Évaluation de la fonction de perfectionnement professionnel du Ministère de la Justice
5. Conclusions, recommandations et réponse de la gestion
Cette évaluation a examiné à la fois l’efficacité et l’efficience de la fonction de PP au Ministère. L’efficacité a été considérée du point de vue des mesures prises par Justice Canada pour réaliser ses objectifs par rapport à l’existence d’un impact significatif, pour répondre aux besoins des employés en matière de PP, pour surmonter les obstacles à l’accès à la formation, et pour assurer une harmonisation avec les priorités ministérielles et gouvernementales. L’efficacité des ressources et des structures de gouvernance a été analysée. Il est difficile d’examiner et de comparer les coûts liés au PP au Ministère en raison des problèmes concernant la disponibilité, la cohérence et l’exactitude des données existantes, notamment la nature et l’ampleur de la formation suivie par chaque employé et les dépenses de formation par type/sujet. Malgré ces limites relatives aux données, une approche triangulaire consistant à utiliser plusieurs sources de données a contribué à atténuer les préoccupations.
Spécifiquement, les résultats de cette évaluation indiquent ce qui suit :
- Les employés de Justice Canada signalent des répercussions généralement positives du PP, surtout concernant la formation externe. Bien que des sondages soient effectués après la formation assurée par l’ADP et le PFJC, il n’y a pas de processus permanent en place pour évaluer et communiquer de façon fiable les répercussions du PP, en particulier à long terme.
- La majorité des employés du Ministère déclarent recevoir la formation nécessaire, même si certains obstacles à l’accessibilité ont été relevés, notamment des contraintes budgétaires et opérationnelles. Les défis de prestation d’une formation adaptée aux réalités et besoins régionaux ont également été indiqués, y compris les limites de la participation virtuelle liées aux problèmes technologiques et aux différences de fuseaux horaires. En l’absence d’une évaluation ministérielle systématique des besoins en formation, il n’est pas possible d’évaluer objectivement le degré de satisfaction des besoins des employés.
- L’approche de la planification et de l’harmonisation avec les priorités ministérielles et gouvernementales est informelle. Il n’y a pas d’approche stratégique de la planification et de l’établissement des priorités au niveau ministériel.
- Il n’y a pas de gouvernance globale de la fonction de PP du Ministère qui englobe les principaux fournisseurs de services, les portefeuilles, les secteurs et les bureaux régionaux. Bien qu’il y ait une certaine communication des activités de PP entre ces domaines, celle-ci pourrait être renforcée pour améliorer l’efficience et faciliter le partage des ressources et des activités de formation. Les rôles et les responsabilités n’étaient pas toujours clairs. Malgré certains problèmes de coordination, plusieurs portefeuilles, secteurs et bureaux régionaux ministériels ont fourni des exemples de pratiques exemplaires en matière de prestation de formation.
- L’absence d’une approche coordonnée visant à susciter l’harmonisation des ressources limitées avec les besoins et les priorités du Ministère et du gouvernement pourrait limiter les efforts destinés à offrir une formation rentable aux employés du ministère de la Justice. Bien que le Ministère transfère chaque année des fonds à l’EFPC, les employés ministériels ont accès aux produits de l’EFPC à un taux inférieur à celui de la fonction publique en général. Ce taux inférieur peut être attribué à l’absence de formation juridique et au nombre limité de cours accrédités à l’École. Cependant, le Ministère déploie des efforts pour offrir une formation rentable, par exemple en utilisant l’expertise interne pour concevoir et dispenser la formation.
L’évaluation a fait état des répercussions positives, des pratiques exemplaires et des efforts en cours pour améliorer la planification et la prestation du PP au Ministère. Cependant, plusieurs défis ont été relevés en ce qui concerne la coordination de la fonction de PP et la cohérence et l’efficience de la planification, de la prestation et de la collecte des données. Par conséquent, les recommandations suivantes visent à améliorer la coordination, la planification stratégique et la prestation de la fonction de PP à l’échelle du Ministère :
Recommandation 1 :
Établir un mécanisme de gouvernance global pour la fonction de perfectionnement professionnel du Ministère. Le mécanisme de gouvernance devrait inclure une représentation à un niveau supérieur parmi les portefeuilles, les secteurs et les bureaux régionaux afin de fournir une supervision et des conseils généraux, et de veiller à ce que les activités d’apprentissage répondent aux priorités ministérielles et gouvernementales.
Réponse de la direction :
Le Centre d’expertise pour l’apprentissage et le développement professionnel de la Direction des ressources humaines et le Programme de formation juridique continue du Secteur des pratiques juridiques collaborent afin d’établir un comité directeur de l’apprentissage formé de représentants principaux de chaque portefeuille/secteur. Ce comité fournira une supervision et des conseils de haut niveau concernant l’élaboration et la mise en œuvre des activités et des programmes d’apprentissage ministériels juridiques et non juridiques, afin d’assurer la prestation d’une approche nationale efficiente, rentable et coordonnée en matière d’apprentissage.
Recommandation 2 :
Établir un cadre intégré global pour la fonction de perfectionnement professionnel au sein du Ministère, qui comprendrait une clarification du mandat des fournisseurs de perfectionnement professionnel du Ministère, ainsi que des rôles et responsabilités clairs pour les portefeuilles et les secteurs (y compris les bureaux régionaux relevant du Secteur national du contentieux).
Réponse de la direction :
Le Centre d’expertise pour l’apprentissage et le développement professionnel de la Direction des ressources humaines et le Programme de formation juridique continue du Secteur des pratiques juridiques travailleront avec les principaux intervenants pour élaborer un cadre intégré pour la fonction de perfectionnement professionnel. Il clarifiera les rôles et les responsabilités et proposera une approche à laquelle devraient collaborer les régions, les secteurs et les portefeuilles afin de répondre plus efficacement aux besoins d’apprentissage et de faire rapport sur l’investissement dans l’apprentissage. Le cadre comprendra aussi le besoin d’effectuer une analyse formelle des besoins d’apprentissage ministériels pour identifier les besoins d’apprentissage de l’organisation de façon stratégique
Recommandation 3 :
Élaborer une stratégie de mesure du rendement pour mesurer le rendement de la fonction de perfectionnement professionnel.
Réponse de la direction :
Le Centre d’expertise pour l’apprentissage et le développement professionnel de la Direction des ressources humaines et le Programme de formation juridique continue du Secteur des pratiques juridiques travailleront avec les principaux intervenants pour établir une stratégie de mesure du rendement qui mesurera le rendement de la fonction de perfectionnement professionnel pour le Ministère.
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