisationnelle de façon à atténuer la stigmatisation associée aux questions de santé mentale en milieu de travail, une tâche qui, comme le mentionne le cadre de la SSM, requière également des changements aux pratiques et aux comportements. Un guide sur la santé mentale en milieu de travail à l’intention des gestionnaires a été élaboré afin de communiquer de l’information et des directives à propos des rôles et des pratiques exemplaires en matière d’intervention auprès des employés qui vivent avec un trouble de santé mentale. Un passeport de la santé mentale a également été mis en œuvre pour offrir de l’information et des outils concernant les bonnes habitudes en matière de santé mentale. Malgré l’utilité de ces outils, il serait aussi profitable que la direction et les employés reçoivent de l’information sur les pratiques et les comportements positifs qui favorisent la prévention des événements négatifs sur le plan de la santé mentale, ainsi que les pratiques qui peuvent nuire à la santé et au mieux-être psychologiques en milieu de travail. Comme il reste encore à définir cette information et à la transmettre au sein du Ministère, l’absence d’attentes relatives aux pratiques et aux comportements risque de créer des obstacles à la mise en œuvre des changements nécessaires.

Recommandation n^o 1

Il est recommandé que le dirigeant principal des finances et sous-ministre adjoint, Secteur de la gestion :

1. définisse les compétences, les comportements et les pratiques que les cadres et les employés sont censés appliquer pour favoriser une culture au sein de laquelle la stigmatisation associée à la santé mentale en milieu de travail est atténuée;
2. fasse connaître les compétences requises, les comportements attendus et les pratiques à mettre en application dans le cadre de formations officielles et au moyen d’autres mécanismes de soutien (p. ex., accompagnement personnalisé (coaching) et directives du Programme de mieux-être, services consultatifs du PAE, services consultatifs d’APEX, etc.).

6.2 Mise en œuvre de la Stratégie en matière de santé mentale

La SSM est exécutée au moyen d’un plan d’action qui décrit les résultats que le ministère de la Justice espère atteindre. Ce plan d’action comprend également un programme de prévention des risques qui décrit les mesures de prévention nécessaires pour répondre aux besoins physiques et psychologiques en milieu de travail.

Le Ministère a cerné les risques psychologiques les plus importants, mais il reste encore à trouver et à mettre en œuvre des mesures d’atténuation.

Détermination des risques psychologiques en milieu de travail

En 2018, de nouvelles dispositions législatives se fondant sur la partie II du Code canadien du travail exigent que la santé mentale soit considérée comme un élément clé de la santé et de la sécurité au travail et qu’elle y soit intégrée. En réponse à cette exigence, le Secrétariat du Conseil du Trésor a publié un rapport intitulé Viser la réussite : Un guide pour établir et maintenir un système de gestion de la santé et de la sécurité psychologiques pour la fonction publique fédérale. D’autres organisations fédérales ont été invitées à passer à l’action, comme le rapport le demande, de manière à garantir un milieu de travail sécuritaire sur le plan psychologique. Le ministère de la Justice a réagi en préparant un plan triennal de mise en place d’un système de gestion de la santé et de la sécurité psychologiques, dont la première phase a débuté en mars 2019.

La Norme nationale du Canada sur la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail (la Norme) établit les exigences relatives à une approche documentée et systématique de constitution et de maintien d’un milieu de travail psychologiquement sain et sécuritaire. Elle propose une liste de facteurs de risque afin de faciliter l’évaluation des risques psychologiques en milieu de travail. En 2019 et en 2022, le ministère de la Justice a d’ailleurs procédé à des sondages en vue de cerner les éventuels risques psychologiques présents dans son milieu de travail. Treize (13) facteurs psychologiques énoncés dans la Norme ont été évalués.

Lors de la dernière consultation, les participants ont soutenu que la gestion de la charge de travail et la culture organisationnelle constituaient les deux plus importants facteurs de risque. Ces résultats concordent avec ceux du SAFF, dans le cadre duquel 55 % des employés ont affirmé être en mesure d’accomplir les tâches qui leur sont assignées pendant les heures normales de travail (comparativement à 70 % dans le reste de la fonction publique) et 24 % ont répondu par la négative (comparativement à 13 % dans le reste de la fonction publique). Lors des entrevues, certains gestionnaires ont dit utiliser des mécanismes permettant d’alléger les surcroîts de travail en négociant les dates d’échéances avec les clients ou en redistribuant la charge de travail. D’autres gestionnaires ont toutefois avoué être incapables de trouver des solutions pour atténuer cette charge. Certains des employés interviewés se sont dits inquiets du fait que les problèmes liés à la charge de travail provoquent un fort roulement de personnel, une pénurie de ressources et des surcroîts de travail plus fréquents pour ceux qui restent.

Atténuation des risques psychologiques en milieu de travail – Gestion de la charge de travail

La Norme définit la gestion de la charge de travail comme un milieu de travail où les employés ont la possibilité de s’acquitter efficacement de leurs tâches et de leurs responsabilités dans les délais dont ils disposent. Telle qu’elle est définie dans la Norme, la gestion de la charge de travail est le facteur de risque que bon nombre d’employés considèrent comme le plus important facteur de stress en milieu de travail, ce qui signifie que les résultats du sondage sur le SGSSP du ministère de la Justice ne sont pas uniques en leur genre.

Le Ministère reconnaît que la gestion de la charge de travail est une priorité et qu’un examen en profondeur s’impose afin d’analyser les causes fondamentales des problèmes de charge de travail et d’y trouver des solutions. Le 1^er avril 2018, le Ministère a lancé l’Outil à l’intention des gestionnaires : Pratiques exemplaires pour la gestion des pressions et des facteurs de stress liés à la charge de travail dans le but d’aider les gestionnaires à résoudre la question du stress excessif qui découle des pressions liées à la charge de travail. Un conseiller de l’extérieur a été embauché en mai 2022 en vue de procéder à une évaluation de la charge de travail dans l’ensemble du Ministère. Au cours de l’élaboration de ce rapport, des consultations ont eu lieu avec divers intervenants du Ministère, notamment les équipes de gestion de différents secteurs, le GCSSM et le Comité directeur de l’équité en matière d’emploi, de la diversité et de l’inclusion (CDEEDI). D’autres consultations ont également été menées auprès des employés, sous la forme de sondages et d’entrevues, dans le contexte de l’évaluation du milieu de travail, ainsi que de la détermination et de l’évaluation des risques. Un plan d’action relatif à la gestion de la charge de travail sera soumis au Conseil exécutif, aux fins d’approbation, à l’automne 2022. Même si ces consultations ont permis d’obtenir de l’information sur les niveaux de travail et les répercussions des charges de travail excessives permanentes, il serait utile d’examiner les stratégies de réduction de la charge de travail.

Recommandation n^o 2

Il est recommandé que le dirigeant principal des finances et sous-ministre adjoint, Secteur de la gestion, continue à consulter les groupes d’employés et de cadres au sujet de la charge de travail et qu’il examine les stratégies de réduction de la charge de travail.

6.3 Gouvernance et supervision

La SSM s’appuie sur différents mécanismes de gouvernance. Le PASM définit les résultats que le ministère de la Justice souhaite atteindre, et les progrès réalisés contre les mesures du plan sont présentés dans les rapports annuels sur les réalisations du PASM. Les rôles et les responsabilités des membres des différents groupes de l’organisation sont définis dans la Stratégie elle-même, et des pratiques sont en place pour garantir la prise en compte de la santé mentale des employés lorsque des décisions sont prises à l’échelon des cadres.

Un système de gouvernance et de supervision est en place à l’appui de la Stratégie en matière de santé mentale. Il y a toutefois lieu d’améliorer l’échange de renseignements et l’intégration à l’appui de la prise de décisions.

Le PASM définit les résultats que le ministère de la Justice souhaite atteindre, ainsi que les mesures particulières à prendre pour y arriver. Les progrès réalisés contre les mesures du Plan d’action sont présentés dans les rapports annuels sur les réalisations du PASM, et l’atteinte des résultats escomptés est soumise à la surveillance du GCSSM. Bien que le Secteur de la gestion n’ait pas publié de mise à jour depuis 2019-2020, la version pour 2020-2022 était en cours de préparation au moment de la rédaction du présent rapport.

Rôles et responsabilités

La SSM affirme que la santé mentale constitue une responsabilité et un engagement collectifs pour lesquels chacun a un rôle à jouer et présente les descriptions particulières ci-dessous relativement à ce qu’on attend des principaux intervenants et parties intéressées.

Le Guide de ressources à l’intention des gestionnaires fournit également des indications sur les rôles en matière d’intervention auprès des employés qui vivent avec un trouble de santé mentale aux différents échelons de l’organisation (c.-à-d., Ministère, gestionnaire et employé). Au cours des entrevues toutefois, certains employés ont affirmé qu’ils ne connaissaient pas leur rôle ni ceux des gestionnaires et du Ministère en ce qui concerne la santé et la sécurité psychologiques. Selon la Norme, tant les personnes que les milieux de travail ont des responsabilités à remplir relativement à l’amélioration et au maintien du mieux-être au travail. De façon à s’assurer que les employés et les gestionnaires s’acquittent de leurs rôles et de leurs responsabilités, le Ministère doit veiller à ce que ces derniers soient connus et parfaitement compris.

Le réseau des ambassadeurs de la santé mentale est un acteur clé, car il aide le Ministère à faire connaître l’importance de la santé mentale et diffuse de l’information sur les formations, les événements, ainsi que les outils et les services à la disposition des employés. Lors des entrevues, certains ambassadeurs ont mentionné que leur rôle variait en fonction de leurs superviseurs et de leurs collègues. Certains siègent à différents comités de mieux-être ou sont invités à parler de santé mentale au cours des réunions de tout le personnel, tandis que d’autres ont avoué ne pas avoir le temps de dialoguer avec les employés de leur unité étant donné leur charge de travail habituelle. D’autres encore ont mentionné qu’ils n’avaient pas la possibilité de diffuser de l’information au sein du réseau lui-même. Une meilleure communication de l’information entre les ambassadeurs aurait pour effet de rendre leur travail plus efficace et plus uniforme dans l’ensemble du Ministère.

Prise en compte de l’information sur la santé mentale lors de la prise de décisions

Le Ministère a mis en place des mécanismes garantissant la prise en compte de la santé et du mieux-être des employés au moment de la prise de décisions organisationnelles clés. Le GCSSM est un comité consultatif central chargé de prodiguer des conseils et de formuler des orientations concernant la Stratégie en matière de santé mentale du ministère de la Justice, ainsi que d’assurer le suivi de la réalisation des résultats escomptés. Le Groupe se réunit tous les trimestres et rend périodiquement des comptes au CE. Dans le cadre de son rôle, le Groupe fournit des conseils et des recommandations en ce qui a trait à l’élaboration des initiatives de gouvernance de la santé mentale du Ministère et à l’établissement des priorités connexes. Transmettant également aux tables de discussions de la direction de l’information sur l’état de santé mentale au sein du Ministère, le Groupe permet à Justice Canada de recueillir les perspectives et les commentaires de différents intervenants.

Composition du Groupe consultatif stratégique sur la santé mentale

• Président : Champion de la santé mentale et du mieux-être
• Membres permanents
  • Directeur, Programmes ministériels de RH, planification et systèmes, DGRH
  • Gestionnaire, Programmes de santé organisationnels
  • Chef d’équipe, Programme de mieux-être
  • DG, Direction générale des ressources humaines
  • Directeur, Secrétariat contre le racisme et la discrimination
  • Directeur, Division de la gestion de la sécurité et des mesures d’urgence, Direction générale des services ministériels
  • Coprésident représentant l’employeur, Comité national d’orientation en matière de santé et de sécurité
  • Représentant des services de gestion informelle des conflits
  • Représentant du Secteur de la gestion du changement et de la transformation opérationnelle
  • Deux représentants du réseau des ambassadeurs de la santé mentale (en rotation)
  • Champion, Comité directeur de l’équité en matière d’emploi, de la diversité et de l’inclusion

C’est grâce aux intervenants participants que le GCSSM est en mesure de recueillir de l’information sur la santé et le mieux-être au sein du Ministère. Le Groupe ne procède toutefois pas à la collecte et à l’intégration d’information auprès d’autres sources, comme les rapports du Bureau de l’ombuds et des services de résolution informelle (BOSRI), des Relations de travail, de Santé et Sécurité au travail et du Programme de prévention du harcèlement et de la violence sur la résolution informelle, les affaires liées aux relations de travail et les services de gestion des conflits utilisés. Ces sources contiennent des renseignements et des indicateurs sur l’état de santé mentale au sein du Ministère qui pourraient être utiles pour le GCSSM et la haute direction. Au cours des entrevues, les intervenants et les membres du GCSSM ont dit souhaiter que l’information, les données et les indicateurs concernant la santé soient mieux intégrés. Qui plus est, l’échange plus efficace de renseignements entre les intervenants et les fournisseurs de services permettrait de brosser un tableau plus exact et complet de l’état de santé mentale et de la situation sur le plan du mieux-être au sein du Ministère. Cela permettrait en outre de cerner plus précisément les besoins, les risques et les priorités, ainsi que de favoriser la prise de décisions plus éclairées.

Recommandation n^o 3

Il est recommandé que le dirigeant principal des finances et sous-ministre adjoint, Secteur de la gestion, aille de l’avant avec l’intégration de l’information et des données recueillies auprès de diverses sources, de manière à définir des indicateurs de santé organisationnelle et à les soumettre à une surveillance en vue de favoriser la prise de meilleures décisions.

7 Opinion de l’auditeur

Le Ministère a mis en place des politiques, des procédures, des processus et des systèmes à l’appui de la mise en œuvre de sa SSM. Le Ministère favorise et soutient la santé mentale en en faisant connaître l’importance et la valeur en milieu de travail. En effet, il offre de la formation, des outils et des services à ses employés, en plus d’adopter des pratiques de reconnaissance des efforts déployés en vue de créer un environnement psychologiquement sain. En outre, le Ministère a créé des postes et mis sur pied des réseaux qui font la promotion de la santé mentale et offrent du soutien dans ce domaine. Par ailleurs, le Ministère s’acquitte de ses responsabilités relatives à l’évaluation des risques psychologiques en milieu de travail et prend des mesures pour neutraliser ces risques. De plus amples efforts sont toutefois nécessaires pour favoriser l’accroissement de la participation à la formation et aux processus de consultation. Le Ministère doit définir les pratiques et les comportements sains que les employés et les cadres doivent adopter pour promouvoir la santé mentale et soutenir le changement de culture qu’il souhaite réaliser. Le Ministère devrait également se doter de mécanismes permettant de mieux intégrer l’information sur le mieux-être et les perspectives recueillies par divers intervenants, ainsi que d’approfondir la connaissance qu’ont les membres de la haute direction de l’état de santé du Ministère.

Annexe A: critères d’audit

Secteur d’intérêt 1 : promouvoir le mieux-être et cerner les besoins

1. Le Ministère encourage et favorise la santé et le mieux-être des employés et invite ces derniers à cerner leurs besoins, et ce en élaborant des stratégies, des plans et des ressources connexes.
   • 1.1 Le Ministère a un dialogue actif et régulier avec ses employés pour comprendre leurs besoins et les facteurs influant sur leur santé mentale, pour stimuler la participation aux activités et initiatives de santé et de mieux-être, et pour communiquer les connaissances et les outils.
   • 1.2 La direction appuie et favorise un milieu de travail psychologiquement sain et sûr en prenant des décisions et en adoptant des mesures à l’appui de la santé mentale du personnel.
   • 1.3 Une stratégie et un plan ont été adoptés pour lutter contre la stigmatisation des problèmes de santé mentale en milieu de travail et pour reconnaître la valeur des efforts déployés à l’appui d’un milieu de travail psychologiquement sain.

Secteur d’intérêt 2 : élaboration et mise en œuvre de programmes de santé et de mieux-être

2. Les stratégies et les plans du Ministère sont en cours d’élaboration pour répondre aux besoins cernés, et le personnel dispose des ressources nécessaires pour un milieu de travail psychologiquement sain et sûr.
   • 2.1 Une stratégie et un plan de gestion de la charge de travail sont en cours d’élaboration afin de répondre aux préoccupations connexes et de permettre au personnel de travailler d’une façon psychologiquement saine et sûre.
   • 2.2 Le Ministère offre de la formation, des ressources et des outils et il communique les meilleures pratiques pour favoriser le mieux-être du personnel et la conciliation travail-vie personnelle en temps de pandémie, et durant les changements en milieu de travail qui y sont associés.
   • 2.3 La direction est formée et a accès à des outils et à des ressources pour repérer et aider les employés qui ont besoin de soutien en lien avec la santé mentale ou des traumatismes.

Secteur d’intérêt 3 : gestion et surveillance

3. Une mise en œuvre efficace de la gouvernance est en place au Ministère pour soutenir la stratégie en matière de santé mentale et les divers programmes de santé et de mieux-être.
   • 3.1 Les rôles, les responsabilités et les obligations de rendre compte au regard d’un environnement psychologiquement sain et sûr sont définis et compris tant par la direction que par les employés.
   • 3.2 Des mécanismes sont en place pour prendre en compte les facteurs liés à la santé et au mieux-être dans les processus décisionnels du Ministère.
   • 3.3 Des mesures et des mécanismes de rendement ont été cernés et mis en œuvre pour suivre les progrès et évaluer l’impact du Programme sur la santé et le mieux-être général du Ministère.

Annexe B : acronymes

AFPC

Alliance de la fonction publique du Canada

APEX

Association professionnelle des cadres supérieurs de la fonction publique du Canada

ASM

Ambassadeurs de la santé mentale

BOSRI

Bureau de l’ombuds et des services de résolution informelle

CCISMMT

Centre canadien d’innovation pour la santé mentale en milieu de travail

CE

Conseil exécutif

CDEEDI

Comité directeur de l’équité en matière d’emploi, de la diversité et de l’inclusion

CSMC

Commission de la santé mentale du Canada

DGRH

Direction générale des ressources humaines

DPF

Dirigeant principal des finances

GCSSM

Groupe consultatif stratégique sur la santé mentale

Ministère

Ministère de la Justice

Norme

Norme nationale du Canada sur la santé et la sécurité psychologiques en milieu de travail

PAE

Programme d’aide aux employés

PASM

Plan d’action en santé mentale

RH

Ressources humaines

SAFF

Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux

SCT

Secrétariat du Conseil du Trésor

SGIC

Système de gestion informelle des conflits

SGSSP

Système de gestion de la santé et de la sécurité psychologiques

SMA

Sous-ministre adjoint

Sondage

Sondage Ministère à l’écoute des employés (automne 2020)

SSM

Stratégie en matière de santé mentale