Services juridiques ministériels
Ressources naturelles Canada
Avril 2010

RÉSUMÉ

Le ministère de la Justice a créé des Services juridiques ministériels (SJM) spécialisés dans la plupart des ministères et organismes du gouvernement. Ces services donnent des avis juridiques aux organismes clients pour faciliter leurs activités. La présente vérification porte sur les pratiques de gestion des SJM qui fournissent des services à Ressources naturelles Canada (RNCan).

Cette vérification porte sur les opérations et les activités des SJM de RNCan dans la région de la capitale nationale. Les étapes de la planification et de l’examen sur place se sont déroulées de juin à novembre 2009.

Cadre de gestion

Les SJM de RNCan ont démontré à bien des égards qu’ils disposent d’un cadre de gestion approprié pour une organisation de cette taille. Les priorités et les objectifs organisationnels sont bien compris par les avocats, le personnel et le client. Les SJM de RNCan ont publié leurs objectifs à long terme sur le site intranet de RNCan. Leurs priorités à court terme sont déterminées par les priorités du ministère client. La participation aux travaux des comités de gestion de RNCan et l’interaction continue avec le ministère client permettent de cerner ces priorités. Celles‑ci transparaissent dans la contribution des SJM à l’élaboration du plan des ressources humaines du Portefeuille du droit des affaires et du droit réglementaire et du plan de services de 2009-2010 entre les SJM et RNCan.

Les SJM de RNCan ont déterminé et évalué les risques importants qui pourraient les empêcher d’atteindre leurs objectifs et ont pris des mesures pour atténuer ces risques. La contribution des SJM à l’élaboration du plan des ressources humaines du Portefeuille est conforme aux mesures d’atténuation prévues.

Les responsabilités sont clairement définies au sein des SJM. Les processus de répartition et de suivi de la charge de travail des SJM favorisent le traitement efficace des demandes de services juridiques de la clientèle tout en maintenant la qualité du service.

Les SJM surveillent officiellement le rendement par rapport à leurs normes de service au moyen d’un sondage triennal mené auprès des personnes-ressources clientes. De plus, ils demandent régulièrement de la rétroaction aux sous-ministres adjoints de RNCan.

En l’absence de manuel de procédures administratives, les employés des SJM se fient à la connaissance que la gestionnaire de bureau a des politiques et des procédures administratives du Ministère pour déterminer comment gérer l’information et les documents, faire faire des photocopies en grande quantité, obtenir des laissez-passer d’immeuble et autres. Nous avons recommandé de rédiger un manuel des procédures administratives.

Les pratiques en matière de communication des SJM fournissent généralement aux employés les renseignements dont ils ont besoin pour assumer leurs fonctions. Outre ces pratiques, l’échange de renseignements et la disponibilité de l’information aident à assurer la prestation d’avis juridiques cohérents.

Ressources humaines

Dans l’ensemble, les membres de la direction et du personnel ont l’impression que les SJM ne disposent peut‑être pas de ressources suffisantes. Le ratio d’avocats par rapport aux assistants juridiques est de 14 pour 2. Ce ratio est élevé comparativement aux autres SJM vérifiés récemment, où le ratio était habituellement d’environ quatre pour un. Le budget prévoit un troisième poste d’assistant juridique, mais à notre connaissance, aucune mesure n’a été prise pour le doter. Nous avons recommandé que le ratio avocat-employé de soutien soit revu.

Les SJM de RNCan n’ont pas de manuel d’orientation à l’intention des nouveaux employés. Ce document fournirait des renseignements généraux sur les programmes et l’organisation de RNCan, de l’information sur les lois et les règlements qui les régissent ainsi que des avis juridiques clés, le cas échéant. Il constituerait également un outil important pour préserver la mémoire institutionnelle des SJM. Nous avons recommandé qu’un manuel d’orientation générale soit rédigé à l’intention des avocats.

Les avocats des SJM sont invités à tirer parti des différentes possibilités de perfectionnement professionnel qui s’offrent à eux. Toutefois, les activités de perfectionnement ne font l’objet d’aucune mesure de suivi officielle. Les SJM ne rendent donc pas compte du pourcentage d’employés qui reçoivent au moins cinq jours de perfectionnement professionnel par année, comme l’exige la Politique d’apprentissage du ministère de la Justice. Nous avons recommandé de mettre en place un processus pour assurer le suivi et rendre compte de toutes les activités de perfectionnement professionnel qui ont lieu au sein des SJM.

Des évaluations officielles du rendement sont effectuées uniquement pour les avocats des SJM, et non pour le personnel de soutien. Les gestionnaires de tous les niveaux ont la responsabilité de fournir de la rétroaction sur le rendement de leurs employés. Nous avons recommandé d’effectuer des évaluations du rendement et d’établir des plans d’apprentissage sur une base régulière pour les employés de soutien.

Ressources financières

Les mesures prises pour administrer les ressources financières des SJM sont satisfaisantes. Les rapports courants sont examinés, rapprochés et vérifiés. Les tests de conformité des opérations financières effectués par RNCan et l’équipe de vérification n’ont relevé aucune erreur.

En raison de leurs ressources limitées, les SMJ ont concentré leurs efforts sur les demandes de services juridiques les plus prioritaires. Des heures supplémentaires ont également été nécessaires, mais à notre avis, elles n’étaient pas excessives. Les SJM ont modifié leurs priorités de façon appropriée dans le but de fournir des services juridiques satisfaisants tout en respectant le budget prévu.

Ressources matérielles

Les principaux biens matériels sont protégés de façon appropriée. L’accès à l’immeuble où se trouvent les bureaux des SJM est contrôlé. Tous les avocats ont un bureau qui ferme à clé. La liste des stocks n’était pas à jour, mais RNCan prévoit remplacer son système d’inventaire. La liste sera mise à jour dans le cadre de ce processus.

Systèmes d’information

Les SJM utilisent les systèmes financiers et les systèmes de gestion des salaires et d’information sur la gestion des dossiers de RNCan et du ministère de la Justice pour la prise de décisions et la reddition de comptes. Des efforts raisonnables sont déployés pour valider les données que les SJM entrent dans ces systèmes. L’information d’iCase sert principalement à appuyer les demandes présentées au ministère client en vue d’obtenir des ressources supplémentaires.

Gestion de l’information

On nous a dit que bien que les dossiers soient faciles à trouver, il peut être difficile de repérer des avis précis. Les personnes chargées de la consignation de l’information au dossier et les délais d’exécution diffèrent dans l’ensemble des SJM. Nous avons recommandé l’adoption de pratiques uniformes de gestion des dossiers électroniques et des dossiers papier.

Les SJM de RNCan s’efforcent systématiquement d’archiver les dossiers clos. Avant l’arrivée de l’actuelle gestionnaire des dossiers, certains des dossiers n’avaient jamais été entrés dans le SGRC. Les trois quarts de ces dossiers ont été traités aux fins d’archivage.

Conformité aux lois et aux politiques

Il y a conformité aux principales lois et politiques du gouvernement, y compris à la Loi sur la gestion des finances publiques et à la Loi sur les langues officielles.

Relations avec les autres secteurs du ministère de la Justice

Les relations entre les SJM de RNCan et les autres secteurs du ministère de la Justice sont satisfaisantes.

Relations avec le client

Le client des SJM est très satisfait de la qualité des services juridiques qui lui sont fournis. Le sondage mené en 2007 par le Bureau de la planification stratégique et de la mesure du rendement (BPSMR) de RNCan a révélé un niveau de satisfaction très élevé à l’égard des services des SJM. Le client consulte régulièrement les SJM à propos des dossiers qui pourraient soulever des questions juridiques.

Les réponses de la direction aux recommandations contenues dans ce rapport ont été fournies par l’avocate générale et directrice exécutive, Services juridiques ministériels, Ressources naturelles Canada.