Processus de vérification des comptes des mandataires
Avril 2011

3. Observations – Processus de vérification et de détermination de l’exactitude des comptes des mandataires

3.1 Surveillance financière des comptes des mandataires

Il est nécessaire d’améliorer les lignes directrices sur la surveillance financière des comptes des mandataires et de respecter ces lignes directrices dans les régions.

Les indications écrites du CGPCAC qui décrivent les obligations des avocats mandants à l’égard de surveillance financière des comptes des mandataires ne sont pas assez normatives. La surveillance est un outil déterminant pour assurer le contrôle des comptes des mandataires et la cueillette de renseignements appropriés. Les exigences en matière de surveillance financière devraient être bien documentées, alors que l’importance de satisfaire à ces exigences dans les régions doit être clairement communiquée par le CGPCAC et comprise par les portefeuilles de services juridiques des régions et les avocats mandants.

Même si nous avons trouvé des traces de surveillance financière dans chaque dossier examiné, les méthodes utilisées par les avocats mandants variaient énormément. Par conséquent, la surveillance financière n’est pas uniforme dans toutes les régions. Certains avocats mandants des portefeuilles régionaux emploient le module sur les débours du système iCase en combinaison avec leurs propres feuilles de calculs pour surveiller les comptes des mandataires. Par exemple, la Section de la sécurité publique, de la défense et de l’immigration du BRCB et la Division des affaires autochtones du BRO effectuent le suivi des frais des mandataires et des débours connexes au moyen du module sur les débours du système iCase. Chaque portefeuille télécharge les données du système iCase dans une feuille de calculs et y ajoute ensuite les précisions contenues dans le contrat (p. ex. la valeur et la durée du contrat). Dans l’ensemble des régions, un sommaire des renseignements figurant dans le contrat est généralement joint sous forme de formulaire aux comptes des mandataires et est pris en considération par les avocats mandants lors de leur examen. Le degré de précision des formulaires récapitulatifs varie. Dans la Division du droit des affaires et du droit réglementaire du BRO, par exemple, le formulaire informe l’avocat mandant du montant dépensé jusqu’à ce jour et du pourcentage du budget restant et atteste notamment le nom de l’avocat qui s’occupe du dossier et l’exactitude mathématique du compte. D’autres portefeuilles se fient au CGPCAC pour les informer de l’atteinte du seuil du contrat.

De plus, nous nous sommes aperçus que les portefeuilles régionaux visités n’avaient aucune approche normalisée quant au choix du moment et à la fréquence de la surveillance financière. Certains portefeuilles contrôlent les comptes des mandataires dès qu’ils reçoivent les factures des mandataires à des fins d’évaluation. D’autres les contrôlent une fois par mois, tandis que d’autres demandent aux mandataires de leur remettre des rapports trimestriels sur leurs frais et les débours afférents.

Le CGPCAC doit fournir des indications écrites complètes et précises sur les exigences en matière de surveillance financière des comptes des mandataires. Les avocats mandants des portefeuilles régionaux doivent se conformer aux lignes directrices en surveillant de façon homogène et approfondie tous les comptes des mandataires. Les renseignements sur la surveillance doivent comprendre les divers types de données requises par les régions et le CGPCAC (p. ex. le total des débours ou des frais et le nombre d’années d’expérience des mandataires), la date de fermeture du dossier et les changements de personnel ou de taux de rémunération. Les autres renseignements importants sur la surveillance pourraient inclure un changement dans les circonstances particulières d’une affaire qui risque d’avoir des implications contractuelles (p. ex. le report d’une action en justice et le règlement rapide d’un cas).

Comme les ministères clients paient souvent les comptes des mandataires en retard, le ministère de la Justice reçoit des avis de compte en souffrance.

La Directive sur les demandes de paiement et le contrôle des chèques du Conseil du Trésor stipule que les comptes doivent être traités dans les délais impartis et sans erreur. La directive précise qu’un compte envoyé par un fournisseur de biens et de services doit être réglé dans les 30 jours suivant sa réception. En outre, la directive indique que des mesures correctives doivent être prises afin d’assurer son respect lorsqu’une lacune est observée.

L’analyse d’un échantillon d’opérations a confirmé que plus de 30 jours s’écoulent habituellement entre la date de réception d’un compte (facture) par le ministère de la Justice et la date à laquelle le ministère client effectue le paiement. Nous avons remarqué que le ministère de la Justice n’a aucune norme en matière de rendement qui spécifie les délais qu’il doit respecter pour la vérification d’un compte. Certains comptes ont été transmis aux clients à des fins de paiement seulement quatre jours après leur réception, tandis que le délai était de 28 jours pour d’autres. Cependant, on nous a informés que les ministères clients vérifient les comptes à des fins de paiement dans les 15 à 20 jours suivant leur envoi par le ministère de la Justice en moyenne. Par conséquent, le paiement fait par le ministère client est souvent en retard, et le mandataire envoie un avis de compte en souffrance au ministère de la Justice. Cet avis comprend généralement des frais d’intérêts pour paiement en retard. Cet avis de compte en souffrance doit ensuite être examiné par le ministère de la Justice avant d’être acheminé au ministère client. Dans l’un des dossiers examinés, nous sommes tombés sur des comptes en souffrance depuis quatre mois ainsi que plusieurs avis de compte en souffrance envoyés au ministère de la Justice avant d’être transmis au ministère client pour qu’il prenne des mesures. Il est à noter que la présente vérification n’englobait pas l’examen des processus de paiement des ministères clients.

À notre avis, le CGPCAC doit établir des normes pour régir les activités de vérification des comptes des mandataires des avocats mandants et l’envoi des comptes aux ministères clients. Ces normes doivent prendre en considération le délai de traitement moyen des paiements des ministères clients. De telles normes procureraient une meilleure assurance que les exigences de la directive du Conseil du Trésor sont respectées.

Recommandation et réponse de la direction

4. Nous recommandons au directeur du CGPCAC de renforcer les lignes directrices sur la surveillance financière des comptes des mandataires. (Risque moyen)

D’accord. Le CGPD renforcera les lignes directrices existantes sur le suivi financier des comptes des mandataires. Ce renforcement sera entrepris dans le cadre de l’examen des procédures de taxation qui sera réalisé au cours du présent exercice, comme il est indiqué dans notre réponse à la recommandation 1.

Échéancier :
Examen des lignes directrices existantes et rédaction de la directive : 31 mars 2012
Mise en œuvre de la directive et de la formation connexe : 30 juin 2012

Recommandation et réponse de la direction

5. Nous recommandons au directeur du CGPCAC d’instaurer des normes de service pour régir les activités de vérification des comptes des mandataires des avocats mandants et l’envoi des comptes aux ministères clients. (Risque moyen)

D’accord. Le CGPD élaborera les normes de service que les avocats instructeurs devront suivre lors du processus de taxation. L’exigence de conformité aux normes de service sera mise en œuvre le 30 juin 2011 et le SPGA, Contentieux, la fera connaître à tous les intervenants pertinents. Les normes de service seront incluses dans les procédures de taxation mises à jour qui feront partie intégrante de la directive opérationnelle dont il est question dans notre réponse à la recommandation 1.

Échéancier :
Mise en œuvre des normes de service sur la taxation : 30 juin 2011

3.2 Production de rapports sur les comptes des mandataires

Il est nécessaire d’établir des exigences régionales supplémentaires en matière de rapports pour toute activité liée aux comptes des mandataires.

En ce qui concerne les activités des mandataires, le CGPCAC tient à jour des rapports qui contiennent des données sommaires et détaillées sur, par exemple, le nombre et le type de marchés à fournisseur unique et de marchés concurrentiels attribués, le montant des marchés, les mandataires embauchés, le client servi et le portefeuille concerné. Lorsqu’il a besoin d’autres renseignements sur les comptes des mandataires pour répondre à des demandes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels et à des demandes de la haute direction, le CGPCAC réclame des rapports spéciaux aux avocats mandants des régions. On nous a dit que les régions ne transmettent aucun rapport courant sur les comptes des mandataires au CGPCAC. Demander des rapports de façon ponctuelle exige un temps considérable, et l’information demandée risque de ne pas être transmise en temps utile.

Le CGPCAC utilise le SIGF pour obtenir de l’information sur les comptes des mandataires. Le SIGF, qui est le principal outil dont le CGPCAC se sert pour effectuer une surveillance financière, fournit des rapports sur les débours et les frais payés dans le cadre de chaque marché conclu avec les mandataires. Même si le CGPCAC oblige les régions à envoyer des copies des factures vérifiées pour que les renseignements sur les dépenses puissent être entrés dans le SIGF, le personnel du CGPCAC craint que l’exactitude et l’exhaustivité des données sur les comptes des mandataires du SIGF ne soient pas validées. Étant donné que la plupart d’entre eux n’ont pas accès au SIGF, les avocats mandants des régions ne peuvent pas valider les données saisies. Le personnel du CGPCAC a indiqué qu’il remplissait un modèle de rapport conçu par le CGPCAC à différentes étapes du marché afin de vérifier si le SPPC avait saisi le compte du mandataire dans le SIGF. S’il s’avère que le compte n’a pas été entré dans le SIGF, le personnel du CGPCAC communique avec l’avocat mandant de la région pour en vérifier l’état.

On nous a informés que l’avocat mandant n’est pas tenu d’aviser le CGPCAC de la fermeture du dossier d’un mandataire et que le CGPCAC n’a aucun moyen de trouver cette information dans le SIGF. Le CGPCAC, qui a examiné certains comptes, a confirmé à l’équipe de vérification que le SPPC n’avait pas saisi tous les comptes des mandataires envoyés aux ministères clients à des fins de paiement dans le SIGF.

Au cours de la vérification, nous avons sélectionné 13 contrats dans le SIGF. Les dépenses faites dans le cadre de ces contrats s’élevaient à 332 372 $ entre le 1er avril 2009 et le 31 mars 2010, et les contrats représentaient les 3 régions soumises à la vérification. Nous avons comparé les montants versés par les ministères et les montants entrés dans le SIGF. Pour ces 13 contrats, nous n’avons découvert aucun paiement en double ou paiement en trop. Toutefois, nous avons constaté un écart de 83 741 $ entre les montants versés par les ministères et les montants saisis dans le SIGF pendant cette période. De surcroît, dans neuf cas, le SIGF n’indiquait pas les montants totaux versés par les ministères clients. Nous sommes d’avis que le CGPCAC n’aura aucune assurance que les données du SIGF sont complètes tant que les portefeuilles juridiques régionaux ne produiront pas de rapports périodiques.

Le CGPCAC est au fait des problèmes associés à la production de rapports et a informé l’équipe de vérification qu’il prévoyait développer le volet de la reddition de comptes du Programme des mandataires en vue d’instaurer un système complet d’établissement de rapports au cours du prochain exercice financier. L’équipe de vérification appuie cette initiative. D’après nous, les régions doivent transmettre au CGPCAC des rapports d’étape périodiques et officiels sur les comptes des mandataires pour s’assurer que le CGPCAC reçoit des données fiables et complètes aux fins de l’établissement de rapports.

Recommandation et réponse de la direction

6. Nous recommandons au directeur du CGPCAC d’établir des exigences régionales supplémentaires en matière de rapports pour toute activité liée aux comptes des mandataires. (Risque moyen)

D’accord. Le Ministère utilise deux systèmes pour enregistrer les renseignements sur les mandataires : le SIFM pour la préparation des rapports financiers, et iCase pour la gestion des informations contenues dans les dossiers, notamment pour le suivi des activités entourant la nomination des mandataires. Jusqu’à maintenant, on a mis l’accent sur l’utilisation du SIFM pour suivre les activités des mandataires.

Le CGPD étudie actuellement des façons d’optimiser l’utilisation d’iCase pour faciliter le suivi de l’ensemble des activités des mandataires et la préparation de rapports à ce sujet. Le CGPD déterminera les éléments de données standards relatives aux nominations des mandataires que les bureaux régionaux et les services juridiques seront tenus de saisir dans iCase. L’utilisation d’iCase augmentera la capacité du CGPD d’exercer un suivi centralisé et de préparer des rapports sur l’ensemble des activités entourant la nomination des mandataires; elle donnera également au CGPD un moyen de valider et de concilier les données financières saisies dans le SIFM. L’exigence relative à la saisie des données standards sera diffusée à grande échelle par l’intermédiaire des canaux existants d’iCase d’ici le 30 septembre 2011.

De plus, toutes les fonctions relatives à la saisie des données et aux rapports dans le SIFM, qui sont exercées par le SPPC, seront transférées aux activités du ministère de la Justice du Canada, ainsi qu’il est indiqué à la recommandation 10. Le CGPD exercera certaines des fonctions transférées, ce qui donnera au CGPD un contrôle plus direct sur les opérations dans les comptes des mandataires et les renseignements financiers saisis dans le SIFM. Le SIFM demeure le système dans lequel sont enregistrées les données sur le suivi financier des activités des mandataires et la préparation de rapports à leur sujet. Des discussions sont en cours pour assurer que nous utilisons le SIFM de façon optimale dans ce contexte, tel qu’il est indiqué ci-dessous dans notre réponse à la recommandation 7.

Échéancier :
Mise en œuvre des normes sur la saisie des données dans iCase : 30 septembre 2011
Mise en œuvre du processus de validation et de conciliation : 31 mars 2012

3.3 Utilisation du système iCase aux fins de la surveillance financière et de la production de rapports

Il est nécessaire de déterminer si le système iCase pourrait être utilisé aux fins de la surveillance financière et de la production de rapports pour tous les comptes des mandataires.

Le système iCase est un système de gestion de l’information juridique sur le Web qui offre à l’administration centrale, aux portefeuilles juridiques régionaux et aux services juridiques des fonctions de comptabilisation du temps, de facturation, de gestion de cas, de gestion de dossiers et de production de rapports sur les cas. On nous a informés qu’il est possible d’identifier les dossiers des mandataires dans le système iCase et que, pour chaque dossier, un module sur les débours peut être utilisé pour effectuer le suivi des frais et des débours des mandataires. Même s’il est obligatoire de traiter tous les dossiers juridiques au moyen du système iCase, le CGPCAC n’a pas prescrit l’utilisation du module sur les débours de ce système pour effectuer le suivi des comptes des mandataires. L’utilisation du module sur les débours est laissée à la discrétion des avocats mandants.

Nous nous sommes aperçus que le module sur les débours du système iCase est le principal outil de suivi et de surveillance financière de plusieurs portefeuilles juridiques régionaux en ce qui concerne les comptes des mandataires. Après la vérification de chaque compte par l’avocat mandant, le total des frais et des débours est saisi dans le système iCase à l’aide du module sur les débours, lequel permet de valider immédiatement les données. Le dossier papier d’un mandataire contient des précisions supplémentaires sur les frais et les débours (p. ex. les frais d’impression). Puisque la majorité d’entre eux n’ont pas accès au SIGF, les avocats mandants surveillent les dossiers dans le SIGF et impriment des rapports courants sur les montants facturés par les mandataires à ce jour. Nous avons remarqué que les portefeuilles juridiques régionaux ajoutent à ces rapports des données provenant de feuilles de calculs préparées au niveau local. Les avocats mandants ont souligné que l’apport de plusieurs améliorations au système iCase éliminerait la nécessité de recourir à ces feuilles de calculs.

Selon nous, il faut envisager d’utiliser le système iCase aux fins de la surveillance financière et de la production de rapports pour tous les comptes des mandataires.

Recommandation et réponse de la direction

7. Nous recommandons au directeur du CGPCAC de déterminer si le système iCase pourrait être utilisé aux fins de la surveillance financière et de la production de rapports pour tous les comptes des mandataires en consultation avec le DPF. (Risque moyen)

D’accord. Le Ministère utilise deux systèmes pour enregistrer les renseignements sur les mandataires : le SIFM pour la préparation des rapports financiers, et iCase pour la gestion des informations contenues dans les dossiers, notamment le suivi des activités entourant la nomination des mandataires.

Le CGPD et la DGDPF ont eu plusieurs discussions au sujet de l’utilisation d’iCase comme outil de suivi financier des comptes des mandataires. À la suite de ces consultations, le CGPD et la DGDPF étaient d’accord que le SIFM devait demeurer le système du Ministère servant à enregistrer les données sur le suivi financier des activités des mandataires et la préparation de rapports à leur sujet. Les discussions se poursuivront pour veiller à ce que nous utilisions le SIFM de manière optimale pour le suivi financier des comptes des mandataires et la préparation des rapports à leur sujet.

Comme il est indiqué dans notre réponse à la recommandation 6, le CGPD examine la possibilité d’utiliser iCase comme système dans lequel les bureaux régionaux et les services juridiques peuvent saisir les éléments de données standard relatives aux nominations de mandataires et aux comptes connexes. Cette utilisation améliorée d’iCase fournira au CGPD un moyen de valider et de concilier les données financières saisies et d’aider à la préparation des rapports financiers au moyen du SIFM.

Échéancier :
Examen de l’utilisation d’iCase pour assurer le suivi financier : Terminé
Optimisation de l’utilisation du SIFM : 30 septembre 2011