Services juridiques ministériels
Agence des services frontaliers du Canada
Août 2011
1. Introduction
1.1 Contexte
L’Administration centrale du ministère de la Justice se situe à Ottawa et compte approximativement 5 000 employés. Le Ministère a créé des services juridiques spécialisés pour la plupart des ministères et organismes du gouvernement. Ces SJM fournissent une gamme d’avis juridiques et d’autres services aux organismes client afin de faciliter leurs activités. La présente vérification porte sur les pratiques de gestion des SJM qui fournissent des services à l’Agence des services frontaliers du Canada.
L’ASFC a été créée en décembre 2003 et a pour mandat de fournir des services frontaliers intégrés à l’appui des priorités en matière de sécurité nationale et de sécurité publique ainsi que de faciliter la libre circulation des personnes et des biens vers le Canada. L’avocat général principal dirige les SJM et relève du sous-procureur général adjoint (SPGA) du Portefeuille de la Sécurité publique, de la Défense et de l’Immigration (PSPDI). Les SJM comprennent approximativement 31 avocats et 14 membres du personnel de soutien qui sont employés par l’ASFC. Les dépenses prévues en F & E et en salaire pour 2010-2011 étaient les suivantes : ASFC (F & E) – 143 608 $, ministère de la Justice Canada (F & E) – 180 585 $, ASFC (salaire) – 870 191 $, ministère de la Justice Canada (salaire) – 3 424 875 $. Des renseignements contextuels supplémentaires sont fournis à l’annexe A.
Les principaux facteurs de risques qui ont été examinés dans le cadre de cette vérification sont l’incidence du travail juridique sur le ministère client, la capacité de répondre aux demandes de services juridiques du client, l’efficacité des relations avec les organismes du ministère de la Justice et les ministères clients, le niveau d’efficacité au sein de l’organisation et la gestion de la charge de travail, l’exactitude de l’information utilisée pour la prise de décisions, l’exactitude des rapports sur le rendement, la prestation d’avis juridiques cohérents et de services de contentieux et la gestion de l’information électronique.
1.2 Objectifs et portée de la vérification
L’objectif général de la vérification était de fournir des assurances quant à l’efficacité du cadre dans lequel les SJM fournissent des services à l’ASFC.
La portée de la vérification englobait les activités des SJM de l’ASFC et visait les points suivants :
- Le cadre de contrôle de gestion en place pour appuyer la gouvernance et l’orientation stratégique, les procédures, les pratiques et les politiques liées à la planification, à l’organisation, au contrôle, à la direction et à la communication des activités au sein des SJM;
- La gestion des ressources humaines, financières et matérielles;
- La fiabilité des systèmes d’information utilisés pour la prise de décisions et la responsabilisation, le niveau de soutien fourni par la DGI, la formation des utilisateurs et la sécurité de l’information électronique;
- La conformité des SJM à la Loi sur les langues officielles;
- La gestion du risque et des dossiers juridiques et la prévision des demandes de services juridiques;
- Les relations avec les autres secteurs du ministère de la Justice et le ministère client;
- La satisfaction du client.
Les étapes de la planification et de l’examen sur place se sont déroulées d’octobre 2010 à janvier 2011.
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