Services juridiques ministériels
Portefeuille du Conseil du Trésor
Mai 2010
3. OBSERVATIONS – GESTION DES RESSOURCES HUMAINES, FINANCIÈRES ET MATÉRIELLES
Le Conseil du Trésor a mis en place un cadre complet de politiques pour gérer les ressources humaines, financières et matérielles. Selon une des exigences de ces politiques, des ressources limitées doivent être gérées avec prudence et probité.
3.1 Ressources humaines
Les SJM du PCT ont élaboré un plan en matière de ressources humaines exhaustif dans le cadre de leur plan d’activités 2009-2010
Le plan des ressources humaines des SJM du PCT décrit de nombreux points qui pourraient influencer le nombre d’avocats et d'employés de soutien au sein des SJM et l’affectation du travail :
- le montant du financement à délai déterminé associé à des initiatives particulières;
- un résumé des résultats d’une étude interne menée à l’été de 2007, qui relève que le reclassement de quelques postes est attendu en 2009-2010;
- la réorganisation 2008-2009 des activités de soutien, qui aborde plusieurs des principaux risques professionnels relevés dans le plan.
Le plan des ressources humaines fournit également une analyse des lacunes des ressources humaines des SJM qui pourraient influencer directement la capacité des SJM à fournir un service de façon efficiente, des stratégies pour aborder les lacunes et les risques relevés, ainsi que des activités d'atténuation pour aborder les risques relevés. (Voir « Objectifs, priorités, et gestion des risques » pour obtenir une description des principaux risques des SJM.)
L’équipe de la vérification est d’avis que la planification des ressources humaines des SJM du PCT est exhaustive.
Les SJM du PCT prennent des mesures appropriées pour s'assurer que les employés ont les connaissances, les aptitudes et les compétences pour assumer leurs responsabilités respectives.
L’acquisition de compétences et de connaissances, ainsi que le développement d’une expertise en gestion et en leadership, est essentielle à une gestion efficace de la fonction publique. Une formation doit être donnée à tous les employés pour combler les lacunes dans leurs compétences.
Un éventail de mécanismes est utilisé au sein des SJM du PCT pour s’assurer que les avocats et les employés de soutien possèdent les compétences et les connaissances requises.
- Un cartable d’accueil décrit l’historique des SJM; leur structure organisationnelle; les statuts applicables, le type et le volume des demandes de services juridiques reçues par les SJM; les responsabilités particulières du groupe des activités gouvernementales et de la gestion publique, du groupe du droit du travail et de l'emploi, et de l'équipe de l'équité salariale; les sujets brûlants et les questions d’actualité; et le financement des SJM. Un groupe d’avocats que nous avons interrogés a décrit ce cartable comme désuet, alors qu’un autre groupe l’a décrit comme utile et pratique. Certains avocats ne connaissaient pas le cartable d'accueil. Ces avocats travaillaient au sein des SJM du PCT depuis un certain temps et ont reconnu que sa création pourrait avoir retardé leur intégration aux SJM. On a fourni une version actualisée du cartable d’accueil à l’équipe de la vérification qui comprenait les événements survenus au moins jusqu'en février 2009.
- Les avocats et les assistants juridiques ont participé à une séance extraordinaire avec le SCT, lors de laquelle on a expliqué le rôle de l’analyste du SCT et les fonctions du SCT.
- Bien qu’il n’y ait pas de processus de mentorat officiel, l’avocat général approprié examine régulièrement le travail des conseillers juridiques inexpérimentés avant d’envoyer les avis juridiques au client. Les avocats plaidants suivent un plan d’apprentissage qui leur permet de travailler progressivement de façon plus autonome sur des poursuites en justice sur une période de trois ans. Les avocats qui nous ont indiqué que la mise en œuvre d’un processus de mentorat officiel serait souhaitable ont reconnu que les ressources au sein des STM sont insuffisantes pour mettre en œuvre un tel programme.
- Les collègues prônent la politique de la porte ouverte et discutent régulièrement.
- Des plans de formation annuels sont élaborés pour les avocats et les employés de soutien. Les avocats ont indiqué à l’équipe de la vérification qu’un perfectionnement professionnel permanent est offert, tant au sein du ministère de la Justice qu’à l’externe. Les avocats ont signalé que les gestionnaires des SJM sont très favorables à la formation, et qu’ils approuveront les cours demandés et fourniront le financement demandé.
Selon les avocats interrogés, le plus grand défi lié à l’obtention de la formation nécessaire est de trouver du temps libre. Nombre d’avocats ont cité l’autoformation comme principale méthode pour obtenir le perfectionnement professionnel annuel requis nécessaire au maintien de leur accréditation professionnelle.
L’équipe de la vérification est d'avis que les SJM du PCT prennent des mesures appropriées pour s'assurer que les employés ont les connaissances, les aptitudes et les compétences pour assumer leurs responsabilités respectives.
Le suivi par les SJM du PCT du perfectionnement professionnel de leurs employés doit être amélioré.
La politique d’apprentissage du ministère de la Justice énonce que chaque employé doit recevoir au moins cinq jours de perfectionnement professionnel par année. Comme il est défini dans la politique, le perfectionnement professionnel couvre un vaste éventail d’activités, y compris la formation en classe, l’éducation systématique, les conférences, les séminaires et les ateliers, les forums et les groupes de pratique, l’encadrement, le mentorat, les affectations à court terme, les détachements, le jumelage, la rotation d’emplois et la lecture.
Conformément à la politique d’apprentissage ministérielle, les gestionnaires des SJM ont la responsabilité de présenter des rapports sur trois principaux indicateurs de rendement de l’apprentissage. Les indicateurs sont le pourcentage du salaire de base investi dans l’apprentissage, le pourcentage des employés du Ministère ayant des plans d’apprentissage individuels, et le pourcentage des employés qui reçoivent un minimum de cinq jours de perfectionnement professionnel par année. Dans le rapport compilé par les SJM du PCT, les gestionnaires donnent assez de renseignements sur les deux premiers indicateurs. Cependant, pour le troisième indicateur de rendement, le rapport n'inclut que les cours suivis par les employés qui ont un coût associé. Le rapport n'inclut pas la formation officieuse suivie comme l’encadrement, le mentorat, les affectations à court terme, les détachements, la rotation d’emplois et la lecture qu’un avocat peut faire. Comme il est indiqué ci-dessus, ce sont tous des types de perfectionnement professionnel aux termes de la politique d’apprentissage.
Dans l’absence d’un suivi exhaustif de toutes les activités de perfectionnement professionnel, les SJM ne peuvent pas garantir que les employés reçoivent le niveau de perfectionnement professionnel requis en vertu de la politique d'apprentissage.
Les évaluations de rendement sont effectuées de façon opportune.
On s’attend à ce qu’en vertu du CRG du SCT, les organisations mettent en place un système destiné à l'évaluation du rendement des employés. Les évaluations de rendement effectuées de façon opportune et uniforme servent à établir les objectifs, à donner de la rétroaction sur le rendement, et à déterminer les occasions d’apprentissage et de perfectionnement.
Nous avons établi que les évaluations de rendement de tous les avocats et employés de soutien des SJM pour la plus récente période de référence étaient consignées au dossier et complètes, et que des plans d’apprentissage individuels étaient annexés.
Les SJM du PCT ont une composition de ressources appropriée par rapport à la demande actuelle pour leurs services.
Selon les organigrammes des SJM du PCT, au printemps 2009, on comptait environ un assistant juridique pour cinq avocats qui n'étaient pas en détachement ou en congé sans solde à long terme. On comptait 42 avocats, y compris les gestionnaires, au sein des SJM, et huit assistants juridiques. À cette époque, on cherchait à pourvoir deux postes d'avocat et un poste d'assistant juridique. Six postes d'avocat et deux postes d’assistant juridique additionnels étaient vacants. On comptait cinq parajuristes au sein des SJM du PCT ainsi que deux autres postes vacants et dix autres employés exerçant des fonctions en matière de ressources financières et humaines, de gestion des dossiers et de soutien informatique.
L’avocat général principal a mentionné à l’équipe de la vérification que les SJM ont les ressources pour gérer la majeure partie du travail permanent, mais ils ne peuvent pas répondre rapidement aux importantes hausses à court terme de la demande qui découlent de litiges importants ou d'initiatives stratégiques des clients. Lorsque cela survient, les SJM doivent essayer de rajuster les priorités ou demander un financement additionnel au client pour couvrir le manque à gagner. Deux des chefs d’équipe étaient satisfaits du nombre d’avocats au sein de leur équipe compte tenu des plans visant à pouvoir deux postes vacants. La troisième chef d’équipe a informé l’équipe de la vérification que son groupe avait besoin de ressources additionnelles. On nous a également informés que deux avocats avaient quitté les SJM en raison de la charge de travail imposée et que bien qu'un avocat principal ait été recruté, la charge de travail demeure trop lourde pour les autres avocats. Un chef d’équipe a indiqué que les SJM prévoient demander au client des ressources additionnelles pour embaucher un autre avocat.
Notre examen des rapports iCase a relevé dans chaque mois examiné qu'un peu plus de 35 % des avocats des SJM n’ont déclaré aucune heure supplémentaire, que plus de 40 % ont déclaré 15 heures supplémentaires ou moins dans un moins, et que jusqu'à 20 % ont déclaré plus de 15 heures supplémentaires. Parmi ceux qui ont déclaré 30 heures ou plus dans un mois, on retrouvait l’avocat général principal, un avocat général responsable de la gestion d’un des groupes au sein des SJM, deux avocats plaidants, et un membre du groupe AGGP. L'équipe de la vérification est d'avis que le nombre d’heures supplémentaires au sein des SJM n'est pas excessif.
Les avocats du groupe des activités gouvernementales et de la gestion publique et du groupe du droit du travail et de l'emploi ont indiqué à l'équipe de la vérification qu'un plus grand nombre d'employés de soutien de tous genres (p. ex. : assistants juridiques, parajuristes, employés de bureau) était nécessaire. Dans au moins un cas, un assistant juridique apporte son soutien à six avocats. On nous a indiqué que les avocats saisissent les données, font des photocopies et effectuent des recherches élémentaires, des tâches que des ressources moins spécialisées pourraient effectuer. Les avocats ont aussi indiqué que le roulement des assistants juridiques a contribué aux inefficacités liées au travail, car de nombreux assistants juridiques n’ont pas travaillé assez longtemps au sein des SJM pour se familiariser avec les approches individuelles et les préférences liées au travail des avocats.
La gestionnaire, coordonnatrice de la planification de la direction, a indiqué à l’équipe de la vérification que les postes d'employé de soutien vacants actuels doivent être pourvus. Seul un financement à court terme est offert par le client à cette fin et, par conséquent, les postes ne peuvent être pourvus que temporairement. Les assistants juridiques et les parajuristes ont identifié l’ajout d’assistants juridiques additionnels comme une priorité.
L’équipe de la vérification est d’avis que bien que les SJM du PCT subissent certaines pressions liées aux ressources, leur composition de ressources actuelle approche des niveaux appropriés. Le ratio d’avocats par rapport aux assistants juridiques de 5 pour 1 est légèrement supérieur au ratio de 4 pour 1 observé dans de nombreux autres SJM récemment vérifiés. Cependant, la plupart des autres SJM vérifiés ne comptaient pas de parajuristes. La dotation des vacances actuelles et l’élaboration de procédures administratives, nouvelles et révisées, comme il est recommandé (voir « Politiques et procédures ») permettront d'améliorer la situation.
Recommandation et réponse de la direction
2. Il est recommandé que l’avocat général principal mette en œuvre un processus pour suivre et signaler tout le perfectionnement professionnel qui a lieu au sein des SJM du PCT.
La direction est en accord avec cette recommandation et a déjà également pris des mesures correctives pour pallier à la situation. En effet, le bureau de la sous-ministre adjointe du Portefeuille des agences centrales a développé un formulaire que nous utilisons maintenant afin de comptabiliser les informations concernant toutes les formations et les conférences auxquelles assistent les membres du personnel de notre service juridique, que cette activité entraîne des coûts ou non.
La direction est par conséquent confiante que d’ici 90 jours, les informations concernant le développement professionnel des membres de notre service juridique seront des plus à jour et qu’elles le demeureront dans le futur.
3.2 Ressources financières
Les ressources financières fournies aux SJM du PCT par le ministère de la Justice et ses clients leur ont permis de fournir des niveaux de service satisfaisants.
Les SJM du PCT sont financés par les services votés du ministère de la Justice (environ un quart de leur financement) et en recouvrant les coûts auprès de leurs clients. Les prévisions des besoins en ressource reposent sur la façon dont les SJM s’attendent à ce que les questions d’actualité influenceront la demande de services juridiques. Les SJM indiquent au client toute lacune potentielle entre sa capacité à fournir des services et les besoins prévus. On nous a indiqué que si l’on prévoit un manque à gagner, le client qui reçoit les services doit fournir le financement et que, jusqu’ici, le SCT et l’EFPC ont généralement accepté de le faire. Les SJM n'ont pas été en mesure de recouvrer environ 160 000 $ Note de bas de page 1 des coûts engagés dans la prestation de services à des ministères autres que le SCT et l'EFPC. On nous a aussi indiqué que ce processus a fourni des ressources suffisantes pour que les SJM répondent au travail juridique permanent, mais ils ne peuvent pas répondre rapidement aux hausses de la charge de travail qui découlent de litiges importants ou d'initiatives stratégiques des clients (p. ex. : incidences politiques et juridiques de la Loi fédérale sur la responsabilité. Dans de tels cas, les hausses sont gérées par la réaffectation des ressources à l’interne.
Les pratiques que les SJM utilisent pour gérer les hausses temporaires de la demande de services juridiques leur ont permis de fournir des niveaux de service satisfaisants. L’enquête sur la satisfaction du client de la GPSR 2009 des SJM du PCT a démontré un très grand nombre de commentaires positifs des clients, atteignant ou surpassant les cibles du ministère de la Justice. Les entrevues menées par l’équipe de la vérification auprès d’un échantillon de clients ont démontré des niveaux semblables de satisfaction en ce qui concerne la capacité des SJM à répondre à la demande de services des clients.
Les mesures prises pour administrer les ressources financières des SJM du PCT sont satisfaisantes.
Les SJM reçoivent les rapports financiers du système financier du SCT chaque trimestre. L’avocat général principal examine et approuve les rapports. De plus, l’équipe de gestionnaires des SJM, qui comprend la gestionnaire, coordonnatrice de la planification de la direction, se réunit chaque semaine pour examiner les questions liées à la gestion, y compris la position financière des SJM, le cas échéant. Le commis aux finances des SJM surveille aussi la position financière des SJM et il suit quotidiennement les revenus et les dépenses des SJM sur un tableur Note de bas de page 2 . On fournit les rapports à la gestionnaire, coordonnatrice de la planification de la direction, le cas échéant.
Notre examen des opérations financières a démontré que tous les rapports étaient appuyés par la documentation requise. Les acquisitions se font au moyen d’une offre permanente, lorsqu’il y en a une en place.
Nous sommes d’avis que les mesures prises pour administrer les ressources financières des SJM sont suffisantes et jugées raisonnables.
3.3 Ressources matérielles
Les principaux biens sont protégés de façon appropriée.
Les principaux biens matériels des SJM du PCT sont fournis par le SCT, qui tient un inventaire à jour de tous les biens facilement déplaçables (p. ex. : ordinateurs, moniteurs, imprimantes, machines Cerlox, agrafeuses électriques, téléphones intelligents). Aucune perte n’a été signalée.
Afin de gérer l’accès aux biens électroniques des SJM (systèmes, lecteurs partagés), les SJM tiennent un registre central des utilisateurs autorisés. Le registre est trié régulièrement pour garantir que seuls les employés actuels y ont accès.
Des mesures sont en place pour protéger les biens matériels des SJM. Les SJM sont situés à l’administration centrale à Ottawa du SCT. Tous les visiteurs de l'édifice doivent se présenter à un bureau d'accueil au rez-de-chaussée. Les employés de la réception vérifient l’identité du visiteur et appellent l'employé des SJM précisé afin de confirmer le rendez-vous. Les visiteurs sont escortés lorsqu’ils se trouvent dans les bureaux des SJM.
Nous sommes d’avis que les SJM du PCT prennent des mesures appropriées pour protéger les principaux biens matériels et électroniques.
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