Processus de vérification des comptes des mandataires
Avril 2011

1. Introduction

1.1 Contexte

La Loi sur le ministère de la Justice confère au ministre de la Justice et au procureur général du Canada la responsabilité des services juridiques offerts à différents ministères et organismes ainsi que des affaires juridiques du gouvernement dans leur ensemble. Pour remplir ce mandat, le ministère de la Justice a recours aux services des juristes des bureaux régionaux, des services juridiques et des divisions du contentieux réparties dans tout le pays ainsi que des cabinets d’avocats et des professionnels du droit du secteur privé. Le ministère de la Justice emploie l’expression mandataire du procureur général (« mandataire » ci-après) pour désigner les cabinets d’avocats et les professionnels du droit du secteur privé embauchés pour fournir des services juridiques et agir au nom du ministre. Les avocats, les professeurs de droit, les juges à la retraite et, dans la province de Québec, les notaires font partie des professionnels du droit.

La nomination des mandataires se fait par des contrats de prestation de services juridiques qui peuvent seulement être conclus par le ministre de la Justice, ou sous l’autorité de ce dernier, et qui ne sont pas assujettis aux dispositions du Règlement concernant les marchés de l’État ou de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor. La politique générale du ministère de la Justice prévoit que l’avocat interne fournit tous les services juridiques s’inscrivant dans le mandat qui lui est conféré par la loi. Néanmoins, dans quelques cas, en raison de certaines considérations, les services juridiques peuvent être confiés à des mandataires après avoir été dûment justifiés et approuvés, en consultation avec le ministère client concerné. En octobre 2005, le ministère de la Justice a amorcé la mise en œuvre d’un nouveau cadre régissant les marchés de services juridiques. En juillet 2008, l’approbation de la Politique sur les marchés de services juridiques et la nomination des mandataires a officialisé cette approche. La Politique établit les exigences et les principes associés à la passation des marchés juridiques par le gouvernement du Canada pour s’assurer qu’elle est effectuée de façon minutieuse et responsable.

Les mandataires sont essentiellement embauchés pour fournir des services juridiques dans le cadre d’affaires où le client est un autre ministère Note de bas de page 1 et, à l’occasion, où le client est le ministère de la Justice lui-même. En général, les types d’activités suivants sont considérés comme des services juridiques : donner des avis et des opinions juridiques, fournir des services de contentieux, rédiger des lois et des règlements et négocier et rédiger des documents juridiques tels que des contrats ou des ententes.

Le Centre de gestion de la pratique du contentieux des affaires civiles (CGPCAC) appuie le sous-procureur général adjoint (SPGA) et la Direction du contentieux quant à la prestation de services juridiques efficaces et adaptés par les mandataires. Notamment, le CGPCAC est responsable du développement et de la gestion du Programme des mandataires, qui vise globalement à donner une orientation fonctionnelle à la passation de marchés de services juridiques, y compris les décisions d’externaliser des activités, la recherche de fournisseurs, l’évaluation, la sélection, la supervision et la gestion des activités des mandataires, dans le but d’améliorer l’administration des ressources publiques et d’assurer une meilleure utilisation des deniers publics.

La responsabilité du paiement des services offerts par les mandataires incombe au ministère client qui utilise les services en question, que ce soit le ministère de la Justice ou un autre ministère ou organisme fédéral. Il revient au CGPCAC et à la Direction générale du dirigeant principal des finances (DGDPF) de coordonner et de surveiller les obligations financières et l’information sur les dépenses. Par suite de la séparation du ministère de la Justice et du Service des poursuites pénales du Canada (SPPC) en décembre 2006, la DGDPF fait appel aux services du SPPC pour certains services ministériels liés aux mandataires.

Voici quelques-uns des principaux facteurs de risque dégagés relativement à la vérification : le caractère adéquat de la facturation et des tarifs des mandataires; l’intégrité de l’information; la pertinence des contrôles financiers, dont les procédures d’évaluation; la justesse des instructions données aux mandataires; la pertinence de la surveillance financière au niveau local; l’exhaustivité des renseignements sur la facturation transmis à l’administration centrale; le caractère adéquat des renseignements sur la facturation envoyés aux clients; et la justesse de la surveillance, de la supervision et de l’orientation.

1.2 Objectifs et portée de la vérification

L’objectif général de la vérification était de fournir des assurances quant à l’efficacité du cadre de vérification des comptes des mandataires.

La portée de la vérification visait les points suivants :

  1. le cadre de contrôle financier pour la vérification des comptes, notamment les politiques, les directives et les procédures qui sous-tendent la vérification des comptes des mandataires;
  2. les processus mis en place pour vérifier et déterminer l’exactitude des comptes et des documents des mandataires;
  3. l’uniformité des processus et des pratiques de vérification des comptes des mandataires;
  4. la procédure à suivre pour informer le CGPCAC des demandes de paiement présentées aux ministères clients;
  5. les relations avec le CGPCAC;
  6. la conformité avec les politiques en vigueur en ce qui à trait à la gestion des contrats et aux traitements des comptes des mandataires.

La vérification englobait les opérations et les activités de l’administration centrale et de trois bureaux régionaux (Colombie-Britannique, Québec et Ontario) relativement aux mandataires. Les phases de planification et d’examen sur place se sont déroulées de juillet à septembre 2010.

La méthode de vérification utilisée est présentée en détail à l’annexe A.

1.3 Processus de vérification des comptes des mandataires

Tout le travail effectué par les mandataires découle d’une lettre de nomination. Chaque lettre contient les conditions de l’affectation, l’énoncé de travail, le nom des professionnels du droit embauchés pour exécuter le travail, le taux de rémunération, la fréquence de la facturation, etc. Conformément à leur contrat, les mandataires envoient un compte (facture), lequel repose sur les jalons ou les livrables établis ou une fréquence (p. ex. mensuelle ou trimestrielle), afin que le travail accompli soit payé. Le ministère de la Justice doit s’assurer que le compte est exact, que le travail effectué est complet et que les frais sont raisonnables pour le travail accompli.

À la réception d’un compte d’un mandataire, le parajuriste ou le conseiller juridique de l’avocat mandant évalue des parties du compte par rapport aux conditions stipulées dans la lettre de nomination. Cette évaluation comprend diverses tâches, dont la détermination de ce qui suit :

Une fois ces tâches exécutées, le compte est transmis à un avocat mandant. Ce dernier en évalue les principales parties en examinant le caractère raisonnable, l’exactitude et l’exhaustivité du compte par rapport à l’énoncé de travail inclus dans le contrat. Il appose un timbre de vérification sur le compte du mandataire, puis il signe et date le compte. Certains avocats mandants se servent du module sur les débours du système iCase pour effectuer le suivi des éléments du compte. Toutefois, l’utilisation de ce module est laissée à la discrétion des avocats mandants. Si le système iCase est utilisé, l’assistant juridique saisit les renseignements pertinents figurant dans le compte du mandataire dans le module.

Une fois le compte évalué, le processus de paiement suit différentes étapes selon l’organisation cliente (c.–à–d. le ministère de la Justice ou un ministère client). Pour voir un aperçu de ce processus, se reporter au graphique 1 ci-dessous.

Processus de paiement dans les cas où le ministère de la Justice est le client

Lorsque le ministère de la Justice est le client auquel le mandataire envoie un compte, l’avocat mandant fait parvenir le compte évalué au gestionnaire régional qui détient le pouvoir de signature approprié au titre de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) afin qu’il confirme l’exécution du contrat. Cette étape donne à l’avocat mandant l’occasion de discuter du projet avec le signataire autorisé, au besoin. Une fois que l’approbation prévue par l’article 34 de la LGFP est accordée, le compte original est transmis à l’Unité de coordination des mandataires (UCM) du SPPC (qui fournit des services ministériels au ministère de la Justice) afin qu’il saisisse des données dans le Système d’information de la gestion des finances (SIGF) du ministère de la Justice et qu’il effectue un paiement.

Processus de paiement dans les cas où un autre ministère est le client

Lorsqu’un autre ministère règle le compte du mandataire, l’avocat mandant envoie le compte évalué au ministère client Note de bas de page 2 pour qu’il l’approuve au titre de l’article 34 de la LGFP. De plus, deux copies du compte du mandataire sont préparées. L’une d’elles est versée au dossier du mandataire que conserve le portefeuille juridique régional, tandis que l’autre est transmise à l’UCM du SPPC afin d’être saisie dans le SIGF du ministère de la Justice.