Rapport annuel au Parlement 2016-2017
Loi sur l’accès à l’information
Partie I : Renseignements généraux
Ministère de la Justice
La présente section donne une vue d’ensemble du ministère de la Justice qui permettra au lecteur de comprendre le contexte dans lequel la LAI s’applique.
Le mandat du ministère de la Justice est double, à l’instar de la fonction de son ministre, qui agit également à titre de procureur général du Canada.
En appui au ministre de la Justice, le Ministère fournit des conseils et des directives en matière de politiques et de programmes aux fins de l’élaboration du contenu juridique des projets de loi, des règlements et des lignes directrices. En appui au procureur général du Canada, le Ministère est chargé de plaider dans les affaires civiles intentées par la Couronne fédérale ou en son nom, et de donner des avis juridiques aux organismes fédéraux chargés d’appliquer la loi ainsi qu’aux autres ministères.
Activités liées à l'accès à l'information
La coordonnatrice de l’Accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP) voit à l’élaboration, à la coordination et à la mise en Å“uvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures qui assurent le traitement efficace des demandes présentées en vertu de la LAI. La coordonnatrice est également responsable des politiques, des systèmes et des procédures qui découlent de la LAI.
Le Bureau de l’AIPRP est responsable notamment :
- de traiter les demandes présentées en vertu de la LAI;
- d’agir comme porte-parole du Ministère auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor, de la Commissaire à l’information, ainsi qu’auprès des ministères et organismes du gouvernement pour ce qui concerne l’application de la LAI;
- de donner suite aux demandes de consultation d’institutions fédérales concernant des documents du ministère de la Justice qui se trouvent dans leurs dossiers ou des documents protégés par le secret professionnel de l’avocat;
- de coordonner, de réviser, d’approuver et de diffuser les modifications ou les ajouts apportés à l’Info Source, une publication annuelle du gouvernement du Canada sur son organisation et ses fonds de renseignements;
- de préparer le Rapport annuel au Parlement ainsi que d’autres rapports exigés par la Loi et autres documents exigés par les organismes centraux;
- d’élaborer les politiques, les procédures et les lignes directrices qui assureront l’application rigoureuse de la LAI au sein du Ministère;
- de donner des conseils et de diffuser de l’information sur la LAI afin de garantir le respect des obligations imposées par le gouvernement au sein du Ministère et
- d’assurer la conformité à la LAI et à ses règlements, de même qu’aux procédures et aux politiques connexes au sein du Ministère.
Suivi de la conformité
La charge de travail est évaluée quotidiennement par le biais de notre système de gestion des dossiers afin de garantir qu’elle soit uniformément répartie et efficacement gérée afin de respecter les délais législatifs. Divers rapports sont produits chaque semaine, chaque deux semaine, chaque mois et tous les trois mois afin de s'assurer que tous les niveaux de fonctionnaires sont avisés.
Organisation de la mise en œuvre des activitiés liées à l'accès à l'information
La coordonnatrice de l’AIPRP, également appelée la directrice de l’AIPRP, détient les pleins pouvoirs qui lui ont été délégués par le ministre en ce qui concerne l’administration de la Loi. Afin d’accroître le pouvoir de la haute gestion, la délégation de l’autorité absolue s’étend maintenant à la sous-ministre adjointe et dirigeante principale des finances, ainsi qu’à la dirigeante principale de l’information, du Secteur de la gestion. L’ordonnance de délégation se trouve à l’annexe A de ce rapport.
Au sein du Bureau de l’AIPRP, 18 employés à temps plein ont été chargés de l’administration de la LAI et autres fonctions connexes. L’organigramme du Bureau de l’AIPRP est présenté comme suit :
Organigramme du Bureau de l’AIPRP - Version texte
Ce tableau illustre la structure organisationnelle du bureau de l’AIPRP en énumérant les titres de chacun des postes :
- Un directeur est à la tête du Bureau.
- Un adjoint administratif, un chef des opérations, un conseiller juridique et un chef des politiques relèvent directement du directeur.
- 2 conseillers principaux/chefs d’équipe et 3 conseillers principaux relèvent du chef des opérations :
- Chaque équipe relève d’un chef d’équipe :
- L’équipe 1 est composée de 4 conseillers, 1 analyste et 1 analyste junior.
- L’équipe 2 est composée de 4 conseillers, 1 analyste junior et 1 préposé au traitement.
- Chaque équipe relève d’un chef d’équipe :
- Un conseiller des politiques, rapports et évaluation et un administrateur des systèmes relèvent du chef des politiques.
Des fonctionnaires du Ministère ont également contribué à l’application de la LAI en faisant des recommandations quant à la communication de documents et en veillant à ce que la Loi soit observée.
Les étapes du traitement des demandes sont les suivantes :
Étapes du traitement des demandes - Version texte
Ce tableau illustre le cycle de traitement des demandes d’accès à l’information. Dès la réception d’une demande, celle-ci est analysée et une recherche est menée pour faire la collecte de tous les documents pertinents, lesquels sont examinés en fonction des recommandations qui ont été reçues. Ces documents sont ensuite préparés afin de fournir une réponse au demandeur. Lorsque la préparation est finalisée, les documents sont révisés et approuvés par le directeur de l’AIPRP. Après approbation, ils sont transmis au demandeur.
Des exemplaires des versions courantes d’Info Source, ainsi que des manuels et autres publications du Ministère sont mis à la disposition du public dans les salles de lecture de l’administration centrale et des bureaux régionaux. Bon nombre de ces publications sont également accessibles sur les sites Web du ministère de la Justice et du Secrétariat du Conseil du Trésor.
Renseignements de nature administrative
Dépenses salariales et administratives
Au total, 18 équivalents temps plein ont été affectés à temps plein à l’administration de la LAI, et les dépenses salariales se sont chiffrées à 1 364 395 $.
Les dépenses administratives se sont chiffrées à 312 416 $. Ceci inclut les contrats de services professionnels.
Les coûts ne comprennent pas les ressources utilisées par les autres secteurs du Ministère pour satisfaire aux exigences de la Loi.
Réalisations
Le ministère de la Justice continue d’affirmer son leadership et d’améliorer son rendement pour faire en sorte que ses services répondent aux normes de qualité les plus élevées. Durant l’exercice 2016-2017, le Bureau de l’AIPRP a accompli les réalisations suivantes :
- Dans le cadre de l'engagement du ministère de la Justice à accroître l'ouverture et la transparence, le Ministère publie maintenant les titres des documents d'information aux bureaux du ministre et du sous-ministre sur son site Web mensuellement. Le processus utilise un système automatisé qui rationalise le processus de révision actuellement utilisé pour répondre aux demandes d'accès à l'information et permet la publication de ces informations à tous les Canadiens plutôt qu'aux demandeurs seulement;
- Afin d’améliorer les communications avec les demandeurs et accroître la transparence, conformément aux dix principes de pratique énumérés sur le site Web du Bureau de l’AIPRP, ainsi qu’aux lignes directrices et aux politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor, le Ministère a continué d’afficher ses rapports annuels au Parlement ainsi que les sommaires des demandes complétées sur le portail du Gouvernement ouvert du Canada;
- Afin de réduire les délais de traitement à l’interne et la consommation de papier, le Bureau de l’AIPRP a utilisé SharePoint, une plate-forme d’application Web, pour le transfert d’information avec les bureaux de première responsabilité;
- Afin de mieux servir les Canadiens et Canadiennes, le ministère de la Justice a continué de faire partie du projet pilote relatif aux demandes en ligne d’accès à l’information et aux demandes de renseignements personnels. Les Canadiens et Canadiennes continuent ainsi à soumettre en ligne leurs demandes en vertu de la LAI. Ce système intègre également le Bouton d’achat du Receveur général pour permettre aux demandeurs de défrayer en ligne les droits de 5,00 $ requis pour leur demande d’accès à l’information et éviter ainsi la nécessité de poster un chèque personnel avec leur demande. Cette façon de faire permet également d’économiser le coût administratif substantiel de traitement d’un chèque papier;
- Afin de s’assurer que le processus de consultation demeure aussi efficace que possible, le Ministère a élaboré des lignes directrices pour la collectivité de l’AIPRP, lesquelles clarifient le rôle du Bureau de l’AIPRP quant aux demandes reçues par d’autres institutions fédérales en vertu de la LAI. De plus, afin de mieux servir la collectivité de l’AIPRP, le Bureau de l’AIPRP a mis à jour et communiqué ses normes de service en matière de consultation avec le ministère de la Justice. Les délais continuent à être examinés périodiquement pour s’assurer qu’ils restent à jour;
- A continué à développer, à l’interne, des documents d’orientation et des outils afin d’assurer la cohérence et a continué à consigner les pratiques exemplaires et les leçons tirées. Ces documents d’orientation font couramment l’objet de discussions lors des réunions du personnel et sont mis à jour au besoin;
- A continué la mise à jour de ses procédures internes afin de rehausser l’efficacité du traitement des demandes d’accès à l’information et de partager ses pratiques exemplaires avec d’autres institutions gouvernementales et
- A continué de réduire sa consommation de papier en imprimant les documents recto verso et en transmettant les documents communiqués aux demandeurs par voie électronique, dans la mesure du possible.
Sensibilisation et formation
Le personnel du Bureau de l’AIPRP donne régulièrement des conseils et de la formation informelle concernant l’application de la législation sur l’accès à l’information à des employés du Ministère appelés à examiner les documents faisant l’objet d’une demande en vertu de la LAI.
Des séances formelles d’information et de sensibilisation sont également offertes aux autres secteurs du Ministère, au cours desquelles une attention particulière est portée aux aspects de la Loi qui touchent directement aux domaines de responsabilité des participants. Au cours de la période concernée, deux séances ont été offertes (total de 20 participants).
Le Centre du droit à l’information et à la protection des renseignements personnels (CDIPRP) a aussi offert des séances de formation à 121 employés du Ministère :
- Formation sur les documents confidentiels du Cabinet (2 sessions pour un total de 61 participants –conseillers juridiques désignés à l’AIPRP, conseillers juridiques et para-juristes)
- Formation sur le forum fiscal (Panel lié aux litiges et aux préoccupations liées à l’accès à l’information – 60 participants)
De plus, une formation officielle a également été donnée à 111 employés dans le cadre du Programme d’apprentissage du ministère de la Justice :
- Principes fondamentaux de l’AIPRP – 2016 (2 sessions pour un total de 45 participants)
- Formation sur le Secret professionnel de l’avocat (2 sessions pour un total de 66 participants)
La formation sur l’AIPRP fait partie des cours recommandés dans le volet valeurs et éthique de la Feuille de route du Ministère à l’intention des nouveaux gestionnaires. Les employés ont aussi la possibilité de consulter la présentation électronique sur le site intranet du Ministère.
Le CDIPRP a aussi offert des sessions d’information à d’autres institutions gouvernementales à l’extérieur du ministère de la Justice (total approximatif de 28 participants) :
- Documents confidentiels du Cabinet (16 fonctionnaires d’Emploi et Développement Social Canada et Anciens Combattants Canada)
- Secret professionnel de l’avocat (12 Conseillers juridiques du Conseil privé)
De plus, les employés du Bureau de l’AIPRP prennent régulièrement part à des rencontres de sensibilisation avec l’avocate du Bureau, au cours desquelles ils étudient de la jurisprudence récente concernant la LAI. L’avocate du Bureau de l’AIPRP participe aux réunions mensuelles du Groupe de pratique sur l’AIPRP, au cours desquelles de l’information est échangée et des solutions viables sont proposées. Le Groupe de pratique, ouvert à tous les juristes du Ministère, y compris ceux des Services juridiques, se penche sur diverses questions liées au droit d’accès à l’information ou à la protection des renseignements personnels.
En plus des possibilités de mentorat et de partenariat, des présentations et ateliers sont offerts régulièrement au sein du Bureau de l’AIPRP sur des sujets variés touchant à l’application de la LAI, de même que des politiques et procédures connexes. Ces activités permettent aux employés du Bureau de tirer profit de l’expertise et du savoir de leurs pairs.
Enfin, les employés du Bureau de l’AIPRP participent à des formations, à des conférences et à des séminaires organisés par le Secrétariat du Conseil du Trésor et diverses associations sur des thèmes liés à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels, contribuant à les tenir au fait des progrès et des tendances dans ce domaine.
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