Portefeuille du droit des affaires et du droit réglementaire évaluation

5. Conclusions, recommandations et réponse de la direction

Cette section du rapport présente les conclusions basées sur les constatations décrites dans les sections précédentes. L’information est structurée en fonction des principaux enjeux de l’évaluation.

5.1. Pertinence

Les services juridiques du PDADR harmonisés avec les priorités, les rôles et responsabilités du gouvernement fédéral, et avec les résultats stratégiques du ministère de la Justice demeurent nécessaires.

Les activités du Portefeuille sont implicitement alignées sur les priorités du gouvernement fédéral au sens où les avocats du PDADR répondent aux demandes de services juridiques liées aux priorités actuelles et nouvelles des ministères et organismes clients, lesquelles répondent aux priorités et aux orientations de principe du gouvernement fédéral. En vertu de la Loi sur le ministère de la Justice, le ministre de la Justice et procureur général est responsable de la prestation des services juridiques aux ministères et organismes, et la Politique sur les services communs du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada désigne le ministère de la Justice Canada comme fournisseur obligatoire de services juridiques aux ministères et organismes fédéraux. Le PDADR aide le ministère de la Justice à atteindre son résultat stratégique de fournir des services juridiques de haute qualité pour seconder le gouvernement du Canada en offrant des services législatifs, de contentieux et de consultation juridique de haute qualité aux ministères et organismes fédéraux. La rétroaction positive des clients du Portefeuille indique que les services sont de haute qualité.

5.2. Rendement

L’évaluation a permis de constater que, dans l’ensemble, le Portefeuille fournit des services juridiques de haute qualité de façon rapide, adaptée et utile. De plus, les avocats sont en général très conscients de la nécessité de « parler d’une même voix » et de se renseigner de la façon la plus large possible afin d’offrir des conseils juridiques cohérents. Toutefois, selon l’évaluation, la prestation de rapports d’étape instructifs à intervalles réguliers reste à améliorer, car les clients qui ne sont pas régulièrement en contact avec des avocats (p. ex., à l’occasion de rencontres récurrentes) ont mentionné en général qu’ils sont contraints de demander des mises à jour sur leurs demandes de services juridiques. Malgré cet inconvénient, les conclusions de l’évaluation indiquent que les clients sont en général très satisfaits des services juridiques que le PDADR leur fournit.

Recommandation no 1 :

Que le Portefeuille du droit des affaires et du droit réglementaire détermine s’il existe des moyens d’améliorer la prestation périodique de rapports d’étape instructifs afin de mieux répondre aux besoins de ses clients à cet égard.

D’accord.

Le PDADR s’engage à fournir des services juridiques de haute qualité à ses clients et s’assurera de l’adhésion aux normes de service, tel qu’indiqué dans l’annexe A du Protocole d’entente (PE) avec les ministères et organismes clients.

Bien qu’ils aient la perception de fournir des services juridiques de haute qualité qui répondent aux normes ministérielles, les avocats ont relevé plusieurs facteurs qui réduisent leur capacité à le faire, notamment : le volume de travail administratif connexe (p. ex., l’ouverture et la fermeture de dossiers, les exigences liées à la gestion du risque juridique dans iCase, la comptabilisation du temps, les rapports à compléter et le classement des dossiers), le manque de soutien administratif et parajuridique, et le personnel réduit chargé d’effectuer le travail.

Le PDADR étant le plus grand et le plus décentralisé des portefeuilles du Ministère, les échanges et la communication d’information sont des aspects vitaux des opérations. L’échange de renseignements secrets entre parties différentes du Portefeuille et l’absence d’une interface de TI fluide entre l’administration centrale du ministère de la Justice et les SJM ont été souvent mentionnés comme sources de difficultés aux fins des échanges d’information à l’intérieur du Portefeuille, quoique ces questions dépassent le cadre du PDADR et intéressent une partie plus étendue du Ministère.

D’après les constatations de l’évaluation, la collaboration avec les sections spécialisées du ministère de la Justice semble généralement bonne, tandis que la collaboration avec le PAA ne semble pas aussi efficace. Les répondants expliquent cette lacune par un manque de structuration des relations de travail entre les avocats du PDADR et ceux du PAA (p. ex., lorsque les avocats du PDADR doivent demander l’avis des avocats du PAA, ils ignorent qui consulter au PAA et de quelle façon s’adresser au PAA). Il semble également que les rôles respectifs des avocats des SJM et des avocats régionaux ne soient pas clairement définis lorsqu’ils travaillent ensemble sur un dossier en litige et que, même s’ils ont tendance à délimiter leurs responsabilités et leurs rôles respectifs de façon proactive, les occasions d’effectuer ces délimitations existent dans un plus grand nombre de situations.

Recommandation no 2 :

Que le Portefeuille du droit des affaires et du droit réglementaire applique les principes de gestion de projet afin que les rôles et responsabilités de chaque membre de l’équipe soient précisés dès l’ouverture de tout dossier de contentieux.

D’accord.

Il est important que les rôles et responsabilités soient définis clairement pour assurer que la prestation de services juridiques soit efficace et efficiente.

La moitié des avocats des régions et des SJM qui ont fait l’objet du sondage inhérent à l’évaluation n’a pu estimer l’efficacité de leur collaboration avec la SDC. Malgré le petit nombre de répondants au sondage qui semblent avoir collaboré avec la Section, les documents internes indiquent que la quantité de services demandés à la Section a augmenté depuis son rétablissement en 2009. Les trois quarts des répondants qui ont fourni une évaluation ont indiqué que la collaboration entre leur unité de travail et la SDC est efficace. Les répondants qui ont accordé une cote moins favorable à leur collaboration avec la SDC ont indiqué en général qu’ils avaient éprouvé certaines difficultés à obtenir l’aide de la Section, ce qu’ils ont attribué à un manque de personnel. Un nombre égal de répondants a exprimé le souhait que les conseils et les produits fournis par la Section pour justifier les conseils qu’ils procurent au client soient plus concis, pratiques et faciles à comprendre.

Les SJM et les bureaux régionaux sont censés coordonner et gérer les questions juridiques d’importance (p. ex., dossiers ayant des incidences importantes, dossiers mettant en cause de multiples clients) avec l’aide du BSMA, au besoin. Bien qu’aucune structure officielle n’existe pour gérer de tels dossiers, les gestionnaires du PDADR ont formulé des commentaires positifs sur la participation du BSMA à cet égard.

Toujours selon les conclusions des études de cas, des groupes de travail juridiques composés des divers avocats qui contribuent aux dossiers multiministériels ont été mis en place. Ces groupes de travail font preuve de souplesse et de rapidité, car la distribution des rôles et responsabilités évolue à mesure que les dossiers avancent. Il semble que le partage des rôles et responsabilités change en fonction de leur portée pour les ministères clients et des charges de travail des avocats. Les avocats peuvent obtenir des renseignements sur diverses facettes du dossier en participant aux travaux du groupe de travail juridique; ils peuvent ainsi mieux conseiller leurs clients, ayant pu inscrire leurs dossiers dans un contexte plus vaste. Par contre, l’évaluation a également révélé que cette approche entraîne certaines redondances (p. ex., plusieurs avocats examinent les mêmes avis et produits écrits).

Efficience et économie

Les initiatives du Ministère en matière de gestion du changement, comme l’Examen des services juridiques et l’Optimisation des processus, contribuent fortement à la culture d’économie et d’efficience du Portefeuille. Ces initiatives ont permis au PDADR de s’employer à mettre en œuvre des mesures comme « Gérer la demande » qui visent à maximiser l’atteinte des résultats, tout en permettant une utilisation minimale des ressources. De manière à bien gérer la demande, les SJM du Portefeuille ont participé activement au filtrage et au classement par ordre de priorité des demandes de services juridiques des clients, principalement en mettant au point des modèles de documents juridiques standard, en rencontrant les clients pour établir les priorités, et en faisant connaître davantage l’Optimisation des processus. Selon des preuves documentées, certains avocats auraient refusé de participer à des travaux de nature non juridique (p. ex., prendre part à des réunions ou faire partie de comités où sont examinés des documents sans teneur juridique). Cependant, lors de l’examen de certaines études de cas, il y a eu d’autres situations où les clients s’en sont remis aux avocats pour effectuer des tâches dont ils se seraient chargés dans le cas contraire, notamment la collecte préalable de renseignements, l’élaboration de politiques et la coordination de projets inhérents au volet des programmes de certains dossiers juridiques.

Par l’intermédiaire de l’Examen des services juridiques, le Portefeuille a rationalisé sa structure organisationnelle, réduit le nombre d’ETP du Portefeuille, et restreint ses dépenses au titre des salaires, des activités et de la gestion au cours de la période visée par l’évaluation. Cependant, l’évaluation a permis de découvrir des possibilités d’améliorer le niveau de soutien parajuridique dont disposent les avocats du PDADR, en particulier dans les SJM. Bien que, de façon plus générale, le Ministère prenne des mesures pour accroître le niveau de soutien parajuridique à la disposition des avocats en créant un bassin central de parajuristes, il est trop tôt pour dire quelle sera l’incidence de cette initiative sur le niveau de soutien parajuridique interne dont disposera le Portefeuille.

Recommandation no 3 :

Que le Portefeuille du droit des affaires et du droit réglementaire surveille l’incidence du nouveau bassin de parajuristes pour veiller à ce que les avocats des SJM aient un accès suffisant au soutien nécessaire des parajuristes.

D’accord.

Nous sommes d’accord qu’il existe un besoin de suivre de près l’utilisation et la nécessité des services parajuridiques dans les SJM. Ceci comprend, mais n’exclut pas, l’utilisation d’un bassin central de parajuristes, dont le mandat consiste à offrir des services lorsque qu’il y a un surplus temporaire de travail.