Gestion des risques juridiques au ministère de la justice, évaluation formative

5. CONCLUSIONS


5. CONCLUSIONS

La présente section du rapport contient les conclusions et les observations auxquelles a mené l’évaluation. Les questions et enjeux de l’évaluation ont servi à établir la structure de la présente section.

5.1. Justification de l’Initiative de gestion des risques juridiques

Le Ministère continue à faire face aux défis liés à la demande croissante pour des services de contentieux et des services juridiques en général. Avec ses objectifs visant la détermination rapide des risques juridiques, l’évaluation de leurs effets potentiels et l’utilisation de stratégies pour gérer les risques de façon à ce que les problèmes juridiques puissent être limités ou évités complètement, l’Initiative de GRJ permet de répondre aux besoins croissants de services juridiques. Les avocats ont également mentionné la pertinence maintenue de la GRJ. Ils sont d’avis que par son approche systématique pour répondre aux risques juridiques, la GRJ les aide à gérer les dossiers de façon plus efficace et à améliorer la qualité des services juridiques offerts aux ministères et aux organismes.

5.2. Mise en œuvre

Effets du transfert

Après la fermeture du Bureau de GRJ, l’Initiative a perdu de son momentum national car la forte vision centrale de la GRJ s’est dissipée : peu de nouveaux outils ou directives ont été élaborés; la formation de GRJ n’a pas été offerte dans l’ensemble du Ministère. De plus, les activités juridiques ne concernant pas le contentieux du Ministère (services de consultation, services stratégiques et services législatifs) n’ont pas encore été pleinement intégrées dans l’Initiative. Le résultat est que l’élément de prévention de la GRJ (éviter et atténuer les risques juridiques avant le contentieux) demeure sous-développé.

Le transfert de la responsabilité de la GRJ à tous les employés du Ministère va à l’encontre de l’un des principes centraux de la gestion des risques – la nécessité d’une approche intégrée et systématique. D’un côté, le transfert a mené à des pratiques incohérentes et inégales en matière de GRJ dans l’ensemble du Ministère. D’un autre côté, il a mené à des approches de GRJ robustes adaptées aux besoins opérationnels des différentes unités au sein du ministère de la Justice; les unités se sont approprié leurs pratiques de GRJ. De fait, des préoccupations ont été exprimées par les praticiens de la GRJ à l’effet que le renouvellement de la GRJ ne devrait pas se faire aux dépens de telles pratiques innovatrices et devrait maintenir une approche flexible.

Gouvernance

L’évaluation a révélé que le CRSG pour la GRJ était dépassé. Plusieurs composants du CRSG, comme le Comité directeur de la GRJ et le Groupe de pratique de la GRJ, ne sont plus actifs, et certains secteurs du Ministère sont négligés (p. ex., le premier conseiller législatif). L’évaluation a révélé que la connaissance du CRSG était faible et qu’il n’était pas utilisé comme document d’orientation pour la gestion parce qu’il manque une orientation concrète, comme des objectifs pour l’Initiative, qui aiderait les gestionnaires à mettre en œuvre la GRJ.

De plus, la structure de gouvernance de l’Initiative de GRJ a changé en 2007. Pour appuyer les recommandations concernant la gestion des services juridiques dans l’examen des services juridiques de 2004‑2007 conjoint du ministère de la Justice et du SCT, le Ministère a mis en place la Direction de la gestion de la pratique du droit (DGPD) en août 2007. La mise en place de la DGPD et de sa division de GRJ font partie de la revitalisation de l’Initiative de GRJ.

Uniformité de la pratique

L’évaluation a cerné plusieurs secteurs d’incohérence dans les pratiques de GRJ.

Gestion des risques juridiques

Même s’il y a des incohérences dans l’approche et qu’un manque de sensibilisation ou de compréhension des éléments de la GRJ a été rapporté, l’évaluation a conclu que les risques juridiques étaient gérés pour les dossiers de contentieux, les dossiers de consultation, les dossiers législatifs et les dossiers concernant les politiques comportant des risques élevés. Il se peut que les avocats n’effectuent pas la GRJ de façon consciente ou systématique tel que prévu dans l’Initiative, mais ils font de façon intuitive la gestion des risques juridiques. Les avocats étaient en grande partie d’avis que la gestion des risques juridiques faisait partie de leur pratique du droit.

Signalement des risques juridiques

L’évaluation a révélé que les pratiques ministérielles pour le signalement des risques juridiques fonctionnaient habituellement bien car les avocats rapportent les dossiers à risque élevé aux hauts fonctionnaires au sein du ministère de la Justice et des ministères clients. Il y a différentes voies possibles pour signaler les dossiers à risque élevé et des questions ont été soulevées pour savoir si elles pourraient être simplifiées pour éviter les dédoublements. Le signalement des dossiers des services de consultation, des politiques et des services législatifs a été décrit comme étant plus informel et moins systématique que pour le contentieux, même si certains avocats étaient d’avis que les communications non officielles fonctionnaient bien dans leur bureau. Afin de réduire la perception à l’effet que la production des rapports de GRJ est principalement un processus bureaucratique, les avocats doivent mieux comprendre comment ces rapports sont utilisés et quelle est leur valeur pour le travail juridique.

Outils et structures de GRJ

L’évaluation a révélé qu’il y avait une connaissance ou une utilisation limitée de nombreux outils de GRJ, y compris ceux du site Web de GRJ. Les outils qui sont utilisés le plus souvent sont : les notes d’information, les rapports d’alerte et le Bulletin d’analyse. Un pourcentage important de répondants au sondage ne connaissaient pas ou n’avaient pas utilisé la plupart des outils et structures de GRJ. Il semble donc que de nombreux avocats ne participent pas aux processus de GRJ. C’est peut-être pourquoi près de la moitié des avocats ne croyaient pas qu’il y avait suffisamment de directives pour les aider à effectuer la GRJ.

L’évaluation a cerné la nécessité de créer des occasions de partage des informations et des pratiques exemplaires entre les praticiens de GRJ, les gestionnaires et les clients afin d’améliorer la compréhension et les connaissances de la GRJ.

Partenariat

L’Initiative de GRJ a été conçue par le ministère de la Justice en partenariat avec le SCT. Ce partenariat doit être revitalisé afin de veiller à ce que la GRJ fasse partie des activités régulières des ministères et organismes (partenariats en consultation avec les services juridiques) dans le cadre de la gestion générale des risques par le gouvernement. L’évaluation a également soulevé la question de la façon d’intégrer la GRJ plus complètement dans les processus de GIR de l’ensemble du gouvernement.

Les résultats de l’Enquête auprès des clients et des groupes de discussion montrent que les clients sont habituellement satisfaits de leur partenariat de GRJ avec le ministère de la Justice. Ce partenariat est essentiel à la gestion efficace des risques juridiques. Cependant, ce ne sont pas tous les clients qui sont autant engagés dans les processus de GRJ. Lorsque l’engagement des clients est obtenu, particulièrement dans les niveaux supérieurs, les processus de GRJ sont plus robustes.

L’évaluation a trouvé des secteurs à améliorer pour le partenariat de GRJ avec le client. La perception est que ce ne sont pas tous les clients qui comprennent leur rôle en matière de GRJ. Il y a également une perception parmi les clients à l’effet que le ministère de la Justice va parfois au delà de son rôle en donnant des conseils qui vont au delà des éléments strictement juridiques.

5.3. Les résultats de l’Initiative de gestion des risques juridiques

Très peu de renseignements sont disponibles pour appuyer la mesure des retombées de l’Initiative de GRJ. De loin, la majorité des répondants du Sondage auprès des avocats ont indiqué qu’ils ne connaissaient pas les retombées de l’Initiative pour l’ensemble du Ministère. Ceci étant dit, par les entrevues avec les avocats et les groupes de discussion avec les ministères clients, l’évaluation a conclu que la GRJ avait donné les retombées suivantes :