Services juridiques ministériels
Portefeuille du Conseil du Trésor
Mai 2010

4. Observations – systèmes d’information


4. OBSERVATIONS – SYSTÈMES D’INFORMATION

4.1 Systèmes d’information

Les gestionnaires des SJM du PCT utilisent les renseignements pertinents des systèmes d’information pour appuyer la prise de décisions et la responsabilisation.

Les gestionnaires ont besoin de renseignements fiables et opportuns pour fonder leurs décisions. Les divers systèmes informatisés fournissent généralement la majeure partie de ces renseignements.

Comme il a été susmentionné, les SJM du PCT utilisent le système financier du SCT et des tableurs tenus à l’interne pour suivre leur rendement financier.

Les SJM du PCT reçoivent aussi des rapports sur la comptabilisation du temps du système iCase du ministère de la Justice. L’avocat général principal et l’avocat général utilisent les rapports pour déterminer qui est admissible au congé de direction en fonction du nombre d’heures supplémentaires travaillées. Si les heures signalées sont considérablement supérieures à ce qui était attendu, les particularités sont examinées avec l’avocat concerné pour déterminer les raisons de l’écart. Le coordonnateur responsable d’iCase envoie des rappels mensuels aux avocats et aux parajuristes afin qu’ils saisissent leur temps. L’avocat général revoit l’information et elle fait un suivi si les heures n’ont pas été déclarées ou si les heures déclarées semblent être trop élevées. On porte également une attention particulière aux heures déclarées par les employés qui fournissent des services de contentieux et de consultation à des ministères autres que le SCT et l’EFPC, puisque les renseignements doivent être exacts et opportuns pour appuyer le recouvrement des coûts. Note de bas de page 1

Le SIRAJP est utilisé comme principal dépôt des avis juridiques. L’accès à certains avis (p. ex. : sur le droit du travail et de l’emploi) est réservé uniquement aux personnes qui occupent des postes exclus (c.-à-d. : exclus de la convention collective). Ces avis sont stockés séparément. Des contrôles logiques et matériels sur l’ordinateur où les renseignements sont stockés limitent qui a accès aux renseignements.

À notre avis, les SJM du PCT utilisent correctement les renseignements pertinents des systèmes d’information pour appuyer la prise de décisions et la responsabilisation.

4.2 Gestion de l’information

Les dossiers sont ouverts et repérés au moyen du Système de gestion des renseignements consignés (SGRC) et sont clos sur une base régulière.

La gestion efficace des dossiers et des documents juridiques est cruciale dans la pratique du droit, pour que les renseignements et les précédents pertinents puissent être retrouvés rapidement.

Le personnel du service des dossiers des SJM doit consigner l’existence d’un nouveau dossier dans le SGRC. Le personnel effectue la consignation selon les renseignements fournis par les avocats des SJM, après s'être assuré que le dossier n'existe pas déjà dans le système. Lorsque l’on informe le personnel du service des dossiers que le dossier est clos, il s’assure que tous les documents connexes se trouvent dans le dossier. De l’ouverture à la clôture du dossier, l’emplacement du dossier doit être consigné dans le SGRC. Nous avons choisi un échantillon discrétionnaire de treize dossiers du SGRC et vérifié leur emplacement physique. On a également interrogé le SGRC pour confirmer que douze dossiers additionnels choisis dans la salle des archives y étaient aussi consignés.

Les dossiers qui peuvent être clos sont identifiés de façon continue. Nous avons remarqué que les SJM comptaient 113 boîtes de dossiers clos pour lesquels un calendrier de disposition a été mis en place. On nous a informés que ces boîtes seront transférées à des fins d’archivage conformément au calendrier.

Nous sommes d’avis que les SJM du PCT ouvrent, suivent et closent les dossiers de façon appropriée.

La gestion des documents doit être améliorée.

Dans le cadre des dossiers de litige, on nous a indiqué que les avocats plaidants au sein des SJM du PCT sont satisfaits de la qualité du classement. Puisqu’il est impératif que les avocats plaidants possèdent tous les renseignements nécessaires avant une audience de la cour ou du tribunal, ils assument la responsabilité directe de s’assurer que leurs dossiers incluent tous les documents appropriés. Les avocats plaidants et les parajuristes qui gèrent des dossiers de litige ont souligné qu’ils n’utilisent pas Ringtail, le système de gestion des documents du ministère de la Justice en ce qui concerne les cas en litige. Différents facteurs ont mené à cette décision. D’abord, puisque les litiges au sein des SJM du PCT concernent le droit du travail et de l'emploi, tous les employés qui ont accès aux renseignements stockés dans Ringtail doivent occuper un poste qui est exclu de la convention collective. Les employés du ministère de la Justice qui ont la responsabilité de soutenir le système et qui pourraient avoir accès aux renseignements n'occupent pas de postes exclus. De plus, étant donné que les SJM du PCT gèrent généralement des cas relativement petits (ne demandant qu’un ou deux jours avant de passer devant un tribunal et que quelques preuves matérielles), l'usage d'un système de gestion des documents s'avère moins essentiel.

Dans le cadre des cas de consultation, les conseillers juridiques des SJM interrogés ont indiqué à l’équipe de la vérification que les dossiers sont souvent désuets ou incomplets. Les avis fournis par courriel, en particulier, ne sont pas consignés systématiquement à l’endroit approprié de façon opportune. Les avocats ont indiqué qu’ils finissent par trouver les renseignements lorsqu’ils en ont besoin, mais que cette recherche demande davantage de temps et d’efforts.

À notre avis, plusieurs facteurs ont contribué au fait que les renseignements ne sont pas consignés de façon opportune ou dans le dossier approprié. Voici ces facteurs : un usage généralisé des dossiers papier, une lourde charge de travail (répondre à la dernière requête aura toujours préséance sur le classement), l’ignorance des avocats du processus approprié à suivre, l'absence de procédures à jour sur le classement des renseignements matériels et électroniques, et un nombre insuffisant d’assistants juridiques (un poste était en cours de dotation lors de la vérification et deux autres postes étaient vacants).

Depuis quelques années, les ministères, y compris le ministère de la Justice, mettent en œuvre la solution partagée Système de gestion des dossiers, des documents et de l'information (SGGDI). Les SJM du PCT n’utilisent pas le SGGDI. Comme il a été mentionné dans la réponse des gestionnaires à la vérification interne d’avril 2009 du SGGDI du Ministère, ce système a maintenant atteint la fin de son cycle de développement de produit et il ne permet pas l'utilisation à la maison ou à partir d’un BlackBerry, deux exigences importantes pour soutenir la clientèle du ministère de la Justice. La Direction de la gestion de l’information (DGI) a entrepris une validation de principe de l’offre de gestion des documents d’Open Text Note de bas de page 2 , connue sous le nom de Livelink, en 2009-2010.

L’équipe de la vérification est d’avis qu’il faudra peut-être un certain temps avant que le ministère de la Justice ait un nouveau système de gestion des documents et des dossiers prêt à être mis en œuvre au sein des SJM du PCT. Les SJM ont besoin d’un produit qui gérera la gamme complète des documents que les SJM doivent stocker, y compris ceux auxquels seuls les employés exclus peuvent accéder et ceux ayant une classification de sécurité. Comme il a été susmentionné, on nous a indiqué que le gestionnaire, coordonnateur de la planification des activités, a commencé la mise en œuvre des politiques et des procédures administratives des SJM. On s’attend à ce que ce processus comprenne des procédures de gestion des documents. À court terme, le fait de mettre à jour ces politiques et ces procédures, et de s’assurer qu’elles sont communiquées aux employés devrait améliorer la gestion des documents au sein des SJM.