Services du droit fiscal Région des Prairies
Juillet 2011

2. Observations – Cadre de gestion

2.1 Gouvernance et orientation stratégique

Un organe de surveillance est en place et il fonctionne efficacement.

La gouvernance et l’orientation stratégique sont des éléments essentiels d’une organisation efficace qui permettent la cohérence interne, la discipline organisationnelle et l’harmonisation en fonction des objectifs prévus. Ces éléments donnent également aux gestionnaires la capacité d’affecter efficacement les ressources humaines et financières pour répondre aux priorités dans un environnement constamment en évolution.

Le Conseil d’administration national du Portefeuille des services du droit fiscal (CANPSDF) est l’organe de surveillance du Portefeuille des SDF qui donne des conseils et des directives stratégiques à toutes les sections du Portefeuille. Le CANPSDF est [traduction] « la tribune principale de consultation et de prise de décisions stratégiques sur les questions de nature fonctionnelle et d’intérêt national qui font partie du mandat du Portefeuille ». Le SPGA, Services du droit fiscal, préside le CANPSDF où siègent les membres suivants du Portefeuille des SDF :

Le CANPSDF se réunit en personne de trois à quatre fois par année, par téléconférence toutes les deux semaines, et au besoin. Les réunions portent sur toutes les questions opérationnelles relatives à la mise en œuvre des plans et des priorités du Portefeuille des SDF.

Le CANPSDF se tient au courant des questions d’envergure nationale liées au droit fiscal au moyen de l’examen des rapports sur la gestion du rendement inclus dans le Budget principal des dépenses et de discussions sur ceux-ci. Révisé la dernière fois en mai 2010, le Budget principal des dépenses est préparé par la direction du Portefeuille et il donne au Portefeuille un cadre de gestion du rendement servant à évaluer la prestation des services de consultation juridique et de contentieux offerts à l’ARC. En plus du cadre de gestion du rendement, le Budget principal des dépenses comprend l’analyse de l’atteinte des secteurs prioritaires relatifs aux dossiers des grands clients et des clients internationaux, des coûts-avantages et de l’efficacité des activités, de la saine gestion financière des équivalents temps plein (ETP) et des ressources, et des résultats des poursuites. La Section des SDF – Région des Prairies contribue à la préparation des rapports inclus dans le Budget principal des dépenses.

Le CANPSDF suit les progrès de chaque bureau régional dans la mise en œuvre des plans stratégiques et donne des directives additionnelles au besoin. Les décisions de la direction sont prises pendant les réunions du CANPSDF et les directeurs du portefeuille des SDF font connaître ces décisions à leur bureau régional respectif. Ces décisions sont consignées dans le Livre vert qui a été révisé en février 2010. Le Livre vert contient les données sur la répartition des ETP pendant l’exercice en cours, les allocations budgétaires, les prévisions des recettes et de l’information pertinente sur la planification pour l’exercice suivant.

Nous avons examiné les attributions du CANPSDF, notamment son mandat, les ordres du jour et les procès-verbaux de ses réunions, un échantillon des rapports inclus dans le Budget principal des dépenses, un échantillon des décisions consignées dans le Livre vert et des documents pertinents à l’appui au sujet des réunions du CANPSDF. Nous avons conclu que le CANPSDF est un organe de surveillance efficace composé de la bonne combinaison de membres pour assurer une surveillance appropriée et remplir son mandat.

2.2 Planification des activités

La Section des SDF – Région des Prairies a mis en œuvre un processus de planification des activités approprié.

La planification efficace des activités et la documentation connexe sont essentielles pour donner une orientation à une organisation afin qu’elle puisse atteindre les buts stratégiques, les priorités et les objectifs fixés par la direction. Les plans officiels doivent inclure les objectifs de tous les principaux secteurs de l’organisation.

La Section des SDF – Région des Prairies communique régulièrement avec le Portefeuille au sujet de ses initiatives de planification des activités et des progrès à l’égard des objectifs fixés. On nous a dit que la directrice régionale des SDF – Région des Prairies rencontre la Section de gestion des activités du Portefeuille et le SPGA au moins deux fois par année pour discuter de la planification des activités de la Section des SDF – Région des Prairies. La directrice régionale des SDF – Région des prairies et le SPGA tiennent aussi régulièrement des conférences téléphoniques (bilatérales) afin de discuter de questions liées à la Section des SDF – Région des Prairies. La directrice régionale de la Section des SDF – Région des Prairies nous a aussi informés qu’il y a des communications régulières avec le personnel de la Section de la gestion des activités du Portefeuille au sujet de la planification des activités relatives aux besoins en ressources humaines et financières.

Nous avons constaté que la Section des SDF – Région des Prairies a un plan d’activités en bonne et due forme pour guider les activités des SDF dans la Région des Prairies. Le Plan d’activités 2010-2011 du bureau régional des Prairies pour les Services de droit fiscal précise les objectifs qui sont incorporés dans le Plan d’activités régional du Ministère pour la Région des Prairies. La haute direction des SDF – Région des Prairies met régulièrement à jour le Plan d’activités de la Région des Prairies. Nous avons constaté que la directrice régionale des SDF – Région des Prairies, de concert avec l’équipe de gestion des Prairies, collabore avec le directeur régional adjoint, le directeur (intérimaire) et le directeur général régional (DGR) (intérimaire) à la mise à jour trimestrielle du plan pour tenir compte de l’évolution de chaque initiative de planification des activités.

Nous sommes d’avis qu’en élaborant son plan d’activités, la Section des SDF – Région des Prairies a officialisé ses priorités opérationnelles et fourni l’orientation nécessaire à la réalisation de ses objectifs stratégiques.

2.3 Organisation

L’organisation des SDF – Région des Prairies est appropriée.

Une structure organisationnelle efficace comprend des définitions claires des rôles et des responsabilités essentiels pour la gestion réussie d’une organisation.

La Section des SDF – Région des Prairies compte quatre bureaux : Edmonton, Calgary, Saskatoon et Winnipeg, sous la direction de la directrice régionale. La Section compte également un directeur régional adjoint, un directeur (intérimaire), six avocats-conseils, un avocat général principal, environ quarante-quatre avocats, sept parajuristes, dix-sept assistants juridiques, deux responsables d’iCase, quatre adjoints administratifs et un stagiaire.

Les rôles et les responsabilités des SDF – Région des Prairies et du bureau du Portefeuille des SDF sont généralement bien compris. Le bureau du Portefeuille est responsable de toutes les activités de planification et d’organisation, en collaboration avec les bureaux régionaux, tandis qu’il incombe à la Section des SDF – Région des Prairies d’assurer des services de contentieux et des services consultatifs à l’ARC dans la Région des Prairies. La directrice régionale des SDF – Région des Prairies relève du DGR de la Région des Prairies sur les questions qui touchent la Région des Prairies et elle communique directement avec le SPGA, Portefeuille des SDF pour faire un compte rendu des affaires importantes de droit fiscal.

Nos entretiens avec la haute direction et les avocats des SDF – Région des Prairies et notre examen des procès-verbaux des réunions nous ont permis de conclure que la directrice régionale et le directeur régional adjoint se réunissent régulièrement pour discuter de questions organisationnelles et financières pertinentes qui ont trait à la Section des SDF – Région des Prairies.

La Section des SDF – Région des Prairies a préparé des descriptions d’emploi pour chaque catégorie d’employés. Notre examen des tableaux de délégation des pouvoirs nous a permis de conclure que la délégation des pouvoirs est appropriée dans la Section des SDF – Région des Prairies. La directrice régionale a dit que la délégation actuelle des pouvoirs permet aux SDF – Région des Prairies de fonctionner efficacement.

De concert avec le SPGA, la directrice régionale des SDF – Région des Prairies examine annuellement le plan de dotation de la Région des Prairies de même que le niveau et l’ensemble des ressources dans la section afin d’évaluer les exigences relatives à la charge de travail et d’aider à bien répartir les dossiers entre le personnel. Cet examen aide à garantir que l’organisation des SDF dans la Région des Prairies comporte la combinaison nécessaire de ressources pour traiter ses dossiers complexes.

Nous avons conclu que la structure organisationnelle de la Section des SDF – Région des Prairies permet aux gestionnaires et aux employés d’être clairement tenus responsables de l’exercice de leurs fonctions.

2.4 Contrôle de la gestion

Un processus approprié d’assignation des dossiers est en place et il fonctionne efficacement.

Le contrôle et la gestion efficaces du processus de répartition de la charge de travail sont des aspects fondamentaux de la capacité d’un gestionnaire d’utiliser prudemment les ressources humaines. Dans un milieu juridique, le processus d’assignation des dossiers doit tenir compte à la fois du niveau d’expérience et des compétences des ressources humaines.

La Section des SDF – Région des Prairies compte environ 50 avocats dont l’expérience est très variée, depuis les avocats débutants qui ont récemment été admis au barreau jusqu’aux avocats chevronnés qui ont plusieurs années d’expérience. Les dossiers sont assignés aux employés qui possèdent le niveau requis de compétences et d’expérience pour gérer et compléter adéquatement la charge de travail. Le SPGA associé (évaluation fiscale), Portefeuille des SDF, assigne les dossiers de procédure générale aux bureaux régionaux des SDF au cas par cas en tenant compte de la complexité et des niveaux de risque de chaque dossier. La directrice régionale des SDF – Région des Prairies tient des réunions régulières (bihebdomadaires) avec le directeur régional adjoint et les chefs d’équipe afin de décider à qui attribuer les dossiers et veille à ce que les grands dossiers complexes sont assignés à des équipes de litiges dirigées par des avocats chevronnés de la Section qui possèdent les compétences et l’expérience appropriées. L’assignation de grands dossiers complexes nécessite souvent une consultation directe avec les hauts fonctionnaires. Les dossiers de procédure non officielle, les dossiers d’assurance emploi et les dossiers du RPC destinés à la cour de l’impôt, les dossiers de recouvrement et les dossiers de litiges liés à une non-évaluation sont assignés directement aux avocats par le directeur régional adjoint et les chefs d’équipe, qui consultent la directrice au besoin. Les dossiers relatifs à un appel sont assignés par la directrice en consultation avec le directeur régional adjoint et les chefs d’équipe. Nos entretiens avec le personnel des SDF – Région des Prairies nous ont permis de conclure que ces réunions sont un moyen efficace et efficient de bien assigner les nouveaux dossiers aux avocats de la Section.

Nous avons conclu qu’un processus efficace de communication permet à la direction et au personnel de gérer et de surveiller efficacement le processus d’assignation des dossiers.

2.5 Direction et communication

Le leadership et les communications aux SDF- Région des Prairies sont appropriés.

Les communications ont des répercussions directes sur la capacité d’une organisation d’avoir du succès. La direction doit concevoir efficacement des stratégies qui l’aident à assurer des communications opportunes, exactes et appropriées pour atteindre les buts et les priorités prévus.

Notre vérification nous a permis de constater les formes efficaces et efficientes de communications au sein de la Section des SDF – Région des Prairies. Nous avons trouvé des preuves que le bureau du Portefeuille donne des orientations à la Région des Prairies et lui transmet des renseignements dans le cadre de réunions et en gardant des voies de communication ouvertes.

La haute direction des SDF – Région des Prairies communique facilement avec le bureau du Portefeuille par téléphone, courriel ou en personne lorsqu’elle a besoin d’orientation ou d’aide. Elle nous a dit qu’elle reçoit des communications et des orientations opportunes et efficaces de la part du bureau du Portefeuille des SDF. En outre, la haute direction des SDF – Région des Prairies a dit que grâce à la facilité des communications avec le Portefeuille des SDF, elle peut facilement obtenir les orientations ou les conseils dont elle a besoin. Le directeur (intérimaire) nous a dit qu’il parle au SPGA aux deux mois pour discuter de façon informelle des activités dans son bureau, par exemple l’évolution de certains dossiers, les préoccupations et les points qui intéressent le SPGA.

Le SPGA et la directrice régionale des SDF – Région des Prairies prévoient systématiquement à leur agenda une réunion (bilatérale) aux six à huit semaines pour discuter de questions se rapportant à la Région des Prairies. En outre, le bureau du Portefeuille des SDF tient des téléconférences bihebdomadaires avec tous les membres du Conseil d'administration national du Portefeuille des Services du droit fiscal. La haute direction des SDF – Région des Prairies transmet l’information issue de ces réunions au personnel au cours des réunions régulières de la section. Le DGR (intérimaire) de la Région des Prairies nous a dit que les pratiques de gestion efficaces relatives aux dossiers juridiques au sein de la Section des SDF – Région des Prairies découlent directement des communications et des orientations constructives et opportunes avec le bureau du Portefeuille des SDF et la haute direction des SDF – Région des Prairies.

Nous avons également conclu que le système d’information Sentier fiscal fournit à la Section des SDF – Région des Prairies des renseignements pertinents sur les valeurs, l’éthique et les pratiques du Portefeuille.

Nous sommes d’avis que le leadership et les communications à la Section des SDF – Région des Prairies sont appropriés.