Chapitre 2 – Conflits d’intérêts et après-mandat

Objet

Les objectifs du présent chapitre du Code sont les suivants :

Conflits d’intérêts

Un conflit d’intérêts est une situation dans laquelle le membre du personnel a des intérêts privés qui pourraient influer sur l’exécution de ses fonctions et de ses responsabilités officielles ou par laquelle la personne employée utilise ses fonctions officielles à des fins personnelles.

Un conflit d’intérêts réel existe actuellement, un conflit d’intérêts apparent est une situation qui pourrait être perçue comme un conflit d’intérêts par un observateur raisonnable, que c’en soit un ou non, et un conflit d’intérêts potentiel est raisonnablement prévisible à l’avenir.

Responsabilités conflictuelles

Une situation de responsabilités conflictuelles est un conflit qui découle non pas des intérêts privés d’une personne employée dans l’administration publique centrale, mais d’une ou de plusieurs responsabilités officielles concomitantes ou concurrentes.

Par exemple, ces rôles incluent son emploi principal à la fonction publique et ses responsabilités dans le cadre d’un rôle externe, qui fait partie de ses fonctions officielles, comme une nomination à un conseil d’administration ou une autre fonction externe.

Exigences auxquelles doit satisfaire le personnel pour prévenir et résoudre les situations relatives aux conflits d’intérêts et à l’après-mandat

Ci-dessous se trouvent les exigences en matière de conflits d’intérêts et d’après-mandat, qui font partie des conditions d’emploi du personnel du Ministère. Ces exigences se fondent sur les valeurs contenues dans le Code de valeurs et d’éthique du secteur public et reprises dans le présent Code et servent à les maintenir. En respectant ces normes d’éthique, vous préservez et renforcez la confiance du public dans l’honnêteté, l’équité et l’intégrité de la fonction publique. Ces exigences permettent aussi au Canada de remplir ses engagements en tant que signataire d’ententes internationales sur les valeurs et l’éthique.

Prévention des conflits d’intérêts

Un membre du personnel conserve la confiance du public à l’égard de l’objectivité de la fonction publique en prévenant et en évitant les situations pouvant donner l’apparence d’un conflit d’intérêts ou pouvant donner lieu à un conflit d’intérêts potentiel ou réel. Les conflits d’intérêts ne touchent pas exclusivement les questions d’opérations financières et de transfert d’un avantage économique. Bien que l’activité financière en soit un volet important, les conflits d’intérêts dans n’importe quel secteur d’activités peuvent avoir une incidence négative sur la perception d’objectivité de la fonction publique. Vu la nature permanente et omniprésente des technologies de l’information, les membres du personnel doivent être particulièrement sensibles aux conflits d’intérêts réels, apparents ou potentiels susceptibles de découler de renseignements et de messages transmis par médias sociaux, en ligne ou par d’autres médias.

Il est impossible de prévoir chaque situation pouvant donner lieu à un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel. En cas de doute, consultez les exigences énoncées dans le présent Code afin de vous orienter. Les membres du personnel peuvent également obtenir une orientation de leur gestionnaire et, au besoin, d’un autre supérieur dont ils relèvent. S’il subsiste malgré tout un doute sur la possibilité que l’activité ou la situation donne lieu à un conflit d’intérêts, les membres du personnel doivent consulter le bureau responsable des valeurs et de l’éthique (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).

Outre les exigences énoncées dans le présent chapitre, les membres du personnel sont tenus d’observer les exigences de conduite contenues dans les lois qui régissent le Ministère ainsi que leur profession, le cas échéant.

1. Responsabilités et fonctions générales du personnel

Les membres du personnel ont des responsabilités et des obligations générales, dont les suivantes :

  1. Prendre toutes les mesures possibles pour reconnaître, prévenir, signaler et régler tout conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel entre leurs responsabilités officielles et leurs affaires personnelles;
  2. S’abstenir d’avoir des intérêts personnels, à l’exception de ceux autorisés par le présent chapitre, lorsque leur participation à des activités gouvernementales ou la connaissance qu’ils ont de ces activités ou les renseignements qu’ils possèdent à ce sujet peuvent avoir une incidence indue sur ces intérêts;
  3. Ne jamais utiliser sciemment à leur propre avantage des renseignements obtenus dans l’exercice de leurs fonctions qui ne sont pas facilement accessibles au public ou en tirer parti;
  4. Ne jamais utiliser directement ou indirectement les biens du gouvernement, y compris les biens loués, ou en permettre l’usage direct ou indirect à des fins autres que celles officiellement approuvées;
  5. Ne pas venir en aide à des personnes ou à des entités privées dans leurs rapports avec le gouvernement, si cela peut occasionner un traitement de faveur;
  6. Ne pas intervenir dans les rapports des personnes ou des entités privées avec le gouvernement afin d’influencer de façon inappropriée leur résultat;
  7. Maintenir l’impartialité de la fonction publique et éviter de participer à des activités politiques ou extérieures qui portent atteinte ou pourraient être perçues comme portant atteinte à leur capacité d’exercer leurs fonctions de manière objective ou impartiale;
  8. Veiller à ce que tout conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel entre leurs activités personnelles et leurs responsabilités officielles en tant que membre du personnel soit résolu dans l’intérêt public.

2. Exigences relatives à la prévention et la gestion des situations de conflit d’intérêts en cours d’emploi

Les membres du personnel doivent faire rapport par écrit au sous-ministre, par l’intermédiaire du bureau responsable des valeurs et de l’éthique, de toutes les activités extérieures, de tous les biens et de tous les intérêts susceptibles de donner lieu à un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel relativement à leurs fonctions officielles. Le rapport doit être remis dans les 60 jours suivant leur nomination initiale. Toutefois, quelle que soit la forme que prend l’activité extérieure envisagée, les membres du personnel doivent s’assurer au préalable qu’elle n’est pas susceptible de donner lieu à un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel ou qu’elle puisse être gérée efficacement afin de réduire les risques associés à un niveau acceptable, tel que déterminé par la gestion et l’autorité déléguée en vertu du présent Code.

Par la suite, les membres du personnel doivent, régulièrement ou chaque fois qu’un changement survient dans leurs affaires personnelles ou dans leurs fonctions officielles, revoir leurs obligations en vertu du Code. S’il existe un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel, ils doivent produire un rapport dès que possible.

Lorsqu’ils négocient avec des tiers des ententes de nature financière, les membres du personnel doivent se conformer aux exigences énumérées au présent chapitre, ainsi qu’à d’autres directives ou politiques connexes publiées par le Conseil du Trésor. En cas de doute, les membres du personnel doivent immédiatement faire part de la situation à leur gestionnaire, afin d’obtenir des conseils ou une orientation sur la façon de composer avec la situation.

Le Ministère encourage les membres du personnel à participer aux activités de rayonnement et de perfectionnement personnel ou professionnel promues par leurs associations professionnelles respectives ou correspondant à leurs champs d’intérêts privés. Quelle que soit la forme que prennent ces activités extérieures, les membres du personnel doivent s’assurer qu’elles sont aussi conformes avec les exigences du Code liées au conflit d’intérêts.

De façon générale, des conflits d’intérêts peuvent exister relativement à ce qui suit :

Par ailleurs, si un individu ou une entité de l’extérieur avec lesquels le gouvernement du Canada a, a eu ou pourrait avoir des relations d’affaires offre une commission, une récompense, un avantage ou un bénéfice de quelque nature que ce soit à un membre du personnel ou au Ministère, ce dernier doit vérifier s’il n’existe pas un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel et obtenir le consentement écrit du sous-ministre ou de son délégué avant d’accepter une telle offre. Cette obligation vise à garantir que les membres du personnel se conforment à l’alinéa 121(1)c) du Code criminel.

2.1 Biens

Il incombe aux membres du personnel d’évaluer leurs biens en tenant compte de la nature de leurs fonctions officielles et des caractéristiques des biens. S’il existe une situation de conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel entre l’exécution de leurs fonctions officielles et leurs biens, ils sont tenus d’en faire rapport au sous-ministre en temps opportun, par l’intermédiaire du bureau responsable des valeurs et de l’éthique.

Si le sous-ministre ou son délégué juge qu’il existe un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel entre l’un de ces biens et les fonctions officielles d’un membre du personnel, ce dernier doit alors s’en dessaisir, ou prendre d’autres mesures afin de résoudre le conflit. Il est interdit aux membres du personnel de vendre ou de céder leurs biens à des membres de leur famille ou à quiconque afin de se soustraire aux exigences de conformité.

Les genres de biens qui doivent être signalés et les procédures relatives à la déclaration et à la gestion de ces biens sont indiqués dans l’annexe B, Biens, passifs et fiducies du présent Code et l’annexe B de la Directive sur les conflits d’intérêts.

2.2 Activités ou emplois extérieurs

Les membres du personnel du ministère de la Justice peuvent occuper un emploi ou participer à des activités à l’extérieur de la fonction publique fédérale, à la condition que cet emploi ou ces activités ne risquent pas d’entraîner un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel ou de compromettre leur objectivité ou l’impartialité de la fonction publique.

Les membres du personnel doivent présenter un rapport au sous-ministre, par l’intermédiaire du bureau responsable des valeurs et de l’éthique, lorsque leur emploi ou leurs activités extérieurs risquent de les soumettre à des exigences incompatibles avec leurs fonctions officielles ou de jeter un doute sur leur capacité de s’acquitter objectivement de leurs fonctions ou de leurs responsabilités. Si le sous-ministre ou son délégué détermine qu’il existe un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel, il peut exiger que ces activités ne soient pas entreprises, ou qu’elles soient modifiées ou abandonnées.

La Directive sur la pratique externe du droit (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada), qui s’applique aux praticiens du droit travaillant au ministère de la Justice Canada, définit les principes fondamentaux et directeurs à suivre par les personnes qui souhaitent exercer le droit en dehors de leur emploi au Ministère. Selon la Directive, les praticiens du droit doivent obtenir l’approbation du sous-ministre avant de commencer l’activité externe. Ils doivent aussi attendre d’obtenir l’approbation du sous-ministre pour présenter leurs demandes de congé en lien avec l’activité externe, quel que soit le type de congé.

2.3 Contrats avec le gouvernement du Canada

Les membres du personnel qui prévoient de recevoir un avantage ou un revenu découlant directement ou indirectement d’un contrat conclu avec le gouvernement du Canada doivent présenter au sous-ministre, par l’intermédiaire bureau responsable des valeurs et de l’éthique, un rapport précisant la nature de ce contrat ou de toute autre entente et obtenir une décision au préalable avant que le contrat soit accepté. Le sous-ministre ou son délégué déterminera ensuite si la situation présente un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel, et il pourra exiger la modification ou l’abandon du contrat.

2.4 Activités politiques

Activités politiques non liées à une candidatureNote de bas de page 2

Avant de participer à des activités politiques non liées à une candidature, les membres du personnel doivent demander l’avis de leur gestionnaire et du représentant désigné en matière d’activités politiques. S’il existe une situation de conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel, ou si l’on se demande si une telle situation existe, il faut faire rapport au sous-ministre, par l’intermédiaire du bureau responsable des valeurs et de l’éthique.

Candidature à une élection

Conformément à la partie 7 de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP), les membres du personnel doivent obtenir l’autorisation de la Commission de la fonction publique (CFP) avant de déclarer publiquement leur intention d’être candidat à une élection fédérale, provinciale, territoriale ou municipale. Les membres du personnel doivent communiquer avec le fonctionnaire désigné au sein du Ministère, qui se chargera de solliciter les commentaires de la haute gestion et travaillera étroitement avec l’auteur de la demande et la CFP dans le traitement du dossier.

Les membres du personnel souhaitant mener des activités politiques qui ne sont pas visées à la partie 7 de la LEFP et qui pourraient engendrer un conflit d’intérêts doivent en informer le sous-ministre par l’intermédiaire du bureau responsable des valeurs et de l’éthique.

De plus, les membres du personnel qui sont assujettis à la Directive sur les conflits d’intérêts du Conseil du Trésor, mais ne sont pas visés par la partie 7 de la LEFP, y compris les personnes employées de manière occasionnelle ou à temps partiel, et qui souhaitent mener des activités politiques susceptibles d’engendrer un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel doivent en informer le sous-ministre par l’intermédiaire du bureau responsable des valeurs et de l’éthique.

2.5 Cadeaux, marques d’hospitalité et autres avantages

Les fonctionnaires doivent faire preuve de jugement pour éviter de se retrouver dans des situations de conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel. À cette fin, ils doivent notamment prendre en considération les critères suivants sur les cadeaux, les marques d’hospitalité et autres avantages.

Il est interdit aux membres du personnel d’accepter tout cadeau, marque d’hospitalité ou autre avantage qui risque d’avoir une influence réelle, apparente ou potentielle sur leur objectivité dans l’exercice de leurs fonctions et responsabilités officielles ou de les placer dans une situation d’obligé envers la personne ayant fait le don. Cela comprend l’admission gratuite ou à prix réduit à des événements sportifs et culturels, à des déplacements ou à des conférences.

Les membres du personnel peuvent accepter un cadeau, une marque d’hospitalité ou un autre avantage si cela ne compromet ni ne semble compromettre leur intégrité ou celle du Ministère. Par exemple, un tel avantage peut être permis si une ou plusieurs des conditions suivantes sont rencontrés :

Lorsqu’il est impossible de refuser un cadeau, une marque d’hospitalité ou un autre avantage ne répondant pas aux critères précités, ou lorsqu’on estime qu’il est suffisamment avantageux pour le Ministère d’accepter certains types de marques d’hospitalité, les membres du personnel doivent demander une orientation écrite au sous-ministre, par l’intermédiaire du bureau responsable des valeurs et de l’éthique.

2.6 Sollicitation

Il est interdit aux membres du personnel de solliciter des cadeaux, des marques d’hospitalité, d’autres avantages ou des transferts de valeurs économiques auprès d’une personne, d’un groupe de personnes ou d’un organisme du secteur privé qui a des relations d’affaires avec le gouvernement, sauf pour lever des fonds dans le cadre d’activités officielles bénéficiant d’un soutien public comme la Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada (CCMTGC). Lorsque les membres du personnel participent à des levées de fonds dans le cadre de telles activités officielles, ils doivent au préalable obtenir l’autorisation écrite du sous-ministre ou de son délégué pour solliciter des dons, des prix ou des contributions en nature auprès d’organismes ou de personnes de l’extérieur.

La sollicitation de membre du personnel ou de personnes, groupes ou organismes de l’extérieur peut seulement être autorisée à des fins de charité. Les activités autorisées se limitent habituellement à celles effectuées au bénéfice d’un organisme de bienfaisance enregistré.

Le sous-ministre ou son délégué peut exiger que ces activités soient modifiées ou abandonnées, s’il a été déterminé qu’il existe un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel ou une situation d’obligé envers la personne ayant fait le don.

2.7 Évitement des traitements de faveur

Les membres du personnel doivent faire preuve d’objectivité et d’impartialité dans l’exercice de leurs fonctions et la prise de décisions, que celles-ci soient liées au processus de dotation, à l’octroi de fonds ou à l’imposition de sanctions pécuniaires à des parties de l’extérieur, à des paiements de transfert, au fonctionnement des programmes ou à tout autre exercice de leurs responsabilités.

Cela veut dire qu’il leur est interdit d’accorder un traitement de faveur ou un avantage aux membres de leur famille, à leurs amis ou à d’autres personnes ou entités. Les membres du personnel ne doivent pas offrir d’aide extraordinaire à toute personne ou entité qui a des relations d’affaires avec le gouvernement, sans la connaissance et le soutien de leur superviseur. Ils ne doivent aussi désavantager aucune entité ni aucune personne qui a des relations d’affaires avec le gouvernement en raison d’un antagonisme ou de préjugés personnels.

Transmettre de l’information accessible au grand public n’est pas considéré comme un traitement de faveur.

2.8 Médias sociaux, désinformation et mésinformation

Le personnel, comme l’ensemble de la population canadienne, a droit à la liberté de pensée, de croyance, d’opinion, d’association et d’expression garanti par la Charte canadienne des droits et libertés. En tant que fonction publique inclusive qui s’efforce d’être représentative de la population qu’elle sert, notre diversité et nos expériences variées enrichissent notre capacité globale à servir avec excellence le Canada et la population canadienne.

Cependant, nous avons également des responsabilités en raison de notre rôle de fonctionnaire. Notre travail est essentiel au bien-être du Canada, et une fonction publique fédérale professionnelle, non partisane et impartiale, qui comprend et valorise les expériences diverses de toute la population canadienne, fait partie intégrante de notre démocratie.

Le personnel du ministère de la Justice doit faire preuve de prudence et tenir compte de son rôle particulier afin de préserver la confiance de la population canadienne dans le gouvernement et la fonction publique. Cela signifie qu’il doit s’assurer que son utilisation personnelle des médias sociaux est conforme au présent Code et aux principes liés au devoir de loyauté, qui consiste – à quelques exceptions près – à s’abstenir de critiquer le gouvernement du Canada lorsque ces critiques pourraient nuire à l’impartialité d’un membre du personnel, du ministère, de la Couronne ou du secteur public en général.

Le personnel du ministère de la Justice a également une obligation de ne pas sciemment diffuser ou publier de la mésinformation ou de la désinformation, car nous fournissons des conseils impartiaux fondés sur des données probantes. Dans certains cas, cela peut nécessiter une certaine diligence raisonnable pour s’assurer qu’un message provient de sources crédibles. La diffusion de ce type d’informations peut nuire à la crédibilité et créer un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel, en particulier si une personne est très visible sur les réseaux sociaux ou dans le secteur public.

2.9 Utilisation de l’intelligence artificielle

Le personnel devrait utiliser les outils d’intelligence artificielle (IA) externes à des fins professionnelles uniquement avec de l’information accessible au public, qui n’est pas protégée ni classifiée. Il peut s’agir de tâches telles que la synthèse d’un grand volume d’information provenant d’Internet.

Le personnel doit évaluer les risques liés à l’utilisation d’outils internes d’intelligence artificielle à des fins officielles en milieu de travail. Le personnel doit aussi tenir compte des principes directeurs et des pratiques exemplaires qui régissent l’utilisation de ces outils.

Ces outils peuvent fournir des avantages institutionnels et publics s’ils sont utilisés correctement et d’une manière qui protège les informations ministérielles et atténue les risques.

3. Exigences relatives à l’après-mandat et à la prévention des situations de conflit d’intérêts avant et après la cessation des fonctions

Les membres du personnel ont la responsabilité de réduire au minimum la possibilité qu’il existe un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel entre leurs dernières responsabilités dans la fonction publique fédérale et leur nouvel emploi à l’extérieur de la fonction publique.

3.1 Avant de quitter l’emploi

Avant de quitter leur emploi dans la fonction publique, les membres du personnel doivent divulguer leurs intentions relativement à toute activité ou à tout emploi futur à l’extérieur de la fonction publique qui pourrait présenter un risque de conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel avec leurs responsabilités actuelles, et discuter des conflits d’intérêts potentiels avec leur gestionnaire ou le sous-ministre ou son délégué.

3.2 Période de restriction relative à l’après-mandat visant les fonctionnaires qui occupent un poste désigné

Le sous-ministre est responsable de la désignation, conformément à la Directive sur les conflits d’intérêts, des postes qui risquent de placer le fonctionnaire dans une situation de conflit d’intérêts.

Les postes suivants au ministère de la Justice sont désignés comme étant des postes à risque : EX, LC, LP-04 et LP-05.

Les membres du personnel qui occupent un poste désigné sont assujettis à une période de restriction d’un an suivant la cessation de leurs fonctions. Avant la cessation de leurs fonctions et pendant la période de restriction d’un an, ces membres du personnel doivent informer le sous-ministre par écrit, par l’intermédiaire du bureau responsable des valeurs et de l’éthique, de toutes les offres sérieuses d’emploi ou de toutes les activités envisagées à l’extérieur de la fonction publique qui pourraient les placer en conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel avec leur emploi dans la fonction publique. Ils doivent également divulguer immédiatement l’acceptation d’une telle offre. De plus, il est interdit à ces membres du personnel, sans l’autorisation du sous-ministre, dans la période de restriction d’un an :

  1. d’accepter une nomination au conseil d’administration d’une entité privée avec laquelle ils ont eu, personnellement ou par l’entremise de leurs subalternes, des rapports officiels importants au cours de l’année ayant précédé la fin de leur mandat, ou d’accepter un emploi au sein d’une telle entité;
  2. d’intervenir pour le compte ou au nom d’une autre personne ou entité à l’extérieur de la fonction publique auprès de tout organisme du gouvernement avec lequel ils ont eu, personnellement ou par l’entremise de leurs subalternes, des rapports officiels importants au cours de l’année ayant précédé la fin de leur mandat;
  3. de donner à leur clientèle ou à leur employeur, au moyen de renseignements qui ne sont pas accessibles au public, des conseils touchant les programmes ou les politiques du Ministère ou d’organismes avec lesquels ils entretenaient d’importants rapports directs.

3.3 Annulation ou réduction de la période de restriction

Un membre du personnel ou un ex-fonctionnaire peut demander au sous-ministre, par l’intermédiaire du bureau responsable des valeurs et de l’éthique, d’annuler ou de réduire par écrit la période de restriction. Pour ce faire, il doit fournir suffisamment de renseignements pour permettre au sous-ministre ou à son délégué de déterminer si sa demande est justifiée, en tenant compte des critères suivants :

  1. les circonstances du départ du membre du personnel;
  2. les perspectives générales d’emploi du membre du personnel ou de l’ex-fonctionnaire;
  3. l’importance que le gouvernement attache aux renseignements détenus par le membre du personnel ou l’ex-fonctionnaire en raison de son poste à la fonction publique;
  4. le caractère souhaitable du transfert rapide des connaissances et des compétences du membre du personnel ou de l’ex-fonctionnaire au secteur privé, à d’autres secteurs gouvernementaux ou à des secteurs non gouvernementaux;
  5. la mesure dans laquelle le nouvel employeur pourrait tirer un avantage commercial ou privé indu en embauchant le membre du personnel ou l’ex-fonctionnaire;
  6. l’autorité et l’influence qu’avait cette personne dans la fonction publique;
  7. toute autre considération, à la discrétion du sous-ministre.

4. Règlement

En ce qui concerne les dispositions nécessaires pour empêcher un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel, ou pour se conformer aux exigences susmentionnées, on s’attend à ce que les situations soient réglées au moyen d’une discussion et d’une entente entre le membre du personnel et le sous-ministre ou son délégué. Si un membre du personnel et le sous-ministre ou son délégué ne s’entendent pas sur les dispositions adéquates pour régler un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel, le désaccord sera réglé au moyen des procédures de règlement des griefs (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) établies par le Ministère.

5. Conséquences

Le Ministère accorde sa pleine confiance à son personnel pour ce qui est d’exercer adéquatement ses fonctions professionnelles et il s’attend à ce que tout son personnel se conforme au présent Code et aux politiques et directives connexes.

Les membres du personnel qui ne se conforment pas aux exigences énoncées dans le présent Code peuvent faire l’objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement. Les mesures disciplinaires sont établies en fonction de la gravité du manquement.