Bureau régional de l’Ontario
Section du droit réglementaire
Mars 2010
2. CADRE DE GESTION
2.1 Gouvernance et orientation stratégique
La Section du droit réglementaire a instauré une gouvernance efficace qui offre une solide orientation stratégique.
Des organismes de surveillance efficaces, dotés de mandats ou cadres de référence clairs, sont essentiels pour assurer qu’un organisme maintient son orientation stratégique.
La Section du droit réglementaire est dotée d’un mécanisme officiel de gouvernance qui assure une orientation stratégique pour ses employés. Le directeur et le directeur adjoint constituent les cadres de direction de la Section du droit réglementaire. Ils fournissent des conseils stratégiques de façon permanente au personnel de base, ce qui comprend des avocats, des parajuristes et des assistants juridiques de différents niveaux.
Les travaux de vérification ont permis de confirmer que les employés de la Section du droit réglementaire participent activement aux comités régionaux et nationaux. Le BRO comporte différents comités (p. ex., pour l’équité en matière d’emploi, la consultation patronale‑syndicale, la gestion, le contentieux et la bibliothèque, ainsi que le Comité consultatif sur les politiques et la formation et le perfectionnement). Les vérificateurs ont choisi d’étudier dans le détail trois comités régionaux qui sont les plus pertinents pour la surveillance des affaires de la Section du droit réglementaire. Il s’agit du Comité de gestion du BRO, du Comité régional de la gestion de la pratique du droit et du Comité du contentieux du BRO. Le Comité de gestion, présidé par la directrice générale régionale, est l’organisme décisionnel central du BRO. Le Comité régional de la gestion de la pratique du droit traite surtout des questions de procédures et de pratique du droit, des normes de qualité, de la cohérence dans les services juridiques fournis au BRO et de la conformité des pratiques régionales par rapport aux pratiques nationales. Il est coprésidé par un avocat général, Section du droit réglementaire, et un directeur et avocat‑conseil, Section du droit commercial. Le Comité du contentieux du BRO examine les dossiers de chaque affaire pour garantir le respect des normes ministérielles; il conseille la directrice générale régionale sur toutes ses conclusions et décide à quel moment et si le sous‑procureur général ou le procureur général devrait intervenir. Les membres sont, entre autres, tous les directeurs et directeurs adjoints, ainsi que des représentants désignés de chaque section.
Les trois comités ont des mandats et cadres de référence clairement énoncés. L’examen des activités de comités a montré que les membres des comités recevaient de l’information complète, exacte et à jour pour prendre leurs décisions. Les participants ont dit à l’équipe de vérification que les présidents des comités fournissent une orientation appropriée. Les questions qui ne peuvent pas être réglées dans un comité seront envoyées au comité approprié pour règlement. L’examen par les vérificateurs des activités de ces comités a permis de confirmer qu’ils sont efficaces et qu’ils fournissent une surveillance raisonnable à la Section du droit réglementaire.
L’enregistrement et la communication des résultats des réunions de comités régionaux doivent être améliorés.
Nous avons constaté que les résultats des délibérations des trois comités mentionnés ci-dessus sont communiqués de différentes manières. Les résultats des réunions du Comité du contentieux et du Comité régional de la gestion de la pratique du droit sont documentés. Il n’y pas de procès‑verbaux officiels des réunions du Comité du contentieux, et les notes qui sont prises servent surtout à établir un compte rendu et ne sont pas distribuées. Dans le cas des réunions du Comité régional de la gestion de la pratique du droit, quand des questions de fond sont discutées et qu’il faut prendre des mesures de suivi, les notes sont envoyées par courriel aux participants. Ces notes ne sont pas distribuées de façon large. Les résultats du Comité de gestion du BRO sont documentés, distribués aux membres des comités et affichés sur l’intranet du BRO. Un examen des procès‑verbaux du Comité de gestion a montré que les décisions ne figuraient pas dans les procès‑verbaux.
Les procès‑verbaux des réunions visent à enregistrer l’information essentielle qui a fait l’objet de discussions à la réunion. Ils servent d’outil de surveillance et de moyen de communication de l’information à d’autres gestionnaires et au personnel. Il faut rédiger un procès‑verbal avec un compte rendu de décisions pour chaque réunion de comité régional où cette pratique n’est pas déjà établie.
Recommandation et réponse de la direction
1. Il est recommandé que la directrice générale du BRO veille à ce que des procès‑verbaux soient rédigés pour les réunions des comités régionaux et à ce que les mesures exigées soient définies et communiquées ensuite au personnel.
Je suis d’accord. La directrice régionale générale demandera aux comités régionaux du Bureau régional de l’Ontario d’améliorer la consignation des résultats des réunions des comités régionaux et leur communication au personnel. En particulier, les comités régionaux qui ne le font pas encore devront préparer des procès-verbaux communiquant l’essentiel des discussions, le compte rendu des décisions et les mesures de suivi proposées. On demandera à tous les comités de les faire distribuer au personnel du Bureau régional de l’Ontario après les avoir fait examiner par les membres du comité afin d’assurer la protection des privilèges juridiques (comme le secret professionnel) et la protection de la vie privée ou d’autres questions délicates (comme les questions de sécurité) conformément aux lois sur l’accès à l'information et sur la protection des renseignements personnels ou aux autres lois, règlements, politiques, directives ou lignes directrices applicables. Échéancier : 31 mai 2010.
2.2 Planification des activités
La Section du droit réglementaire a un plan d’activités complet qui est instauré pour l’exercice 2009‑2010.
Le fait de fixer et de documenter des objectifs organisationnels est une mesure importante pour assurer que les attentes sont indiquées clairement aux employés professionnels et de soutien. Les objectifs doivent être précis, mesurables, atteignables et assortis d'échéances. La planification des activités est utilisée par les organismes qui réussissent pour déterminer les questions, les activités et les initiatives qui contribuent à l'atteinte des objectifs énoncés. C'est également le processus par lequel les gestionnaires déterminent les priorités – un aspect important des responsabilités de gestion.
Nous avons examiné le plan d’activités de 2009‑2010 pour la Section du droit réglementaire du BRO, qui était en date du 7 octobre 2008. Le plan d’activités comporte les sections suivantes :
- Qui nous sommes et ce que nous faisons – Il s’agit d’une description narrative des principaux secteurs d'intérêt de la Section du droit réglementaire, de sa structure organisationnelle, de ses activités juridiques et ses ressources financières.
- Analyse de l'environnement – C’est une liste des grands facteurs environnementaux qui peuvent avoir des répercussions sur les travaux de la Section du droit réglementaire en 2009‑2010, comme l’accroissement de la demande de clients en matière de services juridiques sous l’effet des grandes priorités du gouvernement fédéral et de l’augmentation continue de la proportion des dossiers nationaux véritablement complexes par rapport au nombre total de dossiers traités.
- Nos priorités – On y voit les priorités de la Section du droit réglementaire qui sont établies en fonction des priorités du gouvernement, du greffier du Conseil privé et du Ministère. Les priorités opérationnelles pour 2009‑2010 sont, entre autres, la négociation d’engagements clés particuliers avec l’équipe du sous-ministre, la mise en œuvre du renouvellement de la fonction publique et l’appui à des initiatives nationales de gestion de la pratique du droit. Les priorités en matière de gestion sont, entre autres, de fournir des services juridiques de grande qualité, de faire preuve d’excellence dans la planification et de gérer des ressources financières, contractuelles et humaines.
- Gestion de nos risques – On y présente un certain nombre de risques liés à la réalisation du mandat de la Section du droit réglementaire. Le plus grand risque détecté tient au fait que les nouvelles pressions, internes et externes, sont trop nombreuses pour être gérées, de façon réaliste, par rapport au contexte du mandat de base. Le mandat de base de la Section souffre déjà d’un manque de financement chronique, en particulier pour le financement de F & E.
De l’avis de l’équipe de vérification, la Section du droit réglementaire, dans son plan d’activités de 2009‑2010, fait un compte rendu complet et respecte les normes ministérielles. Le plan d’activités a été réalisé bien avant le nouvel exercice.
2.3 Organisation
La Section du droit réglementaire est généralement bien organisée pour exécuter son mandat; toutefois, il faudrait décider du besoin de postes intermédiaires qui devraient figurer dans un organigramme révisé.
Une structure d’organigramme claire et efficace est essentielle à la bonne gestion d’un organisme.
La Section du droit réglementaire a un effectif d’avocats, de parajuristes et d’assistants juridiques qui offrent des services juridiques généraux aux clients du Portefeuille. Quatre équipes sont créées pour desservir des clients particuliers ou pour un contentieux spécialisé (notamment, l’équipe de l’assurance-emploi qui fournit des services à RHDCC, et les équipes des recours collectifs qui fournissent des services à Santé Canada et au ministère de la Défense nationale). Cette organisation opérationnelle existe déjà depuis un certain nombre d’années, nous a-t-on dit.
Nous avons examiné l’organigramme de la Section du droit réglementaire, entré en vigueur le 1er juillet 2009, et qui a été approuvé le 7 août 2009. L’organigramme montre l’effectif complet de postes affectés à la Section. Nous avons remarqué que l’organigramme ne montre pas les structures d’équipes qui existent à la Section du droit réglementaire. L’équipe de vérification a été informée que la pratique du contentieux des affaires civiles de la Section du droit réglementaire impose, de par sa nature, une réaffectation en permanence du personnel dans différentes équipes pour garantir que les équipes comprennent des avocats dotés de la combinaison appropriée d’aptitudes et d’expertise. De ce fait, il n’est pas possible de montrer les structures des équipes dans l’organigramme.
Nous avons remarqué que, selon l’organigramme, tous les employés relèvent directement du directeur ou du directeur adjoint, notamment tous les assistants juridiques qui relèvent du directeur adjoint. À notre avis, il faudrait décider du besoin de postes intermédiaires pour mieux répondre aux exigences opérationnelles de la Section, et ces postes devraient figurer dans un organigramme révisé.
Des efforts sont en cours pour réduire le champ de contrôle du directeur de la Section du droit réglementaire.
Le champ de contrôle est un élément important dans la structure d’un organisme. Il renvoie au nombre de subordonnés qui relèvent directement d’un gestionnaire ou d’un superviseur, notamment dans les fonctions de planification, d’organisation et de direction. Le champ de contrôle est dit étroit lorsque chaque gestionnaire supervise un petit nombre d’employés, tandis qu’il est dit large lorsqu’un grand nombre de subordonnés relèvent directement d’un gestionnaire donné. La complexité du travail et la similitude des emplois sont des facteurs qui influent sur le champ de contrôle. Les gestionnaires devraient avoir le champ de contrôle qui convient pour gérer de façon efficace.
Un examen des organigrammes de la Section du droit réglementaire a montré que tous les employés de la Section du droit réglementaire relèvent directement, soit du directeur, soit du directeur adjoint. Le directeur de la Section du droit réglementaire a 62 postes d’avocats et deux postes d’agent d’administration directement placés sous ses ordres. Nous avons été informés par le directeur de la Section du droit réglementaire que son champ de contrôle n’a cessé de croître au cours des dernières années, à cause de l’augmentation de la demande de services juridiques et de l’ajout du Groupe du droit public à la Section du droit réglementaire. L’ajout du Groupe du droit public, qui a eu lieu officiellement le 1er avril 2009, a signifié 22 ETP de plus pour la Section du droit réglementaire. Le directeur a expliqué qu’il devenait de plus en plus difficile de gérer le nombre croissant d’employés. Lui-même et son directeur adjoint ont confirmé qu’ils passent plus de temps qu’avant à régler des questions d’administration et de ressources humaines (par exemple, évaluations du rendement, plans d’apprentissage individuels, planification de la relève, équité en matière d’emploi). En même temps, ils sont constamment sollicités pour gérer les aspects opérationnels de la Section du droit réglementaire. Compte tenu de cette situation, il existe un risque potentiel que le directeur ne puisse pas se concentrer suffisamment sur des défis de gestion plus stratégiques.
La directrice générale régionale du BRO a aussi reconnu que le large champ de contrôle du directeur de la Section du droit réglementaire pose des problèmes et elle cherche activement à corriger cette situation. Une justification détaillée pour l’ajout d’un nouveau poste de directeur adjoint a été élaborée; le problème du champ de contrôle dans la Section du droit réglementaire y était présenté. Ces arguments seront soumis au Comité des exceptions du Ministère. Du fait de l’expansion du travail juridique de la Section du droit réglementaire et de son nombre d’employés, l’ajout d’un directeur adjoint aidera à alléger les tâches de gestion qui incombent au directeur et au directeur adjoint en fonction.
À notre avis, la directrice générale régionale prend les mesures appropriées pour régler la question du champ de contrôle à la Section du droit réglementaire.
Recommandation et réponse de la direction
2. Il est recommandé que le directeur de la Section du droit réglementaire, en collaboration avec la directrice des ressources humaines du BRO, décide du besoin de postes intermédiaires et que ces postes figurent dans un organigramme révisé.
Je suis d’accord. Nous avons déjà pris des mesures pour régler ce problème depuis la phase de l’examen sur place de la vérification. En particulier, les organigrammes de la Division ont été révisés pour refléter la création des deux postes suivants : gestionnaire des activités (AS-4) et gestionnaire, activités juridiques (AS-3). La responsabilité de la supervision immédiate de tous les adjoints juridiques de la Division (CR-5) passe du directeur régional adjoint à l’AS-3. Cela permettra la réaffectation des conseillers juridiques, qui relèveront désormais du directeur régional et du directeur régional adjoint. Nous avons commencé à doter ces nouveaux postes. Les conseillers des ressources humaines précisent que nos organigrammes ne reflètent sans doute que l’information contenue dans le système PeopleSoft. Or, les relations fonctionnelles (équipe) ne paraissent pas dans PeopleSoft.
Nous avons partiellement mis en œuvre cette recommandation, comme nous l’avons mentionné ci-dessus. Précisons toutefois qu’à mesure que les organigrammes seront révisés et mis à jour, le directeur régional de la Division continuera de cerner les occasions de mieux refléter les relations de travail réelles à long terme au sein de la Division.
2.4 Contrôle
La Section du droit réglementaire est dotée de pratiques efficaces pour gérer la charge de travail.
La direction est chargée de la surveillance active de la charge de travail et elle doit veiller à ce que le personnel travaille de façon efficace et efficiente.
Le travail qui arrive à la Section du droit réglementaire, dans les dossiers de contentieux, provient des documents qui sont signifiés quotidiennement au BRO. Il s’agit, entre autres, de documents comme des déclarations ou des avis de demande, lesquels peuvent aussi provenir de la Direction du contentieux à Ottawa, du coordonnateur national des recours collectifs et des services juridiques ministériels du Portefeuille du droit des affaires et du droit réglementaire ou du Portefeuille de la sécurité publique, de la défense et de l’immigration.
Le directeur et le directeur adjoint sont les principaux responsables de la gestion de la charge de travail. Pour commencer, les affaires renvoyées à la Section du droit réglementaire sont examinées par le directeur ou le directeur adjoint, ou les deux, afin d’établir ou de confirmer les risques associés à l’affaire. Les dossiers sont alors assignés à des avocats dotés de l’expérience et des compétences requises. Une fois le dossier assigné au procureur principal, ce dernier devient responsable de l’évaluation des risques en cours et de la gestion globale du dossier. Souvent, une équipe d’avocats sera constituée pour traiter l’affaire. La sélection des membres de l’équipe dépend généralement de l’expérience, des compétences et de la disponibilité de chacun.
Nous avons interrogé plusieurs avocats‑conseils qui dirigent des équipes du contentieux et examiné les documents à l’appui pour évaluer la façon dont les dossiers étaient gérés. Nous avons remarqué que les dossiers étaient l’objet de réévaluations régulières, du point de vue du risque, que les cotes de risque étaient révisées rapidement et que ces activités étaient documentées et versées au dossier. Nous avons aussi constaté qu’à mesure que les cotes de risque étaient révisées, des changements étaient faits dans l’effectif de l’équipe de travail, selon les besoins et en rapport avec les évaluations les plus récentes du risque.
En termes de gestion globale de la charge de travail, iCase sert à enregistrer et à surveiller l’évolution de toutes les affaires traitées par la Section du droit réglementaire. Le système ne sert pas seulement de base à la surveillance des progrès opérationnels, mais il vise aussi à assurer que les avocats assignés à un dossier comptabilisent de façon opportune le temps qu’ils y ont consacré.
L’examen de l’équipe de vérification a montré que les exigences relatives à la gestion des risques et les besoins en ressources énoncés dans le Cadre de gestion des risques du Ministère étaient respectés. À notre avis, les pratiques en matière de charge de travail de la Section du droit réglementaire sont efficaces et elles contribuent à une productivité maximale.
La direction a institué de bonnes pratiques de surveillance du rendement et d’établissement de rapports.
La Section du droit réglementaire, dans son plan d’activités de 2009‑2010, dit fournir des services de conseils et de contentieux aux portefeuilles du droit des affaires et du droit réglementaire et de la sécurité publique de la défense et de l’immigration. Selon le plan d’activités, elle effectue des rapports au sujet des résultats stratégiques du Ministère, lesquels incluent un système de justice équitable, adapté et accessible qui reflète les valeurs canadiennes et un gouvernement fédéral appuyé par des services juridiques efficaces et adapté aux besoins.
Les plans d’activités sont des documents de haut niveau qui sont liés à l’Architecture des activités de programme du Ministère, comme il est prévu dans les Rapports sur les plans et les priorités du Ministère. Au niveau opérationnel, les plans d’activités sont complétés par des plans opérationnels afin de donner une base aux gestionnaires pour la surveillance des résultats obtenus par opposition aux résultats prévus. Comme il a été dit plus haut, la Section du droit réglementaire se sert du système iCase pour planifier et surveiller sa charge de travail (c.‑à‑d., ses activités opérationnelles).
Nous avons examiné le plan d’activités susmentionné et avons conclu qu’il s’agissait d’un point de départ permettant de surveiller la réalisation des priorités et la gestion des risques. Les plans d’activités sont appuyés par des plans financiers et des plans des ressources humaines qui indiquent les ressources financières et humaines exigées pour réaliser le plan d’activités.
L’examen de la vérification a montré que la Section des finances du BRO préparait, de façon régulière, des rapports sur la situation financière (RSF) qui renseignent la directrice générale régionale sur les ressources financières réelles, par opposition aux ressources financières prévues au BRO. Les renseignements contenus dans les RSF sont fondés sur l’information fournie par chaque unité organisationnelle. Le directeur de la Section du droit réglementaire surveille régulièrement les données d’entrée dans les RSF et, ce faisant, il exerce une gestion efficace des ressources financières de la Section. De plus, en utilisant iCase et les RSF, le directeur de la Section du droit réglementaire peut surveiller, à la fois, les activités opérationnelles et financières. Sur la base de ces renseignements, le directeur détecte les écarts sur budget et prend les mesures correctives.
À notre avis, le directeur de la Section du droit réglementaire a instauré de bonnes pratiques de surveillance et d’établissement de rapports.
2.5 Direction et communication
La Section du droit réglementaire se sert d’une gamme étendue de politiques et de procédures qui sont bien communiquées au personnel.
Des politiques et procédures écrites devraient être implantées dans toute unité organisationnelle, car elles aident à promouvoir la tenue d’activités de manière toujours efficace, efficiente et économique et à assurer que les ressources de l’organisme sont préservées.
La Section du droit réglementaire se sert, à la fois, des politiques et procédures ministérielles et de celles du Portefeuille du droit des affaires et du droit réglementaire (PDADR) dans l’exercice de ses activités. Par exemple, pour mener ses activités de base relatives au contentieux, la Section du droit réglementaire suit les conseils fournis dans le « Manuel du Contentieux des affaires civiles ». Ce document offre des renseignements complets et une orientation sur la conduite du contentieux des affaires civiles, les poursuites intéressant la Couronne et d’autres domaines particuliers. À notre avis, il s’agit là d’un instrument utile pour les conseillers juridiques de la Section du droit réglementaire qui participent à la prestation des services de contentieux.
Les politiques, procédures, directives et guides ministériels et du PDADR, en ce qui concerne tant les questions opérationnelles qu’administratives, sont facilement accessibles aux employés de la Section du droit réglementaire sur l’intranet du Ministère, JUSnet.
L’examen par les vérificateurs de l’information et de la documentation qui se trouvent sur l’intranet a permis de confirmer que des directives claires et complètes sont facilement accessibles au personnel de la Section du droit réglementaire. Elles visent à favoriser l’uniformité des pratiques dans les activités, tant opérationnelles qu’administratives.
D’après les entrevues menées auprès des employés de la Section du droit réglementaire et notre examen de la documentation, nous avons conclu que le personnel recevait régulièrement des directives claires et utiles sur des questions, tant opérationnelles qu’administratives. Les directives sont communiquées de différentes manières (p. ex., par des réunions, journées de réflexion, courriels, appels téléphoniques). Nous avons aussi remarqué que dans la Section du droit réglementaire, comme dans tous les autres milieux professionnels, le mentorat est devenu un moyen très efficace pour donner de l’encadrement. Par exemple, nous avons été informés, au cours des entrevues avec les conseillers juridiques principaux, qu’ils passaient une grande partie de leur temps à faire du mentorat pour les avocats en second dans leurs équipes. Les avocats en second ont déclaré à l’équipe de vérification qu’un mentorat régulier est une très bonne façon d’apprendre.
À notre avis, un solide encadrement est fourni au personnel de la Section du droit réglementaire sur des questions, tant opérationnelles qu’administratives.
Signaler un problème sur cette page
- Date de modification :