Rapport annuel au Parlement 2020-2021 : Loi sur la protection des renseignements personnels
Partie II – Rapport sur loi sur la protection des renseignements personnels
Demandes reçues en vertu de la loi sur la protection des renseignements personnels
Rapport statistique
Le rapport statistique annuel pour l’exercice financier 2020-2021 figure à la partie III du présent document.
Interprétation du rapport statistique
Aperçu des demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
| Exercice financier | Nbre de demandes reçues | Nbre de demandes complétées | Nbre de pages traitées | Nbre de pages communiquées |
|---|---|---|---|---|
| 2020-2021 | 128 | 130 | 25 853 | 5 468 |
| 2019-2020 | 196 | 201 | 28 125 | 12 176 |
| 2018-2019 | 253 | 248 | 14 479 | 7 397 |
Demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Le ministère a reçu 128 demandes durant la période visée, auxquelles se sont ajoutées 46 demandes reportées d’exercices précédents, portant à 174 le nombre total de demandes à traiter.
Demandes complétées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Le Bureau a complété 130 demandes au cours de la période visée, et il en a reporté 44 pour traitement au cours de l’exercice financier 2021-2022.
Le traitement des demandes officielles d’accès à l’information a exigé la révision de 25,853 pages, dont 5,468 ont été partiellement ou intégralement communiquées.
Réponses données aux demandes complétées
Sur les 130 demandes complétées au cours de l’exercice financier 2020-2021 :
- Le ministère ne détenait aucun document pertinent pour 59 (45 %) demandes; et
- 42 (32 %) ont été abandonnées par le demandeur. Dans la majorité des cas, soit le demandeur a retiré sa demande, soit il a omis de fournir les précisions demandées par le Bureau de l’AIPRP.
Les 29 autres demandes ont donné lieu à la communication de documents comme suit :
- 2 communications entières (1 %);
- 23 communications partielles (18 %);
- 2 n’ont ni été confirmées ou refusées (2 %); et
- 2 ayant exception totale (2 %).
Dispositions
Dispositions – Version texte
Ce diagramme circulaire illustre le pourcentage de demandes qui ont été complétées au cours de la période visée avec les dispositions suivantes : Communication totale (1 %), communication en partie (18 %), ni confirmé ni nié l’existence de documents (2 %), exception totale (2 %), aucun document pertinent (45 %) et abandonnées (32 %).
Délai de traitement et prorogation
Sur les 130 demandes complétées en 2020-2021, 87 (soit 67 %) ont été traitées en moins de 30 jours.
Délai de traitement
Délai de traitement – Version texte
Ce diagramme circulaire illustre le pourcentage de demandes qui ont été complétées au cours de la période visée dans les délais suivants : 1 à 15 jours (42 %), 16 à 30 jours (25 %), 31 à 60 jours (12 %), 61 à 120 jours (5 %), 121 à 180 jours (3 %), 181 à 365 jours (4 %) et plus de 365 jours (9 %).
Le Bureau de l’AIPRP a fait un suivi routinier du temps requis pour traiter les demandes d’accès à l’information. Ce contrôle a été effectué par divers rapports statistiques et réunions avec le personnel de l’AIPRP pour s’assurer que les demandes sont traitées d’une manière plus opportune. Tout le personnel de l’AIPRP, les personnes-ressources par portefeuille et les cadres supérieurs ont été informés des mesures de performance.
Dans certains cas, le ministère a dû demander une prorogation de délai en raison d’entrave au fonctionnement de l’institution (39 fois).
Exceptions invoquées
Le ministère a invoqué des exceptions en vertu de la LPRP pour 43 demandes. L’article 26, concernant la communication des renseignements personnels qui portent sur un autre individu que celui qui fait la demande, a été le plus souvent invoqué (24 fois), suivi de l’article 27 (18 fois), ayant trait au secret professionnel des avocats. Pour plus d’information, veuillez vous référer au rapport statistique à la Partie III de ce rapport.
Motifs d’exclusion
De l’information a été exclue 1 seule fois en vertu de l’article 70 de la LPRP durant cette période.
Méthode d’accès
Un total de 6 demandeurs voulaient des copies papier et 19 demandeurs ont choisi de recevoir l’information de façon électronique.
Consultations à la demande d’autres institutions ou ministères fédéraux
Aperçu des demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales
| Exercice financier | Nbre de demandes reçues | Nbre de pages reçues | Nbre de demandes complétées | Nbre de pages examinées |
|---|---|---|---|---|
| 2020-2021 | 25 | 1 793 | 26 | 2 891 |
| 2019-2020 | 19 | 369 | 19 | 951 |
| 2018-2019 | 26 | 1 387 | 26 | 1 162 |
Au cours de la période visée, le ministère a reçu 25 demandes de la part d’autres institutions et organismes fédéraux qui voulaient avoir des recommandations à l’égard de documents émanant du ministère, le concernant ou pouvant l’intéresser. De plus, 5 consultations restées en suspens des années précédentes ont été reportées à la période visée, portant le total des consultations à 30. En tout, le ministère a examiné 1 793 pages d’information à la suite de ces consultations.
Sur les 30 consultations actives au cours de la période visée, 26 ont été complétées durant l’exercice financier 2020-2021. Les 4 autres ont été reportées pour traitement au cours de l’exercice financier 2021-2022.
Autres types de demandes
Conseils
Le Bureau de l’AIPRP a agi à titre de ressource pour les fonctionnaires du ministère et d’autres institutions fédérales, à qui il a offert des conseils et des orientations à l’égard des dispositions de la législation et des politiques connexes. Il a été consulté relativement à la communication et à la collecte d’information sur une vaste gamme de sujets.
Plaintes, enquêtes et révisions par la Cour fédérale
Plaintes déposées
Le ministère a reçu 5 avis d’enquête de la part du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) au cours de la période visée, pour les motifs suivants :
- 2 plaintes liées au délai;
- 1 plainte liée aux exemptions;
- 1 plainte liée au traitement de la demande en général; et
- 1 plainte liée à l’utilisation et la communication de renseignements personnels.
Enquêtes terminées
Les conclusions relatives aux plaintes sont les suivantes :
- Plainte fondée : L’institution a enfreint une disposition de la LPRP.
- Fondée et résolue : L’institution a enfreint une disposition de la LPRP, mais elle a par la suite pris des mesures correctives pour remédier à la situation à la satisfaction du CPVP.
- Plainte non fondée : L’enquête n’a révélé aucune preuve ou une preuve insuffisante permettant au CPVP de conclure que l’institution gouvernementale a enfreint la législation sur la protection des renseignements personnels.
- Résolue : L’enquête a révélé que la plainte découle essentiellement d’une mauvaise communication, d’un malentendu, etc. entre les parties; et/ou l’institution a accepté de prendre des mesures pour remédier à la situation à la satisfaction du CPVP.
- Plainte réglée: Le Commissariat a aidé à négocier en cours d’enquête une solution satisfaisante pour toutes les parties concernées et n’a publié aucune conclusion.
- Plainte abandonnée : L’enquête a pris fin avant que toutes les allégations ne soient pleinement examinées.
- Règlement rapide: S’applique aux situations dans lesquelles le problème est résolu à la satisfaction du plaignant au début du processus d’enquête et où le CPVP n’a pas tiré de conclusion.
Un total de 6 enquêtes ont été menées à terme durant la période visée, dont quelques-unes avaient été reportées des années précédentes. Parmi les 6 plaintes traitées, 2 de ces enquêtes n’étaient pas fondées (y compris la plainte sur l’utilisation et la communication de renseignements personnels), 1 était fondée; 3 ont été closes en résolution anticipée. Aucun enjeu majeur ne semble se dégager de ces plaintes.
À la fin de l’exercice financier, 4 plaintes faisaient toujours l’objet d’une enquête du CPVP.
Demandes de révision à la Cour fédérale du Canada
Aucune nouvelle demande de révision judiciaire en vertu des articles 41, 42 et 44 de la LPRP, n’a été déposée en Cour fédérale durant la période visée.
Demande de correction de renseignements personnels
L’alinéa 12(2)a) de la LPRP prévoit que tout individu qui reçoit communication de renseignements personnels à son sujet qui ont été, sont ou peuvent être utilisés à des fins administratives a le droit de demander la correction des renseignements qui, selon lui, sont erronés ou incomplets.
Le ministère n’a reçu aucune demande de correction de renseignements personnels au cours de la période visée.
Utilisation et communication
Le ministère a pour politique d’utiliser les renseignements personnels uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou pour des usages qui sont compatibles avec ces fins, comme le décrit la publication Info Source.
Communication en vertu du paragraphe 8(2)
L’alinéa 8(2)m) de la LPRP permet la communication de renseignements personnels lorsque des raisons d’intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée ou lorsque l’individu concerné en tirerait un avantage certain. Le Commissaire à la protection de la vie privée doit être informé des communications qui doivent être faites en vertu de cet alinéa.
Le ministère n’a pas divulgué de renseignements personnels en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la LPRP durant cette période.
Fichiers inconsultables
Le ministère n’a pas de fichiers « inconsultables » aux termes de la LPRP.
Vérifications par le Commissaire à la protection de la vie privée
Aux termes du paragraphe 37(1) de la LPRP, le Commissaire à la protection de la vie privée peut tenir des enquêtes quant aux renseignements personnels qui relèvent des institutions fédérales pour veiller au respect des articles 4 à 8.
Aucune enquête par le Commissaire n’a été complétée au cours de la période visée.
Atteintes à la vie privée
Les institutions fédérales sont tenues d’aviser le CPVP et le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada de toute atteinte substantielle à la vie privée et des mesures d’atténuation mises en œuvre, si l’atteinte porte sur des renseignements personnels de nature délicate ou qu’il serait raisonnable de penser qu’elles pourraient causer un préjudice grave à la personne concernée.
1 atteinte substantielle à la vie privée a été rapportée durant cette période.
Résumé de l’atteinte importante à la vie privée
Une lettre et des reçus joints contenant des renseignements sur les contribuables, ont été envoyés par courrier, en provenance du bureau du ministère à Edmonton au domicile d’une employée. L’employé travaillait à la maison en raison de la COVID-19. L’employée a confirmé qu’elle n’avait pas reçu le colis et a déposé un rapport d’atteinte. Le bureau de l’AIPRP a enquêté sur l’affaire et les documents ont été jugés perdus. Le ministère a déposé un rapport auprès du Service de police d’Edmonton. Les personnes concernées ont été informées de l’atteinte.
Mesures correctives prises
Le ministère a pris des mesures pour limiter davantage le transfert physique de documents par messagerie pendant l’éclosion de COVID-19, dans la mesure du possible.
Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)
Les ÉFVP sont un moyen visant à s’assurer que les principes de protection de la vie privée sont pris en compte au cours de la conception, de la mise en œuvre et de l’évolution des programmes et des services qui comprennent des renseignements personnels. Les programmes et les services qui présentent des risques potentiels d’atteinte à la vie privée doivent faire l’objet d’une ÉFVP.
Aucune ÉFVP n’a été finalisée au cours de la période visée.
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