Fonction de dotation/ressourcement
Juin 2011

1. Introduction

1.1 Contexte

Le ministère de la Justice compte environ 4 800 employés. La prestation des services juridiques aux ministères et organismes est effectuée par portefeuille. Le ministère de la Justice a également créé des Services juridiques ministériels (SJM) situés dans les locaux des ministères clients qu’ils desservent. La Direction générale des ressources humaines et du développement professionnel (DGRHDP) du ministère de la Justice a la responsabilité d’aider les gestionnaires à prendre des décisions relatives au ressourcement et à leur fournir des politiques et des lignes directrices pour faciliter leur prise de décisions.

La fonction de dotation de l’Administration centrale est répartie entre deux divisions, relevant chacune d’un directeur, qui lui-même relève du directeur général, DGRHDP. Ces deux divisions sont la Division des services opérationnels aux clients et des services à la haute gestion et la Division des programmes ministériels. La Division des services opérationnels aux clients et des services à la haute gestion est un bureau régional dans la région de la capitale nationale qui fournit des services de dotation aux gestionnaires pour les postes ordinaires et les postes de direction. Cette division compte environ 45 employés répartis dans quatre unités de services aux clients. L’une de ces unités se spécialise dans les services de dotation pour les postes de cadres tandis que les trois autres desservent un certain nombre de portefeuilles et d’autres organisations ministérielles et s’occupent de pourvoir des postes ordinaires. Note de bas de page 1 La Division dispose d’un budget de fonctionnement et d’entretien (F et E) de 182 600 $ pour l’exercice 2010-2011.

L’unité responsable de la dotation ministérielle à la Division des programmes ministériels est l’autorité fonctionnelle nationale en ce qui concerne les questions de dotation et ressourcement. L’organigramme de la Division des programmes ministériels fournis aux vérificateurs montrait environ 50 postes, dont certains étaient vacants, en cours d'examen ou non financés. La Division des programmes ministériels disposait d’un budget de F et E de 767 800 $ pour l’exercice 2010-2011. Outre les fonctions liées à la dotation et au ressourcement (pour lesquelles 3,5 ETP étaient affectés au moment de la vérification), cette division a la responsabilité d’un certain nombre de fonctions. Il s’agit notamment des domaines ou programmes suivants :

À titre d’autorité fonctionnelle nationale pour les questions de dotation et ressourcement, l’Unité de dotation ministérielle est responsable d’élaborer des stratégies, des lignes directrices et des instruments de dotation, de surveiller le cadre de dotation, de répondre aux exigences des organismes centraux en matière de rapports, de mettre en œuvre l’instrument ministériel de délégation des pouvoirs en matière de nomination et de fournir des conseils spécialisés sur les questions liées à la dotation aux responsables des RH (à l’échelle nationale) du Ministère de la Justice.

Le mandat d’ensemble des deux divisions consiste à veiller à ce que les nominations soient faites conformément à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique et au règlement s’y rattachant, en ce qui concerne notamment les valeurs de justice, d’équité, de transparence, d’accès et de représentativité.

Les principaux facteurs de risque relevés lors de l’élaboration des objectifs et du plan de travail de la vérification étaient la capacité de la fonction de dotation à répondre à la demande croissante de services en temps opportun; la capacité à formuler des conseils et une orientation éclairés aux gestionnaires ministériels; le niveau d’efficacité relatif à l’organisation et à la gestion de la charge de travail; la pertinence de la formation offerte aux gestionnaires; la pertinence des renseignements destinés à aider à la prise de décisions; le respect des politiques et des normes ministérielles et des organismes centraux; et les moyens de communication avec les autres sections des RH.

1.2 Objectifs et portée de la vérification

L’objectif général de la vérification consistait à fournir des assurances que le cadre de gestion de la Division des services opérationnels aux clients et des services à la haute gestion et la Division des programmes ministériels est efficace.

La portée de la vérification visait les points suivants : les pratiques, les procédures et les activités liées au cadre de contrôle de la gestion, la fiabilité de l’information contenue dans les systèmes d’information pour aider à la prise de décisions et à la responsabilisation, la mise en œuvre de la fonction de dotation et ressourcement et les interactions avec les autres organisations du ministère de la Justice.

La vérification englobait les activités liées à la dotation et au ressourcement effectuées à l’Administration centrale. Les étapes de la vérification qui portaient sur la planification et l’examen sur place ont été franchies entre juillet et octobre 2010. Les détails sur la méthode de recherche utilisée au cours de la vérification figurent à l’annexe A.