Rapport annuel au Parlement 2023-2024 : Loi sur l’accès à l’information

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© Sa Majesté le Roi du chef du Canada, représenté par le ministre de la Justice et procureur général du Canada, 2024.

Table des matières

• Introduction
  • Objet de la Loi sur l’accès à l'information
  • Mandat du ministère de la Justice
  • Lancement de la modernisation de l'AIPRP au Ministère
  • Sensibilisation et collaboration
  • Procédures et politiques
  • Mises à jour de la formation
  • Amélioration de l'analytique et de la technologie
  • Initiatives en matière de recrutement et de maintien en poste
  • Engagement en faveur de la diversité et de l'équité en matière d'emploi
  • Plaintes
• Structure organisationnelle
• Ordonnance de délégation
• Performances et statistiques
  • Nombre de demandes
  • Taux de respect des délais, durée de traitement et prorogations
  • Taux de présomption de refus
  • Demandes en suspens
  • Répartition des demandes traitées
  • Demandes, exceptions et exclusions
  • Demandes informelles
  • Sources et types de demandes
  • Format de l'information communiquée
  • Consultations
  • Plaintes actives
  • Frais et coûts
• Activités de formation et de sensibilisation
  • Séances de formation
• Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
  • Publication proactive
  • Mises à jour des politiques ministérielles
  • Conseil
• Plaintes, enquêtes et affaires devant la cour fédérale
  • Plaintes déposées
  • Enquêtes réalisées
  • Demandes de contrôle judiciaire à la Cour fédérale du Canada
• Surveillance de la conformité
• Annexe A – Arrêté de délégation
• Annexe B - Tableau des exigences en matière de publication proactive

Introduction

Nous sommes heureux de déposer le Rapport annuel au Parlement sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) pour l'exercice 2023-2024, conformément à l'article 72 de la Loi.

Objet de la Loi sur l’accès à l'information

La Loi est entrée en vigueur le 1^er juillet 1983.

La Loi confère aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et à toute personne et société présente au Canada le droit de demander l’accès aux renseignements et aux dossiers relevant du gouvernement fédéral, sous réserve d’exceptions précises et limitées. La Loi complète, sans toutefois les remplacer, les modalités existantes d’accès aux documents de l’administration fédérale. Elle ne vise d’aucune façon à restreindre l’accès aux renseignements que les institutions fédérales mettent normalement à la disposition du grand public sur demande. En vertu de l’article 94 de la Loi, le responsable de chaque institution fédérale doit établir, en vue de sa soumission au Parlement, un rapport annuel sur l’application de la Loi, en ce qui concerne son institution, au cours de chaque exercice.

Le présent 41^e rapport annuel sur l'application de la Loi vise à décrire la façon dont le ministère de la Justice (ci-après appelé « le Ministère ») s'est acquitté de ses responsabilités au cours de l'exercice 2023-24 (ci-après « au cours de la période visée par le rapport »).

Mandat du ministère de la Justice

Le ministère de la Justice a le mandat d'appuyer le double rôle du ministre de la Justice et du procureur général du Canada.

Le Ministère appuie le ministre de la Justice dans ses responsabilités à l'égard de 49 lois et domaines du droit fédéral en assurant un cadre juridique national bilingue et bijuridique principalement dans les domaines suivants : la justice pénale (y compris le système de justice pénale pour les adolescents), la justice familiale, l'accès à la justice, la justice autochtone, le droit public et le droit international privé.

Le Ministère appuie également le procureur général en tant que premier conseiller juridique de la Couronne, tant en ce qui concerne les activités courantes du gouvernement que l'élaboration de nouvelles politiques, de nouveaux programmes et de nouveaux services pour les Canadiens. Le Ministère fournit des conseils juridiques au gouvernement et aux ministères et organismes fédéraux, représente la Couronne dans les litiges civils et devant les tribunaux administratifs, rédige des projets de loi et répond aux besoins juridiques des ministères et organismes fédéraux.

Lancement de la modernisation de l'AIPRP au Ministère

Dans le cadre de la première phase de notre stratégie de modernisation, nous nous sommes concentrés sur l'amélioration de la collaboration du Bureau de l'AIPRP avec tous les bureaux de première responsabilité (BPR), les agents de liaison ainsi que les analystes du Bureau de l'AIPRP afin de nous assurer qu'ils sont bien soutenus et qu‘ils disposent des outils nécessaires pour relever les défis croissants de la pratique de l'AIPRP.

Notre objectif est d'établir un cadre de processus interne plus efficace pour le traitement des demandes d'AIPRP qui augmentera l'agilité et l'efficacité à toutes les étapes du traitement des demandes en utilisant de nouvelles technologies, comme ATIPXpress, tout en améliorant nos pratiques internes pour permettre une collaboration et une coopération efficaces entre tous les intervenants.

Version texte

Principales réalisations 2023-2024

Avril : Processus de recrutement du printemps PFETE

Mai : Avis du SCT sur la sensibilité culturelle autochtone

Juin : Mise à jour des ressources de formation ministérielles

Juillet : Évaluation préliminaire des facteurs relatifs à la vie privée

Septembre : DMNQ : Gouvernment Ouvert & GI

Octobre : Groupe de travail interministériel ATIPXpress

Novembre : Participation à la conférence ACAP 2023

Décembre : Mise à jour du protocole d'atteinte à la vie privée

Janvier : Semaine de la protection des données 2024

Février : Salon recrutement & de carrière des étudiants

Mars : Mise à jour du formulaire et des outils internes en cas d'atteinte à la vie privée

Sensibilisation et collaboration

Ces séances nous ont amenés à identifier plusieurs sujets et domaines de formation sur le bien-être pour aider le personnel du Bureau de l'AIPRP. Ces séances ont été programmées au cours de l'année 2024-2025.

Actuellement, le Bureau de l'AIPRP s’efforce activement d’améliorer les stratégies de communications et les relations entre tous les BPR, les agents de liaison et les analystes au sein du Bureau de l'AIPRP. Pour atteindre cet objectif, le Bureau de l'AIPRP a commencé par créer une série de séances d’information, de sensibilisation et d'éducation destinés aux clients afin d'ouvrir des voies de communication pour obtenir des commentaires et de renforcer notre compréhension collective des rôles et des responsabilités.

Par exemple, en septembre, le Bureau de l'AIPRP a tenu une séance « Demandez-moi n'importe quoi » : Gouvernement ouvert, gestion de l'information et AIPRP. Cette séance visait à promouvoir de bonnes pratiques de gestion de l'information, comme l'ouverture par défaut et la nouvelle norme sur la gestion de l'information numérique dans l'espace de travail numérique et LEX, tout en appuyant les principes de gouvernement ouvert, d’accès à l'information et de protection des renseignements personnels, comme la transparence et la collaboration. La séance a permis aux employés du ministère de la Justice d'obtenir directement les réponses relatives è la protection des renseignements personnels et l'accès à l'information de la part de l’un des membres de notre équipe.

En novembre, plusieurs membres de l'équipe du Bureau de l'AIPRP ont assisté à la 37^e conférence annuelle de l'Association canadienne d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels (ACAP). LA conférence a offert de la formation, ainsi que des conseils et des mises à jour précieux de la part de responsables en matière de protection de la vie privée, de fonctionnaires, de journalistes ainsi que de consultants et d'experts du secteur privé.

En janvier, l'AIPRP a célébré la Semaine de la protection des données. À l'occasion de l'événement mondial annuel, le Ministère a publié une publication dans son bulletin hebdomadaire ministériel et a affiché diverses ressources du Commissariat à la protection de la vie privée dans l'ensemble du Ministère. Ces ressources visent à mieux informer les employés des risques pour la protection des renseignements personnels à la maison et sur le lieu de travail, ainsi que sur leurs droits et responsabilités en matière de protection des renseignements personnels et de traitement de l’information et des données.

Procédures et politiques

Amélioration de l’efficience de nos procédures et de nos politiques

S'appuyant sur ces collaborations, notre Bureau de l'AIPRP a commencé à mettre à jour ses politiques et procédures afin d'améliorer la productivité et l'efficacité du traitement des demandes d'AIPRP. Notre objectif est de fournir aux BPR et aux agents de liaison un référentiel de renseignements à jour où ils peuvent trouver plusieurs outils et documents d'orientation pour les aider à traiter les demandes d'AIPRP.

Ces améliorations favoriseront davantage l’échange de connaissances en général et clarifieront les rôles et les responsabilités de tous les intervenants dans le traitement des demandes.

Mises à jour de la formation

Le Bureau de l'AIPRP a continué d’offrir aux employés la formation requise pour favoriser leur perfectionnement, leur réussite et leur bien-être. Les employés du Bureau de l'AIPRP suivent également la formation ministérielle obligatoire sur des questions telles que la sécurité et la sensibilité culturelle.

Amélioration du service aux clients autochtones et sensibilisation accrue aux réalités culturelles en milieu de travail

Conformément à l'Avis de mise en œuvre de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels 2023-01 du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada : Faire progresser la réconciliation – Des services culturellement adaptés, le Bureau de l'AIPRP a mis à jour sa formation et ses fonctions pour répondre aux besoins de ses programmes et de clients.

Nous avons ajouté de nouvelles exigences en matière de formation obligatoire et recommandée pour les employés et les professionnels de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels afin de faciliter l'accès des peuples autochtones à l'information gouvernementale et aux renseignements personnels.

Il s'agit notamment de nouveaux cours de formation obligatoires tels que :

• Réflexion sur les préjugés culturels : perspectives autochtones (IRA101)
• La vérité inconfortable : un bref historique de la relation entre les peuples autochtones et le gouvernement du Canada (IRA102)
• Compétence culturelle : Perspectives autochtones (IRA142)

Ainsi que les formations suivantes, facultatives mais fortement encouragées :

• Premières Nations au Canada (IRA103)
• Métis au Canada (IRA104)
• Les Inuits au Canada (IRA105)
• La réconciliation commence par moi (IRA141)

Bien-être et développement professionnel des employés

Le Ministère a offert de la formation sur divers sujets et enjeux, notamment l'intelligence émotionnelle et la santé mentale, les traumatismes vicariants, la prévention du harcèlement, les discussions et les mises en garde contre l'exposition à du matériel explicite et sensible, la formation sur la civilité et le respect, la formation sur l'excellence du service et les conversations difficiles.

De la formation linguistique officielle, ainsi que d'autres formations visant à développer les compétences et les connaissances des employés en matière de développement professionnel, de réseautage, de technologie et d'information propre au programme ont également été offertes régulièrement aux employés tout au long de l'année.

Enfin, les employés du Bureau de l'AIPRP ont participé à un certain nombre de séances de formation internes et interministérielles, de conférences, de séances d'information et de séminaires organisés par le SCT ou par diverses associations sur des questions relatives à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels. Ces séances incluent notamment des diffusions de GCCollab, de l'InfoBlitz et des séances du SCT et du Bureau de développement de la communauté de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels. Ces échanges ont permis aux employés de faire le point sur l'élaboration des pratiques d'AIPRP et sur les tendances à venir dans ce domaine, ce qui a contribué à la modernisation de notre équipe et a éclairé les pratiques exemplaires.

Amélioration de l'analytique et de la technologie

Le Bureau de l'AIPRP du Ministère est en train d'intégrer un nouveau système modernisé de gestion des dossiers qui remplacera le système actuel de gestion des dossiers AccessPro Case Management (APCM). Les employés ont participé à une formation avec OPEXUS afin de mieux comprendre le fonctionnement du système et ses différentes fonctions.

Le Bureau de l'AIPRP accueille actuellement le sous-groupe de travail sur la protection des renseignements personnels et la modernisation et ATIPXpress, un groupe de travail interministériel créé pour discuter des lacunes, échanger des pratiques exemplaires et cibler les domaines de collaboration afin de faciliter la mise en œuvre progressive du nouveau système de gestion des dossiers.

Plusieurs ministères ont collaboré avec le Bureau de l'AIPRP du Ministère pour élaborer des ressources telles que des flux de travail et des schémas de processus, ainsi que discuter du processus de modernisation. L'objectif principal de ces réunions et séances de travail était de déterminer comment ATIPXpress s'inscrit dans les besoins multiorganisationnels des services d'AIPRP et des professionnels de la protection de la vie privée. L'accent a également été mis sur l'amélioration des activités et des fonctions existantes de APCM, plutôt que sur leur réinvention, et sur l'anticipation des changements à venir à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Initiatives en matière de recrutement et de maintien en poste

Le Bureau de l'AIPRP a participé à des activités de recrutement tout au long de la période de référence, en mettant l'accent sur le recrutement d'Autochtones, d'étudiants et de francophones. Ces événements de recrutement ont eu lieu dans des établissements d'enseignement tels que le Cégep de l'Outaouais et l'Université du Québec en Outaouais. Le Bureau de l'AIPRP du Ministère a également assisté au Salon de l'emploi des étudiants autochtones d'Ottawa et a participé au processus de recrutement du Programme fédéral d'expérience de travail étudiant (PFETE) dans le cadre de l'étude, ce qui a conduit à l’embauche de trois étudiants du PFETE au sein de notre équipe.

Le Bureau de l'AIPRP a continué de collaborer avec d'autres professionnels de l'AIPRP et a mené une campagne de recrutement active sur GCCollab. Cela a conduit à l’embauche de six employés supplémentaires à temps plein.

Engagement en faveur de la diversité et de l'équité en matière d'emploi

Le ministère de la Justice et le Bureau de l'AIPRP estiment que, pour être en mesure de servir le public, son effectif doit refléter fidèlement la diversité de la population canadienne. Le Ministère recrute activement des membres des groupes désignés et visés par l'équité en matière d'emploi et les encourage à s’identifier à l’un de ces groupes lorsqu’ils posent leur candidature et entrent en fonction.

Plaintes

Réduction du nombre des plaintes

Au cours de la période visée par le rapport, l'équipe chargée des plaintes a poursuivi ses efforts pour réduire le nombre de plaintes. De plus, nous nous sommes concentrés sur le renforcement de notre relation avec le Commissariat à l'information du Canada (CIC) par le biais d'un dialogue constructif et ouvert. Grâce à ces efforts, le nombre total de plaintes est passé de 55 au cours de la période de référence précédente à 33 au cours de la période de référence.

Élimination des ordonnances officielles du Commissariat

Le Ministère a notamment réussi à éliminer les ordonnances officielles émises par le CIC lors de cette période de référence. Au cours des trois dernières années, il y a eu 11 ordonnances de ce type, mais en 2023-2024, ce nombre a été réduit à zéro.

Structure organisationnelle

Le Bureau de l'AIPRP est responsable de l'administration de la Loi, y compris le traitement des demandes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels, ainsi que des plaintes, des consultations avec d'autres ministères et des tiers, et du suivi de la conformité pour respecter les obligations et les délais légaux.

En 2023-2024, le Bureau de l'AIPRP a subi un changement à sa structure hiérarchique. En avril 2023, le Bureau de l'AIPRP est passé de la structure de la Direction des solutions d'information à la Direction générale des pratiques juridiques (DGPJ). Le directeur du Bureau de l’AIPRP relève maintenant de l'avocat général principal et du directeur général de la Direction générale des pratiques juridiques du Secteur de la gestion afin de mieux l'harmoniser avec son initiative de modernisation et de bénéficier de services juridiques et analytiques supplémentaires au sein de la DGPJ.

Au cours de la période visée par le rapport, le Bureau de l'AIPRP du Ministère comptait un total de 25.17 postes équivalents temps plein (ETP) chargés des demandes d'accès à l'information et des dossiers de protection des renseignements personnels, et un total de trois consultants. Pour appuyer l’administration de la Loi sur l’accès à l’information, la Division des opérations comptait un total de 18. 650 postes ETP et un consultant. Le Bureau de l'AIPRP s'est engagé à réduire sa dépendance à l'égard des services de consultation. Nous avons commencé à explorer des solutions de rechange aux consultants, par exemple en utilisant les services du Centre de services juridiques, en utilisant le système de gestion des litiges du Ministère, en offrant une formation supplémentaire à notre personnel et à nos BPR, ainsi qu'en mettant en œuvre le nouveau système ATIPXpress. Nous avons commencé à voir des résultats très positifs qui devraient être encore plus évidents à l'avenir lorsque le projet de modernisation sera terminé.

Le Bureau de l'AIPRP est organisé en trois divisions :

• La Division des opérations collabore avec le Ministère pour traiter les demandes d’AIPRP reçues.
• La Division des politiques et vie privée élabore des politiques sur l’AIPRP, donne des conseils sur des questions liées à la protection des renseignements personnels et met à jour les rapports annuels et d’autres rapports législatifs.
• La Division des plaintes traite les plaintes et travailles-en étroite collaboration avec le CIC et le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

De plus, le Bureau de l'AIPRP travaille actuellement à la modernisation de son système de gestion de l'AIPRP afin d'obtenir un meilleur rendement et met sur pied une équipe composée d'experts en technologie de l'information. L'équipe assurera une transition en douceur vers la nouvelle plateforme.

En vertu de l’article 73.1 de la Loi, les institutions qui rendent compte au même ministre peuvent s’associer pour échanger des services de traitement des demandes. Le ministère de la Justice n’a conclu aucune entente sur le partage de services.

Le Bureau de l’AIPRP du ministère de la Justice est composé d’un effectif spécialisé qui s’engage à assurer l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels. Ces activités comprennent notamment ce qui suit :

• Assurer le traitement rapide des demandes en vertu de la Loi et aider les clients conformément aux principes d’assistance aux demandeurs ;
• Traiter les demandes de consultation présentées par d’autres institutions fédérales concernant des documents du Ministère qui se trouvent dans leurs dossiers ou des documents pouvant être protégés par le secret professionnel de l’avocat ;
• Offrir des conseils et une orientation à la haute direction et à tous les employés du Ministère sur les questions liées à l’AIPRP, ainsi que des séances de formation et de sensibilisation ;
• Répondre aux plaintes et négocier avec le commissaire à l’information et le commissaire à la protection de la vie privée ;
• Assurer la liaison au nom du Ministère auprès du SCT, des commissaires à l’information et à la protection de la vie privée du Canada et d’autres ministères et organismes fédéraux en ce qui concerne l’application de la Loi ;
• Coordonner, examiner, approuver et publier des rapports législatifs, tels que les rapports annuels au Parlement ;
• Élaborer, coordonner et mettre en œuvre des politiques, des procédures et des lignes directrices pour la mise en application rigoureuse de la Loi par le Ministère ;
• Moderniser les procédés d’AIPRP et les technologies de gestion de l’AIPRP en mettant sur pied une petite équipe qui évaluera les nouvelles solutions numériques pouvant réduire les processus opérationnels, réduire le temps nécessaire au traitement des demandes, améliorer la qualité et aider tous les intervenants à participer plus facilement au processus.

Les activités du Bureau de l’AIPRP sont appuyées par 26 BPR du Ministère. Ces bureaux sont chargés de trouver et fournir des documents en réponse aux demandes et de fournir des recommandations sur la divulgation des documents conformément aux dispositions de la Loi.

Bureau de l'interlocutrice spéciale

Au cours de l'exercice 2023-2024, le Bureau de l’AIPRP a également aidé le Bureau de l'interlocutrice spéciale à répondre aux demandes d'AIPRP et à contribuer à l'établissement d'une relation de confiance et de respect entre le Canada et les Premières Nations, les Inuits et les Métis. L'interlocutrice spéciale indépendante aidera à déterminer les mesures nécessaires et à recommander un nouveau cadre fédéral pour assurer le traitement respectueux et culturellement approprié des tombes et des lieux de sépulture anonymes d'enfants associés aux anciens pensionnats pour Autochtones.

Le Bureau de l'AIPRP a reçu deux demandes concernant le Bureau de l'Interlocutrice spéciale indépendante. En raison du grand nombre de documents et du fait que le Bureau de l'interlocutrice spéciale disposait de ressources limitées, le Centre des services parajuridiques a aidé le Bureau de l'IS dans son processus de collecte de documents.

Ordonnance de délégation

Le directeur de l’AIPRP dispose des pleins pouvoirs délégués par le ministre pour l’application de la Loi.

Afin d’accroître le pouvoir de la haute gestion, les pleins pouvoirs sont également conférés à la sous-ministre, aux sous-ministres déléguées, au sous-ministre adjoint et dirigeant principal des finances, Secteur de la gestion, et au directeur général et avocat général principal de la Direction générale des pratiques juridiques. Une copie de l’arrêté de délégation du Ministère figure à l’annexe A du présent rapport.

Performances et statistiques

Le Ministère s'est engagé à assurer la transparence et de responsabilisation en vertu de la Loi et continue de s'employer à améliorer son rendement afin d'offrir les normes de service les plus élevées en matière d'accès à l’information et de protection des renseignements personnels.

Nombre de demandes

Le Ministère a reçu 392 demandes au cours de la période de référence, restant équivalent à la période de référence précédente. De plus, 450 demandes en suspens des années précédentes ont été reportées pour un total de 842 demandes actives en 2023-2024. Ceci représente une augmentation significative, en partie due à divers retards dans la clôture des demandes plus complexes dans les délais législatifs. En conséquence, le nombre de demandes spécifiquement reportées au-delà des délais législatifs a également considérablement augmenté, passant de 360 à 488 demandes au cours de la période de rapport.

Au cours de la période de référence, 291 demandes ont été traitées, ce qui représente une légère diminution par rapport à la période de référence précédente (308 demandes), due à la complexité des demandes reçus. De plus, 551 demandes ont été reportées à l’exercice financier 2024-2025. Le traitement des demandes officielles d’accès à l’information a exigé la consultation de 134 074 pages, dont 9 905 ont été partiellement communiquées. Il s'agit d'une augmentation importante par rapport à la période de référence précédente, mais 84 939 (62 %) des 134 074 pages ont été abandonnées par le demandeur. Par conséquent, 49 135 pages ont été évaluées, ce qui représente une diminution par rapport au nombre total de pages traitées au cours de la période de référence précédente.

Le nombre de pages traitées au cours de cette période de référence ne prend en compte que les pages des dossiers clos. En 2023-2024, un grand nombre de pages ont été traitées dans le cadre de dossiers qui ne sont pas encore clos. Celles-ci seront prises en compte dans de futurs rapports. En outre, aucunes pages ont été traitées et communiquées de manière informelle.

Taux de respect des délais, durée de traitement et prorogations

Sur les 291 demandes, 201 ont été traitées dans les délais prévus par la Loi. Le taux de conformité pour cette période de référence est demeuré pratiquement inchangé à 69 % par rapport à la période précédente (69,5 %). Au cours de la période de référence, le Ministère a clos 66 demandes en 15 jours ou moins (22,7 %), 60 demandes en 16 à 30 jours (20,6 %), 60 demandes en 31 à 60 jours (20,6 %), 40 demandes en 61 à 120 jours (13,8 %), 15 demandes en 121 à 180 jours (5,2 %), 20 demandes en 181 à 365 jours (6,9 %) et 30 demandes ont nécessité plus de 365 jours pour être traitées (10,3 %). Le graphique ci-dessous représente le nombre de demandes traitées (avec le pourcentage) par durée de traitement pour toutes les demandes traitées.

Version texte

Graphique circulaire affichant la durée de traitement des demandes comme suit :

• 22,7 % des demandes ont pris de 1 à 15 jours pour être traitées.
• 20,6 % des demandes ont pris de 16 à 30 jours ;
• 20,6 % des demandes ont pris de 31 à 60 jours ;
• 13,8 % des demandes ont pris de 61 à 120 jours ;
• 5,2 % des demandes ont pris de 121 à 180 jours ;
• 6,9 % des demandes ont pris de 181 à 356 jours ;
• 10,3 % des demandes ont pris plus de 365 jours.

Le Ministère a dû demander des prorogations pour 155 demandes. Parmi ces demandes, 87 ont fait l’objet d’une prorogation en vertu de l’alinéa 9(1)a) pour entrave au fonctionnement, comptant largement sur cette prolongation par rapport aux 58 demandes utilisées dans cette section au cours de la période de rapport précédente. Soixante-cinq ont fait l’objet d’une prorogation en vertu de l’alinéa 9(1)b) pour les consultations requises et trois ont fait l’objet d’une prorogation en vertu de l’alinéa 9(1)c) pour les consultations avec des tiers.

Cela s'explique par l'augmentation importante du nombre de pages, ainsi que par la demande accrue adressée au BPR et au Bureau de l'AIPRP pour traiter les pages assujetties à la Loi.

Taux de présomption de refus

Le taux de présomption de refus du Ministère au cours de la période de référence actuelle (c.-à-d. le pourcentage de demandes d’accès à l’information qui ont reçu une réponse après le délai prévu par la Loi) s’établissait à 30,9 %, ce qui signifie que 90 demandes ont été traitées après les délais prescrits par la Loi. Ce chiffre demeure pratiquement inchangé par rapport à la période de référence précédente, avec une répartition similaire du nombre de demandes au-delà du délai prévu par la loi, soit 28 demandes dans les 15 premiers jours et 47 après 180 jours.

Le taux de présomption de refus pour la période de référence 2023-2024 a diminué par moins de 1 % comparativement à la période de référence 2022-2023.

Version texte

Le taux de présomption de refus était de :

• 36,0 en 2021-2022
• 31,0 en 2022-2023
• 30,9 en 2023-2024

Demandes en suspens

Le SCT recueille des données statistiques auprès d’institutions particulières (dont le Ministère) sur le volume de demandes d’accès à l’information et de demandes de renseignements personnels en suspens. Le Ministère a reporté 551 demandes, soit 65,4 % des demandes, à la prochaine période de référence, en raison de la nature et de la complexité variables des nouvelles demandes reçues et des demandes en suspens des périodes de référence précédentes.

Le Ministère a observé une augmentation de 194 % des plaintes réglées. Le Bureau de l’AIPRP a affecté du personnel sur ces dossiers et a priorisé ces dossiers pendant la période de référence. Cette approche a permis de réduire considérablement le nombre de dossiers reportés, puisque les 101 plaintes réglées représentent un pourcentage important des dossiers réglés par l’institution.

Répartition des demandes traitées

Parmi les 291 demandes traitées au cours de la période de référence :

• 54 demandes (18,6 %), n’avait pas de documents à fournir ;
• 75 demandes (25,8 %) ont été abandonnées par le demandeur.

Les 162 demandes restantes ont été traitées comme suit :

• 17 demandes (10,5 %) ont fait l’objet d’une communication intégrale ;
• 119 demandes (73,5 %) ont fait l’objet d’une communication partielle ;
• 14 demandes (8,6 %) ont fait intégralement l’objet d’une exception ;
• 2 demandes (1,2 %) n’étaient ni confirmées ni rejetées ;
• 10 demandes (6,2 %) ont été transférées à d’autres ministères.

Version texte

Graphique à barres montrant la répartition des demandes traitées, comme suit :

• Communication totale : 17
• Communication partielle : 119
• Exemption totale : 14
• Exclusion totale : 0
• Aucun document n’existe : 54
• Demande transférée : 10
• Demande abandonnée : 75
• Ni confirmée ni rejetées : 2

Demandes, exceptions et exclusions

Exceptions invoquées

Le Ministère a utilisé des exceptions à 337 reprises en vertu de la Loi pour 291 demandes. La majorité des exceptions invoquées relevaient de trois dispositions de la Loi :

• L’article 23, qui prévoit une exception pour les renseignements protégés par le secret professionnel, a été invoqué dans 95 dossiers ;
• L’article 19, qui prévoit une exception pour les renseignements personnels, a été invoqué dans 69 dossiers ; et
• L’article 21, qui prévoit une exception pour les renseignements sur les processus décisionnels internes du gouvernement, a été invoqué dans 65 dossiers.

Il convient de noter que plus d’un article de la Loi (exception) peut s’appliquer à une demande d’accès en particulier.

Exclusions citées

Des exclusions ont été invoquées pour sept demandes en vertu de l’article 68 de la Loi (documents publiés ou documents mis en vente par le public) et pour 45 demandes en vertu de l’article 69 (documents confidentiels du Conseil privé du Roi pour le Canada) de la Loi.

Demandes informelles

Le Ministère a publié sur le Portail du gouvernement ouvert des résumés des demandes d’accès à l’information traitées qui ne contiennent pas de renseignements personnels ou de renseignements de tiers. Les membres du public peuvent présenter des demandes officieuses pour obtenir une copie des renseignements communiqués précédemment.

Au cours de la période de référence 2023-2024, le Bureau de l’AIPRP a reçu 290 demandes informelles, dont 11 étaient en suspens depuis les périodes de référence précédentes, pour un total de 301 demandes informelles. Le Bureau de l’AIPRP a traité 293 demandes, ce qui représente une augmentation de 1,1 % par rapport aux 297 demandes informelles traitées au cours de la période de référence 2022-2023. Le Bureau de l’AIPRP a recommuniqué 38 585 pages, ce qui représente une diminution considérable par rapport à la période de référence précédente (152 622 pages). Ce chiffre ne comprend pas les courriels ou les appels téléphoniques de demandeurs potentiels auxquels le Bureau de l’AIPRP a répondu ou qui ont été redirigés vers d’autres institutions.

Sources et types de demandes

Au cours de la période de référence 2023-2024, le Ministère a reçu la majorité (85,5 %) de ses 392 demandes d’accès à l’information provenant de trois sources : 154 demandeurs qui ont refusé de s’identifier (39,4 %), 105 demandes des membres du public (26,7 %) et 76 demandes des médias (19,4 %).

Version texte

Graphique à barres affichant le nombre de demandes par source, comme suit :

• Refus d'identifier : 154
• Public : 105
• Organisation : 5
• Entreprises (secteur privé) : 39
• Milieu universitaire : 13
• Médias : 76

Format de l'information communiquée

La plupart des demandeurs ont choisi de recevoir de l’information en format électronique sans frais supplémentaires puisque le Ministère a continué d’utiliser la livraison par l’intermédiaire du service Connexion postel, un service offert sans frais au demandeur qui constitue maintenant la principale méthode de communication de documents du Bureau. Il permet une livraison sécurisée des documents dans un format électronique et contourne la question des restrictions de taille des courriels et la nécessité pour le destinataire d’avoir un appareil compatible pour accéder aux documents.

Consultations

Au cours de la période de référence 2023-2024, le Ministère a reçu 196 demandes de consultation de la part d’autres institutions gouvernementales et deux de la part d’organisations, pour un total de 198 demandes de consultation de documents relatifs aux activités du Ministère. Les 103 demandes de consultation en suspens des périodes de référence précédentes ont été reportées, pour un total de 298 demandes de consultation d’autres institutions gouvernementales et de trois demandes de consultation d’autres organisations à traiter.

Le volume des consultations a diminué en termes de demandes, passant de 335 demandes au cours de la période de référence précédente à 198 demandes en 2023-24. Cependant, le Ministère a considérablement augmenté le nombre de pages examinées, passant de 25 877 au cours de la période de référence précédente à 35 596 en 2023-24.

Parmi les 198 demandes de consultation, 204 ont été traitées au cours de la période de référence et les 103 demandes restantes ont été reportées pour être traitées au cours de l’exercice financier 2024-2025, ce qui représente une augmentation de 14 % par rapport à l’exercice financier précédent. Les délais de traitement des 204 demandes de consultation étaient les suivants :

• 48 demandes de consultation ont été traitées en 1 à 30 jours ;
• 63 ont été traitées en 31 à 60 jours ;
• 36 ont été traitées en 61 et 120 jours ;
• Les 57 autres ont été traitées en plus de 121 jours.

Plaintes actives

Le graphique ci-dessous représente le nombre de plaintes actives du CIC qui sont en suspens depuis les périodes de référence précédentes, réparties en fonction de l’exercice financier au cours duquel elles ont été reçues. Au total, 43 plaintes demeurent actives après la période de référence 2023-2024. La plupart des plaintes qui demeurent actives ont été reçues au cours des deux dernières périodes de référence, 2021-2022 et 2022-2023.

Version texte

Graphique à barres affichant le nombre de plaintes reçues, comme suit :

• 68 en 2021-2022
• 8 en 2022-2023
• 14 en 2023-2024

Frais et coûts

La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité compétente rende compte tous les ans au Parlement des frais perçus par le Ministère.

En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements ci-dessous sont déclarés conformément aux exigences de l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

Frais perçus

Conformément à la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information publiée le 5 mai 2016, et aux modifications apportées à la Loi qui sont entrées en vigueur le 21 juin 2019, le Ministère ne peut exiger que des frais de présentation de 5 $, comme le prévoit l’alinéa 7(1)a) des Règlements.Au cours de la période de référence 2023-2024, le Ministère a perçu les frais de demandes associés à 304 demandes pour un revenu total de 1 520 $, et aucun remboursement.

Dispense de frais

Conformément à l’article 11 de la Loi, les institutions peuvent renoncer à ces frais de demande si elles le jugent approprié. En outre, le Ministère dispense tous les frais autres que les frais de présentation de 5 $ qui auraient pu être applicables aux demandes reçues avant le 21 juin 2019. Cette mesure est conforme à la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information qui a été en vigueur du 5 mai 2016 au 12 juillet 2022.  Au cours de la période de référence 2023-2024, les frais ont été annulés pour 83 demandes.

Coût de fonctionnement du programme

Le coût total de l’application de la Loi au cours de la période de référence 2023-2024 était de 2 371 740 $. Ce coût comprend 1 894 202 $ en salaires et en heures supplémentaires, ainsi que des coûts de fonctionnement totalisant 477 538 $, dont 370 800 $ en contrats de services professionnels.

Ces coûts ne tiennent pas compte des ressources utilisées par les autres secteurs du Ministère pour satisfaire aux exigences de la Loi.

Activités de formation et de sensibilisation

Séances de formation

Le ministère de la Justice et le Bureau de l’AIPRP proposent en permanence des formations aux employés afin d’améliorer leur bien-être et leur développement professionnel. Certaines séances de formation sont organisées occasionnellement, tandis que d’autres sont planifiées régulièrement tout au long de l’exercice financier.

Les employés du Bureau de l’AIPRP donnent régulièrement des conseils et de la formation non officielle concernant l’application de la législation sur l’AIPRP aux employés du Ministère appelés à examiner les documents faisant l’objet d’une demande en vertu de la Loi. Des séances d’information et de sensibilisation officielles sont offertes à d’autres secteurs du Ministère afin de répondre aux besoins opérationnels particuliers de chaque groupe. Un accent particulier est mis sur les aspects de la Loi qui sont directement liés aux domaines de responsabilité des employés.

Le Bureau de l'AIPRP a récemment mis à jour ses ressources de formation et ses documents de formation au cours de la période visée par le rapport. Des séances de formation informelles ministérielles seront offertes tout au long de l'exercice 2024-2025.

Le Bureau de l'AIPRP continue de veiller à ce que les employés reçoivent une formation intégrale pour soutenir leur perfectionnement, leur réussite et leur bien-être. En plus des procédures opérationnelles normalisées et des politiques internes, les employés du Bureau de l’AIPRP doivent suivre la formation ministérielle obligatoire sur des questions telles que la sécurité et la sensibilité culturelle.

Le Centre du droit à l’information et à la protection des renseignements personnels, au sein du Secteur du droit public et des services législatifs du Ministère, est chargé de donner des avis juridiques à tous les ministères sur l’interprétation et l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il offre également de la formation aux employés du Ministère et aux employés d’autres ministères :

La formation sur l’AIPRP fait partie des cours recommandés dans le volet valeurs et éthique de la Feuille de route du Ministère à l’intention des nouveaux gestionnaires. Un document d’orientation électronique figure sur le site intranet du Ministère à titre de ressource pour les employés.

Les employés du Bureau de l’AIPRP du Ministère ont participé à des séances de sensibilisation collectives avec les avocats du Bureau, au cours desquelles ils ont étudié la jurisprudence récente concernant la Loi. Les avocats du Bureau de l’AIPRP ont participé aux réunions mensuelles du Groupe de pratique sur l’AIPRP, au cours desquelles des renseignements ont été communiqués et des solutions ont été proposées. Le Groupe de pratique, ouvert à tous les juristes du Ministère, y compris ceux des services juridiques ministériels, se penche sur diverses questions liées au droit d’accès à l’information ou à la protection des renseignements personnels.

En complément des relations de mentorat et de partenariat, des présentations et des ateliers ont été offerts régulièrement au sein du Bureau de l’AIPRP sur divers sujets relatifs à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, de même qu’aux politiques et procédures connexes. Ces activités ont permis aux employés du Bureau de l’AIPRP du Ministère de tirer profit de l’expertise et du savoir de leurs pairs. De plus, les initiatives de formation interne offertes au personnel du Bureau de l'AIPRP cette année comprenaient des ateliers sur la publication proactive, animés par un gestionnaire expérimenté au sein de l'équipe du Bureau de l'AIPRP.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Tout au long de l’exercice financier, le Bureau de l’AIPRP a surveillé les lignes directrices et les normes de service pour la communauté de l’AIPRP du gouvernement fédéral qui précisent le rôle du Bureau de l’AIPRP dans les demandes reçues par d’autres institutions fédérales en vertu de la Loi.

Le Bureau de l’AIPRP a également continué d’élaborer des documents d’orientation, des procédures et des outils internes afin de garantir l’uniformité au sein du Bureau et de consigner les pratiques exemplaires et les leçons retenues. De plus, le Ministère a continué d’échanger des pratiques exemplaires avec d’autres institutions fédérales.

Publication proactive

Au cours de la période de référence 2023-2024, le Ministère a respecté ses obligations en vertu de la Partie II - Publication proactive.

Procédures de Publication Proactive

Le Bureau de l'AIPRP a mis en place plusieurs procédures et processus pour répondre aux exigences de publication proactive afin de faciliter un taux de conformité de 100 %. Cela comprend des procédures opérationnelles internes et des calendriers qui garantissent que l'information est publiée dans les délais prescrits par la loi.

Par exemple, le Bureau de l'AIPRP a créé des procédures internes au Ministère pour s'assurer que les réponses portant sur la publication proactive sont reçues à temps. Les analystes envoient un suivi programmé au début de chaque mois pour s'assurer que l'information sur les divulgations proactives est envoyée au plus tard le 15 de chaque mois afin d'être publiée à temps.

Voir Annexe B - Tableau des exigences en matière de publication proactive.

Mises à jour des politiques ministérielles

Le Ministère a également participé à la mise en œuvre de plusieurs procédures et documents d’orientation élaborés et mis à jour par la DGPJ et le ministère de la Justice. Ces ressources destinées aux employés couvrent différents sujets afin d’assurer la cohérence, la clarté des attentes, les normes de communication et la formation.

Les versions mises à jour ont inclus la création de cartographie des processus pour les clients internes et externes, la réduction de la dépendance à l’égard des consultants pour des programmes en particulier ainsi que l’élaboration de nouveaux programmes d’intégration et de formation pour les employés et BPR.

L’accent a également été mis sur l’amélioration de l’efficacité interne et du bien-être par des réunions hebdomadaires et trimestrielles sur la gestion de la charge de travail, la mise en œuvre de procédures opérationnelles normalisées actualisées et l’établissement d’objectifs Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement Définis (SMART) dans les ententes de gestion du rendement des employés. Le Ministère a modifié les descriptions de travail pour refléter les risques de traumatisme, ainsi qu’un processus officiel et sûr de signalement des traumatismes.

Le Ministère et le Bureau de l’AIPRP ont également collaboré avec l’équipe de la gestion du changement et la transformation des activités pour élaborer des plans de communication et d’engagement, établir des normes d’équipe et mettre au point des modèles normalisés de communication et de processus relatifs à l’AIPRP.

Conseil

Le Bureau de l’AIPRP a agi à titre de ressource à plusieurs reprises pour les fonctionnaires du Ministère et d’autres institutions fédérales, à qui il a offert des conseils et des orientations à l’égard des dispositions de la législation ainsi que des politiques connexes.

Plaintes, enquêtes et affaires devant la cour fédérale

Plaintes déposées

Le Bureau de l’AIPRP a créé une équipe spécialisée pour gérer les plaintes. Cette équipe sert de principale liaison entre le Ministère et le CIC. L’équipe continue de s’employer à renforcer les relations et à améliorer le rendement du programme d’AIPRP du Ministère.

Au cours de la période de référence 2023-2024, le Ministère a reçu 32 nouveaux avis d’enquête de la part du CIC, ce qui représente une diminution de 38,46 % par rapport à la période de référence 2022-2023, au cours de laquelle 52 avis avaient été reçus. Les motifs des plaintes étaient les suivants :

• cinq plaintes concernant un retard;
• 10 plaintes concernant la prorogation;
• neuf plaintes concernant des renseignements assujettis à une exception ou à une exclusion ;
• cinq plaintes concernant les recherches raisonnables; et
• trois plaintes diverse.

Enquêtes réalisées

Au total, 17 enquêtes ont été réalisées au cours de la période de référence, dont certaines avaient été reportées des années précédentes. Parmi les 17 enquêtes, quatre plaintes n’était pas fondée, sept ont été réglées, aucun n’a été réglée en cours d’enquête, sept étaient fondées et un a été abandonnée. Aucune question importante n’a été soulevée à la suite de ces plaintes.  Les conclusions relatives aux plaintes sont les suivantes :

Plainte fondée : L’institution n’a pas respecté l’une des dispositions de la Loi.

Plainte fondée et réglée : L’institution n’a pas respecté une disposition de la Loi, mais elle a par la suite pris des mesures correctives pour remédier à la situation à la satisfaction du CIC.

Plainte non fondée : L’enquête n’a pas mis au jour des éléments de preuve suffisants ou n’en a mis au jour aucun pour conclure que l’institution ou l’organisation n’a pas respecté la Loi.

Plainte réglée : L’enquête a révélé que la plainte découle essentiellement d’une mauvaise communication, d’un malentendu ou autre entre les parties, et l’institution a accepté de prendre des mesures pour remédier à la situation à la satisfaction du CIC.

Plainte réglée en cours d’enquête : Le CIC a participé à la négociation d’une solution satisfaisant toutes les parties dans le cadre de l’enquête et n’a pas formulé de conclusion.

Plainte abandonnée : L’enquête a pris fin avant que toutes les allégations ne soient pleinement examinées.

Résolution anticipée : S’applique aux situations où le problème est résolu à la satisfaction du plaignant au début du processus d’enquête et où le CIC n’a pas formulé de conclusion.

Demandes de contrôle judiciaire à la Cour fédérale du Canada

Aucune demande n’a été déposée devant la Cour fédérale en vertu de l’article 41 de la Loi au cours de la période de référence 2023-2024.

Surveillance de la conformité

Le Bureau de l’AIPRP a surveillé régulièrement la conformité avec les exigences prescrites par la Loi et la rapidité de traitement des demandes en communiquant régulièrement avec la haute direction et les BPR.

La charge de travail a été évaluée quotidiennement, par l’intermédiaire du système de gestion des dossiers du Bureau de l’AIPRP, afin de veiller à ce qu’elle soit répartie de façon uniforme et gérée efficacement de manière à respecter les délais prescrits par la Loi.

Des exemplaires des versions courantes d’Info Source, ainsi que des manuels et d’autres publications du Ministère, sont mis à la disposition du public dans les salles de lecture de l’administration centrale du Ministère à Ottawa et des bureaux régionaux à l’échelle du Canada. Bon nombre de ces publications sont également accessibles sur le site Web du Ministère et les sites Web du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Annexe A – Arrêté de délégation

Version texte

Arrêté de délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu des paragraphes 95(1) de la Loi sur l'accès à l'information et 73 (1) Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministre de la Justice du Canada délégue les attributions suivantes aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes. Le présent arrêté de délégation remplace et annule tout autre arrêté de délégation.

Annexe

Poste : Sous-ministre et Sous-ministre délégué
Loi sur la protection des renseignements personnels et règlements : Autorité absolue
Loi sur l'accès à l'information et règlements : Autorité absolue (incluant la Loi telle qu'elle existait avant le 21 juin 2019)

Poste : Le directeur, Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Loi sur la protection des renseignements personnels et règlements : Autorité absolue
Loi sur l'accès à l'information et règlements : Autorité absolue (incluant la Loi telle qu'elle existait avant le 21 juin 2019)

Poste : Le dirigeant principal des Finances et Sous-ministre adjoint, Secteur de la gestion
Loi sur la protection des renseignements personnels et règlements : Autorité absolue
Loi sur l'accès à l'information et règlements : Autorité absolue (incluant la Loi telle qu'elle existait avant le 21 juin 2019)

Poste : Avocat général principal et Directeur général, Direction générale des pratiques juridiques
Loi sur la protection des renseignements personnels et règlements : Autorité absolue
Loi sur l'accès à l'information et règlements : Autorité absolue (incluant la Loi telle qu'elle existait avant le 21 juin 2019)

Poste : Le Chef des opérations, Chef des politiques et le Conseiller juridique, Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Loi sur la protection des renseignements personnels et règlements : 15 et les dispositions obligatoires de l'article 26 pour tous les documents
Loi sur l'accès à l'information et règlements : 8(1), 9, 11 et les dispositions obligatoires de l'article 19 pour tous les documents

Poste : Les conseillers principaux en accès à l'information et protection des renseignements personnels
Loi sur la protection des renseignements personnels et règlements : 15 pour tous les documents
Loi sur l'accès à l'information et règlements : 8(1) et 9 pour tous les documents

Daté, en la ville d'Ottawa, ce jour 14 de avril 2023.

Signé par l'honorable David Lametti, ministre de la Justice.

Annexe B - Tableau des exigences en matière de publication proactive