Processus de vérification des comptes des mandataires
Avril 2011

4. Observations – Vérification des comptes des mandataires

4.1 Uniformité de la vérification des comptes des mandataires

Les comptes des mandataires sont vérifiés de façon uniforme.

L’examen d’un échantillon de contrats passés avec des mandataires a démontré que les comptes de ces derniers sont vérifiés de façon uniforme. En contrôlant quatre ministères clients, nous avons constaté que les comptes vérifiés étaient approuvés tels quels. Dans l’échantillon d’opérations étudiées, aucun client n’a exigé le rajustement d’un compte vérifié. Nous estimons que les avocats mandants sont qualifiés pour vérifier les comptes de mandataires et possèdent de l’expérience dans la détermination du caractère raisonnable des heures facturées par les mandataires par rapport au travail accompli.

L’échantillon d’opérations analysées a démontré que les taux horaires facturés étaient vérifiés dans chaque compte, que les professionnels du droit chargés des dossiers étaient autorisés et que les critères liés aux débours et au nombre d’heures de travail par jour respectaient les conditions contractuelles des mandataires. Nous avons trouvé des traces indiquant que des vérifications étaient effectuées pour s’assurer que le calcul des frais était mathématiquement exact, que les paiements versés à ce jour étaient vérifiés par rapport aux comptes et que, dans les situations où le rajustement d’un compte s’imposait, la documentation appropriée était versée au dossier.

4.2 Organisation des documents relatifs aux comptes des mandataires

Le CGPCAC doit établir une méthode normalisée afin d’organiser les documents relatifs aux comptes des mandataires pour l’ensemble des bureaux régionaux.

Lorsqu’une affaire est confiée à un mandataire, on ouvre un dossier papier afin d’y ranger les documents financiers et les documents liés à la nomination du mandataire. Ce dossier devrait être tenu à jour et contenir tous les renseignements pertinents aux fins de la surveillance des finances et de la nomination. En ce qui concerne la surveillance de la nomination, le dossier devrait contenir la documentation à l’appui des approbations relatives à l’externalisation, les approbations afférentes à l’autorisation de sécurité, les avis et les approbations des changements de mandataires et de taux quotidiens, une copie de la lettre de nomination, toute modification subséquente et des traces de toutes les communications importantes portant sur l’adjudication et l’entrée en vigueur du contrat. Pour les besoins de la surveillance financière, le dossier devrait inclure une liste de vérification des étapes à suivre pour contrôler chaque opération financière, une copie du compte vérifié et des lettres d’accompagnement, ainsi que toute autre information financière liée à la nomination (p. ex. le montant dépensé à ce jour, le solde du contrat pour l’exercice en cours et les exercices suivants et les changements de taux ou d’employés).

Nous nous sommes rendu compte que le CGPCAC n’a aucune ligne directrice sur l’organisation des documents qui se rapportent aux comptes des mandataires. Le CGPCAC a préparé une liste de conformité et de vérification pour les opérations financières; toutefois, cette liste n’est pas utilisée par toutes les régions et n’est pas exhaustive.

L’utilisation d’une méthode normalisée pour organiser les dossiers relatifs aux comptes des mandataires que tiennent à jour les portefeuilles des services juridiques, dont une liste de vérification détaillée, aiderait à veiller à ce que tous les renseignements sur les opérations financières et toute autre information pertinente soient contenus dans le dossier. Relativement aux dossiers où le ministère de la Justice est responsable du paiement du mandataire, nous avons décelé des cas où les copies des comptes des mandataires approuvés au titre de l’article 34 de la LGFP ne se trouvaient pas dans les dossiers régionaux. Nous avons aussi recensé un cas où le BRO a fait un paiement de 231,38 $ en double. L’utilisation d’une méthode normalisée pour organiser les dossiers et d’une liste de vérification détaillée aurait peut-être permis d’éviter ces situations.

Recommandation et réponse de la direction

8. Nous recommandons au directeur du CGPCAC d’établir une méthode normalisée pour organiser les documents relatifs aux comptes des mandataires pour l’ensemble des bureaux régionaux. (Risque moyen)

D’accord. Le CGPD élaborera une structure de dossier standard en prescrivant le contenu des dossiers des mandataires tenus dans les bureaux régionaux et les services juridiques. L’exigence de conformité à la structure établie de dossier standard sera mise en œuvre le 30 juin 2011, et le SPGA, Contentieux, la fera connaître aux intervenants concernés.

Cette structure de dossier sera mentionnée dans les procédures de taxation mises à jour et elle sera incluse dans la directive opérationnelle mentionnée dans notre réponse à la recommandation 1.

Échéancier :
Mise en œuvre de la structure de dossier standard : 30 juin 2011