Rapport annuel au Parlement 2018-2019
Loi sur la protection des renseignements personnels
Table des matières
- Partie I – renseignements généraux
- Partie II – rapport sur la loi sur la protection des renseignements personnels
- Rapport statistique
- Interprétation du rapport statistique
- Consultations à la demande d’autres institutions ou ministères fédéraux
- Autres types de demandes
- Plaintes, enquêtes et révisions par la cour fédérale
- Demandes de révision à la cour fédérale du canada
- Demande de correction de renseignements personnels
- Utilisation et communication
- Communication en vertu du paragraphe 8(2)
- Fichiers inconsultables
- Vérifications par le commissaire à la protection de la vie privée
- Atteintes à la vie privée
- Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (éfvp)
- Partie III – rapport statistique annuel
- Annexe A – ordonnance de délégation de pouvoirs
Introduction
La Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) est entrée en vigueur le 1er juillet 1983.
La LPRP donne aux personnes un droit d’accès aux renseignements personnels qui les concernent détenus par le gouvernement, sous réserve de certaines exceptions limitées et précises. La LPRP protège également la vie privée de la personne en empêchant des tiers d’avoir accès aux renseignements la concernant et en permettant à la personne d’exercer un contrôle substantiel sur la collecte, l’utilisation et la divulgation de ces renseignements par le gouvernement fédéral.
L’article 72 de la LPRP exige de chacun des responsables d’une institution fédérale qu’elle établisse pour présentation au Parlement un rapport annuel d’application de la LPRP en ce qui concerne son institution, et ce, pour chaque année financière.
Ce trente-sixième Rapport annuel sur l’application de la LPRP, présenté conformément à l’article 72 de la LPRP, rend compte des activités mises en Å“uvre par le ministère de la Justice pour s’acquitter de ses responsabilités au cours de l’exercice financier 2018-2019.
Partie I – renseignements généraux
Ministère de la Justice
La présente section donne une vue d’ensemble du ministère de la Justice qui permettra au lecteur de comprendre le contexte dans lequel la LPRP s’applique.
Le mandat du ministère de la Justice est double, à l’instar de la fonction de son ministre, qui agit également à titre de procureur général du Canada.
En appui au ministre de la Justice, le Ministère fournit des conseils et des directives en matière de politiques et de programmes aux fins de l’élaboration du contenu juridique des projets de loi, des règlements et des lignes directrices. En appui au procureur général du Canada, le Ministère est chargé de plaider dans les affaires civiles intentées par la Couronne fédérale ou en son nom, et de donner des avis juridiques aux organismes fédéraux chargés d’appliquer la loi ainsi qu’aux autres ministères.
Activités liées à la protection des renseignements personnels
La coordonnatrice de l’Accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP) voit à l’élaboration, à la coordination et à la mise en Å“uvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures qui assurent le traitement efficace des demandes présentées en vertu de la LPRP. La coordonnatrice est également responsable des politiques, des systèmes et des procédures qui découlent de la LPRP.
La coordonnatrice de l’AIPRP voit également à la coordination de la collecte des nouvelles données au ministère de la Justice. Cela assure le respect de la LPRP et, au besoin, la création de nouveaux fichiers de renseignements personnels ou de dossiers de programmes.
Le Bureau de l’Accès à l’information et protection des renseignements personnels (l’AIPRP) est responsable notamment :
- de traiter les demandes présentées en vertu de la LPRP;
- d’agir comme porte-parole du Ministère auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor, de la Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée, ainsi qu’auprès des ministères et organismes du gouvernement pour ce qui concerne l’application de la LPRP;
- de donner suite aux demandes de consultation d’institutions fédérales concernant des documents du ministère de la Justice qui se trouvent dans leurs dossiers ou des documents protégés par le secret professionnel de l’avocat;
- de coordonner, de réviser, d’approuver et de diffuser les modifications ou les ajouts apportés à l’Info Source, une publication annuelle du gouvernement du Canada sur son organisation et ses fonds de renseignements;
- de préparer le Rapport annuel au Parlement ainsi que d’autres rapports exigés par la Loi et autres documents exigés par les organismes centraux;
- d’élaborer les politiques, les procédures et les lignes directrices qui assureront l’application rigoureuse de la LPRP au sein du Ministère;
- de donner des conseils et de diffuser de l’information sur la LPRP afin de garantir le respect des obligations imposées par le gouvernement au sein du Ministère;
- d’assurer la conformité à la LPRP et à ses règlements, de même qu’aux procédures et aux politiques connexes au sein du Ministère; et
- de participer à la préparation d’évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et donner des conseils dans ce domaine.
Suivi de la conformité
La charge de travail est évaluée quotidiennement par le biais de notre système de gestion des dossiers afin de garantir qu’elle soit uniformément répartie et efficacement gérée afin de respecter les délais législatifs. Divers rapports sont produits chaque semaine, à toutes les deux semaines, chaque mois et tous les trois mois afin de s'assurer que tous les niveaux de fonctionnaires sont avisés.
Organisation de la mise en oeuvre des activités liées à la protection des renseignements personnels
La coordonnatrice de l’AIPRP, également appelée la directrice de l’AIPRP, détient les pleins pouvoirs qui lui ont été délégués par le ministre en ce qui concerne l’administration de la Loi. Afin d’accroître le pouvoir de la haute gestion, la délégation de l’autorité absolue s’étend maintenant à la sous-ministre adjointe et dirigeante principale des finances, Secteur de la gestion, ainsi qu’au dirigeant principal de l’information. L’ordonnance de délégation se trouve à l’annexe A de ce rapport.
Au sein du Bureau de l’AIPRP, quatre employés à temps plein ont été chargés de l’administration de la LPRP et autres fonctions connexes. L’organigramme du Bureau de l’AIPRP est présenté comme suit :
Organigramme du Bureau de l’AIPRP - Version texte
Ce tableau illustre la structure organisationnelle du bureau de l’AIPRP en énumérant les titres de chacun des postes :
- Un directeur est à la tête du Bureau.
- Un adjoint administratif, un gestionnaire d’opération, un avocat, un gestionnaire centre de politique et un gestionnaire Publication proactive relevant directement du directeur.
- 2 conseillers principaux/chefs d’équipe et 3 conseillers principaux relèvent du chef des opérations :
- Chaque équipe relève d’un chef d’équipe :
- L’équipe 1 est composée de 4 conseillers, 1 analyste et 1 analyste junior.
- L’équipe 2 est composée de 4 conseillers, 1 analyste junior et 1 préposé au traitement.
- Chaque équipe relève d’un chef d’équipe :
- Un conseiller des politiques, rapports et évaluation, un administrateur des systèmes et un administrateur junior.
- Un conseiller principal et un chef d’équipe relèvent du gestionnaire Publication et réception proactives.
- Un analyste relève du chef d’équipe.
Des fonctionnaires du Ministère ont également contribué à l’application de la LPRP en faisant des recommandations quant à la communication de documents et en veillant à ce que la Loi soit observée.
Les étapes du traitement des demandes sont les suivantes :
Étapes du traitement des demandes - Version texte
Ce tableau illustre le cycle de traitement des demandes d’accès à l’information. Dès la réception d’une demande, celle-ci est analysée et une recherche est menée pour faire la collecte de tous les documents pertinents, lesquels sont examinés en fonction des recommandations qui ont été reçues. Ces documents sont ensuite préparés afin de fournir une réponse au demandeur. Lorsque la préparation est finalisée, les documents sont révisés et approuvés par le directeur de l’AIPRP. Après approbation, ils sont transmis au demandeur.
Des exemplaires des versions courantes d’Info Source, ainsi que des manuels et autres publications du Ministère sont mis à la disposition du public dans les salles de lecture de l’administration centrale et des bureaux régionaux. Bon nombre de ces publications sont également accessibles sur les sites web du ministère de la Justice et du Secrétariat du Conseil du Trésor.
Renseignements de nature administrative
Dépenses salariales et administratives
Au total, 3.6 équivalents temps-plein ont été affectés à temps-plein à l’administration de la LPRP, et les dépenses salariales se sont chiffrées à 289, 514 $.
Les dépenses administratives se sont chiffrées à 46 843 $. Ceci inclut les contrats de services professionnels.
Les coûts ne comprennent pas les ressources utilisées par les autres secteurs du Ministère pour satisfaire aux exigences de la Loi.
Réalisations
Le ministère de la Justice continue d’affirmer son leadership et d’améliorer son rendement pour faire en sorte que ses services répondent aux normes de qualité les plus élevées. Durant l’exercice financier 2018-2019, le Bureau de l’AIPRP a accompli les réalisations suivantes :
- Afin de réduire les délais de traitement internes et la consommation de papier, le Bureau de l’AIPRP a utilisé SharePoint, une plate-forme d’application web, pour le transfert d’information avec les bureaux de première responsabilité;
- Pour mieux servir les Canadiens et Canadiennes, le ministère de la Justice a continué de faire partie du projet pilote relatif aux demandes d’accès à l’information et à des renseignements personnels en ligne. Les Canadiens et Canadiennes peuvent continuer à soumettre des demandes en ligne en vertu de la LPRP.
- Afin de s’assurer que le processus de consultation demeure aussi efficace que possible, le Ministère a élaboré des lignes directrices pour la collectivité de l’AIPRP, lesquelles clarifient le rôle du Bureau de l’AIPRP dans les demandes reçues par d’autres institutions fédérales en vertu de la LPRP. De plus, afin de mieux servir la collectivité de l’AIPRP, le Bureau de l’AIPRP a mis à jour et communiqué ses normes de service en matière de consultation avec le ministère de la Justice. Les délais continuent d’être examinés périodiquement pour s’assurer qu’ils restent à jour;
- A continué à élaborer, à l’interne, des documents d’orientation et des outils afin d’assurer la cohérence et a continué à consigner les pratiques exemplaires et les leçons tirées. Ces documents d’orientation font couramment l’objet de discussions lors des réunions du personnel et sont mis à jour au besoin;
- A continué la mise à jour des procédures internes afin de rehausser l’efficacité du traitement des demandes d’accès aux renseignements personnels et de partager ses pratiques exemplaires avec d’autres institutions gouvernementales; et
- A continué de réduire sa consommation de papier en imprimant les documents recto verso et en transmettant les documents communiqués aux demandeurs par voie électronique, dans la mesure du possible.
Sensibilisation et formation
Le personnel du Bureau de l’AIPRP donne régulièrement des conseils et de la formation informelle concernant l’application de la législation sur l’accès à l’information à des employés du Ministère appelés à examiner les documents faisant l’objet d’une demande en vertu de la LPRP.
Des séances formelles d’information et de sensibilisation sont également offertes aux autres secteurs du Ministère, au cours desquelles une attention particulière est portée aux aspects de la Loi qui touchent directement aux domaines de responsabilité des participants. Au cours de la période concernée, 10 séances ont été offertes (total de 105 participants) :
- Section de la famille, des enfants et des adolescents – 45 participants
- Direction générale des ressources humaines (Relations de travail) – 12 participants
- Bureau de l’Ombudsman des victimes d’actes criminels – un participant (l’Ombudsman)
- Secrétariat ministériel et Bureau du sous-ministre (6 sessions – 22 participants au total)
- Réunion du Comité de gestion élargi de la Direction générale des solutions d’information – 25 participants
Le Centre du droit à l’information et à la protection des renseignements personnels (CDIPRP) a aussi offert des séances de formation, à 470 employés du Ministère incluant celles dans le cadre du Programme d’apprentissage du ministère de la Justice ainsi qu’à des employés de d’autres ministères gouvernementaux :
- Forum 2018 sur le droit commercial – 170 participants (en personne et par WebEx)
- Réunion du groupe de pratique sur les confidences du Cabinet – 15 participants
- Survol de la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels – 35 participants
- Informations confidentielles du Cabinet – 20 participants
- Présentation sur les questions de privilège relatif aux règlements pour Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada / Services aux Autochtones Canada – 18 participants
- Fondamentaux de l’AIPRP -Â 2018 (19 participants)
- Secret professionnel de l’avocat et privilège relatif au litige (4 sessions – 148 participants au total)
- Correspondance ministérielle et la Loi sur la protection des renseignements personnels (2 sessions – 45 participants en total)
La formation sur l’AIPRP fait partie des cours recommandés dans le volet valeurs et éthique de la Feuille de route du Ministère à l’intention des nouveaux gestionnaires. Les employés ont aussi la possibilité de consulter la présentation électronique sur le site intranet du Ministère.
De plus, les employés du Bureau de l’AIPRP prennent régulièrement part à des rencontres de sensibilisation avec l’avocate du Bureau, au cours desquelles ils étudient de la jurisprudence récente concernant la LAI. L’avocate du Bureau de l’AIPRP participe aux réunions mensuelles du Groupe de pratique sur l’AIPRP, au cours desquelles de l’information est échangée et des solutions viables sont proposées. Le Groupe de pratique, ouvert à tous les juristes du Ministère, y compris ceux des Services juridiques, se penche sur diverses questions liées au droit d’accès à l’information ou à la protection des renseignements personnels.
En plus des possibilités de mentorat et de partenariat, des présentations et ateliers sont offerts régulièrement au sein du Bureau de l’AIPRP sur des sujets variés touchant à l’application de la LAI, de même que des politiques et procédures connexes. Ces activités permettent aux employés du Bureau de tirer profit de l’expertise et du savoir de leurs pairs.
Enfin, les employés du Bureau de l’AIPRP participent à des formations, à des conférences et à des séminaires organisés par le Secrétariat du Conseil du Trésor et diverses associations sur des thèmes liés à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels, contribuant à les tenir au fait des progrès et des tendances dans ce domaine.
Partie II – rapport sur la loi sur la protection des renseignements personnels
Demandes reçues en vertu de la loi sur la protection des renseignements personnels
Rapport statistique
Le rapport statistique annuel pour l’exercice financier 2018-2019 figure à la partie III du présent document.
Interprétation du rapport statistique
| Exercice | Nombre de demandes reçues | Nombre de demandes complétées | Nombre de pages traitées | Nombre de pages communiquées |
|---|---|---|---|---|
| 2018-2019 | 253 | 248 | 14 479 | 7 397 |
| 2017-2018 | 292 | 286 | 33 915 | 17 503 |
| 2016-2017 | 261 | 244 | 54 095 | 19 094 |
Demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Le Ministère a reçu 253 demandes durant la période visée, auxquelles se sont ajoutées 46 demandes reportées d’exercices précédents, portant à 299 le nombre total de demandes à traiter.
Demandes complétées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Le Bureau a complété 248 demandes au cours de la période visée, et il en a reporté 51 pour traitement au cours de l’exercice financier 2019-2020.
Le nombre de demandes complétées a diminué de 38 par rapport à l’exercice précédent. Le traitement des demandes officielles d’accès à l’information a exigé la révision de 14 479 pages, dont 7 397 ont été partiellement ou intégralement communiquées.
Réponses données aux demandes complétées
Sur les 248 demandes complétées au cours de l’exercice financier 2018-2019 :
- Le ministère de la Justice ne détenait aucun document pertinent pour 135 demandes;
- 72 ont été abandonnées par le demandeur. Dans la majorité des cas, soit le demandeur a retiré sa demande, soit il a omis de fournir les précisions demandées par le Bureau de l’AIPRP.
Les 41 autres demandes ont donné lieu à la communication de documents comme suit :
- 6 communiquées en entier (15%); et
- 35 communiquées en partie (85%).
Disposition
Disposition - Version texte
Ce diagramme circulaire illustre le pourcentage de demandes qui ont été complétées au cours de la période visée avec les dispositions suivantes : Communication totale (15 %) et communication en partie (85 %).
Délai de traitement et prorogation
Sur les 248 demandes complétées en 2018-2019, 211 (soit 85%) ont été traitées en moins de 30 jours.
Délai de traitement
Délai de traitement - Version texte
Ce diagramme circulaire illustre le pourcentage de demandes qui ont été complétées au cours de la période visée dans les délais suivants : 1 à 15 jours (34 %), 16 à 30 jours (51 %), 31 à 60 jours (5 %), 61 à 120 jours (5 %), 121 à 180 jours (0%), 181 à 365 jours (2 %) et plus de 365 jours (3 %).
Le Bureau de l’AIPRP fait un suivi routinier du temps requis pour traiter les demandes d’accès à l’information. Ce contrôle est effectué par divers rapports statistiques (hebdomadaire, mensuel, trimestriel et annuel) et réunions avec le personnel de l’AIPRP pour s’assurer que les demandes sont traitées d’une manière plus opportune. Tout le personnel de l’AIPRP, les personnes-ressources par portefeuille et les cadres supérieurs sont informés des mesures de performance.
Dans certains cas, le Ministère a dû demander une prorogation de délai en raison de la nécessité de consulter d’autres institutions fédérales (trois fois) et entrave au fonctionnement de l’institution (20 fois).
Exceptions invoquées
Le Ministère a invoqué des exceptions en vertu de la LPRP pour 46 demandes. L’article 26, concernant la communication des renseignements personnels qui portent sur un autre individu que celui qui fait la demande, a été le plus souvent invoqué (31 fois), suivi de l’article 27 (15 fois), ayant trait au secret professionnel des avocats. Pour plus d’information, veuillez-vous référer au rapport statistique à la Partie III de ce rapport.
Motifs d’exclusion
L’information a été exclue une fois en vertu de l’article 69(1) (a) car la Loi ne s’appliquait pas (les documents de bibliothèque ou de musée conservés uniquement à des fins de référence ou d’exposition pour le public).
Méthode d’accès
Un total de huit (8) demandeurs voulait des copies papier et 33 demandeurs ont choisi de recevoir l’information sur CD-ROM sans frais supplémentaire, une option qui gagne en popularité.
Consultations à la demande d’autres institutions ou ministères fédéraux
| Exercice | Nombre de demandes reçues | Nombre de pages reçues | Nombre de demandes complétées | Nombre de pages examinées |
|---|---|---|---|---|
| 2018-2019 | 26 | 1 387 | 26 | 1 162 |
| 2017-2018 | 31 | 994 | 30 | 1 081 |
| 2016-2017 | 73 | 2 805 | 74 | 4 904 |
Au cours de la période visée, le Ministère a reçu 26 demandes de la part d’autres institutions et organismes fédéraux qui voulaient avoir des recommandations à l’égard de documents émanant du ministère de la Justice, le concernant ou pouvant l’intéresser. De plus, cinq consultations restées en suspens des années précédentes ont été reportées à la période visée, portant le total des consultations à 31. En tout, le Ministère a examiné 1 162 pages d’information à la suite de ces consultations.
Sur les 31 consultations actives au cours de la période visée, 26 ont été complétées durant l’exercice financier 2018-2019. Les cinq autres ont été reportées pour traitement au cours de l’exercice financier 2019-2020.
Autres types de demandes
Conseils
Le Bureau de l’AIPRP a également agi à titre de ressource pour les fonctionnaires du Ministère et d’autres institutions fédérales, à qui il a offert des conseils et des orientations à l’égard des dispositions de la législation et des politiques pertinentes. Il a été consulté relativement à la communication et à la collecte d’information sur une vaste gamme de sujets.
Plaintes, enquêtes et révisions par la Cour fédérale
Plaintes déposées
Quinze (15) plaintes ont été logées au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) au cours de la période visée, pour les motifs suivants :
- deux plaintes reliées au délai;
- onze plaintes reliées à l’information assujettie à une exception ou à une exclusion;
- deux plaintes reliées au traitement de la demande en général.
Enquêtes terminées
Les conclusions relatives aux plaintes sont les suivantes :
Plainte fondée
Le CPVP établit que les droits du plaignant en vertu de la LPRP n’ont pas été respectés.
Plainte non fondée
L’enquête n’a pas permis de déceler des éléments de preuve amenant le CPVP à conclure que l’institution fédérale a enfreint les droits du plaignant par la LPRP.
Résolue
Après une enquête approfondie, le CPVP a participé à la négociation d’une solution satisfaisant les deux parties. Cette conclusion est réservée aux plaintes qu’on pourrait difficilement qualifier de fondées du fait que la situation relève essentiellement d’une mauvaise communication ou d’un malentendu.
Plainte réglée en cours d’enquête
Le Commissariat a aidé à négocier en cours d’enquête une solution satisfaisante pour toutes les parties concernées et n’a publié aucune conclusion.
Plainte abandonnée
Le plaignant retire ou abandonne sa plainte avant que l’examen approfondi des allégations soit terminé.
Neuf (9) enquêtes ont été menées à terme durant la période visée, dont quelques-unes avaient été reportées des années précédentes. Parmi les neuf (9) plaintes traitées, deux (2) étaient non fondées, une (1) a été réglée en cours d’enquête, et trois (6) étaient fondées. Aucun enjeu majeur ne semble se dégager de ces plaintes.
À la fin de l’exercice financier, 15 plaintes faisaient toujours l’objet d’une enquête du CPVP.
Demandes de révision à la Cour fédérale du Canada
En vertu des articles 41, 42 et 44 de la LPRP, aucune nouvelle demande de révision judiciaire n’a été déposée en Cour fédérale durant la période visée.
Demande de correction de renseignements personnels
L’alinéa 12(2)a) de la LPRP prévoit que tout individu qui reçoit communication de renseignements personnels à son sujet qui ont été, sont ou peuvent être utilisés à des fins administratives a le droit de demander la correction des renseignements qui, selon lui, sont erronés ou incomplets.
Le ministère de la Justice n’a reçu aucune demande de correction de renseignements personnels au cours de la période visée.
Utilisation et communication
Le ministère de la Justice a pour politique d’utiliser les renseignements personnels uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou pour des usages qui sont compatibles avec ces fins, comme le décrit la publication Info Source.
Communication en vertu du paragraphe 8(2)
L’alinéa 8(2)m) de la LPRP permet la communication de renseignements personnels lorsque des raisons d’intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée ou lorsque l’individu concerné en tirerait un avantage certain. Le Commissaire à la protection de la vie privée doit être informé des communications qui doivent être faites en vertu de cet alinéa.
Le Ministère communiqué des renseignements personnels conformément à l’alinéa 8(2)m) une fois au cours de la période visée. Le ministre de la Justice a divulgué le nom et le titre de deux (2) personnes contenues dans un document en réponse à son engagement aux membres du Comité permanent de la justice et des droits de la personne après avoir informé le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada conformément au paragraphe 8(5) de la LPRP.
Fichiers inconsultables
Le ministère de la Justice n’a pas de fichiers « inconsultables » aux termes de la LPRP.
Vérifications par le Commissaire à la protection de la vie privée
Aux termes du paragraphe 37(1) de la LPRP, le Commissaire à la protection de la vie privée peut tenir des enquêtes quant aux renseignements personnels qui relèvent des institutions fédérales pour veiller au respect des articles 4 à 8.
Aucune enquête par le Commissaire n’a été complétée au cours de la période visée.
Atteintes à la vie privée
Les institutions fédérales sont tenues d’aviser le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada de toute atteinte substantielle à la vie privée et des mesures d’atténuation mises en Å“uvre, si l’atteinte porte sur des renseignements personnels de nature délicate ou qu’il serait raisonnable de penser qu’elles pourraient causer un préjudice grave à la personne concernée.
Aucune atteinte substantielle à la vie privée n’est survenue durant la période visée.
Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)
Les ÉFVP sont un moyen visant à s’assurer que les principes de protection de la vie privée sont pris en compte au cours de la conception, de la mise en Å“uvre et de l’évolution des programmes et des services qui comprennent des renseignements personnels. Les programmes et les services qui présentent des risques potentiels d’atteinte à la vie privée doivent faire l’objet d’une ÉFVP.
Aucune ÉFVP n’a été finalisée au cours de la période visée.
Par contre, une évaluation des risques liés à la vie privée a été complétée sous le Protocole relatif à la protection des renseignements personnels utilisés à des fins non-administratives du ministère de la Justice pour le système de notification de masse (SNM). Le SNM est une plateforme de communication unifiée à canaux multiples qui permet des services de messagerie vers divers appareils; informant rapidement et simultanément les parties prenantes d'une situation d'urgence. Cette solution sert à renforcer la sureté et la sécurité des employés dans le milieu de travail grâce à la communication en temps réel de messages et d'instructions avant, pendant et après un évènement.
Cette solution ainsi que l’évaluation des risques liés à la vie privée ont été partagées avec d'autres ministères à titre de meilleures pratiques.
Partie III – Rapport statistique annuel
Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
Nom de l’institution : Ministère de la Justice
Période d'établissement de rapport : 2018-04-01 au 2019-03-31
Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
| Nombre de demandes | |
|---|---|
| Reçues pendant la période d'établissement de rapport | 253 |
| En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente | 46 |
| Total | 299 |
| Fermées pendant la période d'établissement de rapport | 248 |
| Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport | 51 |
Partie 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport
| Disposition des demandes | Délai de traitement | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication totale | 2 | 2 | 1 | 1 | 0 | 0 | 0 | 6 |
| Communication partielle | 1 | 7 | 6 | 12 | 1 | 5 | 3 | 35 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Aucun document n’existe | 46 | 87 | 2 | 0 | 0 | 0 | 0 | 135 |
| Demande abandonnée | 36 | 30 | 2 | 0 | 0 | 0 | 4 | 72 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 85 | 126 | 11 | 13 | 1 | 5 | 7 | 248 |
| Article | Nombre de demandes |
|---|---|
| 18(2) | 0 |
| 19(1) a) | 0 |
| 19(1) b) | 0 |
| 19(1) c) | 0 |
| 19(1) d) | 0 |
| 19(1) e) | 0 |
| 19(1) f) | 0 |
| 20 | 1 |
| 21 | 0 |
| 22(1) a)(i) | 0 |
| 22(1) a)(ii) | 0 |
| 22(1) a)(iii) | 0 |
| 22(1) b) | 1 |
| 22(1) c) | 0 |
| 22(2) | 0 |
| 22.1 | 0 |
| 22.2 | 0 |
| 22.3 | 0 |
| 23 a) | 0 |
| 23 b) | 0 |
| 24 a) | 0 |
| 24 b) | 0 |
| 25 | 0 |
| 26 | 31 |
| 27 | 15 |
| 28 | 0 |
| Article | Nombre de demandes |
|---|---|
| 69(1) a) | 1 |
| 69(1) b) | 0 |
| 69.1 | 0 |
| 70(1) | 0 |
| 70(1) a) | 0 |
| 70(1) b) | 0 |
| 70(1) c) | 0 |
| 70(1) d) | 0 |
| 70(1) e) | 0 |
| 70(1) f) | 0 |
| 70.1 | 0 |
| Disposition | Papier | Électronique | Autres |
|---|---|---|---|
| Communication totale | 1 | 5 | 0 |
| Communication partielle | 7 | 28 | 0 |
| Total | 8 | 33 | 0 |
2.5 Complexité
| Disposition des demandes | Nombre de pages traitées | Nombre de pages communiquées | Nombre de demandes |
|---|---|---|---|
| Communication totale | 217 | 212 | 6 |
| Communication partielle | 14 052 | 7185 | 35 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 210 | 0 | 72 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 |
| Total | 14 479 | 7397 | 113 |
| Disposition | Moins de 100 pages traitées | 101 à 500 pages traitées | 501 à 1 000 pages traitées | 1 001 à 5 000 pages traitées | Plus de 5 000 pages traitées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communi- quées |
Nombre de demandes | Pages communi- quées |
Nombre de demandes | Pages communi- quées |
Nombre de demandes | Pages communi- quées |
Nombre de demandes | Pages communi- quées |
|
| Communication totale | 5 | 42 | 1 | 170 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 9 | 335 | 19 | 3 421 | 5 | 1 203 | 2 | 2 226 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 71 | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 85 | 377 | 21 | 3 591 | 5 | 1 203 | 2 | 2 226 | 0 | 0 |
| Disposition | Consultation requise | Avis juridique | Renseignements entremêlés | Autres | Total |
|---|---|---|---|---|---|
| Communication totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 2 | 0 | 0 | 0 | 2 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 2 | 0 | 0 | 0 | 2 |
2.6 Présomptions de refus
| Nombre de demandes fermées après le délai statutaire | Motif principal | |||
|---|---|---|---|---|
| Charge de travail | Consultation externe | Consultation interne | Autres | |
| 31 | 24 | 1 | 3 | 3 |
| Nombre de jours de retard | Nombre de demandes en retard où le délai n’a pas été prorogé | Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé | Total |
|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 4 | 5 | 9 |
| 16 à 30 jours | 0 | 1 | 1 |
| 31 à 60 jours | 1 | 3 | 4 |
| 61 à 120 jours | 5 | 0 | 5 |
| 121 à 180 jours | 0 | 1 | 1 |
| 181 à 365 jours | 4 | 1 | 5 |
| Plus de 365 jours | 0 | 6 | 6 |
| Total | 14 | 17 | 31 |
| Demandes de traduction | Acceptées | Refusées | Total |
|---|---|---|---|
| De l’anglais au français | 0 | 0 | 0 |
| Du français à l’anglais | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 |
Partie 3 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)
| Alinéa 8(2)e) | Alinéa 8(2)m) | Paragraphe 8(5) | Total |
|---|---|---|---|
| 0 | 1 | 0 | 1 |
Partie 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
| Disposition des demandes de correction reçues | Nombre |
|---|---|
| Mentions annexées | 0 |
| Demandes de correction acceptées | 0 |
| Total | 0 |
Partie 5 – Prorogations
| Disposition des demandes où le délai a été prorogé | 15a)(i) Entrave au fonctionnement | 15a)(ii) Consultation - Article 70 | 15a)(ii) Consultation - Autres | 15b) Traduction ou conversion |
|---|---|---|---|---|
| Communication totale | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 15 | 0 | 3 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Aucun document n’existe | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 5 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 20 | 0 | 3 | 0 |
| Durée des prorogations | 15a)(i) Entrave au fonctionnement | 15a)(ii) Consultation - Article 70 | 15a)(ii) Consultation - Autres | 15b) Traduction ou conversion |
|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 2 | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 jours | 18 | 0 | 3 | 0 |
| Total | 20 | 0 | 3 | 0 |
Partie 6 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations
| Consultations | Autres institutions du gouvernement du Canada | Nombre de pages à traiter | Autres organisations | Nombre de pages à traiter |
|---|---|---|---|---|
| Reçues pendant la période d'établissement de rapport | 25 | 1 346 | 1 | 41 |
| En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente | 5 | 110 | 0 | 0 |
| Total | 30 | 1 456 | 1 | 41 |
| Fermées pendant la période d'établissement de rapport | 25 | 1 121 | 1 | 41 |
| Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport | 5 | 335 | 0 | 0 |
| Recommandation | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication totale | 1 | 1 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 3 |
| Communication partielle | 2 | 1 | 4 | 4 | 0 | 3 | 0 | 14 |
| Exception totale | 1 | 1 | 1 | 0 | 0 | 1 | 0 | 4 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Consulter une autre institution | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Autre | 3 | 0 | 0 | 0 | 1 | 0 | 0 | 4 |
| Total | 7 | 3 | 6 | 4 | 1 | 4 | 0 | 25 |
| Recommandation | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Consulter une autre institution | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Autre | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 |
Partie 7 - Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet
| Nombre de jours | Moins de 100 pages traitées | De 101 à 500 pages traitées | De 501 à 1 000 pages traitées | De 1 001 à 5 000 pages traitées | Plus de 5 000 pages traitées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communi- quées |
Nombre de demandes | Pages communi- quées |
Nombre de demandes | Pages communi- quées |
Nombre de demandes | Pages communi- quées |
Nombre de demandes | Pages communi- quées |
|
| 1 à 15 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 31 à 60 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 61 à 120 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 121 à 180 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 181 à 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Plus de 365 jours | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Nombre de jours | Moins de 100 pages traitées | De 101 à 500 pages traitées | De 501 à 1 000 pages traitées | De 1 001 à 5 000 pages traitées | Plus de 5 000 pages traitées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communi- quées |
Nombre de demandes | Pages communi- quées |
Nombre de demandes | Pages communi- quées |
Nombre de demandes | Pages communi- quées |
Nombre de demandes | Pages communi- quées |
|
| 1 à 15 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 31 à 60 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 61 à 120 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 121 à 180 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 181 à 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Plus de 365 jours | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Partie 8 - Plaintes et enquêtes
| Article 31 | Article 33 | Article 35 | Recours judiciaire | Total |
|---|---|---|---|---|
| 15 | 0 | 0 | 0 | 15 |
Partie 9 - Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)
Nombre d’ÉFVP terminées : 0
Partie 10 - Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels
| Dépenses | Montant |
|---|---|
| Salaires | 287 886 $ |
| Heures supplémentaires | 1 628 $ |
| Biens et services | 46 843 $ |
| Contrats de services professionnels | 39 103 $ |
| Autres | 7 740 $ |
| Total | 336 357 $ |
| Ressources | Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels |
|---|---|
| Employés à temps plein | 3.40 |
| Employés à temps partiel et occasionnels | 0.10 |
| Employés régionaux | 0.00 |
| Experts-conseils et personnel d’agence | 0.00 |
| Étudiants | 0.10 |
| Total | 3.60 |
Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs
Ordonnance de délégation de pouvoirs - Version texte
En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministre de la Justice du Canada délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, investi par les articles de la Loi mentionnés en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule le document ci-joint.
| Poste | Loi sur la protection des renseignements personnels et règlements | Loi sur l'accès à l'information et règlements |
|---|---|---|
| Le sous-ministre | 33(2) et 35(1) | 35(2) et 35(1) |
| Le directeur, Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels | Autorité absolue | Autorité absolue |
| Le Sous-ministre adjoint, Secteur de la gestion et dirigeant principal des Finances | Autorité absolue | Autorité absolue |
| Le Dirigeant principal de l'information | Autorité absolue | Autorité absolue |
| Le Chef des opérations, Chef des politiques et le Conseiller juridique, Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels | 15 et les dispositions obligatoires de l'article 26 pour tous les dossiers | 8(1), 9, 11(2) à (6) inclusivement et les dispositions obligatoires de l'article 19(1) pour tous les dossiers |
| Les conseillers principaux en accès à l'information et protection des renseignements personnels | 15 pour tous les dossiers | 8(1) et 9 pour tous les dossiers |
Daté, en la ville d'Ottawa,
mai 2016
Ministre de la Justice
L'Honorable Jody Wilson-Raybould
- Date de modification :