Audit de la gestion de la demande

4. Contexte

Autorité

Les Services d’audit interne ont effectué cet audit conformément au Plan d’audit axé sur les risques de 2015-2016 du Ministère, lequel a été approuvé par le sous-ministre le 25 juin 2015.

Introduction

Le ministère de la Justice Canada (Justice) fournit des services juridiques aux ministères et aux organismes du gouvernement fédéral partout au Canada. La croissance soutenue de la demande pour ces services, et des coûts qui y sont associés, ont mené Justice à entreprendre un examen des services juridiques en 2014 et à s’engager à plafonner le coût total des services juridiques du gouvernement du Canada à 499,8 M$Note de bas de la page 2 annuellement. Grâce à l’Examen des services juridiques, Justice, en partenariat avec ses ministères et organismes clients (ministères partenaires), a lancé une série de mesures visant à améliorer la productivité, l’efficacité sur le plan des coûts et l’excellence de ses opérations.

Examen des services juridiques – Initiative de la gestion de la demande

L’Examen des services juridiques a recensé des mesures particulières à mettre en œuvre en deux vagues pendant trois années, à partir du 1er avril 2014. Ces mesures visaient à réaliser des économies en réduisant la demande de services et en améliorant l’efficacité de la prestation des services. Les mesures ont été divisées en trois secteurs d’engagement, soit les suivants :

  1. Redéfinir le partenariat entre le ministère de la Justice et ses clients – trouver le juste équilibre entre l’offre et la demande de services juridiques;
  2. Simplifier l’organisation – réduire les frais généraux/coûts indirects;
  3. Gérer le rendement opérationnel – améliorer la productivité et l’efficacité.

Le premier secteur d’engagement, « redéfinir le partenariat entre le ministère de la Justice et ses clients », incluait une initiative phare et trois autres mesures immédiates. L’une de ces mesures immédiates, l’Initiative de la gestion de la demande (IGD), a été considérée comme un élément essentiel pour la réduction des coûts. Cette initiative s’est concentrée sur deux activités principales (chacune incluant ses propres livrables) :

  1. collaborer avec les ministères partenaires pour cerner les travaux à faibles risques et à faible priorité qui n’exigent aucun soutien juridique consultatif;
  2. améliorer l’utilisation d’outils pour faciliter le filtrage, le tri, l’aiguillage et le règlement des demandes de services juridiques.

L’IGD devait se traduire par des économies des services votés totalisant 783 000 $ et des économies de 2,93 M$ en autorisation de crédit net, ce qui devait occasionner une réduction de 25 équivalents temps plein (ETP) d’ici 2016-2017. L’initiative devait aussi permettre de réaliser des économies de 2,25 M$ grâce à d’autres évitements de coûts d’ici 2016-2017.

Trois coresponsables (la sous-ministre adjointe, Portefeuille des organismes centraux; la sous-ministre adjointe déléguée, Portefeuille du droit des affaires et du droit à caractère réglementaire; et la directrice générale régionale et avocate générale principale, région des Prairies) ont été chargées de superviser la mise en œuvre de l’IGD. Elles étaient appuyées par une petite équipe de l’IGD composée des cadres supérieurs au sein du Portefeuille des organismes centraux.

La gestion de la demande après l’IGD

Pour s’assurer que les services juridiques restent viables sur le plan financier, Justice doit poursuivre ses efforts pour continuer à gérer la demande après l’achèvement de l’Examen des services juridiques et de l’IGD. Divers documents principaux stratégiques gouvernementaux et ministériels, ainsi que des communications du sous-ministre, reflètent l’importance de maintenir une approche à plus long terme à l’égard de la gestion de la demande de services juridiques.

L’Objectif 2020 du greffier du Conseil privé a permis de faire ressortir la nécessité que le gouvernement du Canada adopte une approche pangouvernementale pour améliorer la prestation de services et optimiser les ressources. Pour Justice, cette approche pangouvernementale suppose de collaborer avec les ministères clients comme avec des partenaires afin de concevoir des processus qui soutiennent la prestation des principaux services juridiques tout en cernant les services qui seraient plus adéquatement offerts autrement.

La réponse de Justice à l’Objectif 2020 – la vision de l’Équipe juridique du Canada pour 2020 – exige également des efforts continus pour gérer la demande de services juridiques. L’un de ses objectifs consiste à travailler avec les clients comme avec des partenaires au moyen de discussions continues afin de définir l’excellence et de cerner les priorités dans l’objectif de diminuer la demande et d’améliorer l’efficacité dans la prestation de services juridiques. Le sous-ministre a également souligné que pour atteindre l’excellence opérationnelle, Justice doit continuer à concevoir de nouveaux processus pour faciliter le filtrage, le tri, l’aiguillage et le règlement des demandes de services juridiquesNote de bas de la page 3.

La réalisation de cette vision exigera un changement dans la façon dont Justice mène ses activités puisqu’elle passera d’un modèle de service à la clientèle traditionnel à un partenariat avec des ministères. Ce partenariat suppose une collaboration entre toutes les parties pour contenir les coûts des services juridiques et répondre aux besoins en matière de services juridiques du gouvernement.

5. Objectifs de l’audit

L’audit avait pour objectifs d’établir si :