Services juridiques ministériels
Agence des services frontaliers du Canada
Août 2011

6. Observations – Gestion des risques et des dossiers juridiques, et prévisions relatives à la demande de services juridiques

6.1 Gestion des risques et des dossiers juridiques

La définition et la gestion des risques sont un élément crucial du travail relatif aux dossiers juridiques. En cernant rapidement le risque associé au dossier, en évaluant l’incidence potentielle de ce risque et en élaborant des stratégies d’atténuation, on aide les juristes à obtenir des résultats positifs dans le cadre de ce dossier.

Les SJM de l’ASFC ont établi des pratiques efficaces en matière de gestion des risques.

Le plan d’activités du PSPDI de 2010-2011 énumérait neuf risques, dont quatre touchaient les SJM de l’ASFC, soit : expertise et habiletés juridiques, capacité organisationnelle en matière de RH, exactitude et exhaustivité des renseignements relatifs aux RH, et accessibilité de l’information et de la GI/TI. Des stratégies d’atténuation ont été élaborées et intégrées dans le plan d’activités des SJM, notamment la création de groupes de travail, afin de réduire les risques et de trouver des solutions.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor et le ministère de la Justice ont conjointement mis au point un guide des pratiques exemplaires en matière de gestion des risques juridiques. Ce guide s’intitule « Pratiques exemplaires en gestion des risques juridiques » et a été approuvé en 2010 par le Comité consultatif de gestion de la fonction publique. Les SJM collaborent avec l’ASFC pour que tous les programmes soient conformes aux pratiques exemplaires établies dans ce guide.

Les SJM ont établi une structure à l’appui de l’évaluation initiale des risques juridiques et des évaluations subséquentes au fil de l’évolution de chaque dossier. Les risques sont évalués par l’avocat général principal et les chefs d’équipe, selon leur expérience, au moyen de la participation à des réunions régulières avec divers organismes du Ministère et de l’ASFC (p. ex., réunions prospectives hebdomadaires présidées par le directeur général de la Direction des communications de l’ASFC, réunions hebdomadaires du comité des questions juridiques stratégiques du ministère de la Justice Canada) et des renseignements obtenus grâce aux rapports des prévisions du ministère de la Justice Canada et des systèmes ministériels comme GASPARD, le SIRAJP et Folio Views.

Après avoir discuté avec l’avocat général principal, les chefs d’équipe attribuent les dossiers aux avocats des SJM possédant les compétences et l’expérience nécessaires. Les chefs d’équipe et l’avocat général principal se réunissent régulièrement avec la direction de l’ASFC pour définir la nature des dossiers à venir, de manière à veiller à ce que des avocats ayant les connaissances et les aptitudes requises soient disponibles pour s’occuper des dossiers prioritaires. Pour les dossiers complexes, un avocat débutant ou de niveau intermédiaire est affecté au dossier avec un mentor (avocat chevronné), afin d’assurer le transfert des connaissances et la supervision.

De plus, les SJM ont établi des stratégies d’atténuation des risques en siégeant à certains comités de l’ASFC, comme le comité exécutif et le comité permanent des programmes, et à certains comités de portefeuille du ministère de la Justice. Lorsque nous avons discuté avec les chefs d’équipe, ceux-ci nous ont appris que les SJM lanceront un exercice conjoint de gestion des risques avec le groupe de la gestion de l’ASFC au début de 2011.

À notre avis, les SJM de l’ASFC ont établi des pratiques efficaces en matière de gestion des risques.

Les SJM examinent actuellement la possibilité d’automatiser, dans iCase, l’attribution aux dossiers d’indications relatives au risque.

Les rapports iCase fournissent des renseignements sur les dossiers, comme l’objet, le numéro de dossier, le type d’activité, l’état du dossier (actif ou fermé) et la date de la dernière mise à jour. Cependant, ces rapports ne contiennent aucune précision sur les risques, la complexité ou le niveau de priorité des dossiers dont les SJM sont chargés.

Dans le cadre des entrevues, on a expliqué à l’équipe de vérification que la complexité du dossier, son niveau de risque et la priorité qui lui est accordée ne peuvent être connus que lorsque le dossier a été analysé par l’avocat général principal ou le chef d’équipe à qui on l’a confié. L’information est alors consignée au dossier, mais pas dans iCase. La direction des SJM a indiqué que les bureaux régionaux ont établi un mécanisme leur permettant de saisir le niveau de risque associé aux dossiers dans iCase et que les SJM envisagent de mettre en place un mécanisme similaire.

À notre avis, les SJM prennent des mesures appropriées pour automatiser le processus d’indication du niveau de risque dans iCase.

Les SJM de l’ASFC ont mis en place des procédures pour la réception de directives de la part des clients et gèrent les dossiers juridiques de façon opportune tout au long de leur évolution.

Le Manuel des services juridiques de l’ASFC décrit le processus existant dans les SJM pour la réception de demandes et de directives de la part des clients et pour la gestion des dossiers juridiques. Lors des entrevues, on a confirmé à l’équipe de vérification que le personnel du SJM utilise ce processus adéquatement et que celui-ci assure le bon traitement des dossiers juridiques tout au long de leur évolution.

L’enquête menée auprès des clients du Bureau de la gestion, de la planification stratégique et du rendement, dont la dernière remonte à 2007, a permis d’attribuer aux SJM une note élevée sur le plan de la rapidité de la réponse aux demandes du client. À notre avis, les résultats de l’enquête confirment que les SJM gèrent les dossiers de façon opportune.

6.2 Prévision de la demande de services juridiques

La prévision efficace de la demande de services juridiques est au cœur d’une gestion efficace des activités juridiques des SJM.

Le processus de prévision de la demande de services juridiques a lieu tous les ans et est intégré au processus de planification budgétaire.

La direction des SJM participe au processus annuel de planification de l’ASFC par l’intermédiaire de sa participation au sein de divers comités; elle utilise les renseignements qu’elle recueille au sujet des activités de l’ASFC pour cerner les besoins du client en matière de services juridiques de façon continue. Ce processus permet aux SJM de prévoir le type de ressources qui seront nécessaires pendant l’année à venir pour répondre rapidement aux demandes des clients. De plus, les SJM font un suivi régulier des dépenses réelles par rapport aux montants prévus pour évaluer les résultats et améliorer les futures prévisions.

À notre avis, le processus des SJM de l’ASFC pour prévoir la demande annuelle de services juridiques est efficace.