Processus de vérification des comptes des mandataires
Avril 2011

Sommaire

Opinion générale

Globalement, nous jugeons que le processus de vérification menant au paiement des comptes des mandataires est adéquat. Le processus de passation des marchés à l’aide de lettres de nomination et le processus de vérification des comptes juridiques sont bien compris et systématiquement appliqués dans l’ensemble du ministère de la Justice. Nous avons néanmoins dégagé des aspects qu’il est possible d’améliorer en rendant les lignes directrices du CGPCAC plus directives pour encourager la normalisation des dossiers des mandataires par l’utilisation de formulaires et de gabarits, en examinant et en modifiant les lignes directrices sur les taux horaires et les pouvoirs délégués d’approbation et en établissant des procédures de rapport supplémentaires relativement au traitement et à la consignation des opérations financières liées aux comptes des mandataires.

Contexte

Le ministère de la Justice emploie le terme mandataire du procureur général (« mandataire » ci-après) pour désigner les professionnels du droit du secteur privé embauchés pour fournir des services juridiques et agir au nom du ministre. La Politique sur les marchés de services juridiques et la nomination des mandataires (juillet 2008) établit les exigences et les principes associés à la passation de marchés de services juridiques par le gouvernement du Canada, laquelle doit être effectuée de façon minutieuse et responsable. Dans le cadre du Programme des mandataires, la mise en œuvre de cette politique à l’échelle ministérielle est la principale responsabilité du Centre de gestion de la pratique du contentieux des affaires civiles (CGPCAC) à l’appui du sous-procureur général adjoint (SPGA) de la Direction du contentieux.

La vérification portait sur l’examen et l’évaluation du caractère adéquat du processus de vérification associé au paiement des comptes des mandataires. Depuis l’approbation de la politique, le CGPCAC a essentiellement concentré ses efforts sur les procédures de passation de marchés et les directives relatives aux services et à la nomination des mandataires. Ce volet du Programme des mandataires est bien développé, mais il est possible de faire d’autres améliorations et économies relativement au traitement et à la surveillance financière des comptes des mandataires ainsi qu’à la production de rapports sur ces derniers.

Cadre de contrôle financier pour la vérification des comptes

Politiques, procédures et lignes directrices

Nous avons constaté un manque d’uniformité dans les procédures de vérification des comptes des mandataires d’un bureau régional à l’autre. Les formulaires et la liste de conformité et de vérification que le CGPCAC a préparés afin de faciliter la vérification des comptes des mandataires ne sont pas utilisés par tous les portefeuilles juridiques régionaux. La plupart des régions emploient divers formulaires et gabarits qu’ils ont elles-mêmes conçus pour le processus de vérification des comptes. Quant à la vérification des comptes des mandataires, le CGPCAC devrait prescrire l’utilisation de procédures, de formulaires et de listes de vérification normalisés dans tous les bureaux régionaux.

Nous nous sommes aperçus que l’usage du timbre de vérification variait d’une région à l’autre. Le timbre de vérification apposé sur la facture d’un mandataire constitue l’attestation de l’avocat mandant. L’avocat mandant responsable de la vérification d’un compte devrait signer et dater le timbre de vérification, dont l’usage devrait être rendu obligatoire.

Taux et pouvoirs délégués

Nous avons remarqué que les taux horaires des conseillers juridiques n’ont pas augmenté depuis 1991–1992 et qu’ils sont bien en deçà des taux courants du marché, ce qui a une incidence sur le temps nécessaire aux portefeuilles juridiques régionaux pour trouver et embaucher un mandataire et la priorité que ce dernier accorde subséquemment au dossier. Au moment de la vérification, les lignes directrices sur les taux horaires offerts aux mandataires faisaient l’objet d’un examen visant leur révision.

Bien que le ministre soit investi du pouvoir d’approuver les contrats passés avec les mandataires, la Direction du contentieux du SPGA, le sous-ministre adjoint ou le sous-ministre approuve tous les taux supérieurs à 125 $. À notre avis, le rajustement des pouvoirs délégués d’approbation de chaque niveau pourrait rationaliser le processus de passation des marchés.

Processus de vérification et de détermination de l’exactitude des comptes des mandataires

Surveillance financière des comptes des mandataires

Les indications écrites du CGPCAC sur la surveillance financière des comptes des mandataires ne sont pas assez normatives. Même si les avocats mandants doivent effectuer un examen approfondi ou vérifier chaque compte envoyé par les mandataires, les portefeuilles juridiques régionaux n’utilisent aucune méthode normalisée pour surveiller les comptes selon les conditions du contrat ou l’évolution du dossier. D’après nous, les lignes directrices du CGPCAC sur la surveillance financière des comptes des mandataires devraient mettre l’accent sur l’importance de se conformer aux indications sur la surveillance financière pour les régions.

Nous avons remarqué qu’en général, plus de 30 jours s’écoulent entre la réception des comptes des mandataires par le ministère de la Justice et leur paiement par le ministère client bien que le délai prescrit dans la Directive sur les demandes de paiement et le contrôle des chèques du Conseil du Trésor soit de 30 jours. Comme les ministères clients prennent de 15 à 20 jours en moyenne pour traiter un paiement, les paiements sont souvent en retard. Par conséquent, le ministère de la Justice reçoit des avis de compte en souffrance. Le CGPCAC doit établir des normes pour régir certaines activités des avocats mandants, notamment l’évaluation des comptes des mandataires et l’envoi de ces comptes aux ministères clients. Ces normes doivent prendre en considération le délai de traitement moyen des paiements des ministères clients. Ces normes procureraient une meilleure assurance que les exigences de la directive du Conseil du Trésor sont respectées.

Production de rapports sur les comptes des mandataires

Le CGPCAC utilise le Système d’information de la gestion des finances (SIGF) pour obtenir des données financières et statistiques sur les comptes des mandataires. Toutefois, il a reconnu que les rapports générés par le SIGF peuvent présenter des renseignements incomplets, car l’exhaustivité ou l’exactitude des données n’est pas validée. D’après ce que l’on nous a dit, les examens menés par le CGPCAC ont révélé que certains des comptes vérifiés et envoyés aux ministères clients à des fins de paiement n’avaient pas été saisis dans le SIGF. En outre, les régions ne transmettent aucun rapport courant sur l’état des contrats des mandataires qu’ils gèrent au CGPCAC. Le CGPCAC, qui prend actuellement des mesures pour tenter de combler cette lacune, a informé l’équipe de vérification qu’il prévoyait concevoir au cours du prochain exercice financier un système régional de production de rapports qui répondra aux besoins des portefeuilles juridiques régionaux et de sa propre organisation.

Utilisation du système iCase aux fins de la surveillance financière et de la production de rapports

Plusieurs portefeuilles juridiques régionaux surveillent les activités liées aux débours et aux frais facturés dans les comptes des mandataires et préparent des rapports à leur sujet au moyen du module sur les débours du système iCase. Ils ajoutent à ces rapports des données provenant de feuilles de calculs mises au point au sein du portefeuille. Au cours de la vérification, les avocats mandants ont souligné que l’apport de plusieurs améliorations au système iCase éliminerait la nécessité d’avoir recours à ces feuilles. Selon nous, il faut envisager d’exercer une surveillance financière de tous les comptes des mandataires et de la production de rapports sur ces derniers au moyen du système iCase.

Vérification des comptes des mandataires

Uniformité de la vérification des comptes des mandataires

Nous estimons que la vérification des comptes des mandataires est réalisée de façon uniforme. En contrôlant quatre ministères clients, nous avons constaté que tous les comptes vérifiés étaient approuvés tels quels. Les avocats mandants étaient qualifiés pour évaluer les comptes des mandataires et possédaient de l’expérience de la détermination du caractère raisonnable des heures facturées par les mandataires par rapport au travail accompli. L’examen d’un échantillon de contrats a révélé que le processus de vérification des comptes des mandataires comprenait des contrôles relatifs au respect des conditions et à l’exactitude mathématique des frais facturés. Dans les situations où un rajustement s’imposait, la documentation appropriée était versée au dossier.

Organisation des documents relatifs aux comptes des mandataires

Nous avons observé qu’une série de documents étaient conservés par les régions soumises à la vérification. Le CGPCAC a dressé une liste de conformité et de vérification pour les opérations financières; toutefois, elle n’est pas utilisée par tous les portefeuilles juridiques régionaux et n’est pas exhaustive. Il est de rigueur de préciser le contenu d’un dossier, notamment les listes de vérification concernant les opérations et les données contractuelles ou financières que les portefeuilles de services juridiques doivent conserver.

Traitement des comptes des mandataires à des fins de paiement

Traitement des comptes

Le processus de paiement des comptes des mandataires pourrait être amélioré. Les mandataires envoient les gabarits de facture qui sont couramment utilisés par leur cabinet, puisqu’il n’est pas obligatoire d’utiliser un modèle normalisé pour facturer les services rendus. Par conséquent, la présentation et le degré de précision des factures reçues varient considérablement. Par exemple, certaines factures comptent jusqu’à 30 pages de frais détaillés. Une copie de chaque facture est transmise au SPPC et au ministère client. Le SPPC saisit dans le SIGF les données que contient la facture, tandis que le ministère client l’examine avant d’effectuer un paiement. À notre avis, les portefeuilles juridiques régionaux devraient utiliser le formulaire normalisé, lequel présente les principaux renseignements liés à l’opération, pour aider le SPPC à collecter des données et améliorer l’intégrité de ces dernières.

De plus, nous nous sommes rendu compte qu’aucune procédure ne permet de confirmer que les données du SIGF sont complètes et opportunes. L’établissement d’une procédure que les bureaux régionaux pourraient suivre pour confirmer régulièrement la saisie des données dans le SIGF procurerait l’assurance que les données du SIGF sont complètes et opportunes.

Protocole d’entente

Le SPPC fournit des services afférents à la nomination de mandataires au ministère de la Justice. Ces services varient selon le client qui règle le compte du mandataire, que ce soit le ministère de la Justice ou un autre ministère. Le ministère de la Justice a conclu un protocole d’entente avec le SPPC sur les services qu’il lui offre. Toutefois, aucun protocole similaire n’existe concernant le travail que le SPPC accomplit pour le ministère de la Justice.

Dans les cas où le ministère de la Justice bénéficie des services d’un mandataire, le SPPC saisit les renseignements figurant dans les comptes des mandataires dans le SIGF du ministère de la Justice à des fins de suivi et de paiement. L’équipe de vérification a découvert que ni le ministère de la Justice ni le SPPC n’exerçaient le pouvoir prévu à l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Selon nous, il est nécessaire d’établir un protocole d’entente afin de décrire les responsabilités particulières que le SPPC assumera au nom du ministère de la Justice et de confier la responsabilité du pouvoir prévu à l’article 33 de la LGFP.

Les réponses de la direction aux recommandations contenues dans le présent rapport ont été fournies par le directeur du Centre de gestion de la pratique du contentieux des affaires civiles.