Gestion des risques juridiques au ministère de la justice, évaluation formative
Annexe C : Outils de collecte des données (suite)
Évaluation de la gestion des risques juridiques
Guide d’interview sur l’étude de cas
Depuis 1999, le gouvernement fédéral gère les risques (probables ou réels) par le biais de l’Initiative de gestion des risques juridiques (GRJ). De grande portée, l’Initiative s’applique aux structures et aux processus organisationnels, aux outils de travail et de gestion, ainsi qu’aux compétences et aux attitudes des conseillers juridiques et des gestionnaires du ministère de la Justice et des ministères et organismes du gouvernement du Canada.
La Division de l’évaluation du ministère de la Justice entend maintenant évaluer la mise en oeuvre de l’Initiative de GRJ. Dans le cadre du processus de collecte de données, des études de cas portant sur des modèles choisis de GRJ seront menées. Ces études de cas visent les processus et pratiques de GRJ dans votre région/vos services juridiques ministériels et ne visent aucun renseignement relatif à des dossiers particuliers.
Tous les renseignements que vous fournissez sont confidentiels et ne seront utilisés qu’à des fins de recherche. Aucun participant ne sera identifié dans les rapports soumis au ministère de la Justice. Les renseignements seront fournis sous forme agrégée, et les réponses individuelles ne seront pas divulguées à l’extérieur de PRA Inc. et de l’équipe d’évaluation de la GRJ du ministère de la Justice, qui comprend des représentants de la Division de l’évaluation et de la Direction de la gestion de la pratique du droit.
L’interview durera environ 60 minutes et, avec votre permission, elle sera enregistrée afin d’assurer l’exactitude des renseignements rapportés. Tous les enregistrements seront effacés à la fin de l’étude. Enfin, nous voudrions vous rappeler que votre participation à cette interview est totalement volontaire.
Rôles et responsabilités
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1. Veuillez décrire votre rôle et vos responsabilités actuelles. De quelle façon sont-ils reliés à la GRJ?
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2. Dans votre région/votre service juridique ministériel, le rôle et la responsabilité de chaque membre du personnel en matière de GRJ sont-ils bien compris? Quelle est votre compréhension de ces rôles et de ces responsabilités?
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3. Quelle est la structure organisationnelle de votre région/votre service juridique ministériel en matière de GRJ?
- Y a-t-il des employés qui se consacrent exclusivement à des fonctions de GRJ?
- Dans la négative, y a-t-il des employés qui consacrent beaucoup de temps à la GRJ, en sus des exigences de la pratique quotidienne en matière de GRJ?
- Dans l’un ou l’autre cas, veuillez décrire cet effectif, y compris le nombre d’employés, leur groupe de classification et leurs tâches.
- Y a-t-il dans votre région/votre service juridique ministériel des comités liés à la GRJ? Dans l’affirmative, quelles sont leurs responsabilités et qui en sont les membres?
Détermination et évaluation des risques juridiques
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4. Quels outils, structures, pratiques ou lignes directrices votre région/votre service juridique ministériel utilise-t-il pour déterminer et évaluer les risques juridiques pour les litiges/le soutien au contentieux/les dossiers consultatifs?
- Comment les activités dans votre région/votre service juridique ministériel sont-elles analysées afin de pouvoir cerner les risques juridiques potentiels?
- Quelles normes/critères sont considérés dans l’évaluation des risques juridiques et quels outils sont utilisés?
- Les évaluations des risques sont-elles entrées dans iCase? Si oui, quand et par qui?
- Qui participe à l’évaluation des risques juridiques?
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5. Si votre région/votre service juridique ministériel utilise la matrice du risque GRJ, quelles sont les normes établies pour déterminer le degré de probabilité ou le degré d’impact dans l’éventualité où un risque se concrétise? (Approfondir : comment décidez-vous qu’il s’agit de 60 % et non 80 % par exemple?)
- Estimez-vous que les niveaux de risques évalués sont comparables dans les dossiers de votre région/votre service juridique ministériel? Pourquoi ou pourquoi pas?
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6. Y a-t-il dans votre région/votre service juridique ministériel des normes permettant de réévaluer les risques juridiques? Dans l’affirmative, quelles sont-elles et quand cette réévaluation se fait-elle généralement? Qui participerait à la réévaluation du risque?
Atténuation et gestion des risques juridiques
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7. Votre région/votre service juridique ministériel a-t-il élaboré des structures, pratiques ou outils visant à atténuer ou gérer les risques juridiques? L’utilisation de ces structures, pratiques ou outils est-elle axée sur le niveau de risques évalué (p. ex., certains sont-ils utilisés uniquement dans les cas de risques élevés, etc.)? Veuillez décrire ces structures, pratiques et outils et préciser, le cas échéant, le niveau de risques auquel ils s’appliquent.
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8. Y a-t-il dans votre région/votre service juridique ministériel certaines normes ou certains gabarits régissant l’élaboration de plans de contingence? (Approfondir : à quelle étape du litige sont-ils élaborés; qui les fait; quand et pourquoi peuvent-ils être révisés, s’ils le sont?)
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9. Quelles pratiques de communication ou de rapports des risques juridiques votre région/votre service juridique ministériel utilise pour coordonner sa gestion des risques juridiques avec :
- l’Administration centrale du MJ
- la haute direction dans votre région/votre service juridique ministériel
- les services juridiques pertinents
- les groupes consultatifs spécialisés du MJ (p. ex., services spécialisés au sein du Secteur du droit public et Secteur des politiques)
- votre ministère (vos ministères)/organisme(s) client(s)
- les autres portefeuilles du MJ touchés
- les autres SJM pouvant être touchés
Dans quelle mesure ces pratiques fonctionnent-elles bien?
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10. Votre région/votre service juridique ministériel a-t-elle/a-t-il entrepris des activités pour faire participer les ministères et organismes clients à la GRJ? Veuillez décrire ces activités et toute pratique d’excellence ou leçons apprises.
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11. Y a-t-il des éléments clés de l’approche de votre région/votre service juridique ministériel en matière de GRJ que nous n’avons pas encore abordés? Dans l’affirmative, veuillez décrire ces éléments et indiquer qui en est responsable.
Ressources pour la GRJ
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12. (Pour gestionnaire seulement) Y a-t-il assez de ressources (humaines, financières et au chapitre de l’information, de la formation et de la technologie) pour appuyer la gestion des risques juridiques dans votre région/votre service juridique ministériel? Quelles sont les ressources additionnelles nécessaires, le cas échéant? (Approfondir : personnel à plein temps/supplémentaire, possibilités de formation, ressources pour surmonter des difficultés technologiques, etc.)
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13. (Pour gestionnaire seulement) Des évaluations des risques sont-elles utilisées lors de l’allocation et de la planification des ressources dans votre région/votre service juridique ministériel? Veuillez expliquer comment elles sont utilisées. (Approfondir : quelles mesures pourrait-on prendre, comme un autre avocat-conseil, la réaffectation d’un avocat principal au dossier, etc. et existe-t-il des critères qui s’appliquent en cas de telles mesures?)
Résultats
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14. À votre avis, la GRJ telle qu’elle est pratiquée dans votre région/votre service juridique ministériel améliore-t-elle la qualité du travail juridique fourni aux clients? Dans l’affirmative, de quelles façons? Dans la négative, pourquoi pas?
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15. La GRJ telle qu’elle est pratiquée dans votre région/votre service juridique ministériel améliore-t-elle la compréhension, l’acceptation et l’utilisation de la GRJ? Pourquoi ou pourquoi pas?
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16. Pouvez-vous fournir un exemple où la pratique de la GRJ dans votre région/votre service juridique ministériel a permis d’éviter ou d’atténuer des risques juridiques? A-t-elle permis de réduire le passif du gouvernement?
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17. Y a-t-il d’autres avantages/résultats tirés de la GRJ dans votre région/votre service juridique ministériel que nous n’avons pas abordés? Quelles sont les leçons apprises?
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18. Y a-t-il des éléments du modèle de GRJ de votre région/votre service juridique ministériel qui devraient être adoptés comme pratique courante à l’échelle nationale?
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19. Quelles suggestions feriez-vous, le cas échéant, pour améliorer la GRJ dans votre région/votre service juridique ministériel?
Merci. Nous apprécions grandement de votre participation.
