Services juridiques ministériels
Portefeuille du Conseil du Trésor
Mai 2010

RÉSUMÉ

Le ministère de la Justice a créé des Services juridiques ministériels (SJM) spécialisés dans la plupart des ministères et organismes du gouvernement. Ces unités donnent des avis juridiques aux organismes clients pour faciliter leurs activités. Cette vérification porte sur les pratiques de gestion des SJM qui fournissent des services au portefeuille du Conseil du Trésor (PCT).

Cette vérification porte sur les activités des SJM du PCT dans la région de la capitale nationale. Les étapes de la planification et de l’examen sur place de cette vérification ont été franchies entre juin 2009 et novembre 2009.

Cadre de gestion

Les SJM du PCT ont un cadre de gestion bien développé. Ils ont établi et documenté leurs objectifs et priorités (et les ont communiqués au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) du Canada ainsi qu’à leurs propres employés dans un plan d’activités), leur énoncé de mission, une trousse d’orientation des employés, et des protocoles d’entente (PE) avec le SCT et l’École de la fonction publique du Canada (EFPC), qui sont les principaux clients des SJM. Les SJM du PCT ont évalué les risques importants qu’ils courent dans l’atteinte de leurs objectifs et ont établi des stratégies d’atténuation dans leur plan d’activités 2009-2010. Ils ont pris des mesures pour gérer les risques.

Les SJM du PCT sont organisés de façon appropriée pour répondre aux besoins de leurs clients. Trois équipes d'avocats au sein des SJM sont alignées sur les principaux domaines du droit dont les SJM sont responsables (p. ex. : activités du gouvernement, droit du travail et de l’emploi, et équité en matière d’emploi). Les responsabilités des chefs d'équipe sont bien définies.

Les SJM distribuent et administrent la charge de travail de façon appropriée. On surveille très étroitement la gestion du nombre de litiges pour garantir qu’un avocat plaidant est affecté à chaque action planifiée en matière de litige. Les SJM du PCT ont publié leurs normes de service. On surveille la satisfaction du client par rapport à ces normes de service au moyen d’une enquête triennale officielle (élaborée par le Bureau de la gestion de la planification stratégique et du rendement (BGPSR)) et de discussions avec les gestionnaires du client. On effectue l’analyse critique des résultats lorsqu’un cas a une issue imprévue afin de dégager les leçons que l’on pourrait retenir.

Les pratiques en matière de communication des SJM du PCT donnent généralement aux employés les renseignements dont ils ont besoin pour faire leur travail. Les SJM utilisent également des pratiques satisfaisantes afin de s’assurer qu’ils donnent des avis juridiques uniformes. Cependant, le manuel des politiques et des procédures des SJM du PCT n'est pas très bien connu des employés des SJM et il est désuet. On nous a dit que les SJM planifient actuellement d'examiner et de réviser les procédures figurant dans le manuel. Il est important de communiquer les procédures approuvées à tous les employés. On a recommandé que les procédures administratives, nouvelles et révisées, soient élaborées, documentées et communiquées à tous les employés.

Ressources humaines

Les SJM du PCT ont élaboré un plan en matière de ressources humaines exhaustif dans le cadre de leur plan d’activités 2009-2010. Le manuel décrit de nombreux points qui pourraient influencer le nombre d’avocats et d'employés de soutien au sein des SJM et l’affectation du travail.

Les SJM du PCT prennent des mesures appropriées pour s'assurer que les employés ont les connaissances, les aptitudes et les compétences pour assumer leurs responsabilités respectives. Des plans de formation annuels sont élaborés pour les avocats et les employés de soutien. Le travail des avocats inexpérimentés est examiné régulièrement et un cartable d’accueil détaille les statuts applicables, les sujets brûlants et les questions d’actualité, ainsi que le type de demandes juridiques reçues. Les rapports sur la formation compilés par les SJM du PCT n’incluent que des renseignements sur les cours auxquels un coût est associé. Les rapports ne contiennent pas de renseignements sur la formation officieuse qui satisfait néanmoins à la définition de perfectionnement professionnel du ministère de la Justice. Par conséquent, les SJM ne peuvent pas garantir que leurs employés reçoivent la quantité requise de perfectionnement professionnel. On a recommandé la mise en œuvre d’un processus visant à suivre et à signaler tout le perfectionnement professionnel qui a lieu au sein des SJM du PCT.

Les évaluations de rendement et les plans d’apprentissage individuels connexes sont réalisés pour tous les avocats et les employés des SJM de façon opportune.

Les gestionnaires des SJM sont généralement satisfaits du niveau de ressources disponibles. Lorsque la demande de services augmente, on rajuste les priorités ou on demande du financement additionnel au client. Des plans étaient en cours afin de pourvoir de nombreux postes. Les avocats ont déclaré que les charges de travail sont lourdes et qu’un plus grand nombre d’employés de soutien est requis. Selon les renseignements disponibles dans iCase, la quantité d’heures supplémentaires dans l’ensemble des SJM n’est pas excessive. Selon la charte organisationnelle des SJM du PCT, le ratio d’avocats par rapport aux assistants juridiques de 5 pour 1 est légèrement supérieur au ratio de 4 pour 1 observé dans de nombreux autres SJM récemment vérifiés. Cependant, la plupart des autres SJM vérifiés ne comptaient pas de parajuristes.

Ressources financières

Les ressources financières fournies aux SJM du PCT par le ministère de la Justice et ses clients leur ont permis de fournir des niveaux de service satisfaisants. Les mesures prises pour administrer les ressources financières des SJM sont satisfaisantes. On a examiné, rapproché et vérifié les rapports réguliers. Le test de conformité des opérations financières effectué par l’équipe de la vérification n’a relevé aucune erreur.

Ressources matérielles

Les principaux biens sont protégés de façon appropriée. Le SCT tient un inventaire à jour de tous les biens facilement déplaçables et l’accès aux bureaux des SJM est contrôlé.

Systèmes d’information

Les gestionnaires des SJM du PCT utilisent les renseignements pertinents des systèmes financiers et de comptabilisation du temps pour appuyer la prise de décisions et la responsabilisation des gestionnaires. Le SIRAJP est utilisé comme principal dépôt des avis juridiques. Les avis qui ne sont réservés qu’aux personnes occupant des postes exclus sont stockés dans un endroit distinct.

Gestion de l’information

Les dossiers sont ouverts et repérés au moyen du Système de gestion des renseignements consignés (SGRC) et sont clos sur une base régulière. L’emplacement physique de tous les dossiers choisis dans le cadre de l’échantillon de vérification était conforme aux renseignements contenus dans le SGRC.

Ce ne sont pas tous les renseignements qui sont consignés correctement ou opportunément dans le dossier approprié. En général, cette situation ne survient qu’avec les dossiers consultatifs. Plusieurs facteurs ont contribué à cette situation, y compris l'utilisation considérable des dossiers papier, la lourde charge de travail, l’ignorance du processus approprié à suivre, et le manque de personnel. Le ministère de la Justice a entrepris une validation de principe de la plus récente solution partagée de gestion des documents et des dossiers du gouvernement du Canada en 2009‑2010. Un certain temps pourrait être nécessaire avant sa mise en œuvre au sein des SJM. Les procédures améliorées communiquées à tous les employés comme étant déjà recommandées, devraient contribuer à un classement plus approprié et opportun.

Conformité aux lois et aux politiques

Il y a conformité aux principales lois et politiques du gouvernement (y compris à la Loi sur la gestion des finances publiques et à la Loi sur les langues officielles).

Interfaces avec d’autres secteurs du MJ

Les interfaces des SJM du PCT avec le ministère de la Justice sont satisfaisantes.

Interactions avec le client

On consulte les SJM du PCT sur les dossiers qui pourraient avoir une question juridique. Leurs clients sont satisfaits des services juridiques fournis par les SJM. L’enquête 2009 auprès des clients des SJM du PCT a démontré un degré très élevé de satisfaction du client.

Les réponses de la direction aux recommandations contenues dans ce rapport ont été fournies par l’avocat général principal, Services juridiques ministériels du Portefeuille du Conseil du Trésor.