Portefeuille du droit des affaires et du droit réglementaire évaluation

1. Le besoin des services juridiques du PDADR est-il continu?

Question fondamentale 1 du CT

• Tendances de la demande des services du PDADR
• Nombre de dossiers actifs par exercice et type de service (contentieux, consultation, autre)
• Nombre total d’heures de services juridiques par exercice et type de service (contentieux, consultation, autre)
• Tendances en matière de pratique du droit (type de questions juridiques selon l’exercice)
• Tendances en matière de complexité et de niveau de risque des dossiers selon l’exercice et le type de service (contentieux, consultation, autre)

• Exigences législatives et relatives aux politiques
• Évolution des besoins juridiques dans le domaine du droit des affaires et du droit réglementaire

2. La prestation de services juridiques par le PDADR continue-t-elle de respecter les priorités du gouvernement fédéral?

Question fondamentale 2 du CT

• Harmonisation du mandat et des activités du PDADR avec les priorités et les engagements relatifs aux politiques du gouvernement fédéral
• Évaluation de la façon dont le PDADR contribue aux priorités et objectifs du gouvernement fédéral

• Examen des documents (documentation décrivant le mandat et les activités du PDADR au niveau du Portefeuille, des SJM et des bureaux régionaux, ainsi que les priorités fédérales dans le domaine du droit des affaires et du droit réglementaire)
• Entrevues avec les intervenants clés

3. La prestation de services juridiques par le Portefeuille est-elle conforme à la Loi sur le ministère de la Justice et au mandat ministériel?

Questions fondamentales 2 et 3 du CT

• Respect des normes de service
• Évaluations par le PDADR et les autres ministères et organismes clients des services de contentieux et de consultation sous les angles suivants :
• clarté
• moment opportun
• respect des délais
• compréhension de la nature du problème
• mises à jour/rapports d’étape
• participation du ministère client à l’élaboration de stratégies et de positions juridiques
• élaboration de stratégies juridiques pertinentes par rapport à la politique et/ou aux objectifs de programme du client
• qualité d’ensemble

• Entrevues avec les intervenants clés (y compris les clients)
• Sondage auprès des avocats
• Examen des dossiers
• Études de cas
• Groupes de discussion

• Utilisation des processus, outils et normes pour évaluer les risques juridiques, y compris les protocoles pour l’examen des évaluations des risques juridiques
• Évaluation par le PDADR et les autres ministères et organismes clients à l’égard des services de contentieux et de consultation compte tenu de :
• la collaboration efficace avec le client pour déterminer et gérer les risques juridiques

• Entrevues avec les intervenants clés
• Sondage auprès des avocats
• Examen des dossiers
• Études de cas

• Nombre et pourcentage de dossiers « impossibles à évaluer » et délai écoulé avant l’entrée des résultats de l’évaluation
• Nombre moyen d’évaluations/de réévaluations des risques par dossier

• Examen des documents (rapports iCase)
• Examen des dossiers
• Études de cas (par l’examen des dossiers)

• Uniformité de la terminologie utilisée pour évaluer et communiquer les risques juridiques
• Régularité des évaluations des risques
• Rapidité des évaluations/examens/réévaluations des risques juridiques
• Recours aux consultations pour discuter et évaluer les risques juridiques

• Entrevues avec les intervenants clés
• Sondage auprès des avocats
• Examen des dossiers
• Études de cas
• Groupes de discussion

• Niveau de participation du PDADR à la formation des agents compétents du client sur les enjeux et risques juridiques
• Des PE précisent les rôles et responsabilités en matière de risque juridique
• Communication des stratégies de gestion des risques juridiques et des mesures d’atténuation aux ministères et organismes clients
• Nature et étendue de la participation du PDADR aux comités de risque des clients
• Évaluation de la contribution du PDADR à la compréhension améliorée des enjeux et des risques juridiques par les ministères et organismes clients

• Examen des documents
• Entrevues avec les intervenants clés
• Sondage auprès des avocats
• Examen des dossiers
• Études de cas
• Groupes de discussion

• Nature et fréquence de la formation pour les avocats
• Nombre d’avocats et d’employés de soutien formés
• Nature et fréquence de la formation pour les ministères et organismes clients
• Nombre d’employés des clients formés
• Satisfaction à l’égard de la formation (formulaires de rétroaction sur les séances de formation offertes par le PDADR)

Satisfaction à l’égard de la formation

• Entrevues avec les intervenants clés
• Sondage auprès des avocats
• Groupes de discussion

• Nature et type d’outils et de structures
• Pratiques exemplaires
• Directives sur la pratique
• Groupes et groupes de travail sur la pratique
• Directives sur le droit des affaires
• Équipes
• Mentorat
• Processus d’attribution des dossiers
• Dossiers d’orientation
• Cadres de contrôle de la qualité
• Comités (y compris le Comité de coordination du droit des affaires, de même que les comités des SJM, des bureaux régionaux)
• Aide des secrétariats (Secrétariat du droit immobilier et Secrétariat du droit de la PI-TI)
• Inventaire des avocats
• Justipédia
• Utilisation des outils et des structures
• Satisfaction à l’égard des outils, des structures et des ressources

• Examen des documents
• Entrevues avec les intervenants clés
• Sondage auprès des avocats
• Examen des dossiers
• Études de cas

• Entrevues avec les intervenants clés
• Sondage auprès des avocats

• Analyse des tendances (enjeux juridiques, risques juridiques)
• Niveau et efficacité de la coordination à l’intérieur du Portefeuille
• Structures dans les SJM et les bureaux régionaux pour coordonner et gérer les questions juridiques importantes
• Évaluation de la capacité du Portefeuille de prendre des décisions stratégiques en ce qui a trait aux enjeux juridiques et aux stratégies

• Entrevues avec les intervenants clés
• Sondage auprès des avocats
• Études de cas
• Groupes de discussion

• Existence de structures pour veiller à l’uniformité (p. ex., comités du contentieux, réunions avec les cadres supérieurs, groupes de pratique, système de gestion des connaissances, modèles, protocoles)
• Les avocats consultent les sections spécialisées de Justice, le cas échéant
• Niveau et efficacité de la coordination entre portefeuilles
• Intervention du Bureau du Conseil privé dans les dossiers, lorsqu’approprié
• Évaluation pour déterminer si une approche intégrée pangouvernementale est adoptée pour la prestation de services juridiques

• Examen des documents
• Entrevues avec les intervenants clés
• Sondage auprès des avocats
• Études de cas
• Groupes de discussion

• Participation active du Portefeuille aux comités et aux structures de gestion des clients
• Considération des conseils juridiques du PDADR par les décideurs pour l’élaboration des programmes et des politiques (p. ex., perspective du Ministère dans l’élaboration des mémoires au Cabinet)
• Évaluation du PDADR et des clients en ce qui a trait aux conseils juridiques en termes de participation des clients à l’élaboration de stratégies et de positions juridiques

• Entrevues avec les intervenants clés
• Sondage auprès des avocats
• Examen des dossiers
• Études de cas
• Groupes de discussion

• Rôle du PDADR dans l’élaboration de stratégies juridiques pertinentes pour la mise en œuvre des objectifs de politique et/ou de programme des clients
• Évaluation de l’efficacité des services de consultation dans le soutien de la mise en œuvre des décisions du gouvernement

• Sondage auprès des avocats
• Examen des dossiers
• Études de cas
• Groupes de discussion

• Considération des risques juridiques aux fins de l’élaboration et de la mise en œuvre des politiques, des programmes et des stratégies de contentieux des clients
• Les dossiers à risque élevé sont documentés et communiqués de façon appropriée (p. ex., rapports d’alerte, niveau de participation de l’avocat-conseil)
• Évaluation de l’efficacité des stratégies de gestion et d’atténuation

• Examen des documents (Enquête sur la satisfaction des clients, iCase)
• Entrevues avec les intervenants clés
• Sondage auprès des avocats
• Examen des dossiers
• Études de cas
• Groupes de discussion

• Entrevues avec les intervenants clés
• Sondage auprès des avocats
• Examen des dossiers
• Études de cas
• Groupes de discussion

Pas par des questions directes mais par les réponses à toutes les questions qui précèdent.

• Examen des documents
• Entrevues avec les intervenants clés
• Sondage auprès des avocats
• Examen des dossiers
• Études de cas
• Groupes de discussion

• Prévision des besoins en ressources comparés aux ressources disponibles
• Défis en matière de ressources
• Évaluation de l’efficacité de la structure organisationnelle du PDADR

• Entrevues avec les intervenants clés
• Sondage auprès des avocats
• Études de cas
• Groupes de discussion

• Ressources attribuées conformément au Plan d’activités du Portefeuille et à la Convention de service conclue avec les ministères et organismes clients
• Mesures en place pour gérer l’efficience et le coût des services juridiques et leur efficacité (p. ex., Modèle de pratique du droit; groupes de pratique; utilisation de processus, pratiques et modèles normalisés; approche de l’affectation du travail et détermination du moment où il faut l’impartir, outils de gestion de l’information comme iCase, Justipédia)
• Évaluation de la capacité du Portefeuille de répondre à la demande de services juridiques en termes de :
• Ressources humaines
• Ressources financières

Services de consultation et contentieux :

• Affectation des avocats aux dossiers en fonction de la complexité et du niveau de risque
• Recours aux parajuristes
• Recours à des mandataires
• Évaluation de la question de savoir si les services juridiques du PDADR sont assurés de façon efficiente par rapport aux coûts
• Améliorations suggérées en ce qui a trait à l’efficience, y compris de nouvelles approches d’exécution

Contentieux :

• Nombre et pourcentage de dossiers réglés/fermés sans faire intervenir les tribunaux
• Utilisation et efficacité de stratégies pour promouvoir une résolution rentable, en temps opportun
• Stratégies de résolution rapide
• Autres pratiques de résolution des conflits, le cas échéant

• Examen des documents (y compris iCase)
• Recension des écrits
• Entrevues avec les intervenants clés
• Sondage auprès des avocats
• Études de cas
• Groupes de discussion

• Rôle et responsabilité des ministères et organismes clients dans la gestion de la demande de services juridiques
• Participation des représentants des ministères ou des organismes clients aux groupes de pratique et comités du PDADR
• Évaluation de l’efficacité des clients en matière de gestion de leur demande de services juridiques
• Recours rapide au PDADR par les ministères et organismes clients
• Clarté des demandes de services juridiques des ministères et organismes clients

• Examen des documents
• Entrevues avec les intervenants clés
• Sondage auprès des avocats
• Études de cas
• Groupes de discussion