Services juridiques ministériels
Agence des services frontaliers du Canada
Août 2011

7. Observations – Relations avec d’autres organisations

7.1 Ministère de la Justice

Dans une organisation, des relations solides et efficaces entre les unités contribuent à un fonctionnement efficace et harmonieux. En maintenant de relations solides avec d’autres unités gouvernementales, les gestionnaires peuvent plus facilement se tenir au courant des changements aux politiques et aux procédures ainsi que des nouvelles tendances en matière de pratique du droit. De plus, de bonnes relations permettent aux juristes d’exploiter tous les moyens d’obtenir la meilleure expertise juridique possible, d’échanger des pratiques exemplaires et d’assurer la prestation de services juridiques uniformes.

Les relations des SJM de l’ASFC avec le ministère de la Justice sont satisfaisantes.

Les SJM de l’ASFC reçoivent des orientations, des conseils et un soutien du PSPDI en ce qui concerne les finances, les ressources humaines et l’administration. Le directeur, Services des portefeuilles, a indiqué que l’avocat général principal participe aux réunions trimestrielles du comité de gestion du SPGA pour discuter de questions de droit ainsi que des enjeux de planification et d’ordre administratif, et que les SJM fournissent au Portefeuille l’information requise pour établir le RMR, le RPP et le plan des activités du portefeuille. Le bureau du PSPDI a confirmé que l’information reçue des SJM est diffusée en temps opportun et répond aux besoins du portefeuille.

De plus, les SJM prennent part à des téléconférences hebdomadaires avec le Portefeuille et les bureaux régionaux afin d’échanger des renseignements sur des questions juridiques et des questions touchant le Portefeuille. Les SJM disposent en outre d’un système de résumé des dossiers qui leur permet d’obtenir des renseignements à jour sur tous les dossiers dont s’occupe le Ministère et sur des décisions judiciaires récentes.

Les liens de communication avec l’AC et les bureaux régionaux sont clairement définis dans le Manuel des services juridiques de l'ASFC, que peuvent consulter tous les employés des SJM. Les employés ont affirmé que leur participation à des groupes de pratique juridique regroupant des employés de tout le Ministère leur avait permis de connaître les rôles et les responsabilités de l’AC et des bureaux régionaux.

À notre avis, les relations des SJM de l’ASFC avec le ministère de la Justice sont satisfaisantes.

7.2 Ministère client

De solides relations avec le client reposent sur des communications efficaces. Des relations suffisantes et opportunes avec le client permettent l’échange efficace d’information ainsi que la prise de mesures adéquates en temps utile.

Les relations des SJM avec l’ASFC sont satisfaisantes.

Nous avons constaté que les SJM ont établi des processus pour appuyer des communications ouvertes avec le client. La direction des SJM participe à divers comités de l’ASFC, notamment le comité exécutif, le comité permanent des activités et le comité de la gestion des risques juridiques. Ceci permet à la direction des SJM de recueillir des renseignements sur les besoins du client; ces renseignements sont ensuite transmis aux employés pendant les réunions d’équipe, les rencontres en tête-à-tête et les réunions de tout le personnel.

La direction des SJM a mis sur pied un PE officiel avec l’ASFC dans lequel sont précisés les rôles et les responsabilités tant des SJM que de l’ASFC et sont décrites les attentes relatives au rendement, y compris les normes de services et les objectifs en matière de service à la clientèle. Le PE est révisé tous les deux ans. Au moment de la vérification, l’avocat général principal prenait part à des discussions avec la direction de l’ASFC dans le cadre de la révision du protocole d’entente, dont la nouvelle version doit entrer en vigueur en 2011.

À notre avis, les relations avec le client sont satisfaisantes.