Services juridiques ministériels
Agence des services frontaliers du Canada
Août 2011

3. Observations – Gestion des ressources humaines, financières et matérielles

3.1 Ressources humaines

3.1.1. Quantité et composition des ressources

Une quantité et une composition adéquates de ressources affectées aux activités liées au travail sont un élément essentiel de l’utilisation efficace des ressources.

Les SJM de l’ASFC disposent d’une quantité et d’une composition adéquates de ressources pour répondre aux besoins du client en matière de services juridiques.

Au ministère de la Justice, le nombre et la composition de l’effectif en ce qui concerne les avocats sont déterminés par le Modèle de pratique du droit (MPD), qui a été adopté après un examen stratégique ministériel entrepris en février 2009 et dont la mise en œuvre devrait se terminer en avril 2012. Le MPD prévoit la composition qui suit en ce qui a trait à la classification des avocats : 26 % au niveau LA-01, 47 % au niveau LA-2A et 27 % aux niveaux supérieurs (LA-2B et plus). Au moment de la vérification, la composition des SJM de l’ASFC en ce qui a trait aux avocats était la suivante : de 30 % à 35 % au niveau LA-01, de 40 % à 45 % au niveau LA-2A et de 16 % aux niveaux supérieurs.

Notre examen de l’organigramme nous a permis de constater que les SJM comptaient 31 avocats et 12 employés de soutien. Le plan actuel de dotation des RH prévoit 37 avocats et 17 employés de soutien. Les SJM sont divisés en trois équipes juridiques, soit deux équipes formées de 10 avocats et une équipe formée de 11 avocats. Deux adjoints juridiques appuient chacune de ces équipes. Le personnel administratif (deux agents de planification et d’analyse et deux commis aux documents) appuie les trois équipes. Les avocats ont confirmé, dans les entrevues, qu’ils reçoivent un bon soutien de la part du personnel administratif. Nous concluons donc que le rapport entre le personnel de soutien et les juristes est approprié.

L’organigramme indiquait que le poste d’avocat général (LA-3A), qui offre en temps normal son expertise dans les dossiers susceptibles d’attirer beaucoup d’attention, était vacant. D’autre part, l’avocat général principal étudiait la possibilité de créer un poste de directeur adjoint au lieu d’embaucher un avocat général, si c’était possible selon le MPD. Au moment de la vérification, l’avocat général principal a affirmé qu’il n’avait pas encore décidé de la façon de pourvoir ce poste supérieur pour répondre au mieux aux besoins du client, mais qu’il solliciterait l’approbation du SPGA quand il aurait pris sa décision.

Au moment de la vérification, trois postes administratifs au sein des SJM ont dû être pourvus rapidement et soudainement à la suite de départ de membres du personnel. Bien que les SJM aient accumulé un arriéré administratif en raison du roulement du personnel, nous avons constaté que le personnel en place s’employait à éliminer cet arriéré.

Nous sommes d’avis que la direction des SJM exerce un bon contrôle sur les questions de dotation et a réalisé les objectifs fixés dans le plan de dotation des RH. Par conséquent, nous concluons que les SJM règlent leurs questions de RH de façon opportune et disposent d’un nombre adéquat de ressources ayant des compétences variées pour bien répondre aux besoins du client.

3.1.2 Perfectionnement professionnel

Le perfectionnement professionnel doit répondre adéquatement aux besoins de l’organisation, tout en contribuant au développement l’ensemble de compétences de chaque employé.

Les possibilités de perfectionnement professionnel répondent aux besoins des SJM et du personnel des services juridiques.

Nous avons examiné les descriptions de travail des avocats des SJM et avons constaté qu’elles contenaient des objectifs de travail liés aux exigences en matière de perfectionnement professionnel établies pour chacun des niveaux de classification. Le Manuel des services juridiques de l’ASFC prévoit des procédures à suivre pour obtenir de la formation et participer à des conférences. Nous avons analysé un échantillon de demandes de formation provenant du personnel des services juridiques et nous avons déterminé que ces demandes répondent aux besoins du personnel et de l’organisation. Chacune d’elles a été approuvée par une personne détenant le niveau approprié de délégation de pouvoir.

À notre avis, la direction est consciente des exigences en matière de perfectionnement professionnel du personnel des services juridiques et approuve les demandes en fonction des besoins.

3.1.3 Processus d’évaluation de rendement

Une évaluation de rendement doit être menée tous les ans pour chacun des membres du personnel des services juridiques. Les évaluations sont des outils importants qui permettent de fixer des objectifs, de fournir une rétroaction sur le rendement et de déterminer les besoins de formation.

Les priorités de travail des chefs d’équipe doivent incorporer les responsabilités qui leur sont attribuées à l’égard d’une priorité ministérielle précise afin de faciliter le processus d’évaluation du rendement.

Les SJM de l’ASFC mènent des évaluations de rendement annuelles pour tous les membres du personnel des services juridiques et administratifs. En examinant les évaluations, l’équipe de vérification a constaté que les objectifs de travail établis pour les chefs d’équipe ne contenaient pas tous les renseignements nécessaires sur les responsabilités qui leur étaient attribuées.

Le plan d’activités des SJM énonce les priorités et les objectifs annuels de l’unité. Pour les réaliser, la haute direction a créé six groupes de travail à qui on a confié des tâches précises pour atteindre les objectifs et les priorités énoncés dans le plan. Chaque groupe rend compte de ses progrès à l’avocat général principal et à la réunion de tout le personnel. Chacun des chefs d’équipe fait partie d’un groupe de travail et est responsable de voir à la réalisation d’une priorité ministérielle précise. Nous avons examiné les priorités des chefs d’équipe et avons déterminé que leurs objectifs de travail ne tiennent pas compte des responsabilités relatives à la priorité ministérielle assignée à chacun d’eux, conformément au plan d’activités.

Nous sommes d’avis que les objectifs de travail des chefs d’équipe doivent tenir compte des responsabilités relatives à la priorité ministérielle qui leur est attribuée puisque cette information facilitera le processus d’évaluation de rendement.

Recommandation et réponse de la direction

5. Il est recommandé que l’avocat général principal veille à ce que les objectifs de travail des chefs d’équipe tiennent compte des responsabilités relatives à la priorité ministérielle qui leur est attribuée afin de faciliter le processus d’évaluation de rendement. (Faible risque)

D’accord. À la suite de la restructuration de la norme de classification des LA, les chefs d’équipe de l’USJ sont maintenant inclus dans le groupe professionnel de la gestion du droit (LC) et sont tenus de préparer des ententes de rendement en vertu de l’annexe B de la Directive sur le programme de gestion du rendement pour les cadres supérieurs du Secrétariat du Trésor. L’avocat général principal s’assurera que les ententes de rendement des chefs d’équipe incluent des engagements clés liés à ceux identifiés par l’avocat général principal dans son entente de rendement et mettent en évidence les priorités de l’USJ en matière de gestion, tel que souligné dans le plan opérationnel. Par conséquent, chaque chef d’équipe aura des objectifs qui renvoient à leurs priorités, tel qu’attribué par l’avocat général principal. La recommandation est en cours de mise en œuvre : le portefeuille de la SPDI élabore actuellement des ententes de rendement à l’intention de la haute direction pour l’exercice de 2011-2012. Cette recommandation sera mise en œuvre, une fois ces ententes finalisées.

3.1.4 Régimes de travail souples

Le ministère de la Justice reconnaît qu’il doit aider les employés à trouver un juste équilibre entre leur travail et leur vie personnelle, tout en gardant la capacité de fonctionner efficacement.

Les régimes de travail souples sont régis par des procédures établies et ne doivent pas entraîner de conséquences négatives sur la prestation des services à la clientèle.

Le Manuel des services juridiques de l’ASFC prévoit des procédures à suivre pour accorder des régimes de travail souples aux membres du personnel des SJM (c.-à-d., le personnel des services juridiques financés par le Ministère et le personnel des services juridiques financés par le client). L’avocat général principal doit approuver les régimes de travail du personnel des services juridiques et le chef de bureau doit approuver ceux du personnel administratif. Grâce aux entrevues menées auprès du personnel des SJM et de la gestion ministérielle, nous avons constaté que les employés ont recours des régimes de travail souples et que les attentes du client en ce qui a trait aux produits livrables sont respectées. À notre avis, la haute digestion exerce un contrôle sur les régimes de travail souples.

3.2 Ressources matérielles

La protection et le contrôle convenables des principaux biens utilisés au cours d’une activité sont un aspect essentiel de la gestion. Des mesures pour aider à atténuer les risques de dommage ou de vol des biens doivent être efficaces et ces mesures doivent être examinées régulièrement pour aider à soutenir leur efficacité et leur pertinence.

Les biens des SJM sont consignés dans le registre de l’ASFC.

Les activités financières des SJM sont appuyées conjointement par le ministère de la Justice et l’ASFC. Les biens requis par les SJM pour la prestation des services juridiques sont payés au moyen du budget de l’ASFC et, par conséquent, demeurent la responsabilité du client. Le chef de bureau a confirmé que l’ASFC a pour politique d’inscrire à l’actif seulement les biens dont le coût est supérieur à 10 000 $ et de les consigner dans un registre permanent au moment de l’achat.

Nous avons examiné le rapport sur les services juridiques de l’ASFC et le registre des ordinateurs portables et avons choisi une transaction en particulier pour mettre à l’essai l’efficacité des contrôles en place concernant l’achat et le paiement subséquent des biens, l’imputation au budget approprié et la consignation des biens au registre permanent. Nous avons constaté que les contrôles sont adéquats et que les biens sont effectivement consignés au registre permanent.

Les SJM de l’ASFC doivent mettre en œuvre un plan de mesures correctives pour aborder les questions liées au lieu d’entreposage des dossiers.

Les SJM ont élaboré des procédures pour sécuriser l’accès au lieu d’entreposage. Tous les visiteurs doivent se présenter à la réception et fournir une pièce d’identité en vue d’obtenir une carte d’accès temporaire, et un employé des SJM doit signer le registre de contrôle des visiteurs. Avant de quitter, le visiteur doit remettre sa carte d’accès temporaire et reprendre sa pièce d’identité.

Les dossiers sont conservés dans une salle distincte contrôlée par un commis au dépôt des dossiers qui enregistre tous les dossiers qui entrent dans la salle ou qui en sortent. Lorsque le commis est absent, la salle est sécurisée. L’équipe de vérification a mis le processus à l’essai et tous les dossiers échantillonnés ont été repérés à l’endroit indiqué sur la carte de sortie.

Depuis la création des SJM, l’augmentation du volume de dossiers en format papier dans la salle d’entreposage a entraîné un risque pour la santé et la sécurité. Ce problème a été soulevé comme étant un risque important dans le plan d’activités des SJM, et un groupe de travail s’est vu confier la tâche d’y remédier. Au moment de la vérification, le groupe de travail avait élaboré un plan de mesures correctives et ses recommandations avaient été approuvées par l’avocat général principal. Les SJM travaillent en collaboration avec l’ASFC et le ministère de la Justice pour obtenir le financement nécessaire en vue d’installer un autre lieu d’entreposage des dossiers. Entre-temps, les SJM planifient modifier l’aménagement de la salle d’entreposage actuelle afin d’améliorer l’efficacité de l’archivage des dossiers sécurisés. Les SJM envisagent également de répartir les dossiers dans deux salles d’entrepôt, dont l’une d’elles servirait d’entrepôt principal et l’autre d’entrepôt secondaire.

À notre avis, la direction des SJM a mis en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger leurs biens et assurer la confidentialité des renseignements contenus dans les dossiers. La direction a également pris des mesures pour aborder les problèmes de l’entreposage des dossiers en élaborant un plan de mesures correctives. Ce plan devrait être mis en application pour atténuer les risques cernés.

Recommandation et réponse de la direction

6. Il est recommandé que l’avocat général principal veille à ce que le plan de mesures correctives approuvé pour atténuer les risques associés aux lieux d’entreposage des dossiers soit mis en œuvre. (Risque moyen)

D’accord. L’avocat général principal s’engage à mettre en œuvre le plan d’action sur la gestion des connaissances et des informations de l’USJ, particulièrement à gérer l’objectif le plus pressant du plan, soit de réduire les risques associés à l’installation d’entreposage des dossiers. Les deux éléments suivants du plan sont dirigés spécifiquement sur cet objectif : réduire le volume de dossiers contenus dans la salle des dossiers de l’USJ en fermant et en archivant les dossiers inactifs, ainsi qu’en effectuant des rénovations dans la salle de dossiers pour mieux entreposer les dossiers actifs.

Beaucoup de travail a été accompli au cours des six derniers mois afin de réduire le volume de dossiers. Depuis avril, un membre du personnel administratif travail à temps plein pour préparer les dossiers qui seront fermés et archivés de même que pour transférer ces dossiers aux archives. Ceci réduira considérablement le nombre de dossiers et, conséquemment, atténuera les risques associés à la salle où sont entreposés les dossiers.

Le personnel de l’USJ collabore étroitement avec les représentants du client pour construire une salle de dossiers plus grande et sécuritaire. Dans le cadre de ce projet de construction, une évaluation des besoins en matière de sécurité pour les documents de l’USJ sera menée et les caractéristiques de sécurité recommandées seront incluses dans l’élaboration de la nouvelle salle de dossiers. On espère que la construction commencera à l’hiver 2012. Si d’importants retards surviennent lors de la construction, l’USJ cherchera d’autres façons d’atténuer les risques, comme séparer les dossiers dans deux secteurs d’entreposage, où la salle de dossiers actuelle continuerait à servir d’installation d’entreposage principale, alors que les dossiers moins utilisés seraient transférés à un autre endroit.

3.3 Ressources financières

Dans une organisation, la gestion et l’administration réussies des ressources financières sont des responsabilités essentielles de la haute direction.

L’acquisition de biens et de services est effectuée convenablement et conforme aux articles pertinents de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Nous avons examiné un échantillon des achats effectués par les SJM et nous avons établi le lien entre la demande initiale et les éléments suivants : la facture, la vérification de l’encaissement, le bon de paiement et la conciliation avec le rapport financier mensuel. Nous avons constaté que ces éléments sont bien justifiés et respectent les articles 32 et 34 de la LGFP.

L’équipe de vérification a confirmé que les SJM concilient toutes les transactions approuvées pour le paiement avec le rapport financier généré à cet effet par le groupe des services ministériels responsables de l’application de l’article 33 de la LGFP. Cette conciliation se fait tous les mois.

Les SJM de l’ASFC préparent des rapports financiers mensuels conformément aux exigences du PSPDI et exercent un bon contrôle budgétaire.

Les SJM présentent des rapports sur la situation financière (RSF) au PSPDI et à l’ASFC. Ces rapports fournissent des renseignements sur le budget de services votés, les salaires, les dépenses de F & E, les autorisations de crédit net et les comptes à but précis des SJM. Les SJM préparent également un tableau distinct qui fournit des détails sur l’utilisation mensuelle des ETP par groupe et niveau (groupe LA). L’avocat général principal approuve les RSF à la suite d’un examen mené en collaboration avec le chef de bureau. Une fois approuvés, les RSF sont acheminés aux bénéficiaires respectifs.

Les transactions financières contrôlées par l’ASFC sont entrées dans le système financier de l’ASFC dès qu’elles sont conclues; elles sont assujetties aux approbations relatives aux articles 32, 33 et 34 de la LGFP. À la fin du mois, toutes les transactions de l’ASFC sont examinées afin d’en assurer l’exhaustivité, l’exactitude, et la pertinence et des modifications appropriées sont apportées avant que le RSF ne soit généré par le système. Une fois approuvé, le RSF de l’ASFC est présenté au groupe financier de l’ASFC.

Les écarts budgétaires sont analysés et expliqués; toute question en suspens fait l’objet d’une enquête et est résolue dans la période de rapport suivante. Nous avons conclu que la direction des SJM exerce un bon contrôle budgétaire.