Services juridiques ministériels
Agence des services frontaliers du Canada
Août 2011

4. Observations – Systèmes d’information et gestion de l’information

4.1 Systèmes d’information

Les systèmes d’information sont des outils essentiels dans le cadre du processus décisionnel d’une organisation et devraient faciliter ce processus, en plus de fournir de l’information à jour et uniforme aux utilisateurs. Ces systèmes doivent aussi être conviviaux et transmettre de l’information pertinente, opportune et exacte.

Les SJM de l’ASFC ont accès à divers systèmes d’information qui appuient la prise de décision, l’établissement d’objectifs et de priorités ainsi que l’utilisation des ressources.

D’une perspective opérationnelle, les SJM utilisent les systèmes financiers du Ministère et de l’ASFC ainsi que PeopleSoft, un système de gestion des ressources humaines, pour gérer les ressources financières et l’information relative aux employés. Nous avons constaté que le personnel des SJM saisit des données dans ces systèmes en temps utile. Ainsi, la direction peut à tout moment produire les rapports financiers et autres qui sont nécessaires pour évaluer la situation financière des SJM et faire le suivi des objectifs et des priorités établis dans le plan d’activités.

D’une perspective de service à la clientèle, les SJM utilisent iCase, le SGRC, le SIRAJP, GASPARD, JUSnet et Folio Views. Une interface établit un lien entre le SGRC et iCase; ainsi, l’information saisie dans le SGRC est automatiquement inscrite dans iCase. Les deux systèmes servent à la gestion des dossiers : le SGRC permet de gérer l’organisation logistique des dossiers (p. ex., numéro de dossier) et iCase produit des rapports sur les heures facturables consacrées au dossier par les avocats, le type de travail et l’unité de l’ASFC bénéficiaire du service.

Les SJM de l’ASFC utilisent Folio Views, un système interne des SJM, permettant de faire le suivi des décisions juridiques et des avis donnés à l’ASFC. Dans les entrevues, les avocats ont affirmé qu’ils accordent une grande valeur à Folio Views, qu’ils utilisent en conjonction avec le SIRAJP (un système similaire utilisé dans l’ensemble du Ministère), mais que les fonctionnalités de Folio Views sont limitées. Au moment de la vérification, le groupe de travail sur la gestion de l’information des SJM étudiait la possibilité de remplacer Folio Views par un autre système ou de le mettre à niveau pour éliminer le problème.

À notre avis, les SJM de l’ASFC ont accès aux systèmes d’information requis pour appuyer la prise de décision, l’établissement d’objectifs et de priorités ainsi que l’utilisation des ressources.

L’information produite à partir des systèmes est adéquate, fiable et exhaustive.

Comme on l’a noté dans la section sur les ressources financières, les SJM de l’ASFC produisent des rapports financiers à partir du SIGF, le système ministériel, et du système financier de l’ASFC. À la suite de l’examen des rapports, nous avons constaté que l’information fournie aux SJM est fiable et exhaustive, en plus de permettre d’appuyer les processus de planification et de suivi budgétaires de la direction.

L’équipe de vérification a mis à l’essai l’information obtenue du SGRC pour évaluer sa fiabilité et son exhaustivité. Nous avons choisi un échantillon de dossier à partir d’une liste produite par le SGRC pour un avocat particulier, et nous avons pu trouver les dossiers en utilisant l’information sur la liste. Des mécanismes ont été mis en place dans le SGRC et dans iCase pour qu’il soit impossible de supprimer un dossier si des heures facturables y ont été associées.

L’équipe de vérification a mis à l’essai l’information relative à la comptabilisation du temps contenue dans iCase et a examiné un rapport qui fait état du temps consacré aux dossiers par les avocats. Nous avons constaté que les avocats comptabilisent leur temps dans le système. Comme on l’a déjà mentionné, le Protocole national de comptabilisation du temps exige que les avocats indiquent leur temps dans iCase, et le Manuel des services juridiques de l'ASFC contient des directives sur la façon de comptabiliser le temps dans le système.

La direction a constaté un manque d’uniformité dans iCase quant à l’identification d’activités similaires consignées par les avocats dans le cadre de leurs dossiers. La direction a également conclu qu’il serait utile de pouvoir produire un rapport à partir des types d’activités; elle a donc confié au groupe de travail sur la gestion du temps la tâche d’élaborer une liste uniforme d’activités. On nous a dit que la date d’achèvement de ce projet était en mars 2011.

À notre avis, l’information produite à partir des systèmes est adéquate, fiable et exhaustive.

4.2 Gestion de l’information

La gestion et l’administration des dossiers juridiques du client sont cruciales à un bon fonctionnement dans un milieu de travail juridique. Une bonne gestion des dossiers permet de répondre efficacement aux besoins du client et d’aider les avocats à avoir gain de cause devant les tribunaux.

Les SJM de l’ASFC prennent des mesures, à l’aide de mécanismes appropriés, pour remédier aux lacunes cernées dans le processus de gestion des dossiers, mais doivent établir des critères officiels applicables à la fermeture des dossiers.

Le ministère de la Justice élabore des lignes directrices ministérielles pour assurer la gestion efficace des dossiers. Au niveau des SJM, le Manuel des services juridiques de l'ASFC décrit le processus applicable à la gestion des données électroniques : le personnel doit sauvegarder l’information sur un lecteur commun et l’accès à celui-ci est donné à ceux qui ont besoin de consulter l’information.

Comme il en a été question ci-dessus, les SJM ont indiqué que la salle d’entreposage des dossiers posait un risque potentiel parce qu’elle est inadéquate sur les plans de la sécurité et de la capacité – c.-à-d. qu’elle est petite, encombrée et déborde de dossiers. Les SJM ont donc lancé un projet visant à déterminer les dossiers qui peuvent être fermés et envoyés aux archives, une activité qui se poursuivra au cours de l’exercice 2011-2012.

Les SJM de l’ASFC ont également élaboré un manuel sur la classification et la numérotation des dossiers, manuel qui a été remis aux employés. L’équipe de vérification a examiné ce manuel et a jugé qu’il ne contenait aucun critère permettant de déterminer si un dossier doit demeurer actif ou être fermé. En l’absence de critères officiels, la direction des SJM a expliqué à l’équipe de vérification que les dossiers sont fermés après un an d’inactivité consignée au dossier. La décision de fermer un dossier incombe à l’avocat qui en est responsable. Cependant, comme les avocats quittent souvent leur poste (promotions, mutations, détachement), la responsabilité de lire le dossier et de prendre la décision de l’archiver revient souvent à l’avocat remplaçant. L’absence de critères officiels et l’hésitation de certains avocats à examiner et à archiver des dossiers expliquent peut-être en partie l’encombrement dans la salle des dossiers.

On nous a dit que la direction avait mis sur pied un groupe de travail sur la gestion de l’information et des connaissances en vue d’analyser le système de gestion des dossiers en place et d’examiner le processus utilisé pour déterminer s’il y a lieu de fermer et d’archiver un dossier. L’équipe de vérification a discuté avec le chef de ce groupe de travail, qui lui a remis des copies du plan d’action, du rapport et des leçons apprises. Nous avons examiné ces documents et les avons jugés suffisant. Toutefois, selon nous, le groupe de travail devrait établir des critères officiels à l’appui de la fermeture des dossiers.

La direction nous a informés que les SJM avaient conclu un protocole d’entente avec le ministère de la Justice en vue d’entreprendre, à l’échelle du Ministère, un projet en matière de gestion de l’information afin de procéder à l’établissement d’un plan de classement des dossiers et à la conversion des dossiers. Un protocole d’entente n’est pas nécessaire pour mener des travaux internes au Ministère, mais les deux parties estimaient que le protocole permettrait de définir clairement leurs rôles et leurs responsabilités respectifs. Les travaux sont en cours et la conversion des dossiers devrait débuter au cours de l’exercice 2011-2012.

Recommandation et réponse de la direction

7. Il est recommandé que l’avocat général principal veille à ce que le groupe de travail sur la gestion de l’information établisse des critères officiels à l’appui de la fermeture des dossiers. (Risque moyen)

D’accord. Le groupe de travail crée actuellement des critères officiels concernant la fermeture des dossiers au sein de l’USJ. Ces critères, ainsi que toute autre procédure appropriée liée à la fermeture des dossiers seront approuvés par l’avocat général principal et communiqués au personnel d’ici le 30 septembre 2011. Ils seront également inclus au Manuel des procédures de bureau de l’USJ.