Rapport annuel au Parlement 2024-2025 : Loi sur la protection des renseignements personnels

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© Sa Majesté le Roi du chef du Canada, représentée par le ministre de la Justice et procureur général du Canada, 2025.

ISSN 2369-260X
No de cat. J1-16F-PDF

Table des matières

Introduction

Le ministère de la Justice a le plaisir de présenter au Parlement, conformément à l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP), son rapport annuel sur la gestion de la présente loi. Le rapport décrit les activités à l'appui de la conformité à la LPRP pour l'exercice commençant le 1er avril 2024 et se terminant le 31 mars 2025.

Message de la directrice

L'année 2024-2025 a été caractérisée par une croissance ciblée et prudente, la modernisation de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) et la transformation numérique étant considérées comme une priorité absolue. Le ministère a fait des progrès notables dans l'adoption d'ATIPXpress, notre nouveau logiciel avancé de traitement des demandes et de gestion des cas. Ce logiciel sera hébergé sur la Plateforme d’application du GC en tant que service du gouvernement du Canada, à l'aide d'une architecture infonuagique standard qui met l'accent sur l'efficacité et les solutions architecturales novatrices. L'adoption prudente d'outils modernes et le renforcement des compétences servent de fondement à l'innovation continue dans les pratiques d'AIPRP.

Pour compléter ces avancées technologiques, il faut aussi reconnaître l'aspect humain de l'AIPRP. Le changement ne peut être accompli sans une équipe agile et compétente. La Division de l'AIPRP dispose des outils nécessaires pour répondre à ce moment de l'avancement de l'AIPRP et l'appuyer. De concert avec l'équipe de direction de l'AIPRP, nous nous concentrons sur l'établissement de relations de confiance avec nos clients internes et sur le développement des compétences et des connaissances des analystes.

Au cours de la dernière année, l'accent a été mis sur les pressions accrues exercées par le Commissariat à l'information du Canada (CIC), qui doivent faire l'objet d'une gestion stratégique afin d'assurer des progrès soutenus. Nous continuons de saisir diverses occasions de solidifier l'AIPRP, comme le soutien du Centre de services de parajuristes du Ministère et de nombreuses initiatives impliquant l'intelligence artificielle avec nos collègues de la Division de l'analytique et des systèmes.

Ce rapport sert de résumé complet des principales étapes et réalisations de l'exercice 2024-2025. La table est mise pour des pratiques commerciales plus intelligentes, de relations renouvelées et un service à client d’excellence pour tous les Canadiens lors du prochain exercice 2025-2026.

Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La LPRP est entrée en vigueur le 1er juillet 1983.

La LPRP étend aux individus le droit d'accès aux renseignements les concernant détenus par le gouvernement fédéral, sous réserve d'exceptions précises et limitées. La LPRP protège également la vie privée des individus en empêchant d'autres personnes d'avoir accès à leurs renseignements personnels et leur donne un contrôle substantiel sur la collecte, l'utilisation et la divulgation de ces renseignements par le gouvernement fédéral. L'article 72 de la LPRPexige que le responsable de chaque institution fédérale établisse, en vue de sa présentation au Parlement, un rapport annuel sur l'application de la LPRP au sein de l'institution au cours de chaque exercice.

Le présent 42e rapport annuel sur l'application de la LPRP vise à décrire la façon dont le ministère de la Justice du Canada (ci-après appelé « le ministère ») s'est acquitté de ses responsabilités au cours de l'exercice 2024-2025 (ci-après « au cours de la période visée par le rapport »).

Mandat du ministère de la Justice

Le ministère a le mandat d'appuyer le double rôle du ministre de la Justice et du procureur général du Canada.

Le ministère appuie le ministre de la Justice dans ses responsabilités à l'égard de 49 lois et domaines du droit fédéral en assurant un cadre juridique national bilingue et bijuridique principalement dans les domaines suivants : la justice pénale (y compris le système de justice pénale pour les adolescents), la justice familiale, l'accès à la justice, la justice autochtone, le droit public et le droit international privé.

Le ministère appuie également le procureur général en tant que premier conseiller juridique de la Couronne, tant en ce qui concerne les activités courantes du gouvernement que l'élaboration de nouvelles politiques, de nouveaux programmes et de nouveaux services pour les Canadiens. Le ministère fournit des conseils juridiques au gouvernement et aux ministères et organismes fédéraux, représente la Couronne dans les litiges civils et devant les tribunaux administratifs, rédige des lois et répond aux besoins juridiques des ministères et organismes fédéraux.

Le ministère n'a reçu aucune filiale non opérationnelle au cours de la période visée par le présent rapport.

La modernisation de l'AIPRP au Ministère

Le ministère s'est engagé à renforcer la transparence, la responsabilisation et l'excellence du service dans l'administration de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels.  Le Plan de modernisation de l'AIPRP (2024-2027) du Ministère fournit un cadre stratégique pour améliorer la gestion des demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information (LAI) et de la LPRP positionnant le ministère comme un chef de file en matière de prestation de services d'AIPRP novateurs dans le secteur public.

L'une des principales initiatives de ce plan est la mise en œuvre d'ATIPXpress, un système de gestion de cas modernisé conçu pour simplifier le traitement des demandes et exploiter les technologies de pointe afin d'améliorer la productivité. L'adoption de ce système offre également l'occasion d'examiner et d'officialiser les politiques et les procédures internes en matière d'AIPRP, renforçant ainsi une culture d'amélioration continue de la gestion de l'information. En intégrant des outils modernisés à des processus améliorés, le ministère établira de nouvelles normes en matière de prise de décisions fondées sur les données, de conformité et d'excellence du service.

La collaboration avec les intervenants ministériels est au cœur de cet effort de modernisation. Le renforcement des partenariats améliorera le partage des connaissances, la clarté des rôles et les pratiques exemplaires, ce qui permettra de s'assurer que les opérations d'AIPRP demeurent adaptées et efficaces. Le ministère accordera également la priorité à l'application rigoureuse des nouvelles politiques et procédures, renforçant ainsi son engagement à l'égard d'une gouvernance transparente et responsable.

Les objectifs du Plan seront concrétisés par l'entremise du Plan d'action sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels, qui décrira des mesures claires et des résultats mesurables. Cette approche structurée reflète l'engagement du Ministère à diriger la transformation de l'AIPRP au moyen d'investissements stratégiques dans des professionnels qualifiés, des technologies de pointe et une prestation de services modernisée.

Grâce à ces initiatives, non seulement le ministère renforcera la confiance du public, mais il s'imposera également comme un modèle d'innovation et d'efficacité dans l'administration de l'AIPRP, en établissant de nouveaux points de repère en matière de transparence et de responsabilisation au sein du gouvernement du Canada.

Principales réalisations 2024-2025
Version texte

Principales réalisations 2024-2025

Avril : GCTA et ATIPXpress schémas des processus de confidentialité

Mai : Semaine de sensibilisation à la protection de la vie privée 2024

Juin : Séance d'information du CPVP sur les EFVP et les divulgations en vertu du paragraphe 8(2)

Août : Groupe interministériel sur la protection de la vie privée, le harcèlement et les dossiers disciplinaires

Septembre : Semaine du droit à l'information 2024

Octobre : Mises à jour des politiques relatives à la protection de la vie privée du SCT

Novembre : Événement de connexion CVP/CIC

Décembre : Série d'approfondissements sur l'IA et la confidentialité

Janvier : Semaine de la protection des données de 2025

Février : Nouvelles lignes directrices internes sur les EFVP

Mars : Politique sur l'obstruction et guide sur le contrôle au ministère de la Justice

Initiatives et projets visant à améliorer la protection de la vie privée

Projets et mises à jour sur la protection de la vie privée

L'Unité de la politique et des programmes de protection des renseignements personnels de la Division de l'AIPRP a continué d'améliorer le soutien et l'orientation qu'elle fournit aux bureaux de première responsabilité (BPR) du Ministère au cours de la période visée par le rapport. Cela a compris l'élaboration d'outils et de ressources supplémentaires, ainsi que la sensibilisation générale à la protection de la vie privée.

L'Unité a accru sa visibilité et fait la promotion de ses services au sein du Ministère au moyen de campagnes de sensibilisation aux pratiques et aux risques liés à la protection des renseignements personnels, a continué à offrir des séances de formation et à communiquer les dernières mises à jour par l'intermédiaire des bulletins ministériels et autres canaux de communication.

Le travail de l'Unité au cours de la dernière année a non seulement permis d'assurer la conformité aux dernières mises à jour de la Directive sur les pratiques relatives à la protection des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), mais aussi de renforcer les pratiques globales du Ministère en matière de protection de la vie privée et son cadre de gestion des risques, ce qui a permis au Ministère de continuer à protéger les renseignements personnels, conformément à l'évolution des pratiques exemplaires.

Notre Unité de la politique et de programmes de protection des renseignements personnels a également continué de surveiller de façon proactive les nouveaux développements et les pratiques exemplaires en matière de protection de la vie privée, à les intégrer à nos propres processus et à contribuer à la modernisation de l'AIPRP.

Conformité à la mise à jour de la Directive sur les pratiques relatives à la protection des renseignements personnels du SCT

En octobre 2024, le SCT a publié des mises à jour pour l’ensemble des politiques du gouvernement du Canada en matière de protection de la vie privée.

L'Unité de la politique et des programmes de protection des renseignements personnels de la Division de l'AIPRP veille à ce que ces mises à jour soient respectées. Les nouvelles directives du SCT exigeaient l'adoption d'instruments de politique mis à jour, de nouveaux déclencheurs pour les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), un processus simplifié de déclaration des atteintes et des modifications aux fichiers de renseignements personnels et aux sommaires Web.

Ces changements ont créé le besoin immédiat d'une refonte complète des processus existants et de l'intégration de nouveaux modèles et directives. L'Unité des politiques et des programmes de protection des renseignements personnels a travaillé avec diligence pour s'assurer que ces mises à jour étaient intégrées efficacement aux pratiques ministérielles.

Les mises à jour ont considérablement modifié le paysage de la conformité en matière de protection de la vie privée au sein du Ministère. L'adaptation à ces changements n'a pas été une mince affaire et a nécessité des efforts considérables de la part de l'Unité de la politique et des programmes de protection de la vie privée. De plus, il a fallu une communication approfondie et des efforts conjoints avec nos BPR pour assurer leur conformité aux normes mises à jour.

Listes de contrôle de la confidentialité

La Division de l'AIPRP veille à la conformité aux directives du SCT en adoptant les listes de vérification de la protection des renseignements personnels mises à jour à l'intention des institutions au cours de la période visée par le rapport. Les listes de contrôle ont été utilisées par les secteurs de programme et l'Unité de la politique et des programmes de protection de la vie privée afin de mieux rationaliser les demandes reçues et les conseils en matière de protection de la vie privée. Elles aident à cerner les risques et les préoccupations potentiels liés à un programme, à une initiative ou à un outil, et déterminent si d'autres évaluations, comme une EFVP ou un protocole de protection de la vie privée, sont nécessaires.

Gestion des atteintes à la vie privée

En 2024, le SCT a officiellement publié ses mises à jour de la Directive sur les pratiques relatives à la protection des renseignements personnels, Annexe B : Procédures obligatoires en cas d'atteinte à la vie privée, ainsi que des mises à jour de la Trousse d'outils de gestion des atteintes à la vie privée. Ces mises à jour comprennent de nouveaux renseignements à fournir au SCT et au CPVP lorsque des atteintes substantielles à la vie privée sont signalées. Un nouveau formulaire obligatoire de déclaration des atteintes substantielles en vertu de LPRP est également prévu.

Au cours de la période visée par le rapport, l'Unité de la politique sur la protection des renseignements personnels a mis à jour les formulaires internes d'atteinte à la vie privée du Ministère pour tenir compte de ces nouvelles mises à jour. Les mises à jour offrent une plus grande cohérence des données et, en fin de compte, permettent de mieux réagir aux atteintes à la vie privée. L'Unité des politiques et des programmes de protection des renseignements personnels s'est assurée que tous les renseignements nécessaires soient maintenant inclus dans les rapports sur les atteintes à la vie privée.

Notre protocole interne en cas d'atteinte à la vie privée a également été mis à jour afin de refléter les responsabilités des employés et leur fournir des conseils sur la prévention et le traitement des atteintes à la vie privée. Il s'agit de l'adaptation par le ministère des Lignes directrices sur les atteintes à la vie privée préparées par le SCT.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

En 2024, le SCT a mis à jour les instruments de politique et les pratiques associés aux EFVP et a introduit un modèle d'EFVP normalisé obligatoire et une liste de contrôle de la protection des renseignements personnels.

L'élargissement des déclencheurs des EFVP, particulièrement en ce qui a trait à l'utilisation de nouvelles technologies et de systèmes décisionnels automatisés, a nécessité une étroite collaboration avec divers secteurs de programme et équipes à l'échelle du Ministère. L'Unité a collaboré avec les responsables de programme pour évaluer les initiatives en cours et à venir afin de déterminer si des EFVP étaient requises en vertu de la nouvelle Directive. La transition vers le nouveau cadre d'EFVP n'a pas été une tâche ponctuelle, mais un processus continu de surveillance, d'évaluation et d'adaptation.

De plus, nous avons élaboré et publié des Lignes directrices internes pour la réalisation d'EFVP au Ministère afin d'informer les employés et les BPR des changements apportés au SCT et de leurs obligations, et de fournir au Ministère des procédures précises sur le processus d'EFVP. En plus d'évaluer divers programmes et initiatives à l'aide de la liste de vérification de la protection des renseignements personnels, l'Unité s'est également concentrée sur l'achèvement des EFVP qui avaient été amorcées avant la nouvelle Directive du SCT.

Intelligence artificielle (IA) et protection de la vie privée

En réponse à l'évolution rapide des technologies d'intelligence artificielle (IA) et à leur impact croissant sur la vie privée, l'Unité des politiques et des programmes de protection des renseignements personnels a lancé une série d'analyses approfondies et de discussions internes pour en savoir plus sur l'IA. Les modèles d'apprentissage automatique, l'IA générative et le traitement des données ont fait partie des sujets abordés.

Grâce à cette initiative, nous espérons améliorer notre soutien et nos conseils aux BPR et veiller à ce que le ministère continue de se conformer à la réglementation sur la protection des renseignements personnels. Cela comprend la capacité de mieux détecter les risques d'atteinte à la vie privée et de renforcer les mesures de protection de la vie privée dans les outils et les programmes nouveaux ou existants.

L'Unité de la protection de la vie privée a également communiqué avec d'autres institutions pour demander un soutien supplémentaire à l'élaboration de lignes directrices sur l'utilisation et l'adoption de l'intelligence artificielle dans les programmes et les outils ministériels.

Protection de la vie privée dès la conception

Au cours de la période visée par le rapport, le travail de l'Unité des politiques et des programmes de protection des renseignements personnels comprenait non seulement la mise à jour des politiques et des processus internes, mais aussi la prestation de formation et de sensibilisation au personnel du Ministère. Grâce à la formation et aux communications internes, l'Unité a contribué à une meilleure compréhension des obligations en matière de protection des renseignements personnels et de l'importance de respecter les exigences et les règlements nouveaux et existants du SCT sur la protection des renseignements personnels.

L'Unité des politiques et des programmes de protection des renseignements personnels s’est également efforcée de favoriser une culture d'amélioration continue, en cernant de manière proactive les lacunes dans les processus de conformité et en les corrigeant en temps réel. Grâce à ces efforts continus, le ministère a non seulement respecté ses obligations de conformité immédiate, mais a également jeté les bases d'une gouvernance à long terme de la protection de la vie privée et d'une culture de protection de la vie privée dès la conception.

L'Unité des politiques et des programmes de protection des renseignements personnels et la Division de l'AIPRP travaillent actuellement avec la Direction générale des solutions d'information et le Portefeuille de la planification des activités afin de mieux intégrer la protection des renseignements personnels dans tous les outils et programmes du Ministère. Cela comprend des présentations et des discussions pour s'assurer que des examens, des évaluations et des considérations en matière de protection de la vie privée sont effectués avant l'introduction ou le lancement de nouvelles initiatives au Ministère.

De plus, pour contribuer à ces efforts, nous avons récemment publié une liste de contrôle de la protection de la vie privée dès la conception comme outil interne pour le ministère. Cette ressource a été conçue pour aider les responsables de programme à intégrer la protection de la vie privée dans la conception, l'élaboration et le déploiement de la technologie de l'information, des pratiques opérationnelles et des infrastructures en réseau au sein du Ministère. Cela s'harmonise avec les sept principes fondamentaux de protection de la vie privée, garantissant que la protection de la vie privée est intégrée à toutes les étapes de l'élaboration et de l'utilisation des programmes, des systèmes et des services, conformément à la LPRP.

Dossiers sur la vie privée et de protection des renseignements personnels

Au cours de la période visée par le rapport, l'Unité des politiques et des programmes de protection des renseignements personnels s'est assurée que les risques d'atteinte à la vie privée étaient évalués et pris en compte dans le cadre d'un large éventail d'initiatives et de projets. Cela a permis d'assurer la protection des renseignements personnels et de renforcer la conformité du Ministère aux règlements sur la protection des renseignements personnels. Au cours de la période visée par le rapport, l'Unité a travaillé sur divers dossiers de vie privée et de protection des renseignements personnels, notamment des sondages, conseils, et énoncés d'avis.

Environnement de travail numérique externe de l'AIPRP et trousse d'outils de l'AIPRP

En mai, la Division de l'AIPRP a lancé une page externe sur son site d’environnement de travail numérique, laquelle présente une trousse d'outils sur l'AIPRP qui contient diverses ressources utiles sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels. La trousse d'outils offre aux employés du Ministère un accès rapide et facile à diverses ressources et à de l'information liées à la protection de la vie privée et à l'accès à l'information. Cette trousse comprend diverses infographies, des documents d'une page des fiches d'information, ainsi que des formulaires et des modèles facilement accessibles.

La trousse d'outils est régulièrement mise à jour à l'aide de nouvelles ressources, ce qui constitue une référence précieuse pour s'assurer que les employés du Ministère disposent de l'information nécessaire pour s'y retrouver dans les exigences en matière d'AIPRP et assurer la conformité aux deux lois dans l'ensemble du Ministère.

Mise à jour d'Info Source

En septembre, le ministère a publié une mise à jour d'Info Source pour le ministère, un répertoire décrivant les programmes et les activités, ainsi que les renseignements personnels détenus. Ce processus n'avait pas été achevé depuis la mise à jour du Cadre ministériel des résultats de 2023-2024. Info Source contribue à ce que les personnes et les employés puissent exercer leurs droits en vertu de la LPRP et accéder à leurs renseignements personnels qui sont détenus par le ministère. L'Unité de la politique et des programmes de la protection des renseignements personnels a travaillé avec les responsables de programme et les centres de gestion des affaires pour harmoniser la mise à jour d'Info Source, en mettant à jour la description des programmes et en renumérotant la catégorie de documents.

Le ministère a créé des procédures et des lignes directrices pour s'assurer qu'Info Source est mis à jour chaque année, conformément aux lignes directrices du SCT.

Sensibilisation et collaboration

La Division de l'AIPRP a tiré parti des services de divers programmes du Ministère, qui lui fournissent l'expertise et le soutien dont elle a grandement besoin. Ce partenariat nous permet d'accéder à des conseils et à des ressources juridiques spécialisés, ce qui améliore notre capacité à naviguer dans des questions complexes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels.

De plus, la Division de l'AIPRP demeure déterminée à soutenir son personnel actuel au moyen de formation continue et de perfectionnement professionnel. Nous offrons des possibilités d'apprentissage et de formation supplémentaires à nos employés et aux BPR afin qu'ils soient bien équipés pour gérer efficacement notre charge de travail et pour continuer à favoriser un environnement de travail positif et collaboratif.

ATIPXpress – Cartographie du processus de confidentialité

La Division de l'AIPRP et l'Unité des politiques et des programmes de protection des renseignements personnels ont travaillé avec l'équipe de la Gestion du changement et transformation des affaires pour examiner les flux de travail du Ministère afin d'établir la schématisation des processus, dans l'espoir de compiler des recherches sur les pratiques exemplaires pertinentes. Les schémas de processus ont également été élaborés et partagés dans le cadre du groupe de travail interministériel ATIPXpress avec d'autres institutions, afin de déterminer toute rétroaction pour le fournisseur ou toute caractéristique fonctionnelle importante du système de gestion des cas ATIPXpress.

Groupe de travail ministériel sur l'architecture

L'Unité de la politique et des programmes sur la protection des renseignements personnels continue de collaborer avec le Groupe de travail sur l'architecture du Ministère dans le cadre de divers projets et présentations au sein du Ministère. Le groupe de travail permet à l'AIPRP d'offrir son expertise, ses conseils et ses commentaires, ainsi que d'effectuer des listes de contrôle et des évaluations de la protection de la vie privée, au besoin, sur des outils et des programmes nouveaux ou existants.

Collaboration interministérielle

La Division de l'AIPRP participe à divers groupes de travail et séances interministériels liés à l'AIPRP par l'intermédiaire de GCCollab. Une coordination régulière avec les autres institutions permet à notre équipe de rester au courant des mises à jour importantes et des meilleures pratiques pertinentes en lien avec les deux lois.

Groupe de travail interministériel sur la protection des renseignements personnels dans les décisions contractuelles

L'Unité des politiques et des programmes de protection des renseignements personnels a également assisté à la réunion mensuelle du Groupe de travail interministériel sur la protection des renseignements personnels dans les décisions contractuelles afin de s'assurer que les employés se tiennent au courant des pratiques exemplaires. Les séances ont porté sur divers sujets liés aux renseignements personnels et aux contrats, tels que les mesures de protection, les clauses de confidentialité, la conformité aux exigences législatives et politiques et les exceptions, ainsi que des directives générales.

Groupe interministériel sur la protection de la vie privée, le harcèlement et les dossiers disciplinaires

Au cours de la période visée par le rapport, l'Unité des politiques et des programmes de protection de la vie privée a également collaboré avec plusieurs autres ministères sur des questions de protection de la vie privée liées au harcèlement et aux dossiers disciplinaires. Les séances ont pour but de discuter des pratiques exemplaires, des répercussions sur la protection de la vie privée et des stratégies, ainsi que d'aborder les défis communs.

Événement Connexion du CIC et du CPVP

En novembre, la directrice de l'AIPRP a participé à un événement connexion pour les chefs de la protection de la vie privée et les dirigeants principaux de l'information organisé par le CPVP et le CIC pour discuter des nouvelles tendances et des nouveaux enjeux en matière d'AIPRP.

Semaine de sensibilisation à la protection de la vie privée 2024

L'Unité des programmes de protection des renseignements personnels et des politiques a célébré la Semaine de sensibilisation à la protection de la vie privée en mai avec le lancement de sa page externe Espace de travail numérique. Notre unité a publié diverses ressources liées à la protection de la vie privée pour le ministère et a collaboré avec le Centre du droit à l'information et à la protection des renseignements personnels (CDIPRP) à la publication de deux documents d'une page sur les renseignements personnels et les renseignements accessibles au public.

Semaine de la protection des données 2025

En janvier, l'AIPRP a célébré la Semaine de la protection des données et a participé à l'effort mondial de la campagne visant à sensibiliser la population à l'importance du respect de la vie privée, de la protection des données et d’établir des liens de confiance. Pour souligner l'événement annuel, l'Unité des politiques et des programmes de protection des renseignements personnels a publié les faits saillants et les nouvelles tendances en matière de protection de la vie privée du Rapport annuel du CPVP dans son bulletin hebdomadaire ministériel. Nous avons également élaboré diverses ressources qui ont été mises à la disposition des employés sur notre page externe Espace de travail numérique, comme un guide de référence rapide sur la démystification des EFVP. De plus, nous avons publié nos Lignes directrices internes sur la réalisation d'évaluations des facteurs relatifs à la vie privée au Ministère, qui tiennent compte des récentes mises à jour des EFVP effectuées par le SCT.

Ces ressources visaient à mieux informer les employés de leurs droits et responsabilités en matière de protection de la vie privée et de traitement des renseignements et des données personnels.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Politiques et procédures mises à jour

Au cours de la période visée par le rapport, la Division de l'AIPRP a mis à jour ses politiques et ses procédures afin d'améliorer la productivité et l'efficacité du traitement des demandes d'AIPRP. Notre objectif était de fournir aux BPR et aux agents de liaison un répertoire de renseignements à jour où ils peuvent trouver plusieurs outils et documents d'orientation pour les aider à traiter les demandes d'AIPRP. De plus, nous avons cherché à sensibiliser et à informer les employés du Ministère à leurs obligations et responsabilités juridiques actuelles en vertu de la LAI et de la LPRP.

Nos politiques internes sont élaborées et publiées sur l'intranet du Ministère, sur JUSnet et sur la page externe de l'environnement de travail numérique de la Division de l'AIPRP.

Ces améliorations favoriseront l'échange de connaissances en général et clarifieront les rôles et les responsabilités de tous ceux qui participent au traitement des demandes.

Au cours de la période visée par le rapport, la Division de l'AIPRP a terminé l'élaboration de plusieurs nouvelles politiques, lignes directrices et ressources supplémentaires pour le ministère et les BPR. En établissant des exigences et des lignes directrices claires, ces nouvelles politiques visent à assurer la conformité à la LAI et à la LPRP ainsi qu'à protéger les documents et l'intégrité du cadre de l'AIPRP au sein du Ministère.

L'Unité des politiques et des programmes de protection des renseignements personnels a élaboré un guide interne sur la détermination du contrôle des documents aux fins de la LAI et de la LPRP. Il propose des lignes directrices et des exigences concernant le contrôle des documents au Ministère. Il indique également les responsabilités des employés et de la direction à tous les niveaux, ainsi que le rôle des équipes pertinentes qui doivent être consultées en matière de contrôle (Division de l'AIPRP, Conseillers juridiques ministériels et CDIPRP).

Il décrit également les exigences relatives à la conformité, à la protection des renseignements personnels, au traitement approprié des documents et des dossiers juridiques, à l'évaluation du contrôle des documents, aux scénarios de divulgation autorisée en vertu du paragraphe 8(2) de la LPRP, ainsi qu'à la production de rapports et à la documentation.

Le guide a été élaboré en consultation avec les Opérations de l'AIPRP, la Sécurité, la Gestion des affaires et la gouvernance, les Communications, la Gestion de l'information, le bureau de l’avocate ministérielle, la Division de la politique sur les pratiques juridiques, ainsi que le Centre du droit de l'information et de la protection des renseignements personnels.

Parallèlement au Guide pour déterminer le contrôle, l'Unité de la politique et des programmes de protection des renseignements personnels a également élaboré une politique sur l'entrave au droit d'accès à l'information, conformément à l'article 67.1 de la LAI.

La présente politique énonce les obligations et les responsabilités actuelles des employés en vertu de la LAI et de la LPRP. Il s'harmonise également avec ceux publiés par d'autres ministères afin de s'assurer que toute obstruction présumée est traitée de manière uniforme. Le ministère reçoit régulièrement des demandes d'AIPRP et, comme l'entrave au droit d'accès aux documents constitue une infraction grave, il est important que les employés du ministère se tiennent informés et qu'ils aient mis en place des protocoles appropriés pour prévenir les entraves, enquêter et traiter toute obstruction alléguée.

La politique a été élaborée en consultation avec le CDIPRP, le dirigeant principal de la sécurité, le Secteur national du contentieux, la Division de la politique des pratiques juridiques et le bureau de l’avocate ministérielle.

Le guide et la politique en sont aux dernières étapes de leur approbation et seront publiés à l'interne au cours de la nouvelle année fiscale.

De plus, de nouvelles lignes directrices internes ont également été élaborées par l'Unité des politiques et des programmes de protection des renseignements personnels et offrent aux programmes et aux BPR un cadre propre au Ministère pour effectuer des EFVP et respecter les obligations de la nouvelle Norme sur les EFVP du SCT.

Des guides de référence rapide ont également été élaborés pour compléter les politiques proposées sur l'obstruction au droit d'accès et le contrôle des documents une fois qu'elles ont été publiées. Ces guides ont été conçus pour fournir aux employés un aperçu clair et concis de leurs obligations et responsabilités en vertu de ces politiques, ce qui les aidera à mieux les comprendre et à les respecter. En offrant de l'information facilement accessible dans un langage simple, les guides visent à sensibiliser les employés, à s'assurer qu'ils sont informés des risques et des responsabilités liés à la protection des renseignements personnels et à faciliter la mise en œuvre efficace des politiques dans l'ensemble du Ministère.

Amélioration de l'analytique et de la technologie

L'un des principaux objectifs du plan de modernisation continu de la Division de l'AIPRP est la mise en œuvre d'une nouvelle solution de gestion des cas d'AIPRP, ATIPXpress.  L'adoption de cette initiative clé donne l'occasion d'évaluer et d'officialiser les politiques et les procédures internes en matière d'AIPRP. Il se traduira également par une coopération durable avec les principaux intervenants grâce à l'échange de connaissances, à la clarification des rôles et à l'amélioration de l'analyse et de la production de rapports, ce qui démontre l'engagement du Ministère à l'égard de l'amélioration continue des processus.

La Division de l'AIPRP a participé à une formation avec le fournisseur afin de mieux comprendre le fonctionnement du système et ses diverses fonctions.

La Division de l'AIPRP continue de collaborer avec la communauté de pratique d'ATIPXpress et anime également son propre sous-groupe de travail ATIPXpress. Ce groupe de travail interministériel a été mis sur pied pour échanger des pratiques exemplaires et déterminer les domaines de collaboration afin de faciliter la mise en œuvre progressive du nouveau système de gestion des cas.

Plusieurs ministères ont collaboré avec la Division de l'AIPRP du Ministère pour élaborer des ressources telles que des flux de travail et des schémas de processus, et pour discuter du processus de modernisation. L'objectif principal de ces réunions et séances de travail était de déterminer comment ATIPXpress s'inscrit dans les besoins multi-organisationnels des services d'AIPRP et des professionnels de la protection de la vie privée. L'accent a également été mis sur l'amélioration des activités et des fonctions existantes d’Access Pro Case Management, plutôt que sur leur réinvention et l'anticipation des modifications à venir à la LPRP.

La Division de l'AIPRP a invité des représentants du SCT à une séance de notre sous-groupe de travail ATIPXpress pour discuter les EFVP. Divers services ont partagé leurs cartes de flux de travail sur les processus de protection de la vie privée (en particulier les EFVP) et ont signalé les intrants et les extrants importants. Avec l'aide du SCT, la séance a permis de déterminer les produits livrables importants (c.-à-d. les mesures autres que les données d'enregistrement, comme les courriels ou les processus d'admission, les formulaires, la production de rapports et l'envoi de réponses et d'avis finaux), afin de préciser les besoins fonctionnels des unités de protection de la vie privée pour le système de gestion des cas ATIPXpress.

L'équipe de modernisation a terminé des séances d'essais d'acceptation par l'utilisateur pour recueillir des commentaires, et la version de production du logiciel a actuellement commencé avec Services partagés Canada. La Division de l'AIPRP prévoit un lancement introductif du logiciel ATIPXpress au début de la nouvelle année fiscale.

Maintien en poste et perfectionnement professionnel

Bien-être et développement professionnel des employés

Au cours de l'exercice précédent, la Division de l'AIPRP a collaboré avec l'équipe de la Gestion du changement et transformation des affaires dans le cadre de la Stratégie de modernisation de l'AIPRP.  Des domaines pour promouvoir la fidélisation, le bien-être et le développement professionnel des employés ont été identifiés.

L’équipe nous a également amené à cerner plusieurs sujets et domaines de formation pour aider le personnel de l'AIPRP et les BPR. La Division de l'AIPRP a organisé diverses présentations et formations à l'intention de ses employés internes. Voici quelques-uns de ces sujets :

De la formation sur l'AIPRP, de la formation linguistique ainsi que d'autres formations visant à développer les compétences et les connaissances des employés en matière de perfectionnement professionnel, de réseautage, de technologie et de formation propre à un programme ont également été offertes régulièrement aux employés tout au long de la période visée par ce rapport.

Enfin, les employés de la Division de l'AIPRP ont participé à plusieurs séances de formation internes et interministérielles, à des séances d'information et à des séminaires sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels. Ces échanges avec d'autres ministères ont permis à notre Division de se tenir au courant des nouvelles pratiques en matière d'AIPRP et des tendances à venir, tout en contribuant à notre modernisation et en informant les pratiques exemplaires.

Engagement à l'égard de la diversité et de l'équité en matière d'emploi

Pour être en mesure de servir efficacement le public, le ministère et son personnel doivent refléter fidèlement la diversité de la population canadienne. Le ministère recrute activement des membres des groupes visés par l'équité en matière d'emploi et les encourage à s'auto-identifier.

Structure organisationnelle

La directrice de la Division de l'AIPRP relève de l'avocat général principal et du directeur général de la Direction générale des pratiques juridiques (DGPJ) du Secteur de la gestion. Cette structure nous permet de nous concentrer sur les initiatives de modernisation, ainsi que de bénéficier de services juridiques et analytiques supplémentaires au sein de la DGPJ.  La directrice est responsable de l'élaboration, de la coordination et de la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures efficaces pour traiter efficacement les demandes en vertu de la LPRP.

Au cours de la période visée par le rapport, la Division de l'AIPRP du Ministère comptait un total de 31,38 postes équivalents temps plein (ETP) chargés des demandes d'accès à l'information et des dossiers de protection des renseignements personnels, ainsi que trois consultants. Pour appuyer l'administration de la LPRP, l'Unité de la protection des renseignements personnels des politiques et des programmes comptait un total de 11,94 postes ETP, 0,54 poste à temps partiel et d'équivalents occasionnels, 0,87 poste de consultant et 0,23 poste d'étudiant.

La Division de l'AIPRP est organisée en trois unités :

De plus, la Division de l'AIPRP travaille actuellement à la modernisation de son système de gestion de l'AIPRP afin d'obtenir un meilleur rendement et met sur pied un groupe d'experts en technologie de l'information. Ce groupe assurera une transition en douceur vers la nouvelle plateforme.

En vertu de l'article 73.1 de la LPRP, les institutions qui relèvent du même ministre peuvent s'associer pour partager des services de traitement des demandes. Le ministère a un protocole d’accord avec la Commission du droit du Canada depuis 2023.

La Division de l'AIPRP du Ministère est composée d'un effectif dévoué qui se consacre à l'accès à l'information et à la protection de la vie privée. Ce travail comprend :

Le travail de la Division de l'AIPRP est appuyé par 26 BPR au sein du Ministère. Ces bureaux sont chargés de localiser et de fournir les documents qui répondent aux demandes et de formuler des recommandations sur la divulgation des documents conformément aux dispositions de la LPRP.

Arrêté de délégation

La directrice et le directeur adjoint de l'AIPRP ont les pleins pouvoirs délégués par le ministre pour l'application de la LPRP.

Dans le but d'accroître la surveillance de l'exécutif, les pleins pouvoirs sont également conférés aux postes de sous-ministre, sous-ministres délégués, sous-ministre adjoint et dirigeant principal des finances, Secteur de la gestion, et l'avocat général principal et directeur général, Direction générale des pratiques juridiques. Une copie de l’arrêté de délégation du Ministère se trouve à l'annexe A du présent rapport.

Performances et statistiques

Le ministère s'est engagé à faire preuve de transparence et de reddition de comptes en vertu de la LPRP et continue de s'efforcer d'améliorer son rendement afin d'offrir les normes de service les plus élevées en matière d'accès et de protection des renseignements personnels.

Nombre de demandes

Aperçu des demandes reçues et traitées par le ministère en vertu de la LPRP :
Exercice # de demandes reçues # de demandes traitées # de pages traitées # de pages communiquées
2024-25 294 262 85 909 13 082
2023-24 565 528 28 012 7 049
2022-23 130 117 1664 632

Le ministère a reçu 294 demandes au cours de la période visée par le rapport.

Il a été déterminé que bon nombre des demandes reçues au cours de l'exercice précédent étaient des pourriels. Par conséquent, le nombre total de demandes « légitimes » reçues au cours de la période de référence précédente était de 177. De plus, un total de 91 demandes a été fermées comme pourriels au cours de la période visée par le rapport. Les 203 autres demandes reçues ont été jugées légitimes. Il s'agit d'une augmentation de 14,7 % des demandes reçues par rapport à la période de référence précédente.

De plus, 103 demandes étaient en suspens par rapport aux années précédentes, pour un total de 397 demandes actives en 2024-2025. Au cours de la période visée par le rapport, 262 demandes ont été traitées, ce qui représente une baisse importante par rapport aux 528 demandes fermées au cours de la période de référence précédente. Cette diminution est attribuable aux 388 demandes de pourriel fermées au cours de l'exercice précédent.

Sur les 294 demandes, 135 ont été renvoyées et doivent être traitées au cours de l'exercice 2025-2026, comparativement à 104 demandes au cours de la période de référence précédente. Cette augmentation du nombre de demandes reportées reflète l'augmentation globale du nombre de demandes reçues par le ministère.

Pour répondre aux demandes officielles de renseignements personnels, 85 909 pages ont été examinées, dont 13 082 pages ont été divulguées. Il s'agit encore une fois d'une augmentation importante par rapport à la période de référence précédente et peut être attribuée à l'augmentation du nombre de demandes reçues.

Taux de conformité, délais de traitement et prorogations

Sur les 262 demandes traitées au cours de la période de référence, 221 ont été traitées dans les délais prescrits par la LPRP. On peut noter une augmentation du taux de conformité, qui est passé de 79 % dans le rapport précédent à 84 % en 2024-25.

Au cours de la période visée par le rapport, le ministère a été en mesure de fermer un total de 169 demandes (64,5 %) en 15 jours ou moins, 42 demandes dans un délai de 16 à 30 jours (16 %), 13 demandes dans un délai de 31 à 60 jours (5 %), 12 demandes dans un délai de 61 à 120 jours (4,6 %), sept demandes dans un délai de 121 à 180 jours (2,7 %) et 11 demandes dans un délai de 181 à 365 jours (4,2 %). De plus, huit demandes ont pris plus de 365 jours pour être traitées (3,1 %). Le tableau ci-dessous représente le nombre de demandes traitées (avec pourcentage) par temps de traitement pour toutes les demandes traitées.

Durée de traitement
Version texte

Graphique à barres montrant le durée de traitement des demandes comme suit :

  • 1 à 15 jours : 169 demandes (65 %)
  • 16 à 30 jours : 42 demandes (16 %)
  • 31 à 60 jours : 13 demandes (5 %)
  • 61 à 120 jours : 12 demandes (5 %)
  • 121 à 180 jours : 7 demandes (3 %)
  • De 181 à 365 jours : 11 demandes (4 %)
  • Sur 365 jours : 8 demandes (3 %)

Le ministère a demandé une prorogation des délais prescrits dans 25 demandes, en vertu du sous-alinéa 15(1)(a)(i) pour entrave sérieuse au fonctionnement et de l'alinéa 15(1)(ii) pour les consultations.

Taux de présomption de refus

Le taux de présomption de refus du Ministère au cours de la période visée par le présent rapport (c.-à-d. le pourcentage de demandes de renseignements personnels qui ont reçu une réponse après le délai prescrit par la LPRP) était de 15,65 %, ce qui signifie que 41 demandes ont été fermées après les délais prescrits par la LPRP. Le pourcentage de présomption de refus pour la période de référence a diminué par rapport à 20,83 % pour la période de référence 2023-2024.

Version texte

Graphique linéaire affichant le taux de présomption de refus comme suit :

  • 2022-2023 : 15 %
  • 2023-2024 : 20 %
  • 2024-2025 : 15,6 %

Demandes en suspens

Le SCT recueille des données statistiques auprès d'institutions particulières (dont le ministère) sur le volume de leurs demandes de renseignements personnels en suspens. Le ministère a reporté un total de 135 demandes de la période visée par le rapport, y compris les périodes précédentes.

Des demandes ouvertes pour l'exercice ont été reçues Demandes ouvertes qui respectent les délais prescrits par la loi au 31 mars 2025 Demandes en cours qui dépassent les délais prévus par la loi au 31 mars 2025 Total
Reçus en 2024-2025 30 44 74
Reçus en 2023-2024 0 20 20
Reçus en 2022-2023 0 12 12
Reçus en 2021-2022 0 11 11
Reçus en 2020-2021 0 10 10
Reçus en 2019-2020 0 4 4
Reçus en 2018-2019 0 1 1
Reçus en 2017-2018 0 1 1
Reçus en 2016-2017   1 1
Reçues en 2015-2016 ou avant 0 1 1
Total 30 105 135

Disposition des demandes traitées

Sur les 262 demandes fermées au cours de la période de référence, 26 demandes (9,92 %) n'étaient pas assorties de documents pertinents à fournir, 184 demandes (70,23 %) ont été abandonnées par le demandeur (un grand nombre en raison de demandes de pourriel), deux demandes ont fait l'objet d'exceptions en totalité (0,76 %), 47 demandes (17,95 %) ont fait l'objet d'une divulgation partielle, tandis que 3 demandes ont été divulguées dans leur intégralité (1,15 %).

Disposition des demandes traitées
Version texte

Bar graph displaying the dispositions of completed requests as follows:

  • Disclosed in part: 47
  • No relevant records: 26
  • Abandoned: 184
  • Released in their entirety: 3
  • Exempted in their entirety: 2

Demandes, exemptions et exclusions

Exceptions invoquées

Au cours de la période visée par le rapport, le ministère a appliqué des exceptions en vertu de la LPRP pour 73 demandes. L'exception la plus souvent invoquée était l'article 26, qui a été appliqué dans 47 demandes. Viennent ensuite l'article 27, qui a été invoqué dans 23 demandes, puis l'article 21, qui a été invoqué dans trois demandes.

Exclusions citées

Des renseignements ont été exclus en vertu de l'alinéa 69(1)a) pour deux demandes au cours de la période visée par le rapport.

Demandes informelles

Le ministère a publié sur le Portail du gouvernement ouvertdes résumés des demandes traitées qui ne contiennent pas de renseignements personnels ou de tiers. Les membres du public peuvent présenter des demandes informelles pour obtenir une copie des renseignements déjà divulgués.

Aucune demande informelle n'a été reçue ou traitée au cours de la période visée par le présent rapport.

Format de l'information communiquée

La plupart des demandeurs (287 demandes) ont choisi de recevoir de l'information en format électronique (en ligne ou par courriel) au cours de la période visée par le rapport. Le ministère a continué d'utiliser la livraison au moyen de poste électronique, un service offert gratuitement au demandeur et qui est maintenant le principal mode de livraison des documents du Bureau. Il permet la livraison sécurisée des documents dans un format électronique et contourne la question des restrictions de taille des courriels et de la nécessité pour le destinataire d'avoir un appareil compatible pour accéder aux documents. Seulement six demandeurs ont choisi de recevoir de l'information en version papier par la poste.

Consultations

Au cours de la période visée par le rapport, le ministère a reçu 15 demandes d'autres institutions gouvernementales et aucune demande d'autres organisations demandant des recommandations concernant des documents provenant du Ministère, s'y rapportant ou d'intérêt pour lui. De plus, sept consultations ont été reportées des années précédentes, pour un total de 22 consultations. Au total, le ministère a été invité à examiner 1276 pages pour ces consultations.

De ces 22 consultations, 18 ont été menées à bien au cours de la période visée par le rapport (862 pages) et les quatre autres ont été reportées à l'exercice 2025-2026.

Les délais de traitement des neuf consultations réalisées étaient les suivants :

Salaires et coûts

Le coût total de l'administration de la LPRP au cours de la période visée par le rapport, s'est élevé à 1 337 845 $. Ce coût comprend 1 208 564 $ en salaires et en heures supplémentaires, ainsi que des coûts de fonctionnement totalisant 129 281 $, dont 31 507 $ en contrats de services professionnels.

Ces coûts ne tiennent pas compte des ressources dépensées par les autres secteurs du Ministère pour satisfaire aux exigences de la LPRP.

Activités de formation et de sensibilisation

Formations

Le ministère et la Division de l'AIPRP ont continué d'offrir de la formation aux employés afin d'améliorer la compréhension des lois, ainsi que le bien-être et le perfectionnement professionnel des employés. Des séances de formation sont offertes de façon ponctuelle, tandis que d'autres sont prévues régulièrement tout au long de l'exercice.

Formation ministérielle sur l'AIPRP à l'intention des employés du Ministère

Au cours de la période de référence, la Division de l'AIPRP fournit régulièrement des conseils et de la formation officielle sur l'application de la législation sur l'AIPRP et la protection des renseignements personnels aux employés du Ministère qui doivent examiner les documents pertinents demandés en vertu de la LPRP ou qui mènent à bien des initiatives comportant des risques d'atteinte à la vie privée.

Une formation officielle est offerte aux employés de l'AIPRP, aux employés et aux personnes ayant des responsabilités fonctionnelles ou déléguées en vertu de la LPRP, afin de s'assurer qu'ils connaissent les politiques, les procédures et les responsabilités juridiques en vertu de la LPRP.

Des séances d'information officielles de sensibilisation ont été offertes à d'autres secteurs du Ministère afin d'aborder les besoins opérationnels et opérationnels particuliers de chaque groupe. Au cours de la période visée par le rapport, des présentations sur divers sujets liés à l'AIPRP ont été données par l'intermédiaire de MS Teams ou en personne à près de 400 employés.

La Division de l'AIPRP a récemment mis à jour ses ressources de formation et ses modules de formation au cours de la période visée par le rapport afin de tenir compte des changements apportés à l'ensemble des politiques sur la protection des renseignements personnels et de souligner les obligations énoncées dans nos nouvelles politiques internes.

Le CDIPRP, qui fait partie du Secteur du droit public et de la législation du Ministère, est chargé de fournir des conseils juridiques à tous les ministères sur l'interprétation et l'application de la LAI et LPRP. Il offre également de la formation aux employés du Ministère et aux employés d'autres institutions.

La formation sur l'AIPRP fait partie des cours recommandés dans le volet sur les valeurs et l'éthique de la Feuille de route du Ministère à l'intention des nouveaux gestionnaires. Une séance d'orientation électronique est affichée sur le site intranet du Ministère aux fins de consultation par les employés.

Des séances de formation ministérielles continueront d'être offertes tout au long de l'exercice 2025-2026.

Formation interne de la Division de l'AIPRP

La Division de l'AIPRP veille à ce que les employés reçoivent une formation intégrale pour favoriser leur perfectionnement, leur réussite et leur bien-être. En plus des procédures opérationnelles normalisées et des politiques internes, les employés de la Division de l'AIPRP doivent suivre la formation ministérielle obligatoire sur des questions telles que la sécurité et la sensibilité culturelle.

Les employés de la Division de l'AIPRP du Ministère ont participé à une série de séances de sensibilisation avec les conseillers juridiques de l'AIPRP afin d'examiner la jurisprudence et les récents développements jurisprudentiels liés à la LPRP. L'avocat de l'AIPRP a participé aux réunions mensuelles du Groupe d’études en l’AIPRP au cours desquelles des renseignements sont échangés et des solutions proposées. Le Groupe d’études est ouvert à tous les avocats et avocates ministériels, y compris ceux des services juridiques, et son mandat est de discuter de questions telles que le droit d'accès à l'information et les questions de protection des renseignements personnels.

De plus, la Division de l'AIPRP a régulièrement organisé des ateliers et des présentations sur divers sujets concernant l'application de la LPRP et procédures connexes. Cela a permis aux employés de la Division de l'AIPRP du Ministère de profiter de l'expérience et des connaissances des autres.

L'Unité de la politique et des programmes de protection de la vie privée a invité la Direction des conseils au gouvernement du CPVP à offrir une séance de formation à la Division de l'AIPRP. La séance a permis de fournir des renseignements utiles sur les EFVP et les divulgations en vertu du paragraphe 8(2) de la LPRP, ainsi que de poser des questions et d'obtenir des éclaircissements.

La Division de l'AIPRP a également invité un formateur externe à donner une séance sur les dispositions d'exception et d'exclusion en vertu de la LAI et de la LPRP, ce qui a permis à la Division d'engager des discussions utiles et de se tenir au courant des pratiques exemplaires.

Plaintes, enquêtes et affaires devant la cour fédérale

Plaintes déposées

La Division de l'AIPRP dispose d'une équipe chargée de gérer les plaintes, qui sert de principal agent de liaison entre le ministère et le CPVP. L'équipe a continué de travailler à renforcer les relations et à améliorer le rendement du programme d'AIPRP du Ministère. Une boîte aux lettres de plaintes est également disponible pour simplifier les plaintes.

Au cours de la période visée par le rapport, le ministère a reçu huit avis d'intention d'enquêter du CPVP au cours de la période visée par le rapport. Les motifs de ces plaintes étaient les suivants :

Remarque : Il peut y avoir plusieurs plaintes liées à un seul dossier.

Plaintes actives

Le graphique ci-dessous présente le nombre de plaintes actives déposées auprès du CPVP qui sont en suspens au cours des périodes de référence précédentes, ventilées selon l'exercice au cours duquel elles ont été reçues.

Deux plaintes restent actives après la période visée par le présent rapport.

Deux plaintes restent actives après la période visée par le présent rapport.

Version texte

Graphique à barres affichant les plaintes actives comme suit :

  • 2024-2025 : 1
  • 2023-2024 : 0
  • 2022-2023 : 1
  • 2021-2022 : 0
  • 2020-2021 : 0

Principaux enjeux et mesures prises à la suite de plaintes

Au cours de la période visée par le rapport, les principaux problèmes soulevés par les plaintes relatives à la protection de la vie privée reçues par le ministère comprenaient :

La Division de l'AIPRP a agi rapidement pour régler les plaintes relatives à la protection de la vie privée reçues au cours de la période visée par le rapport. Il s'agissait notamment de faire un suivi auprès des BPR pour confirmer l'existence ou l'absence de documents, ainsi que d'effectuer de nouvelles recherches auprès des BPR pour trouver des documents supplémentaires. L'application des exceptions dans certains cas a également été réexaminée et confirmée auprès du BPR afin d'en assurer l'exactitude, en ce qui a trait aux documents.

Les dossiers retardés ont également été classés par ordre de priorité dans les plans d'action, et les analystes ont été réaffectés au besoin pour traiter le dossier dans les délais prévus. La Division de l'AIPRP a également évalué et fourni des renseignements détaillés sur les justifications des prorogations de délai, compte tenu de la complexité du dossier.

Enquêtes terminées

Le CPVP peut choisir d'enquêter sur plusieurs dossiers dans le cadre d'une seule plainte. Le nombre d'enquêtes n'indique pas le nombre de dossiers faisant l'objet d'une enquête, et il peut y avoir plusieurs décisions en matière de conclusions en fonction du nombre de dossiers ayant fait l'objet d'une enquête dans le cadre d'une seule plainte. Au total, six enquêtes ont été menées à bien au cours de la période visée par le rapport, dont certaines avaient été reportées des années précédentes. Sur les six enquêtes :

Fondée: L'institution a contrevenu à la disposition de la LPRP.

Fondée et résolue: L'institution a contrevenu à une disposition de la LPRP, mais a depuis pris des mesures correctives pour régler le problème à la satisfaction du CPVP. 

Non fondée: Il n'y avait pas ou pas suffisamment de preuves pour conclure que l'institution ou l'organisation a contrevenu à la LPRP.

Résolue: L'enquête a révélé que la plainte est essentiellement le résultat d'une mauvaise communication, d'un malentendu, etc., entre les parties ; et/ou l'institution a accepté de prendre des mesures pour corriger le problème à la satisfaction du CPVP.

Réglé: Le CPVP a aidé à négocier une solution qui a satisfait toutes les parties au cours de l'enquête et n'a pas rendu de conclusions.

Abandonnée: L'enquête a pris fin avant que les allégations n'aient fait l'objet d'une enquête approfondie.

Règlement rapide : S'applique aux situations où le problème est résolu à la satisfaction du plaignant au début du processus d'enquête et où le CPVP n'a pas rendu de conclusions.

Révision par la Cour fédérale du Canada

Au cours de la période visée par le rapport, aucune demande n'a été déposée devant la Cour fédérale en vertu de l'article 41 de la LPRP.

Vérifications effectuées par le Commissaire à la protection de la vie privée

Au cours de la période visée par le rapport, aucune enquête officielle n'a été menée par le CPVP.

Surveillance de la conformité

La Division de l'AIPRP a surveillé régulièrement la conformité aux exigences législatives et la rapidité de traitement des demandes au moyen d'une communication continue avec la haute direction et les BPR, au besoin.

La charge de travail a été évaluée quotidiennement, à l'aide du système Access Pro Case Management afin de s'assurer qu'elle était répartie uniformément et gérée efficacement pour respecter les délais prescrits.

L'Unité des politiques et des programmes de protection de la vie privée examine les contrats, les ententes et les arrangements pour s'assurer que les mesures de protection de la vie privée sont incluses et qu'elles sont conformes aux directives du SCT.

Les salles de lecture de l'administration centrale du Ministère à Ottawa et celles des bureaux régionaux partout au Canada mettent à la disposition du public la version la plus récente d'Info Source, ainsi que les publications et les manuels ministériels. Bon nombre de ces publications se trouvent sur le site Web du Ministèreet sur Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Demandes de correction de renseignements personnels

L'alinéa 12(2)a) de la LPRP prévoit que tout individu a accès aux renseignements personnels le concernant qui ont été utilisés, qui sont utilisés ou qui peuvent être utilisés à des fins administratives et qui a le droit de demander la correction de ces renseignements s'il estime qu'il y a une erreur ou une omission dans ces renseignements.

Le ministère n'a reçu aucune demande de correction de renseignements personnels au cours de la période visée par le rapport.

Administration des renseignements personnels

Conseil

À plusieurs reprises, la Division de l'AIPRP a agi à titre de ressource pour les fonctionnaires du Ministère ainsi que pour ceux d'autres institutions fédérales, en offrant des conseils et des orientations sur les dispositions de la LPRP ainsi que sur les politiques connexes. La Division de l'AIPRP a été consultée sur la collecte, l'utilisation, la communication et l'élimination ou la conservation des renseignements personnels sur un large éventail de questions.

Au cours de la période visée par le rapport, la Division de l'AIPRP du Ministère a répondu à un total de 109 demandes de conseils officiels et informels en matière de protection des renseignements personnels. Il s'agissait notamment de conseils sur les énoncés de confidentialité, les protocoles d'accès aux demandes de comptes du réseau d'employés, les projets de ressources humaines, les procédures et les documents liés aux logiciels et à la sécurité, ainsi que sur les publications.

Divulgations dans l'intérêt public

L'alinéa 8(2)m) de la LPRP permet la communication de renseignements personnels dans les cas où des raisons d'intérêt public l'emportent nettement sur toute atteinte à la vie privée qui pourrait découler de la communication ou lorsque la communication profiterait manifestement à l'individu qu'ils concernent. Le commissaire à la protection de la vie privée doit être informé des divulgations qui seront faites en vertu de ces dispositions. Au cours de la période visée par le rapport, le ministère n'a communiqué aucun renseignement personnel en vertu de l'alinéa 8(2)m) dans aucun cas.

Atteintes substantielles à la vie privée

Atteintes substantielles à la vie privée

Au cours de la période visée par le rapport, le ministère a signalé une atteinte substantielle au CPVP et à la Division de la politique d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels du SCT.

Correspondance par courriel mal acheminée : Un employé du Ministère a envoyé un courriel au mauvais destinataire par erreur, parce que le mauvais courriel a été saisi manuellement dans le système de gestion des cas. Le courriel envoyé était en réponse à une chaîne de courriels contenant des courriels antérieurs échangés entre le public canadien et le programme. Le courriel contenait le courriel original envoyé au bureau, qui contenait des renseignements personnels sur un crime commis contre eux, ainsi que leur nom complet et leur adresse courriel. L'atteinte a été contenue et signalée au SCT et au CPVP.

Atteintes non substantielles à la vie privée

La Division de l'AIPRP a traité 16 atteintes non substantielles à la vie privée et incidents liés à la protection des renseignements personnels au cours de la période visée par le rapport. Ces fichiers comprenaient des renseignements personnels partagés par erreur par des erreurs dans les pièces jointes aux courriels, des destinataires incorrects, des caviardages incorrects, ainsi que des accès non autorisés et des autorisations accordées par erreur.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée terminées

Le ministère a réalisé trois EFVP au cours de la période visée par le rapport. Système LEX :

Le système de gestion de cas juridiques (LEX) du ministère de la Justice est une application utilisée pour appuyer la pratique du droit et la gestion/prestation de services juridiques au gouvernement du Canada. Il comprend les fonctions suivantes : gestion des dossiers juridiques; gestion de la comptabilisation du temps; gestion des documents et tableaux de bord et rapports opérationnels. Le système est utilisé par les gestionnaires, les avocats, les parajuristes et les administrateurs qui fournissent des services de contentieux, de consultation, de politiques, de législation et de rédaction de règlements à l'administration centrale, dans les bureaux régionaux et dans les unités des services juridiques ministériels.

Collecte d'éléments de preuve sur Internet : Une EFVP a été réalisée concernant les facteurs relatifs à la vie privée associés à la collecte, à l'utilisation, à la divulgation et à la conservation de renseignements personnels et de preuves sur Internet par le ministère provenant des médias sociaux et d'autres sites Internet à des fins de preuve dans des poursuites civiles. Bien que les équipes de contentieux du Ministère aient de temps à autre participé à la collecte et à l'utilisation de renseignements personnels provenant de sites de médias sociaux comme éléments de preuve dans le cadre de litiges civils – conformément aux pratiques de l'industrie– les politiques et procédures officielles régissant ces activités n'ont pas été mises en place jusqu'à récemment. Le ministère a lancé un examen interne de ses activités de recherche et de collecte en ligne afin d'évaluer les mérites et les répercussions opérationnels de ces activités.

Vidcruiter : Vidcruiter est une entreprise canadienne qui propose une plateforme d'entrevues vidéo et préenregistrées en ligne, ainsi que de nombreuses fonctionnalités différentes pour les ressources humaines et l'embauche. Une EFVP a été réalisée afin d'évaluer l'utilisation de cette technologie à des fins de dotation et d'adopter son utilisation à long terme ou de façon permanente.

Les EFVP réalisées au Ministère peuvent être consultées sur le site d'Info Source.

Évaluations continues des facteurs relatifs à la vie privée

Cinq EFVP ont également été entreprises ou reportées d'une période de référence précédente. Ils sont à divers stades d'achèvement. Ces EFVP actives sont principalement liées aux fonctions des ressources humaines et aux programmes juridiques propres aux ministères, notamment :

Surveillance des médias sociaux : La Direction des communications du Ministère s'intéresse à l'utilisation d'un outil de surveillance des médias sociaux pour la recherche, la surveillance et l'analyse de l'achalandage des médias sociaux sur des questions pertinentes pour le ministère. Étant donné que les volumes de médias sociaux sont trop importants pour être consultés manuellement, l'utilisation d'un outil permet au Ministère d'effectuer des recherches plus ciblées et plus vastes sur le contenu des médias sociaux et de voir l'information présentée de manière plus consolidée. Un tel outil permettrait au ministère de la Justice de mieux comprendre les opinions actuelles, les sentiments et les conversations générales sur des questions ministérielles particulières afin de créer des produits de communication qui trouvent un écho auprès des publics cibles.

Gestion des talents : Le ministère a mis en œuvre de nouveaux plans de gestion des talents et de nouveaux processus de gestion des talents pour les juristes chevronnés et les cadres non supérieurs. Dans le cadre de ces processus de gestion de la gestion, la Direction générale des ressources humaines (DGRH) du Ministère prévoit recueillir des renseignements sur l'EE et les ESG. Étant donné que la DGRH recueille, utilise, divulgue et conserve les renseignements personnels des participants au processus, et lorsque ces renseignements peuvent être utilisés à des fins administratives, une EFVP a été jugée importante pour protéger la vie privée des employés du Ministère.

Bureau de l'Ombudsman fédéral des victimes d'actes criminels : Le Bureau de l'ombudsman fédéral des victimes d'actes criminels (BOFVAC) veille à ce que le gouvernement fédéral s'acquitte de ses responsabilités à l'égard des victimes d'actes criminels. Le BOFVAC met actuellement en œuvre un nouveau système de gestion des cas.

Programme de la Loi d’aide à l’exécution des ordonnances et des ententes familiales : Le ministère de la Justice administre le programme d'aide à l'exécution des ordonnances et des ententes en matière familiale (LAEOEF). En vertu de la LAEOEF, au moyen de ces demandes, les personnes autorisées peuvent demander de l'aide du gouvernement fédéral pour retrouver des personnes en défaut de leurs obligations familiales, pour se conformer à des brefs de saisie-arrêt signifiés à la Couronne, pour refuser ou suspendre des permis fédéraux.

Annexe A – Arrêté de délégation

Annexe A – Arrêté de délégation
Version texte

Arrêté de délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu des paragraphes 95(1) de la Loi sur l'accès à l'information et 73 (1) Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministre de la Justice du Canada délégue les attributions suivantes aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes. Le présent arrêté de délégation remplace et annule tout autre arrêté de délégation.

Annexe

Poste : Sous-ministre et Sous-ministre délégué
Loi sur la protection des renseignements personnels et règlements : Autorité absolue
Loi sur l'accès à l'information et règlements : Autorité absolue (incluant la Loi telle qu'elle existait avant le 21 juin 2019)

Poste : Le directeur, Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Loi sur la protection des renseignements personnels et règlements : Autorité absolue
Loi sur l'accès à l'information et règlements : Autorité absolue (incluant la Loi telle qu'elle existait avant le 21 juin 2019)

Poste : Le dirigeant principal des Finances et Sous-ministre adjoint, Secteur de la gestion
Loi sur la protection des renseignements personnels et règlements : Autorité absolue
Loi sur l'accès à l'information et règlements : Autorité absolue (incluant la Loi telle qu'elle existait avant le 21 juin 2019)

Poste : Avocat général principal et Directeur général, Direction générale des pratiques juridiques
Loi sur la protection des renseignements personnels et règlements : Autorité absolue
Loi sur l'accès à l'information et règlements : Autorité absolue (incluant la Loi telle qu'elle existait avant le 21 juin 2019)

Poste : Le Chef des opérations, Chef des politiques et le Conseiller juridique, Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Loi sur la protection des renseignements personnels et règlements : 15 et les dispositions obligatoires de l'article 26 pour tous les documents
Loi sur l'accès à l'information et règlements : 8(1), 9, 11 et les dispositions obligatoires de l'article 19 pour tous les documents

Poste : Les conseillers principaux en accès à l'information et protection des renseignements personnels
Loi sur la protection des renseignements personnels et règlements : 15 pour tous les documents
Loi sur l'accès à l'information et règlements : 8(1) et 9 pour tous les documents

Daté, en la ville d'Ottawa, ce jour de octobre 2 2024.

Signé par l'honorable Arif Virani, ministre de la Justice.