Gestion des risques juridiques au ministère de la justice, évaluation formative

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ANNEXE A

Cadre de responsabilité et structure de gouvernance

Cadre de responsabilité et structure de gouvernance en matière de gestion des risques juridiques

Considérations :

• La gestion du risque juridique (GRJ) est une priorité pour le ministère de la Justice.
• La GRJ est le processus de prise et d'application des décisions qui réduisent la fréquence et la gravité des problèmes juridiques ayant une incidence défavorable sur la capacité du gouvernement de réaliser ses objectifs. Ses composantes principales sont la détection, l’évitement, l’atténuation et la gestion des risques juridiques. La GRJ est liée à la gestion intégrée du risque, qui constitue un élément du CGR du SCT.
• La GRJ est appliquée par les ministères clients en partenariat avec le ministère de la Justice. C’est l’un des principaux processus utilisés par le Ministère pour fournir des services juridiques de qualité supérieure au gouvernement du Canada et à ses institutions.
• La GRJ est également la responsabilité du ministère de la Justice même en ce qui a trait aux risques juridiques de ses propres politiques et textes législatifs.
• La GRJ comprend l’analyse (détermination des risques), l’évaluation des risques, l’échange de renseignements, la gestion des risques juridiques ayant une incidence considérable, la planification d’urgence, informer les hauts fonctionnaires et les ministres et les inciter à prendre des mesures (individuellement et en collaboration) concernant les questions clés de la GRJ, la détermination et l’analyse des tendances à l’échelle du gouvernement, le choix des instruments, le règlement des différends, la compréhension des rôles et des responsabilités ainsi que les techniques de gestion et de suivi des dossiers (p. ex. iCase).
• Il incombe à tous les employés et gestionnaires du ministère de la Justice de connaître et d’appliquer les principes et les méthodes de GRJ propres à leur titre et à leurs domaines de responsabilité.
• En outre, certaines personnes ou équipes sont responsables de fournir de l’orientation fonctionnelle et de coordonner les activités des autres dans le cadre de leurs tâches liées à la GRJ.
• Pour mettre en place un cadre de responsabilisation pour le système de GRJ découlant du transfert des responsabilités, les cadres supérieurs du Ministère doivent veiller à ce que la responsabilité et la responsabilisation soient déployées vers le bas au sein de leurs secteurs de gestion.

Cadre de responsabilisation

Rôles et responsabilités

Sous-ministre de la justice

• responsable de la gestion efficace du Ministère en général, notamment de la GRJ.

Résultats attendus

• Les engagements pris dans le cadre du PGR et les objectifs de l’ERAE reflètent adéquatement la GRJ en tant que priorité ministérielle.

Sous-ministre délégué

• responsable de la GRJ au ministère de la Justice.
• préside le Comité directeur du ministère de la Justice pour fournir une orientation constante en matière de GRJ.
• principal point de contact avec le SCT pour ce qui est de la GRJ, notamment en ce qui a trait aux liens avec la GIR.

Résultats attendus

• les engagements pris dans le cadre du PGR et les objectifs de l’ÉRAE reflètent adéquatement la responsabilité d'appliquer et de promouvoir la GRJ
• s’assure que les ministres sont informés des questions clés liées à la GRJ et prennent des mesures à cet égard (individuellement et en collaboration)
• préside le Comité directeur de la GRJ
• collabore avec le SCT pour s’assurer que la GRJ est appuyée par ce dernier et qu’elle est liée à la gestion intégrée du risque
• présente au SCT un rapport annuel sur la GRJ
• tient l’équipe des SM au courant des activités et des priorités ministérielles liées à la GRJ
• dirige et effectue des vérifications de la GRJ, notamment au moyen d’examens périodiques, pour la direction.

Chefs des portefeuilles

• principalement responsables de l’élaboration, de la gestion et de la mise en œuvre de la GRJ dans leurs portefeuilles respectifs, conformément aux normes et aux objectifs du Ministère
• principalement responsables d’aider les clients de leurs portefeuilles à mettre en œuvre un système de GRJ.
• s’assurent que les avocats du portefeuille ont la formation, les connaissances, les outils, la capacité et la détermination nécessaires pour assumer des responsabilités liées à la GRJ au sein du portefeuille.

Résultats attendus

• les engagements pris dans le cadre du PGR et les objectifs de l’ÉRAE reflètent adéquatement la responsabilité d’appliquer et de promouvoir la GRJ.
• élaborent des plans opérationnels en vue de la mise en œuvre et la gestion de la GRJ, notamment sur la façon d’aider les clients et de leur fournir des services de GRJ (le plan devrait présenter des objectifs appropriés et des exigences en matière de contrôle et de reddition de compte).
• veillent à ce que la responsabilité de la GRJ du portefeuille soit partagée par les SJM.
• aident les clients à mettre en œuvre les principes et les pratiques de GRJ.
• appliquent les principes et les méthodes de GRJ aux risques juridiques des portefeuilles, par exemple, en veillant à ce que :
  • les principes régissant le choix des instruments soient appliqués;
  • les dossiers ayant une incidence considérable soient gérés de manière appropriée;
  • des plans d’urgence adaptés au niveau de risque soient élaborés;
  • l’équipe des SM soit informée des tendances et des causes ayant une incidence considérable;
  • l’information concernant les questions horizontales soit communiquée de manière appropriée et que les autres intervenants ayant des rôles fonctionnels ou de coordination y prennent part.
• présentent régulièrement des comptes rendus périodiques sur le rendement de la GRJ au SM et aux SM délégués.
• préparent des plans opérationnels (qui sont présentés au Comité directeur de la GRJ).

SPGA (Contentieux des affaires civiles)

• principalement responsable, à titre de chef ministériel fonctionnel du Contentieux des affaires civiles, de l’élaboration et de la gestion de la GRJ dans les affaires liées au contentieux des affaires civiles mettant en cause plusieurs clients.
• à titre de chef ministériel fonctionnel du Contentieux des affaires civiles, s’assure que les principes et les méthodes de GRJ sont appliqués pour gérer les litiges mettant en cause plusieurs clients et ayant une incidence considérable.
• à titre de chef ministériel fonctionnel du contentieux des affaires civiles, s’assure que les principes et méthodes de GRJ des entités dont relèvent les portefeuilles et les bureaux régionaux sont élaborés et mis en œuvre de manière appropriée.
• à titre de président du Comité national du contentieux, s’assure que la GRJ est intégrée au fonctionnement du Comité et aux décisions prises par ce dernier.

Résultats attendus

• Les engagements pris dans le cadre du PGR et les objectifs de l’ÉRAE reflètent adéquatement la responsabilité d’appliquer et de promouvoir la GRJ.
• élabore des plans opérationnels en vue de la mise en œuvre et la gestion de la GRJ pour les litiges mettant en cause plusieurs clients.
• tient compte des principes de GRJ, particulièrement dans les affaires ayant une incidence considérable (p. ex. planification des urgences, etc.) lors des procédures du Comité du contentieux.
• applique les principes et les méthodes de GRJ aux risques inhérents aux litiges horizontaux, par exemple, en veillant à ce que :
  • les affaires ayant une incidence considérable et mettant en cause plusieurs clients soient gérées de manière appropriée, notamment en nommant un chef de portefeuille compétent (y compris le SPGA, Contentieux des affaires civiles, à l’occasion);
  • des plans d’urgence adaptés au niveau de risque soient élaborés;
  • l’équipe des SM soit informée des tendances et des causes ayant une incidence considérable;
  • l’information concernant les questions horizontales soit communiquée de manière appropriée et que les autres intervenants ayant des rôles fonctionnels ou de coordination y prennent part.
• présente régulièrement des comptes rendus périodiques sur le rendement de la GRJ au SM et aux SM délégués.
  • prépare des plans opérationnels (qui sont présentés au Comité directeur de la GRJ).

SPGA (SFP)

• principalement responsable de l’élaboration et de la gestion de la GRJ pour les poursuites fédérales.
• à titre de chef ministériel du SFP, s’assure que les principes et les méthodes de GRJ sont appliqués à la gestion des affaires ayant une incidence considérable.
• à titre de gestionnaire fonctionnel et de chef ministériel pour le SFP, s’assure que les poursuivants mettent en œuvre les principes et les méthodes de GRJ de manière appropriée.
• responsable de la mise en pratique et de la promotion de la GRJ en ce qui a trait aux risques juridiques pour le ministère de la Justice (par opposition au client) dans le domaine pénal.

Résultats attendus

• Les engagements pris dans le cadre du PGR et les objectifs de l’ÉRAE reflètent adéquatement la GRJ en tant que priorité ministérielle.
• élabore des plans opérationnels en vue de la mise en œuvre et la gestion de la GRJ pour les poursuites.
• applique les principes et les méthodes de GRJ aux risques juridiques liés aux poursuites, par exemple, en veillant à ce que :
  • les poursuites ayant une incidence considérable soient gérées de manière appropriée;
  • des plans d’urgence adaptés au niveau de risque soient élaborés;
  • l’équipe des SM soit informée des tendances et des causes ayant une incidence considérable;
  • la gestion des risques juridiques horizontaux liés aux poursuites, notamment aux poursuites en matière de réglementation, soit coordonnée dans tous les portefeuilles;
  • l’information concernant les questions horizontales soit communiquée de manière appropriée et que les autres intervenants ayant des rôles fonctionnels ou de coordination y prennent part.
• présente régulièrement des comptes rendus périodiques sur le rendement de la GRJ au SM et aux SM délégués.
• prépare des plans opérationnels (qui sont présentés au Comité directeur de la GRJ)

Directeurs régionaux principaux

• s’assurent que les principes et les méthodes de GRJ sont appliqués de manière adéquate dans les régions;
• s’assurent que leur région aide les chefs des portefeuilles à déterminer, à évaluer et à gérer les risques juridiques touchant les clients du portefeuille;
• s’assurent que leur région aide le SPGA (Contentieux des affaires civiles) à déterminer, à évaluer et à gérer les risques liés aux litiges mettant en cause plusieurs clients;
• s’assurent que leur région aide le SPGA (SFP) à déterminer, à évaluer et à gérer les risques juridiques liés aux poursuites.

Résultats attendus

• les engagements pris dans le cadre du PGR et les objectifs de l’ÉRAE reflètent adéquatement la responsabilité d’appliquer et de promouvoir la GRJ;
• élaborent des plans opérationnels en vue de la mise en œuvre et la gestion de la GRJ dans les régions;
• s’assurent que les régions partagent la responsabilité de la GRJ;
• appliquent les principes et les méthodes de GRJ aux risques juridiques dans les régions, par exemple, en veillant à ce que :
  • les affaires ayant une incidence considérable soient identifiées et signalées (p. ex. en s’assurant que les protocoles visant à signaler les risques juridiques dans Caseview/I-case sont suivis);
  • les régions aident les chefs de portefeuille, le SPGA (Contentieux des affaires civiles) ou le SPGA (SFP) à gérer les risques juridiques;
  • l’équipe des SM soit informée des tendances et des causes ayant une incidence considérable dans les régions;
  • l’information concernant les questions horizontales soit communiquée de manière appropriée et que les autres intervenants ayant des rôles fonctionnels ou de coordination y prennent part.
• présentent régulièrement des comptes rendus périodiques sur le rendement de la GRJ au SM et aux SM délégués.
• préparent des plans opérationnels (qui sont présentés au Comité directeur de la GRJ)

SMA principal, secteur des politiques; SMA, politique en matière de droit pénal; avocat en chef, droit public

• responsables de la mise en pratique et de la promotion de la GRJ en ce qui a trait aux risques juridiques liés aux politiques pour le ministère de la Justice (par opposition au client)

Résultats attendus

• les engagements pris dans le cadre du PGR et les objectifs de l’ÉRAE reflètent adéquatement la GRJ en tant que priorité ministérielle;
• les pratiques d’analyse de la GRJ efficaces pour les risques juridiques liés aux politiques sont élaborées et mises en œuvre;
• les risques juridiques propres au ministère de la Justice liés aux politiques sont définis, signalés et gérés;
• présentent régulièrement des comptes rendus périodiques sur le rendement de la GRJ au SM et aux SM délégués;
• préparent des plans d’analyse (qui sont présentés au Comité directeur de la GRJ).

SMA, services ministériels

• responsable de veiller à l’élaboration d’outils ministériels adaptés (p. ex. des logiciels) en vue de mettre en œuvre et d’appuyer la GRJ suivant les directives du Comité directeur de la GRJ;
• responsable de la mise en pratique et de la promotion de la GRJ en ce qui a trait aux risques juridiques ministériels propres au ministère de la Justice (par opposition au client)

Résultats attendus

• les engagements pris dans le cadre du PGR et les objectifs de l’ÉRAE reflètent adéquatement la GRJ en tant que priorité ministérielle;
• des outils ministériels de GRJ adaptés sont élaborés;
• des pratiques d’analyse de la GRJ efficaces pour les risques juridiques ministériels sont élaborées et mises en œuvre;
• les risques juridiques ministériels propres au ministère de la Justice sont définis, signalés et gérés;
• présente régulièrement des comptes rendus périodiques sur le rendement de la GRJ au SM et aux SM délégués;
• prépare des plans d’analyse (qui sont présentés au Comité directeur de la GRJ).

Structure de gouvernance

Outre les responsabilités individuelles décrites ci-dessus, de nombreux autres intervenants ont un rôle important à jouer en matière de GRJ.

Comité directeur de la GRJ

• présidé par le sous-ministre délégué et composé de membres de la haute direction et d’employés du niveau de travail jouant un rôle clé en matière de GRJ et éventuellement de représentants du SCT et des ministères clients;
• le Comité a pour mandat de coordonner et de surveiller l’orientation ministérielle générale et la mise en œuvre de la GRJ au Ministère, de définir les priorités en vue des prochaines étapes dans l’élaboration et la mise en œuvre de la GRJ;
• conseille le sous-ministre délégué en ce qui a trait aux questions ministérielles et stratégiques liées à la GRJ;
• examine les plans opérationnels présentés par les chefs des portefeuilles, le SPGA (Contentieux des affaires civiles), le SPGA (SFP) et les directeurs régionaux principaux;
• examine les plans d’analyse présentés par le SMA principal, Secteur des politiques, le SMA, Politique en matière de droit pénal, le SMA, Services ministériels, et l’avocat en chef, Droit public;
• aidé et appuyé par le Secrétariat de l’équipe des SM et le conseiller juridique spécial de GRJ;
• outre les plans opérationnels, les plans d’analyse et les mises à jour concernant des projets présentées par des intervenants particuliers, les points à l’ordre du jour pourraient comprendre, notamment, l’utilisation des rapports de I‑Case, la mise en place d’un processus d’analyse intégré des risques juridiques du MJ, les pratiques optimales et la recommandation d’une approche pour la planification des urgences, la relation entre le rôle de la GRJ du MJ et les initiatives du SCT, l’élaboration d’un « rapport annuel » sur la GRJ.

Conseiller juridique spécial de GRJ

• fournit un leadership opérationnel fonctionnel en matière de GRJ au Ministère;
• rapport fonctionnel avec le SM délégué et rapport hiérarchique avec le SPGA (Contentieux des affaires civiles) à qui il apporte son appui;
• fonction d’examen auprès des chefs de portefeuilles, entre autres, pour veiller à ce que la GRJ soit mise en œuvre de manière efficace au sein des structures existantes (p. ex. pour la planification des urgences ou les réponses aux risques juridiques qui apparaissent);
• point de contact principal au Ministère en ce qui a trait aux renseignements concernant la GRJ;
• participe aux réunions quotidiennes du SM à titre de point de contact principal en ce qui a trait aux renseignements concernant la GRJ;
• membre du Comité des litiges;
• préside les réunions du Groupe du jeudi (dont le rôle crucial à l’efficacité de la GRJ reste à confirmer, à officialiser et à développer);
• appuyé par des LA, des parajuristes et des employés de soutien;
• rapport direct, avec le Secrétariat de l’équipe des SM et leadership solide en matière de GRJ;
• responsable, avec le Secrétariat de l’équipe des SM, d’organiser et d’appuyer le Comité directeur de la GRJ;
• responsable, avec le Secrétariat de l’équipe des SM, d’appuyer le SM délégué en ce qui a trait à la vérification de la GRJ.

Secrétariat de l’équipe des SM

• Le mandat du Secrétariat en ce qui concerne la GRJ consiste à aider le sous-ministre délégué et l’équipe des SM à gérer la GRJ au ministère de la Justice en offrant des services de secrétariat;
• chargé de rendre compte des risques juridiques lors de la phase finale à l’équipe des SM et au ministre (p. ex. au moyen des rapports des prévisions, du Rapport sur les activités à venir, des Rapports sur les affaires ayant une incidence majeure, etc.);
• examine les engagements pris dans le cadre des PGR et des ÉRAE;
• apporte son appui au Comité directeur de la GRJ en collaboration avec le conseiller juridique spécial de GRJ;
• établit et surveille le processus d’analyse des risques juridiques pour le MJ en collaboration avec le conseiller juridique spécial de GRJ;
• travaille en étroite collaboration avec le conseiller juridique spécial de GRJ et lui fournit du soutien.

Groupe du jeudi matin

• appelé à devenir un groupe de travail officiel du Ministère à l’appui de la GRJ;
• représente tous les portefeuilles et tous les secteurs;
• communique les renseignements concernant la GRJ aux portefeuilles, aux bureaux régionaux et aux secteurs;
• établit des liens horizontaux et détermine les nouvelles tendances;
• assure le suivi et confirme les mesures de suivi fonctionnel (p. ex. existence de plans d’urgence, de plans de communications et de stratégies d’information) lorsque les risques juridiques sont définis, particulièrement en ce qui a trait aux événements imminents;
• contribue au Rapport sur les prévisions et aux autres rapports à l’intention de l’équipe des SM.

Groupe de pratique de la GRJ

• groupe de pratique composé d’avocats du niveau de travail et de représentants des SJM;
• collaboration au niveau opérationnel et partage de renseignements sur les pratiques optimales en matière de GRJ;
• les participants déterminent les défis ministériels et administratifs de la pratique courante de la GRJ et en discutent;
• rend compte des défis de la pratique courante de la GRJ au Comité directeur de la GRJ;
• détermine les besoins en matière d’élaboration de cours de formation et d’outils pour la GRJ.

Comité des litiges

• fait des recommandations au ministre en ce qui concerne les appels déposés à la CSC et les interventions;
• examine et approuve les stratégies en matière de contentieux visant à gérer les risques juridiques;
• détermine les besoins de consultations horizontales, les stratégies de communications et la planification des urgences.

Réunion quotidienne des SM

• définit à l’avance les risques juridiques imminents;
• confirme les préparatifs pour la gestion des risques juridiques imminents;
• communique les renseignements concernant les risques juridiques ayant une incidence considérable aux portefeuilles et aux secteurs;
• établit des liens horizontaux.
• contribue à clarifier les rôles et les responsabilités en ce qui a trait à la gestion de risques juridiques horizontaux particuliers.

Comité directeur des SMA

• comité interministériel présidé par le ministère de la Justice auquel tous les clients participent

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