L’efficacité et l’accès
en matière de justice

Recommandations

Le but de la gestion des dossiers est que chaque comparution soit efficace et se produise au moment approprié, et que la duplication et le gaspillage des efforts soient évités. Les attentes et les normes doivent être claires et raisonnables afin que chaque secteur puisse compter sur le fait que les autres vont tenir leurs engagements. Il faut s’assurer que les attentes cadrent clairement avec le rôle du secteur et articulent une relation saine entre secteurs afin de ne pas être vues comme de simples tentatives de passer la charge de travail ou les coûts à quelqu’un d’autre.

À partir de ce modèle, nous recommandons ce qui suit :

  1. Établissement de comités consultatifs :
    1. Il devrait y avoir des comités consultatifs permanents sur les normes des dossiers dans chaque province et territoire, établis par le juge en chef pour identifier en collaboration les attentes et les normes ayant trait à la gestion des dossiers, et les moyens par lesquels la conformité aux attentes et aux normes en question sera mesurée et appliquée.
    2. En fonction de facteurs locaux tels que la taille de la juridiction, le nombre de cours et la géographie, il peut être bon d’établir plus d’un comité (par niveau de cour) ou d’établir des sous-comités.
    3. Les comités devraient se composer de représentants des divers secteurs de la justice y compris la magistrature, la Couronne, la défense et le personnel d’administration de la cour. Les comités locaux peuvent envisager la possibilité d’inclure des représentants de la police, dont le rôle au sein du comité pourrait être général ou avoir trait à des questions spécifiques.

  2. Rôle des comités :

     Les comités devraient :
    1. Inclure dans leur mission le rôle de recommander au juge en chef les façons les plus appropriées de réagir aux questions locales de gestion des dossiers.
    2. identifier en collaboration les attentes et normes de gestion des dossiers qui sont spécifiques à chacun des secteurs de la justice.
    3. passer en revue, en vue de faire des recommandations, selon le cas, au procureur général ou au juge en chef sur la question de savoir sir les attentes et les normes devraient se concrétiser sous forme de règles, de directives de pratique, de lignes directrices ou d’une combinaison des trois en fonction du sujet.
    4. faire une déclaration de principes qui inclurait ce qui suit :
      1. La gestion efficace des dossiers est une responsabilité partagée;
      2. Il est du devoir des parties de résoudre les questions qui peuvent l’être sans l’intervention d’un juge, et de présenter efficacement à un juge celles qui ne le peuvent pas;
      3. Les juges ont non seulement le droit d’insister auprès des parties pour qu’elles soient prêtes à présenter et à défendre leurs dossiers lorsqu’elles se présentent en cours, ils ont, vis-à-vis des parties et du public, le devoir de le faire.

  3. Outils à utiliser ou à recommander :
    1. Autogestion par listes de contrôle
      1. Chaque secteur, y compris la magistrature, devrait être encouragé à élaborer ses propres listes de contrôle et autres guides qui agissent à titre d’aide-mémoire ou facilitent la délégation des tâches routinières. Les listes de contrôle sont aujourd’hui communément utilisées dans de nombreux domaines de pratique. Il serait sans aucun doute avantageux d’élaborer ces listes de contrôle en fonction des attentes et normes du comité mais, s’il n’existe pas de comité ou s’il progresse de façon trop lente, chaque secteur est encouragé à élaborer ses propres listes par lui-même, en s’assurant cependant de consulter les autres secteurs.
      2. Tout en ne déviant pas du contrôle local, il nous semble utile que des organismes nationaux (tels que l’Institut national de la magistrature, l’Association du Barreau canadien ainsi que d’autres organisations représentants les barreaux, y compris les associations d’avocats de la défense et de procureurs de la Couronne) développent des listes de contrôle-types, comme façon d’articuler les meilleures pratiques et de valider les responsabilités-clés de chaque secteur en termes de gestion des dossiers.
    2. Identification et utilisation des indicateurs-clés
      1. Le comité devra identifier des indicateurs-clés, soit l’information dont chaque secteur a besoin pour surveiller la circulation de la masse de dossiers et la progression de chaque dossier individuel par comparaison avec les attentes exprimées.
      2. Les indicateurs devront faire l’objet de rapports périodiques, sous une forme compréhensible, sans excès de chiffres et de détails écrasants pour l’utilisateur ou le producteur du rapport. Le but des indicateurs-clés est d’attirer l’attention sur les problèmes potentiels afin qu’ils puissent être analysés de façon plus approfondie.
      3. La sélection des indicateurs-clés demeure une question locale, car les conditions varient considérablement d’une juridiction à une autre, mais on doit y retrouver :
        • le volume de dossiers dans le système,
        • le nombre d’inscriptions sur le rôle, par dossier,
        • dans la mesure du possible, le but de chacune de ces inscriptions et une indication si l’inscription a été productive ou non.
      4. l’ « encombrement du rôle » ou les prochaines dates libres.
      5. Le rapport d’indicateurs-clés devrait être un document accessible au public.
      6. Idéalement, le rapport d’indicateurs-clés doit être spécifique par emplacement de tribunal, dans l’intérêt de la transparence et de l’assignation de la responsabilité et afin que des mesures correctives, telles que le redéploiement des ressources, puissent être prises rapidement. Par contre, du moins au début, il pourra être nécessaire de combiner l’information, au moins dans le rapport destiné au public, afin de faciliter la transition à une culture de gestion des dossiers.

  4. Il faut également envisager de rationaliser le processus établi dans le Code criminel pour la création de systèmes de gestion des dossiers :
    1. Il serait bon d’envisager d’amender l’art. 482 du Code criminel en vue de faciliter l’établissement de règles au niveau local. Nous ne pensons pas que la publication à la Gazette du Canada vaille le temps qu’elle demande, et nous estimons archaïque la distinction procédurale faite entre les règles édictées par les cours supérieures et celles qui le sont par les cours provinciales.