Bureau régional de l’Ontario
Section du droit réglementaire
Mars 2010
6. GESTION DES RISQUES ET DES DOSSIERS JURIDIQUES ET PRÉVISION DE LA DEMANDE DE SERVICES JURIDIQUES
6.1 Gestion des risques juridiques
La Section du droit réglementaire a des pratiques efficaces de gestion des risques juridiques pour gérer ses dossiers juridiques.
L’excellence dans la gestion des risques est essentielle à une prestation efficace des services de contentieux.
Les vérificateurs ont évalué les pratiques de gestion des risques juridiques qui existaient à la Section du droit réglementaire pour atténuer le risque posé par les affaires (savoir, entre autres, l’estimation du risque de survenance d’une action nuisible et de son incidence, si ce risque se réalise).
Les vérificateurs ont eu plusieurs entretiens avec le directeur et le directeur adjoint de la Section du droit réglementaire, ainsi qu’avec un échantillon de conseillers juridiques principaux, pour pouvoir ainsi mieux comprendre, en général, les pratiques de gestion des risques juridiques à la Section du droit réglementaire, au niveau des affaires. Nous avons ensuite rencontré ces fonctionnaires pour évaluer les pratiques de gestion des risques juridiques associées à certaines affaires, en particulier.
Nous avons conclu que la Section du droit réglementaire respectait les pratiques de gestion des risques prescrites par la Direction générale de la pratique du droit du ministère de la Justice du Canada. Pour chaque affaire, l’évaluation initiale des risques est faite par la Section du droit réglementaire, c’est‑à‑dire par son directeur et son directeur adjoint. L’évaluation des risques tient compte de facteurs comme la complexité de l’affaire, le risque, les risques financiers de l’État, l’attention médiatique potentielle et le poids politique. Les affaires sont assignées au conseiller juridique principal, d’après sa disponibilité et sa spécialisation. À partir de ce moment-là, le conseiller juridique principal est chargé de veiller à ce que le profil de risque de l’affaire soit constamment examiné et mis à jour.
On attribue aux affaires une cotation numérique de 1 à 10, conformément aux exigences ministérielles relatives à la gestion des risques. Les affaires jugées à risque élevé sont cotées de 6 à 10. Les profils de risque de toutes les affaires qui sont traitées par la Section du droit réglementaire sont examinés régulièrement par le directeur, le directeur adjoint ou le procureur principal, ainsi que par le Comité régional du contentieux. Les affaires cotées à risque élevé reçoivent plus d’attention que celles qui ont une cote de risque moindre.
L’équipe de vérification a examiné les notes du Comité régional du contentieux. Nous avons conclu que ce comité examinait de façon régulière les affaires qui posaient le plus de risques. Un rapport des prévisions Note de bas de page 2 est préparé périodiquement pour ces affaires et il est envoyé au PDADR à l’administration centrale. Ces notes sont examinées par le sous‑ministre adjoint ou les sous-sous-ministres adjoints du PDADR, et traitées rapidement.
À notre avis, la Section du droit réglementaire est dotée de pratiques efficaces de gestion des risques juridiques.
6.2 Gestion des dossiers juridiques
Les conseillers juridiques de la Section du droit réglementaire gèrent les dossiers juridiques de façon efficace, grâce à iCase.
La gestion efficace des dossiers et des documents juridiques est cruciale dans la pratique du droit, pour que les renseignements et les précédents pertinents puissent être retrouvés rapidement.
Le système iCase est utilisé par la Section du droit réglementaire pour la gestion des fichiers, la gestion documentaire (création et récupération) et la comptabilisation du temps pour les dossiers juridiques. Les vérificateurs ont examiné le Manuel d’affaires d’iCase du Portefeuille du droit des affaires et du droit réglementaire et des Portefeuilles de la Justice et des organismes centraux et en ont conclu qu’il fournissait les principaux renseignements nécessaires pour utiliser iCase. Les vérificateurs ont examiné les fichiers de dossiers en présence de conseillers juridiques de la Section du droit réglementaire et remarqué qu’ils contenaient les principaux renseignements précisés dans le manuel.
Le directeur de la Section du droit réglementaire a dit à l’équipe de vérification que tous les conseillers juridiques de la Section du droit réglementaire utilisaient iCase pour gérer leurs fichiers de dossiers. Les conseillers juridiques ont précisé qu’ils considéraient iCase comme étant un outil efficace pour la gestion des fichiers juridiques.
Les vérificateurs ont examiné le système iCase afin de vérifier sa fiabilité et son utilité en tant que système d’exploitation. Nous avons conclu que ce système ne posait pas de problème technique ou opérationnel. Les employés désignés du BRO ont accès à iCase et à tous les dossiers qui s’y trouvent.
L’administratrice d’iCase a dit à l’équipe de vérification qu’elle vérifiait de façon régulière l’application iCase pour assurer le maintien de la qualité des données. Nous avons remarqué que sont produits des rapports standard d’iCase qui contiennent les résultats de ces vérifications. iCase génère aussi un nombre suffisant de rapports standards pour détecter des erreurs et lancer les mesures correctives nécessaires. Nous avons examiné un échantillon de rapports standard d’iCase. Le dossier contient des éléments de preuve documentés pour les cas où de l’information obligatoire était absente. De plus, l’administratrice d’iCase a aussi pour tâche de vérifier la cote de risque pour assurer qu’elle demeure à jour.
Enfin, nous avons examiné le rapport de vérification du temps comptabilisé qui sert à détecter les erreurs dans le calcul du temps et avons pu voir que l’opération avait lieu sur une base hebdomadaire. Les erreurs de comptabilisation du temps pour les conseillers juridiques et les parajuristes sont signalées rapidement au directeur de la Section du droit réglementaire, lequel prend immédiatement les mesures correctives nécessaires.
À notre avis, la Section du droit réglementaire a des pratiques efficaces de gestion des dossiers juridiques.
6.3 Prévision de la demande de services juridiques
La Section du droit réglementaire a des pratiques efficaces pour assurer que la demande de services juridiques fait l’objet de prévisions en temps opportun.
La prévision efficace de la demande de services juridiques revêt une importance cruciale pour la bonne gestion des affaires juridiques de la Section du droit réglementaire.
La Section du droit réglementaire se consacre surtout au contentieux, mais elle assume toutefois certains travaux consultatifs. Les deux genres de travail sont visés dans la prévision de la demande de services juridiques. À partir d’un examen d’un échantillon de correspondance et de renseignements fournis à l’équipe de vérification, nous avons pu conclure que différentes méthodes étaient utilisées pour prévoir la demande, notamment des activités comme une communication permanente avec le BRO et avec les autres bureaux régionaux, avec l’administration centrale et avec les ministères et organismes clients. Une communication quotidienne est instituée avec ces services, par téléphone, par courriel, ou autres moyens. Les conseillers juridiques de la Section du droit réglementaire participent aussi aux comités régionaux et nationaux.
Pendant les entretiens avec trois chefs de services juridiques, lesquels constituent les plus gros clients de la Section du droit réglementaire, nous avons été informés que les communications entre eux et la Section du droit réglementaire sont excellentes et qu’il y a des discussions fréquentes sur la demande de services juridiques. Pour avoir des renseignements plus détaillés à cet égard, consulter la rubrique « Rapports avec les autres secteurs du ministère de la Justice du Canada » ci‑après.
À notre avis, la Section du droit réglementaire gère de façon efficace la demande de services juridiques.
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