Rapport annuel au Parlement 2022-2023 : Loi sur la protection des renseignements personnels

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© Sa Majesté le Roi du chef du Canada, représenté par le ministre de la Justice et procureur général du Canada, 2023

ISSN 2369-2596
N^o de cat. J1-16E-PDF

Table des matières

• Introduction
  • Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Mandat du ministère de la Justice
• Structure organisationnelle
• Arrêté de délégation
• Rendement et statistiques
  • Le Bureau de l’AIPRP pendant la pandémie de COVID-19
  • Nombre de demandes
  • Taux de respect des délais, durée de traitement et prorogations
  • Taux de présomption de refus
  • Demandes en suspens (nouveau)
  • Répartition des demandes traitées
  • Demandes, exceptions et exclusions
  • Demandes officieuses
  • Format des renseignements communiqués
  • Consultations
  • Plaintes actives
  • Salaires et coûts
• Activités de formation et de sensibilisation
• Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
  • Conseils
• Plaintes, affaires devant la cour fédérale et vérifications
  • Plaintes déposées
  • Enquêtes réalisées
  • Demandes de contrôle judiciaire à la Cour fédérale du Canada
  • Vérifications menées par le commissaire à la protection de la vie privée
• Surveillance de la conformité
  • Demandes de correction de renseignements personnels
• Administration des renseignements personnels
  • Communication de renseignements pour des raisons d’intérêt public
  • Atteintes substantielles à la vie privée
  • Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
• Annexe A – Arrêté de délégation
• Annexe B – Rapport statistique annuel

Introduction

Nous sommes heureux de déposer le Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) pour l’exercice 2022-2023, conformément à l’article 72 de la Loi sur l’accès à l’information.

Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels est entrée en vigueur le 1^er juillet 1983.

La Loi confère aux personnes le droit d’accès aux renseignements personnels qui les concernent relevant du gouvernement, sous réserve de certaines exceptions limitées et précises. La Loi protège également les renseignements personnels des personnes en empêchant les autres d’y avoir accès et permet aux personnes d’exercer un contrôle considérable sur la collecte, l’utilisation et la communication de ces renseignements par le gouvernement fédéral. En vertu de l’article 72 de la Loi, le responsable de chaque institution fédérale doit établir, en vue de sa soumission au Parlement, un rapport annuel sur l’application de la Loi, en ce qui concerne son institution, au cours de chaque exercice.

Ce 40^e rapport annuel sur l’application de la Loi vise à rendre compte des activités mises en œuvre par le ministère de la Justice (ci-après le « Ministère ») pour s’acquitter de ses responsabilités au cours de l’exercice 2022-2023 (ci-après « au cours de la période de référence »).

Mandat du ministère de la Justice

Le ministère de la Justice a le mandat de soutenir la double fonction de ministre de la Justice et procureur général du Canada.

Dans le cadre du système fédéral canadien, l’administration de la justice est un champ de compétence partagé entre le gouvernement fédéral, les provinces et les territoires. Le Ministère assiste le ministre de la Justice dans l’exécution de ses responsabilités, qui englobent 49 lois et secteurs du droit fédéral, en assurant un cadre juridique national bilingue et bijuridique principalement dans les domaines suivants : le droit pénal (y compris la justice pénale pour les adolescents), le droit familial, l’accès à la justice, le doit applicable aux Autochtones ainsi que le droit public et le droit international privé.

Le Ministère soutient également le procureur général dans ses fonctions de premier conseiller juridique de la Couronne, tant dans les activités courantes que dans l’élaboration de nouvelles politiques et de nouveaux programmes et services pour les Canadiens. Le Ministère fournit des avis juridiques au gouvernement et aux ministères et organismes fédéraux, représente la Couronne dans les contentieux des affaires civiles et devant les tribunaux administratifs, rédige des textes législatifs et répond aux besoins juridiques des ministères et organismes fédéraux.

Structure organisationnelle

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est responsable de l’application de la Loi, y compris du traitement des demandes relatives à l’AIPRP, des demandes de consultation avec d’autres ministères et des plaintes, ainsi que de la surveillance de la conformité avec les obligations et les délais prescrits par la Loi.

En 2022-2023, le directeur du Bureau de l’AIPRP relevait du dirigeant principal de l’information de la Direction générale des solutions d’information, sous la direction du sous-ministre adjoint et dirigeant principal des finances du Secteur de la gestion du Ministère. Le directeur doit élaborer, coordonner et mettre en œuvre des politiques, des lignes directrices, des systèmes et des procédures efficaces pour permettre le traitement efficace des demandes présentées en vertu de la Loi.

Au cours de la période de référence, le Bureau de l’AIPRP du Ministère avait un total de 29,019 postes équivalents temps plein (ETP) dont les titulaires étaient chargés de traiter les dossiers d’AIPRP. De ce nombre, 2 ETP concernent des services professionnels.

La structure de dotation du Bureau de l’AIPRP est composée d’un directeur, d’un conseiller juridique, de cinq gestionnaires, de deux chefs d’équipe, de cinq conseillers principaux, de huit analystes, de trois agents de réception des demandes, d’un adjoint administratif et d’un administrateur de système.

Le Bureau de l’AIPRP est composé de trois divisions :

• La Division des opérations collabore avec le Ministère pour traiter les demandes d’AIPRP reçues.
• La Division des politiques et vie privée élabore des politiques sur l’AIPRP, donne des conseils sur des questions liées à la protection des renseignements personnels, met à jour les rapports annuels et d’autres rapports législatifs.
• La Division des plaintes traite les plaintes et travaille en étroite collaboration avec le Commissariat à l’information du Canada (CIC) et le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP).

De plus, le Bureau de l’AIPRP travaille actuellement à la modernisation de son système de gestion de l’AIPRP afin d’obtenir un meilleur rendement et s’emploie à mettre sur pied une équipe composée d’experts en technologie de l’information. L’équipe préparera la transition vers la nouvelle plateforme et offrira un meilleur soutien à cet égard.

En vertu de l’article 73.1 de la Loi, les institutions qui rendent compte au même ministre peuvent s’associer pour échanger des services de traitement des demandes. Le ministère de la Justice n’a conclu aucune entente sur le partage de services.

Le Bureau de l’AIPRP du ministère de la Justice est composé d’un effectif spécialisé qui s’engage à assurer l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels. Ces activités comprennent notamment ce qui suit :

• Assurer le traitement rapide des demandes en vertu de la Loi et aider les clients conformément aux principes d’assistance aux demandeurs;
• Traiter les demandes de consultation présentées par d’autres institutions fédérales concernant des documents du Ministère qui se trouvent dans leurs dossiers ou des documents pouvant être protégés par le secret professionnel de l’avocat;
• Offrir des conseils et une orientation à la haute direction et à tous les employés du Ministère sur les questions liées à l’AIPRP, ainsi que des séances de formation et de sensibilisation.
• Répondre aux plaintes et négocier avec le commissaire à l’information et le commissaire à la protection de la vie privée.
• Assurer la liaison au nom du Ministère auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), des commissaires à l’information et à la protection de la vie privée du Canada et d’autres ministères et organismes fédéraux en ce qui concerne l’application de la Loi;
• Coordonner, examiner, approuver et publier des rapports législatifs, tels que les rapports annuels au Parlement;
• Élaborer, coordonner et mettre en œuvre des politiques, des procédures et des lignes directrices pour la mise en application rigoureuse de la Loi par le Ministère;
• Moderniser les procédés d’AIPRP et les technologies de gestion de l’AIPRP en mettant sur pied une petite équipe qui évaluera les nouvelles solutions numériques pouvant réduire les processus opérationnels, réduire le temps nécessaire au traitement des demandes, améliorer la qualité et aider tous les intervenants à participer plus facilement au processus.

Les activités du Bureau de l’AIPRP sont appuyées par 26 bureaux de première responsabilité (BPR) du Ministère. Ces bureaux sont chargés de trouver et de fournir les documents en réponse aux demandes et de fournir les recommandations sur la divulgation des documents conformément aux dispositions de la Loi.

Arrêté de délégation

Le directeur de l’AIPRP dispose des pleins pouvoirs délégués par le ministre pour l’application de la Loi. Afin d’accroître le pouvoir de la haute gestion, les pleins pouvoirs sont également conférés au sous-ministre, au sous-ministre délégué, au sous-ministre adjoint et dirigeant principal des finances, Secteur de la gestion, et au dirigeant principal de l’information. Une copie de l’arrêté de délégation du Ministère figure à l’annexe A du présent rapport.

Rendement et statistiques

Le Ministère s’engage à assurer la transparence et la responsabilisation en vertu de la Loi et continue de s’employer à améliorer son rendement afin d’offrir les normes de service les plus élevées pour l’accès aux renseignements personnels et la protection de ces derniers. Le rendement du Ministère pour l’année visée par le présent rapport doit être considéré dans le contexte de la pandémie et de son incidence continue sur les activités liées à l’AIPRP. Pour obtenir des statistiques supplémentaires, une copie du rapport statistique annuel du Ministère pour l’exercice 2022-2023 figure à l’annexe B du présent rapport.

Le Bureau de l’AIPRP pendant la pandémie de COVID-19

• Les employés de l’AIPRP sont retournés au bureau selon un modèle hybride en septembre 2022. Le Ministère continue d’utiliser son mécanisme pour faciliter la collecte, la consultation et le traitement de renseignements de nature délicate par voie électronique, même avec le retour au travail.
• Le Ministère a continué de satisfaire à ses exigences en matière de publication. Le Ministère a publié des titres du matériel de breffage présentés au ministre et au sous-ministre chaque mois ainsi que les résumés des demandes traitées sur le Portail du gouvernement ouvert, continuant ainsi à améliorer la communication avec les demandeurs et à promouvoir la transparence.
• Le Ministère a continué d’utiliser les outils de Microsoft Office 365 pour communiquer à l’interne et mobiliser les principaux intervenants. Le Bureau de l’AIPRP utilise également ces outils pour le transfert de renseignements avec les BPR afin de permettre la continuité des activités après la pandémie.
• Afin de mieux servir nos clients, le Ministère fait partie du Service de demande d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels en ligne. Nos clients peuvent présenter des demandes en vertu de la Loi au moyen de ce service en ligne géré par le SCT.
• La pandémie a considérablement réduit la consommation de papier. Au cours de la période de référence, le Bureau reçoit principalement des demandes et des dossiers électroniques, et il fournit des trousses de divulgation par voie électronique aux demandeurs dans presque tous les cas, puisque le Bureau a continué d’utiliser le service de livraison offert par l’intermédiaire du service Connexion postel, qui a été mis en œuvre en février 2020.

Nombre de demandes

Aperçu des demandes reçues et traitées par le Ministère en vertu de la Loi :

Le Ministère a reçu 130 demandes au cours de la période de référence, ce qui représente une diminution de 1 % par rapport à la période de référence précédente. En outre, 55 demandes étaient en suspens des années précédentes pour un total de 185 demandes actives en 2022-2023.

Au cours de la même période de référence, 117 demandes ont été traitées, ce qui représente une légère diminution par rapport à la période de référence précédente et 68 demandes ont été reportées en vue de leur traitement à l’exercice 2023-2024. Le traitement des demandes officielles de protection des renseignements personnels a exigé la consultation de 1 664 pages, dont 632 ont été communiquées.

Taux de respect des délais, durée de traitement et prorogations

Parmi les 117 demandes traitées en 2022-2023, 99 (85 %) ont été traitées dans les délais prescrits par la Loi. Au cours de la période de référence, le Ministère a été en mesure de traiter au total 76 demandes (65 %) en 15 jours ou moins, 21 demandes en 16 à 30 jours (18 %), 10 demandes en 31 à 60 jours (9 %), 3 demandes en 181 à 365 jours (2 %) et 7 demandes en plus de 365 jours (6 %). Le graphique ci-dessous représente le nombre de demandes traitées (avec le pourcentage) par durée de traitement pour toutes les demandes traitées.

Le Ministère a jugé nécessaire de demander des prorogations des délais prescrits pour 12 demandes, en vertu de l’alinéa 15(1)a) pour entrave au fonctionnement et 3 pour consultation.

Taux de présomption de refus

Le taux de présomption de refus du Ministère au cours de la période de référence actuelle (c.-à-d. le pourcentage de demandes de renseignements personnels qui ont reçu une réponse après le délai prévu par la Loi) s’établissait à 15 %, ce qui signifie que 18 demandes ont été traitées après les délais prescrits par la Loi. Le taux de présomption de refus pour la période de référence a diminué de 13,4 % comparativement à la période de référence 2021-2022.

Demandes en suspens

Le SCT recueille des données statistiques auprès d’institutions particulières (dont le Ministère) sur le volume de demandes d’accès à l’information et de demandes de renseignements personnels en suspens. Le Ministère a reporté 68 demandes, dont 49 % de ces demandes ont été reçues au cours de la période de référence.

Répartition des demandes traitées

Parmi les 117 demandes traitées au cours de l’exercice 2022-2023, il n’y avait pas de documents à fournir en réponse à 72 demandes (62 %), les demandeurs ont renoncé à leur demande dans 31 cas (26 %), 10 demandes (9 %) ont fait l’objet d’une communication partielle et 4 demandes ont été communiquées en intégralité (3 %).

Demandes, exceptions et exclusions

Exceptions invoquées

Le Ministère a invoqué des exceptions à 37 reprises en vertu de la Loi pour 117 demandes. La majorité des exceptions ont été invoquées en vertu de l’article 26, soit l’article invoqué le plus souvent (17 demandes) et qui prévoit une exception pour les renseignements personnels portant sur une autre personne que le demandeur. L’article 26 est suivi de l’article 27 (12 demandes), qui prévoit une exception pour les renseignements protégés par le secret professionnel. Pour obtenir de plus amples renseignements sur toutes les exceptions invoquées, veuillez consulter le rapport statistique à l’annexe B du présent rapport.

Exclusions citées

Des renseignements ont fait l’objet d’une exception en vertu de l’article 69 (documents publiés) pour 1 demande au cours de la période de référence.

Demandes officieuses

Le Ministère publie de façon proactive sur le Portail du gouvernement ouvert des résumés des demandes d’accès à l’information traitées qui ne contiennent pas de renseignements personnels ou de renseignements de tiers. Les membres du public peuvent présenter des demandes officieuses pour obtenir une copie des renseignements communiqués précédemment.

Aucune demande officieuse n’a été traitée au cours de la période de référence.

Format des renseignements communiqués

La plupart (14) des demandeurs ont choisi de recevoir de l’information en format électronique sans frais supplémentaires puisque le Ministère a continué d’utiliser la livraison par l’intermédiaire du service Connexion postel, un service offert sans frais au demandeur et qui constitue maintenant la principale méthode de communication de documents du Bureau. Il permet une livraison sécurisée des documents dans un format électronique et contourne la question des restrictions de taille des courriels et la nécessité pour le destinataire d’avoir un appareil compatible pour accéder aux documents. Seuls 3 demandeurs ont choisi de recevoir des renseignements en copie papier.

Consultations

En 2022-2023, le Ministère a reçu 8 demandes de la part d’autres institutions fédérales et aucune d’autres organismes visant l’obtention de recommandations à l’égard de documents provenant du Ministère, le concernant ou pouvant l’intéresser. En outre, 3 demandes de consultation ont été reportées des exercices précédents, pour un total de 11 demandes de consultation. Au total, on a demandé au Ministère d’examiner 2 434 pages pour répondre à ces demandes de consultation.

Parmi les 11 demandes de consultation, 8 ont été traitées au cours de la période de référence (2 267 pages) et les 3 demandes restantes ont été reportées en vue de leur traitement à l’exercice 2022-2023. Les délais de traitement des 8 demandes de consultation traitées étaient les suivants :

• 5 demandes de consultation ont été traitées en 1 à 60 jours;
• les 3 demandes restantes ont été traitées en 181 à 365 jours.

Plaintes actives

Le graphique ci-dessous représente le nombre de plaintes actives déposées auprès du CIC qui sont en suspens depuis les périodes de référence précédentes, réparties en fonction de l’exercice au cours duquel elles ont été reçues. Au total, 3 plaintes demeurent actives après la période de référence actuelle.

Salaires et coûts

Le coût total de l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de la période de référence 2022-2023 était de 118 273 $. Ce coût comprend 110 405 $ en salaires et en heures supplémentaires, ainsi que des coûts de fonctionnement totalisant 7 868 $, dont 7 427 $ en contrats de services professionnels.

Ces coûts ne tiennent pas compte des ressources utilisées par les autres secteurs du Ministère pour satisfaire aux exigences de la Loi.

Activités de formation et de sensibilisation

Les employés du bureau de l’AIPRP donnent régulièrement des conseils et de la formation non officielle concernant l’application de la législation sur l’AIPRP aux employés du Ministère appelés à examiner les documents faisant l’objet d’une demande en vertu de la Loi.

Des séances d’information et de sensibilisation officielles sont offertes à d’autres secteurs du Ministère afin de répondre aux besoins opérationnels particuliers de chaque groupe.

Le Centre du droit à l’information et à la protection des renseignements personnels (CDIPRP), au sein du Secteur du droit public et des services législatifs du Ministère, est chargé de donner des avis juridiques à tous les ministères sur l’interprétation et l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il a également offert de la formation aux employés du Ministère, notamment dans le cadre du Programme d’apprentissage du Ministère et aux employés d’autres ministères :

• Les principes fondamentaux des avocats plaidants de l’AIPRP – 2 séances –73 participants
• Introduction à la Loi sur la protection des renseignements personnels – 1 séance – 18 participants
• Introduction à la Loi sur l’accès à l’information – 2 séances – 185 participants

Pour la période de référence 2022-2023, 124 employés ont aussi suivi le cours de base sur l’AIPRP (COR502) de l’École de la fonction publique du Canada.

La formation sur l’AIPRP fait partie des cours recommandés dans le volet valeurs et éthique de la Feuille de route du Ministère à l’intention des nouveaux gestionnaires. Un document d’orientation électronique figure sur le site intranet du Ministère à titre de ressource pour les employés.

Les employés du Bureau de l’AIPRP ont participé à des séances de sensibilisation collectives avec les avocats du Bureau, au cours desquelles ils ont étudié la jurisprudence récente concernant la Loi. Les avocats du Bureau de l’AIPRP ont participé aux réunions mensuelles du Groupe de pratique sur l’AIPRP, au cours desquelles des renseignements ont été communiqués et des solutions viables ont été proposées. Le Groupe de pratique, ouvert à tous les juristes du Ministère, y compris ceux des services juridiques ministériels, se penche sur diverses questions liées au droit d’accès à l’information ou à la protection des renseignements personnels.

En complément des relations de mentorat et de partenariat, des présentations et ateliers ont été offerts régulièrement au sein du Bureau de l’AIPRP sur divers sujets relatifs à l’application de la Loi, de même qu’aux politiques et procédures connexes. Ces activités ont permis aux employés du Bureau de tirer profit de l’expertise et du savoir de leurs pairs.

Enfin, les employés du Bureau de l’AIPRP ont participé à des séances de formation, à des conférences et à des séminaires organisés par le SCT ou par diverses associations sur des questions liées à l’AIPRP. Ils ont ainsi eu l’occasion de se tenir au fait des progrès et des tendances à venir dans ce domaine.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

• Le Ministère a surveillé les lignes directrices et les normes de service pour la communauté de l’AIPRP du gouvernement fédéral qui précisent le rôle du Bureau de l’AIPRP dans les demandes reçues par d’autres institutions fédérales en vertu de la Loi.
• Le Ministère a participé aux activités de groupes de travail interministériels sur les questions liées à l’AIPRP, principalement dirigés par le SCT, afin de demeurer au fait des différents changements apportés à ses politiques, lignes directrices et directives.
• Le Ministère a continué d’élaborer des documents d’orientation et des outils internes afin de garantir l’uniformité et de consigner les pratiques exemplaires et les leçons retenues. Ces documents d’orientation font régulièrement l’objet de discussions lors des réunions périodiques du personnel et sont mis à jour au besoin.
• Le Ministère a continué de mettre à jour les procédures internes afin de traiter plus efficacement les demandes présentées en vertu de la Loi et d’échanger des pratiques exemplaires avec d’autres institutions fédérales.

Conseils

Le Bureau de l’AIPRP a agi à titre de ressource à plusieurs reprises pour les fonctionnaires du Ministère et d’autres institutions fédérales, à qui il a offert des conseils et des orientations à l’égard des dispositions de la législation ainsi que des politiques connexes. Le Bureau a été consulté relativement à la collecte, à l’utilisation, à la communication, au retrait ou à la conservation de renseignements personnels touchant un large éventail de questions.

Plaintes, affaires devant la cour fédérale et vérifications

Plaintes déposées

Le Bureau de l’AIPRP a créé une équipe spécialisée pour gérer les plaintes. Cette équipe sert de principale liaison entre le Ministère et le CPVP. L’équipe continue de s’employer à renforcer les relations ainsi qu’à améliorer le rendement du programme d’AIPRP du Ministère.

Au cours de la période de référence 2022-2023, le Ministère a reçu 8 avis d’enquête de la part du CPVP. Les motifs des plaintes étaient les suivants :

• 1 plainte concernant un retard;
• 5 plaintes concernant des renseignements assujettis à une exception;
• 2 plaintes concernant une recherche incomplète de documents.

Enquêtes réalisées

Au total, 21 enquêtes ont été réalisées au cours de la période de référence, dont certaines avaient été reportées des années précédentes. Parmi les 21 enquêtes, 1 plainte n’était pas fondée, 4 ont été réglées, 1 a été réglée en cours d’enquête, 14 étaient fondées et 1 a été abandonnée.Aucune question importante n’a été soulevée à la suite de ces plaintes.

Les conclusions relatives aux plaintes sont les suivantes :

Plainte fondée : L’institution n’a pas respecté l’une des dispositions de la Loi.

Plainte fondée et réglée : L’institution n’a pas respecté une disposition de la Loi, mais elle a par la suite pris des mesures correctives pour remédier à la situation à la satisfaction du CPVP.

Plainte non fondée : L’enquête n’a pas mis au jour des éléments de preuve suffisants ou n’en a mis au jour aucun pour conclure que l’institution ou l’organisation n’a pas respecté la Loi.

Plainte réglée : L’enquête a révélé que la plainte découle essentiellement d’une mauvaise communication, d’un malentendu ou autre entre les parties, et l’institution a accepté de prendre des mesures pour remédier à la situation à la satisfaction du CPVP.

Plainte réglée en cours d’enquête : Le CPVP a participé à la négociation d’une solution satisfaisant toutes les parties dans le cadre de l’enquête, et n’a pas formulé de conclusion.

Plainte abandonnée : L’enquête a pris fin avant que toutes les allégations ne soient pleinement examinées.

Résolution anticipée : S’applique aux situations où le problème est résolu à la satisfaction du plaignant au début du processus d’enquête et où le CPVP n’a pas formulé de conclusion.

Demandes de contrôle judiciaire à la Cour fédérale du Canada

Au cours de la période de référence 2022-2023, 12 demandes ont été déposées devant la Cour fédérale en vertu des articles 41, 42 et 44 de la Loi.

Vérifications menées par le commissaire à la protection de la vie privée

Au cours de l’exercice 2022-2023, le commissaire à la protection de la vie privée n’a mené aucune enquête officielle.

Surveillance de la conformité

Le Bureau de l’AIPRP surveille régulièrement la conformité avec les exigences prescrites par la Loi et la rapidité de traitement des demandes en communiquant régulièrement avec la haute direction et les BPR.

La charge de travail a été évaluée quotidiennement, par l’intermédiaire du système de gestion des dossiers du Bureau de l’AIPRP, afin de veiller à ce qu’elle soit répartie de façon uniforme et gérée efficacement de manière à respecter les délais prescrits par la Loi.

Des exemplaires des versions courantes d’Info Source, ainsi que des manuels et d’autres publications du Ministère, sont mis à la disposition du public dans les salles de lecture de l’Administration centrale du Ministère à Ottawa et des bureaux régionaux à l’échelle du Canada. Bon nombre de ces publications sont également accessibles sur le site Web du Ministère et les sites Web du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Demandes de correction de renseignements personnels

L’alinéa 12(2)a) de la Loi prévoit que toute personne qui reçoit communication de renseignements personnels à son sujet qui ont été, sont ou peuvent être utilisés à des fins administratives a le droit de demander la correction des renseignements personnels le concernant qui, selon lui, sont erronés ou incomplets.

Le ministère n’a reçu aucune demande de correction de renseignements personnels au cours de la période de référence.

Administration des renseignements personnels

Communication de renseignements pour des raisons d’intérêt public

L’alinéa 8(2)m) de la Loi autorise la communication de renseignements personnels dans les situations où des raisons d’intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée, ou dans les situations où la personne concernée en tirerait un avantage certain. Le commissaire à la protection de la vie privée doit être informé des communications qui doivent être faites en vertu de ces dispositions. Au cours de l’exercice 2022-2023, le Ministère n’a pas communiqué de renseignements personnels en vertu de l’alinéa 8(2)m).

Atteintes substantielles à la vie privée

Au cours de la période de référence 2022-2023, le Ministère n’a signalé aucune atteinte substantielle à la vie privée au CPVP et au SCT (Division des politiques de l’information et de la protection des renseignements personnels).

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Le Ministère n’a réalisé aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée au cours de la période de référence 2022-2023.

Six évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) ont été reportées d’une période de référence précédente et sont à différentes étapes de réalisation. Elles seront transmises au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) dès qu’elles seront achevées et approuvées afin d’être consignées. Un exemplaire sera aussi transmis au CPVP à des fins d’examen et de commentaires.

Annexe A – Arrêté de délégation

Annexe B – Rapport statistique annuel

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Ministère de la Justice

Période d’établissement de rapport : 2022-04-01 au 2023-03-31

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes reçues

1.2 Mode des demandes

Section 2 – Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles

2.2 Mode des demandes informelles

2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

2.4 Pages communiquées informellement

Section 3 – Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport

3.1 Disposition et délai de traitement

3.2 Exceptions

3.3 Exclusions

3.4 Format des documents communiqués

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et document électronique

3.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en formats papier et document électronique par disposition des demandes

3.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

3.5.4 Minutes pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en format audio par dispositions des demandes

3.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

3.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en format vidéo par dispositions des demandes

3.5.7 Autres complexités

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi (y compris toute prolongation prise)

3.8 Demandes de traduction

Section 4 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 5 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 6 – Prorogations

6.1 Motifs des prorogations

6.2 Durée des prorogations

Section 7 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations 7.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations

7.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

7.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des services juridiques

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 9 – Avis de plaintes et d’enquêtes reçus

Section 10 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)

10.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

10.2 Fichiers de renseignements personnels spécifiques à l’institution et centraux

Section 11 – Atteintes à la vie privée

11.1 Atteintes substantielles à la vie privée signalée

11.2 Atteintes à la vie privée signalée non substantielles

Section 12 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

12.1 Coûts répartis

12.2 Ressources humaines