Rapport d’Audit des activités de surveillance du système de contrôle interne en matière de rapports financiers
4. Contexte
Politique du Conseil du Trésor
Selon la Politique sur le contrôle interne (PCI) du Conseil du Trésor, le Parlement et la population canadienne s’attendent à ce que le gouvernement fédéral soit géré efficacement, que les fonds publics fassent l’objet d’une gestion prudente, que les biens publics soient protégés et que les ressources publiques soient utilisées de façon efficace, efficiente et économique. Elle précise en outre que le Parlement et la population canadienne s’attendent à ce que des rapports fiables illustrent la transparence et la responsabilisation du gouvernement sur le plan de l’utilisation des fonds publics afin d’obtenir des résultats pour les Canadiens.
La PCI, qui est entrée en vigueur le 1er avril 2009, prévoit que les sous-ministres et les dirigeants principaux des Finances doivent signer une Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers (Déclaration). Cette déclaration figurera dans la préface des états financiers annuels du ministère et elle reconnaîtra les responsabilités de la haute direction qui consistent notamment à tenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF). À l’appui de la Déclaration, la PCI exige que les ministères mènent une évaluation annuelle du système de CIRF qui est axée sur les risques afin de déterminer l’efficacité continue du système. Les résultats de l’évaluation sont présentés dans une annexe distincte jointe aux états financiers.
Les ministères franchiront les trois étapes d’un modèle de maturité afin de se conformer à la PCI; l’étape de l’efficacité de la conception, l’étape de l’efficacité du fonctionnement et l’étape de la surveillance continue. À l’étape de l’efficacité de la conception, les ministères doivent identifier et documenter leurs contrôles clés en matière de rapports financiers et déterminer s’ils sont adaptés aux risques qu’ils visent à atténuer. Lors de l’étape de l’efficacité du fonctionnement, les ministères doivent évaluer la mesure dans laquelle les contrôles clés en matière de rapports financiers fonctionnent comme prévu au cours d’une période de temps précise, par exemple sur une période d’un an ou de six mois. Une fois que cette première évaluation approfondie des CIRF est terminée et que toutes les lacunes relevées ont été comblées, les ministères passent à l’étape de la surveillance continue. À cette étape, les ministères réalisent de nouveau des tests périodiques et axés sur les risques permettant d’évaluer l’efficacité des contrôles clés afin de déterminer l’efficacité continue du système de CIRF.
Bien qu’un ministère puisse fonctionner à l’étape de la surveillance continue, des changements de processus et d’environnement peuvent survenir et de nouveaux risques peuvent se présenter. Dans la mesure où des contrôles clés sont identifiés pour atténuer ces nouveaux risques, la conception et l’efficacité opérationnelle de ces contrôles clés doivent être évaluées à l’étape de surveillance continue.
Contrôles internes en matière de rapports financiers
Les contrôles internes en matière de rapports financiers sont des procédures et des activités mises en place par un ministère pour fournir l’assurance raisonnable que :
- des dossiers reflétant fidèlement toutes les opérations financières sont tenus à jour;
- l’inscription des opérations financières permet la préparation d’informations financières, de rapports et d’états financiers internes et externes, conformément aux politiques, directives et normes;
- les revenus sont reçus et les dépenses sont engagées conformément aux pouvoirs délégués, et que les opérations non autorisées qui pourraient avoir des répercussions importantes sur l’information financière et les états financiers sont empêchées ou repérées en temps opportun. Il s’agit notamment de fournir l’assurance raisonnable que les ressources financières sont protégées contre les pertes importantes découlant de gaspillage, d’abus, d’une mauvaise gestion, d’erreurs, de fraudes, d’omissions et d’autres irrégularités.
Tel qu’il est illustré ci-dessous, le système de CIRF d’un ministère est un sous-ensemble de son système de contrôles internes en matière de gestion financière, qui à son tour est un sous-ensemble du système global de contrôles internes.
Système de CIRF d’un ministère
Description textuelle
Le système de CIRF d’un ministère est un sous ensemble de son système de contrôle interne en matière de gestion financière (CIGF) qui à son tour est un sous ensemble du système global de contrôles internes.
Le sous-ministre en tant qu’administrateur des comptes encadre le système de contrôle interne è l’échelle du Ministère
Le DPF encadre le système de contrôle interne en matière de gestion financière y compris le système de contrôle interne en matière de rapports financiers
Les cadres supérieurs du Ministère encadrent les systèmes de contrôle interne en matière de gestion financière et de rapports financiers dans leurs domaines de responsabilité
Les contrôles peuvent être classés dans l’un des trois niveaux suivants : contrôles au niveau de l’entité (CNE); contrôles généraux liés à la technologie de l’information (CGTI) et contrôles au niveau des processus opérationnels (CNP).
- Les CNE sont des contrôles de haut niveau qui sont applicables à l’environnement opérationnel général du ministère et englobent le ton donné par la direction, l’éthique, la gestion des risques, les communications et les ressources humaines.
- Les CGTI sont des contrôles qui touchent l’environnement de la TI de l’ensemble du ministère, par exemple l’accès aux programmes informatiques et aux données, le développement et la modification des programmes, et les opérations informatiques.
- Les CNP sont des contrôles intégrés à des processus opérationnels précis utilisés dans le traitement d’opérations financières particulières (p. ex., vérification des comptes, comptes créditeurs, comptes débiteurs). L’efficacité des CNE exerce une influence directe et indirecte sur l’efficacité de ces contrôles.
Les trois niveaux de contrôle fonctionnent ensemble et de façon intégrée pour réduire collectivement, à un niveau acceptable, le risque de ne pas atteindre un objectif.
Surveillance du système de CIRF à Justice Canada
La Division des politiques et contrôles financiers (DPCF) de la Direction générale des finances et de la planification (DGFP) appuie la sous-ministre adjointe, Secteur de la gestion et dirigeante principale des Finances (SMA/DPF) et l’adjoint à la dirigeante principale des Finances (ADPF) du Ministère afin qu’ils s’acquittent de leurs responsabilités à l’égard du système de CIRF, y compris la responsabilité de veiller à ce que le Ministère soit conforme à la PCI. Relevant directement de l’ADPF, la DPCF planifie et mène l’évaluation annuelle du système de CIRF qui est axée sur les risques et rédige l’annexe jointe aux états financiers annuels.
Le Ministère a terminé ses premiers tests sur l’efficacité de la conception (EC) et sur l’efficacité opérationnelle (EO) en 2008-2009, au moyen d’un projet d’évaluation de l’état de préparation à l’audit et d’un audit pilote des états financiers de 2007-2008 du vérificateur général. Le vérificateur général a ensuite émis une opinion sans réserve à l’égard des états financiers de 2008-2009, soulignant que Justice Canada a été le premier ministère à entreprendre un audit externe de ses états financiers, et félicitant la direction de son engagement envers l’initiative. Justice Canada a été parmi les premiers ministères à passer à l’étape de la surveillance continue, soit le 1er avril 2009. Cela constitue une grande réalisation étant donné que le Cadre de responsabilisation de gestion 2014-2015 du Secrétariat du Conseil du Trésor indiquait que seuls 15 des 34 ministères s’étaient rendus à cette étape. Durant l’exercice financier 2014‑2015, le Ministère a mené à bonne fin son premier programme de surveillance continue de trois ans.
Il est essentiel de surveiller l’efficacité continue du système de CIRF afin d’être en mesure de cerner et de corriger les lacunes du contrôle susceptibles de compromettre la fiabilité des renseignements financiers.
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