Bureau du Portefeuille des services du droit fiscal
Juillet 2011

Résumé

Opinion générale

Dans l’ensemble, nous estimons que le bureau du Portefeuille des SDF s’acquitte de ses responsabilités fonctionnelles et opérationnelles à l’égard des SJM à l’ARC et à la section d’Ottawa. La satisfaction de la clientèle quant aux services fournis par le Portefeuille a reçu la cote excellente en termes de diligence, d’utilité et de respect des échéances. Nous constatons l’adoption de pratiques exemplaires touchant le guichet unique pour le client, la mise à contribution des autres secteurs du Ministère lors de la préparation du plan opérationnel et la surveillance des normes de service. Cependant, nous relevons certains points à améliorer : la communication aux avocats plaidants du rôle des SJM à l’ARC et des services fournis; la mise en œuvre des recommandations du Secteur de la gestion concernant l’augmentation de la taille de l’effectif du CGO.

Contexte

Le Portefeuille des SDF (SDF) fournit des services juridiques à un client unique, l’Agence du revenu du Canada (ARC), par l’entremise des sections régionales des SDF de même que d’une unité des services juridiques ministériels (SJM) installée dans les locaux de l’Agence. Le Portefeuille des SDF fournit des services de contentieux et des services consultatifs intégrés dans tous les domaines du droit fiscal, de même que dans d’autres domaines de pratique se rapportant à l’ARC tel que le droit administratif, la gouvernance organisationnelle et le contentieux des affaires civiles. Les services juridiques viennent en appui à l’ARC dans l’administration des programmes de subvention et de contribution et dans l’observation de la conformité à l’échelle du Canada.

Le bureau du Portefeuille des SDF, situé à Ottawa, est dirigé par le sous-procureur général adjoint (SPGA), aidé de deux sous-procureurs généraux adjoints délégués (pour les questions d’évaluation fiscale, de recouvrement et de droit civil), de l’avocat-conseil principal auprès du SPGA et du directeur du Centre de gestion des opérations (CGO). Le bureau du Portefeuille des SDF assume des responsabilités fonctionnelles et opérationnelles en matière de services juridiques ministériels et de droit fiscal à la section d’Ottawa de l’ARC.

Cette vérification visait principalement à examiner et évaluer la pertinence du rôle de direction joué par le bureau du portefeuille concernant les questions stratégiques, opérationnelles et d’autres questions touchant les unités du portefeuille. Nous avons évalué la validité des mécanismes qui entrent en jeu dans la planification, la communication et le contrôle de l’orientation et des conseils fournis par le bureau du portefeuille aux sections régionales des SDF et aux SJM à l’ARC, ainsi que les rapports qu’entretient le portefeuille avec les autres secteurs du ministère de la Justice. La portée de la vérification a été limitée afin d’inclure les opérations et les activités du bureau du portefeuille de même que les relations avec les SJM à l’ARC et la section d’Ottawa des SDF, ainsi que deux sections régionales des SDF : la Région des Prairies et la Région de l’Ontario.

Cadre de gestion

Gouvernance et orientation stratégique

Le principal organisme de gouvernance et de supervision du bureau du Portefeuille des SDF est le Conseil d’administration national des directeurs (CAND) qui sert de forum principal de consultation et de prise de décision stratégique. Conformément aux documents d’information clés utilisés par le CAND, des mesures ont été mises en place pour surveiller activement les processus de planification intégrés du portefeuille. Le SPGA responsable du Portefeuille des SDF préside le CAND et participe aux organismes de gouvernance ministériels, alors que l’ensemble de membres du CAND (y compris les directeurs régionaux des SDF) participent également aux principaux comités ministériels du portefeuille. Ainsi, tous les aspects des initiatives ministérielles et du Portefeuille des SDF sont pris en compte dans la gouvernance du portefeuille.

Organisation

Le Centre de gestion des opérations (CGO) du Portefeuille des SDF fournit des services ministériels et produit des rapports sur l’éventail complet des services fournis à l’ARC (y compris les activités de recouvrement des coûts) par le ministère de la Justice, pas seulement ceux des organisations du Portefeuille des SDF. Les initiatives permanentes visant à réduire le volume et le coût des services juridiques exigent que le CGO prépare des lignes directrices opérationnelles et établisse des procédures de production de rapports en matière de gestion et de surveillance. D’autres ressources dont bénéficie le CGO depuis 2006 ont été largement consacrées à répondre aux exigences croissantes de l’obligation de rendre compte, mais n’ont pas comblé le manque d’effectif constaté dans la préparation des rapports spécialisés servant à appuyer les activités du portefeuille et celles du CAND. Une analyse récente des besoins en ressources du CGO effectuée dans le cadre de l’exercice de l’«empreinte» ministérielle des services ministériels a recommandé la création d’un poste de cadre supérieur pour répondre à l’éventail plus vaste des besoins en matière de soutien. Notre examen de l’organisation et de la charge de travail du CGO appuie cette recommandation.

Contrôle

Le Portefeuille des SDF a établi des normes de service qui affirment son engagement à donner des conseils clairs et pratiques en vue de répondre aux questions de droit, et à identifier des possibilités de mettre en œuvre des programmes et des politiques par des moyens administratifs plutôt que législatifs ou réglementaires. Les normes de service sont précisées dans le protocole d’entente que le ministère a conclu avec l’ARC; elles ont été publiées et distribuées sous forme de brochure au sein du portefeuille et dans toute l’Agence.

Le bureau du Portefeuille des SDF a charge de traiter et d’attribuer quelque 1 800 dossiers de procédure générale chaque année. Les processus de traitement de ces dossiers sont efficaces et coordonnés, et font que l’information est diffusée rapidement dans tout le Portefeuille des SDF, assurant ainsi la cohérence de la position juridique du Ministère.

Direction, communication et développement professionnel

Au regard de la réalisation des objectifs et des priorités établies, nous avons constaté que la communication est pertinente, exacte et se fait en temps opportun. En plus des divers comités du portefeuille qui jouent un rôle de forums de discussion et de décision, le SPGA et les sous-procureurs généraux adjoints délégués pratiquent une politique de libre accès pour les gestionnaires relevant directement du SM et tiennent des rencontres individuelles mensuelles pour discuter des affaires du portefeuille et traiter de questions particulières.

Une application Web connue sous le nom de Sentier fiscal, développée pour le Portefeuille des SDF, sert efficacement d’outil principal de communication au sein du Portefeuille. Le Sentier fiscal donne accès à toutes les politiques, procédures et processus propres au Portefeuille des SDF ainsi qu’aux blogues de discussion sur la fiscalité, de même qu’à des hyperliens vers des sites pertinents que fréquente le personnel du Portefeuille (p. ex., GASPARD, la Cour canadienne de l’impôt, l’ARC).

Pour ce qui est du développement professionnel, le Portefeuille des SDF a conclu un protocole d’entente (PE) avec l’ARC (Direction générale des programmes de l’observation (DGPO)) en vertu duquel des avocats et des professionnels de l’impôt de l’ARC ont accès à des formations offertes par chacune des organisations. Trois programmes particuliers ont été mis en œuvre pour appuyer l’effort stratégique que met le Portefeuille sur le développement professionnel : le programme national de formation et de perfectionnement en matière fiscale, le Programme de jumelage et le Programme de mobilité.

À notre avis, le bureau du Portefeuille des SDF assure une direction et des communications efficaces, et offre des possibilités de développement professionnel appropriées.

Rapports avec les SJM et les régions

Le rôle des SJM à l’ARC est de fournir des services de consultation juridique et des avocats ministériels. Les SJM à l’ARC comptent 20 équipes de service actives chargées de questions fiscales particulières telles que la taxe sur les produits et les services (TPS), la taxe d’accise, les fiducies, l’impôt international et la perception fiscale. Nous avons examiné l’information sur le Sentier fiscal au regard des SJM et avons constaté le besoin de descriptions plus détaillées du rôle des SJM et des services qu’ils dispensent. De plus, les domaines que traitent les équipes de service devraient être mieux élaborés, et devraient mettre en valeur les domaines d’expertise propres aux avocats des SJM.

Services de consultation

Un projet pilote avec la Direction du secteur international et des grandes entreprises (DSIGE) de la DGPO de l’ARC sur les services de consultation vise à élargir l’utilisation des services de consultation avant l’instance de façon à réduire le volume et les coûts des litiges. Le PE et les lignes directrices opérationnelles du projet pilote prévoient de recourir à des conseils juridiques et à une aide juridique pour ce qui est des causes importantes, des enjeux et des tendances, et de prendre des arrangements de consultation et d’examen formel. De tels services-conseils permettent ainsi de recueillir des preuves pertinentes, d’expliquer les questions de fond et la procédure, et de s’assurer que la cotisation fiscale est correcte en droit.

Nous appuyons l’orientation du projet pilote qui favorise le recours accru aux services de consultation en tant que mesure d’importance pour éviter les coûts des litiges.

Planification stratégique et opérationnelle

Le bureau du Portefeuille des SDF a publié un plan opérationnel stratégique pour les exercices de 2010 à 2012. Le plan fixe des priorités et définit les facteurs clés pour permettre au portefeuille de s’adapter aux demandes actuelles et futures de l’ARC pour des services juridiques. De concert avec les autres comités de gouvernance au sein du portefeuille, le CAND veille à ce que les questions opérationnelles et stratégiques soient abordées de façon cohérente dans la gestion de la pratique du droit.

Outre la participation aux principaux exercices de gestion du ministère de la Justice, le Portefeuille des SDF dispose d’un cadre de gestion du rendement bien conçu, propre à soutenir la haute direction dans le processus de la prise de décisions. L’acheminement régulier des renseignements entre l’ARC, le bureau du Portefeuille et les sections régionales des SDF fait en sorte que la direction du Portefeuille cerne et aborde rapidement les enjeux et les tendances qui fournissent le contexte de la planification stratégique et opérationnelle.

Sur la base du matériel examiné et des entrevues menées dans le cadre de la vérification, nous avons constaté que la planification opérationnelle est documentée et bien comprise au sein du Portefeuille.

Observations – Caractère satisfaisant des interactions avec les autres secteurs du ministère de la justice

Secteur de la gestion

Le bureau du Portefeuille des SDF participe aux comités ministériels du Secteur de la gestion, et fournit des conseils et un soutien aux initiatives du Secteur telles que le développement d’iCase, et d’Echo, l’outil intelligent opérationnel du Ministère.

Direction générale du dirigeant principal des finances

Les rapports qu’entretient le Portefeuille des SDF avec la Direction générale du dirigeant principal des finances (DGDPF) en termes de gestion financière et de ressources ont été examinés au cours de la vérification. Dans le Rapport annuel sur la situation financière pour l’exercice se terminant au 31 mars 2010, publié par la Direction de la gestion des ressources au sein de la Direction générale du DPF, le Portefeuille des SDF s’est classé premier au Ministère avec un écart budgétaire de 0,5 % sur un budget de 56 M$, et est l’un des cinq groupes relevant directement du sous-ministre (SM) qui fournit régulièrement et dans les délais impartis un Rapport sur la situation financière dûment certifié à la Direction générale du DPF.

Secteur du droit public et Direction des services législatifs

Le Secteur du droit public et la Direction des services législatifs fournissent des services juridiques à l’ARC, laquelle est facturée selon le principe du recouvrement des coûts par le CGO du Portefeuille des SDF. Nous avons constaté qu’aussitôt les fonds reçus de l’ARC, le bureau du Portefeuille procède promptement au règlement de ces comptes des secteurs au moyen du processus des règlements interministériels. Tous les ans, le bureau du Portefeuille invite ces deux secteurs à présenter une prévision de la charge de travail et une estimation des coûts des services juridiques pour le prochain exercice, dans le but de les inclure dans le plan opérationnel du Portefeuille.

Nous considérons comme de bonnes pratiques l’utilisation d’un guichet unique pour le client pour toutes les questions financières ainsi que l’obtention, aux fins de la planification opérationnelle, de prévisions de la part des fournisseurs de services juridiques à l’extérieur du Portefeuille des SDF.

Satisfaction quant aux services juridiques et l’orientation fournis par le bureau du portefeuille

Le Plan opérationnel stratégique du Portefeuille des SDF établit clairement une orientation et des priorités stratégiques auxquelles souscrit le Portefeuille pour améliorer les services juridiques fournis afin de répondre aux besoins changeants de l’ARC. Parallèlement aux normes de services et aux travaux engagés par les équipes de coordination nationale et les équipes des SJM, une position cohérente a été mise de l’avant en matière de droit fiscal. D’ailleurs, l’Enquête sur la satisfaction des clients de 2008 a coté comme excellent le travail des juristes et du personnel du Portefeuille sur les plans de la réactivité et de l’utilité des services, et du respect des échéances.

Selon nous, l’orientation et les services juridiques fournis par le bureau du Portefeuille des SDF aux SJM et aux sections régionales des SDF sont adéquats et efficients.

Les réponses de la direction aux recommandations contenues dans ce rapport ont été fournies par la sous-procureure générale adjointe, Portefeuille des services du droit fiscal.