5. Conclusions et recommandations

5.1 Conclusions

5.1.1 Pertinence

Le BOSRI s’aligne sur les priorités gouvernementales fédérales et ministérielles se rapportant à l’engagement de promouvoir un milieu de travail sain et sécuritaire. Le Bureau offre aux employés du ministère de la Justice un espace sûr pour discuter des problèmes liés au travail et contribuer à la résolution des conflits. Les expériences actuelles de conflits en milieu de travail et l’augmentation des demandes de services témoignent de l’importance continue et de la pertinence du Bureau.

5.1.2 Conception et exécution

La conception actuelle du BOSRI, à savoir son indépendance fonctionnelle de l’administration et de la structure de gestion du Ministère, est appropriée et permet au BOSRI d’atteindre ses objectifs. Le Bureau s’est employé à créer un espace neutre et sûr où les employés peuvent accéder à un groupe centralisé de services de résolution informelle des conflits.

Le BOSRI s’est appliqué à établir des relations de collaboration avec d’autres équipes, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du Ministère, afin de gérer les lacunes ou les chevauchements dans les services fournis aux employés. Des efforts ont été déployés pour commencer à intégrer les principes d’EDI et l’analyse de l’ACS Plus aux activités et initiatives entreprises par le Bureau. Il est important de poursuivre les efforts pour aider le Ministère à cerner les obstacles liés à l’EDI.

Le BOSRI surveille ses activités et la nature des questions qu’il traite, en rendant compte efficacement des nouvelles tendances et en utilisant les données pour mieux comprendre les possibilités d’amélioration continue de la prestation de services. Des efforts supplémentaires peuvent être déployés pour renforcer le partage des données, la collaboration et les pratiques d’établissement de rapports, tout en préservant la confidentialité des clients.

5.1.3 Efficacité

Le BOSRI s’ajoute à la capacité d’autres secteurs du Ministère pour régler les conflits en milieu de travail et fournit aux employés et aux gestionnaires ministériels un milieu de travail sain et sécuritaire. Le niveau de conflits au sein du Ministère est stable, et la plupart sont traités par une source informelle, comme les services du BOSRI. Les services soutiennent efficacement l’utilisation des ressources disponibles pour un processus de prise de décision mieux éclairée, et l’aiguillage se fait à la fois vers et depuis d’autres services de gestion des conflits. Les niveaux de satisfaction sont élevés et les clients ont l’intention de recommander le Bureau à d’autres personnes. Le BOSRI utilise efficacement un mécanisme de rétroaction ascendante et a formulé des recommandations qui ont été acceptées et mises en œuvre pour stimuler le changement au Ministère. Le Bureau contribue au mieux-être des employés, mais l’évolution de la culture organisationnelle et l’augmentation de la confiance constituent un résultat à plus long terme.

Le BOSRI fait lui-même activement la promotion du Bureau et ses activités promotionnelles ont permis de le faire connaître. La connaissance du BOSRI peut avoir augmenté au fil du temps, bien que tous les employés du ministère de la Justice ne le connaissent pas encore, ni les services qu’il fournit. Les informateurs clés ont également exprimé des préoccupations quant au degré de connaissance des employés du Ministère. En outre, il semblait y avoir de l’incertitude quant au mandat et aux principes directeurs du BOSRI (impartialité, indépendance, absence de formalisme et confidentialité).

5.1.4 Efficience

D’après les données recueillies, les services informels fournis par le BOSRI apportent au ministère de la Justice des solutions concrètes en matière de gestion des conflits qui sont moins coûteuses que les processus officiels (fondés sur les droits), à la fois de manière tangible et intangible, sur les structures et les comportements comme le stress, le rendement et le mieux-être des employés. De façon générale, les services du Bureau sont plus rapides, nécessitent moins de ressources et sont moins accusatoires. Celui-ci a fourni ses services de manière efficiente en respectant les normes de service et en réduisant son coût par activité mise en œuvre.

5.2 Recommandations

À la lumière des constatations décrites dans le présent rapport, les recommandations suivantes sont formulées.

Recommandation 1

Le BOSRI devrait revoir sa stratégie de communication afin de mieux faire connaître le Bureau et de veiller à ce que les documents présentent les meilleurs renseignements sur les rôles et les responsabilités du Bureau. De plus, il devrait communiquer clairement son fonctionnement dans le cadre de son mandat et des quatre principes fondamentaux que sont la confidentialité, l’absence de formalisme, l’impartialité et l’indépendance.

L’évaluation a conclu que certains employés ont l’impression que le BOSRI n’est pas nécessairement indépendant, impartial et confidentiel, ou qu’il n’est pas en mesure de garantir que les employés ne subiront pas de représailles, ce qui peut influer sur l’utilisation des services. Les employés du ministère de la Justice doivent être suffisamment informés et comprendre la capacité du Bureau à offrir un espace sûr afin d’accroître la confiance et d’influencer le changement de culture au sein du Ministère.

Recommandation 2

Le BOSRI devrait continuer à collaborer avec ses partenaires pour trouver des possibilités de perfectionner les rapports sur les activités et les tendances et améliorer l’échange d’information tout en maintenant la confidentialité.

L’évaluation a montré que les intervenants se tournent vers le BOSRI pour obtenir des renseignements clés et connaître les tendances au sein du Ministère, mais qu’il existe un intérêt pour une plus grande transparence des données et leur désagrégation, dans la mesure du possible. En outre, le BOSRI a démontré un certain intérêt pour l’intégration et la centralisation de données provenant d’autres secteurs du Ministère. De tels intérêts doivent être conciliés au principe fondamental de confidentialité du BOSRI.