Rapport de la phase I de l'étude de faisabilité des programmes de déclaration des nouveaux employés pour le Canada: Programmes de déclaration des nouveaux employés aux États-Unis

IV. ÉLABORATION DE PROGRAMMES DE DÉCLARATION DES NOUVEAUX EMPLOYÉS DANS LES ÉTATS

IV. ÉLABORATION DE PROGRAMMES DE DÉCLARATION DES NOUVEAUX EMPLOYÉS DANS LES ÉTATS

Quand le Congrès a adopté la Personal Responsibility and Work Opportunity Reconciliation Act (PRWORA), on trouvait des programmes de déclaration des nouveaux employés dans environ la moitié des États. Environ la moitié des registres consignant cette information étaient tenus par l'organisme d'exécution des pensions alimentaires pour enfants de l'État et l'autre moitié par les organismes d'État responsables de la sécurité d'emploi ou des services fiscaux ou administratifs.

Premières étapes

Avant que les employeurs déclarent leurs nouveaux employés, les organismes d'exécution des pensions alimentaires pour enfants se fiaient aux rapports sur les salaires trimestriels du département du Travail de l'État pour trouver les parents nonn gardiens. Les employeurs transmettaient ce rapport sur les salariés à l'État tous les trois mois, en même temps qu'ils remettaient les cotisations à l'assurance-chômage. Le rapport fournissait le numéro de sécurité sociale (NSS) de chaque employé, son nom et son salaire total pour le trimestre.

Les rapports sur les salaires trimestriels présentent des lacunes fondamentales en tant qu'outil de dépistage des débiteurs. Les rapports ne donnent pas l'adresse de l'employé; il faut de quatre à six mois avant que l'information sur un nouvel employé parvienne aux organismes d'exécution des pensions alimentaires pour enfants; et les rapports sont peu efficaces pour suivre les travailleurs nonmades. Comme un fonctionnaire du Connecticut l'a déclaré devant le Ways and Means Committee au mois de mai 1998, “Le temps qu'on reçoive les données et que l'agent des pensions alimentaires pour enfants envoie les formules nécessaires pour exécuter une ordonnance de retenue sur le salaire, on s'apercevait souvent que le parent nonn gardien avait déjà quitté son emploi”.

Dans l'État de Washington en 1986, un groupe d'étude du cabinet du gouverneur a proposé un programme de déclaration de l'employeur pour satisfaire aux besoins de l'organisme d'exécution des pensions alimentaires pour enfants. Le groupe d'étude avait rencontré des représentants du milieu des affaires et du gouvernement de l'État et le programme de déclaration des employeurs avait débuté en 1988, d'abord comme projet pilote puis comme programme officiel. Il visait à accélérer la communication d'information sur l'emploi à l'organisme d'exécution pour établir et exécuter plus rapidement des ordonnances de pensions alimentaires pour enfants. “On a mis l'accent du programme sur le transfert rapide d'information des employeurs au Support Enforcement Office (SEO) (bureau d'exécution des pensions alimentaires) pour qu'on puisse envoyer des avis conformes à la loi ou prendre des mesures de perception avant que le parent nonn gardien n'ait la possibilité de changer d'emploi” (Welch, juillet 1992, p.2).

Le rapport d'évaluation du programme de Washington a confirmé en 1992 que les personnes qui travaillent dans le domaine de la construction ou de la fabrication de matériel de transport sont très mobiles, passant d'un emploi à l'autre dans un même secteur d'activités et d'un secteur à l'autre.[7] Comme nous le disait un répondant : “Certaines industries emploient des travailleurs de façon saisonnière ou cyclique, embauchent et congédient les travailleurs en fonction des besoins des projets ou ont un roulement rapide de personnel”.

D'autres États ont adopté des programmes similaires de déclaration des employeurs. Par exemple en Arizona, le programme de déclaration volontaire des nouveaux employés a fourni un “outil de dépistage supplémentaire” aux agences d'exécution des pensions alimentaires pour enfants pour trouver plus rapidement les parents nonn gardiens. Au Texas, “on obtenait avant l'information trimestrielle d'un autre département d'État, mais la nouvelle méthode permettrait d'apparier plus rapidement l'information avec les dossiers ouverts de pensions alimentaires pour enfants”. En Alaska, le programme est né d'une étude, effectuée à l'interne par le service d'exécution, sur les payeurs de pensions alimentaires pour enfants travaillant dans diverses industries :

Nous [employés d'exécution des pensions alimentaires pour enfants] avons fait une analyse informatisée de nons dossiers pour repérer nons 100 plus grands employeurs ayant des débiteurs obligataires. Nous voulions suivre les nouveaux employés dans des domaines saisonniers. Nous avons découvert que le travail en Alaska est saisonnier, exception faite de quelques entreprises et des employés de l'État. Nous trouvions difficile de suivre les nouveaux employés parce qu'ils étaient très mobiles. Nous avons donc mis sur pied le programme de déclaration des nouveaux employés pour retracer plus rapidement les débiteurs obligataires.

En Alaska, comme dans la plupart des autres États, le programme est conçu surtout pour obtenir des ordonnances de retenue sur le salaire contre des débiteurs de pensions alimentaires pour enfants qui échappent délibérément au système en changeant d'emploi souvent (Alaska Child Support Enforcement, Department of Revenue, 1992, p.1).

Différences entre les programmes des États

En 1994, quelque deux ans avant l'adoption de la PRWORA, on comptait 15 programmes de déclaration des nouveaux employés aux États-Unis.[8] Les premiers programmes de déclaration des nouveaux employés couvraient soit tous les employeurs de l'État soit des catégories particulières d'entreprises (p. ex., en fait de taille ou de catégorie d'activités). Dans certains cas, on encourageait les entreprises à participer, mais la législation de l'État ne créait pas une obligation légale.

Dans de nonmbreux États, les distinctions entre les programmes complets et ciblés n'étaient pas claires. Par exemple dans l'État de Washington, les services d'exécution des pensions alimentaires pour enfants “s'employaient énergiquement à accroître le taux de déclaration auprès des employeurs nonn tenus de faire une déclaration”. En 1994, environ 3 rapprochements sur 10 établis entre les données sur les nouveaux employés et les dossiers de pensions alimentaires pour enfants provenaient de secteurs d'activités à déclaration volontaire (Washington DSHS, 1995, p.2).

En Floride où le programme était limité aux entreprises comptant plus de 250 employés, le personnel du programme a constaté que quelques employeurs comptant moins d'employés produisaient une déclaration, soit parce qu'ils devaient le faire dans d'autres États, qu'ils croyaient que la déclaration Tousait devenir une obligation fédérale ou qu'ils voulaient contribuer à réduire les coûts d'aide sociale du gouvernement.

Dans un rapport de l'Arizona, on mentionne que les employeurs ayant des employés dans un État où la déclaration était obligatoire envoyaient souvent une liste des nouveaux employés aux organismes d'exécution des pensions alimentaires pour enfants de tous les États. D'autres sociétés qui produisaient des déclarations volontaires voulaient réduire les fraudes relatives à l'impôt et à l'assurance-chômage.

Une répondante de l'Iowa nous a dit qu'étant donné l'adoption imminente de la loi, elle voulait lancer un programme de déclaration volontaire, à plus petite échelle, pour mettre les systèmes en place avant que le programme devienne obligatoire. Elle nous a dit aussi qu'il n'était pas difficile pour les employeurs présents dans de nonmbreux États de faire une déclaration pour leur État d'attache s'ils étaient déjà obligés de le faire ailleurs. Le Texas a aussi lancé son programme volontaire en prévision de l'adoption de la PRWORA.

Parmi les 15 premiers programmes de déclaration des employeurs, ceux de l'Arizona, du Texas et de l'Oklahoma étaient volontaires tandis que les autres étaient obligatoires (voir le tableau 1). Six programmes ciblaient des secteurs d'activités particuliers, comme la construction, les entrepreneurs en bâtiment, l'industrie minière et l'industrie de la fabrication. Les périodes de déclaration variaient de 7 à 35 jours, environ la moitié des programmes demandant aux employeurs de produire une déclaration plus ou moins mensuelle.

Tableau 1: Principales caractéristiques des 15 premiers programmes de déclaration des nouveaux employés aux États-Unis
Date de mise en œuvre Période de déclaration (jours) Tous ou employeurs ciblés? Obligatoire ou volontaire? Renseignements communiqués à d'autres organismes?
Washington 7/90 35 Ciblés Obligatoire non
Alaska 1/92 30 Ciblés Obligatoire non
Virginie-Occidentale 1/93 35 Tous Obligatoire oui
Massachusetts 3/93 14 Tous Obligatoire oui : assurance-
chômage, accidents du travail, aide sociale
Massachusetts Californie 5/93 30 Ciblés Obligatoire Inconnu
Géorgie 7/93 10 Tous Obligatoire oui
Maine 7/93 7 Ciblés Obligatoire Inconnu
Virginie 7/93 35 Tous Obligatoire Inconnu
Missouri 9/93 30 Tous Obligatoire oui
Texas 9/93 35 Ciblés Volontaire Oui : assurance-
chômage, accidents du travail, aide sociale
Oregon 11/93 14 Ciblés Obligatoire Inconnu
Iowa 1/94 15 Tous Obligatoire Inconnu
Arizona 7/94 15 Tous Volontaire oui : aide sociale
Connecticut 7/94 15 Tous Obligatoire Inconnu
Oklahoma 9/94 20 Tous Volontaire Inconnu

Notes: Dans la plupart des documents, on indique qu'Hawaii a un programme de déclaration de l'employeur aux fins des pensions alimentaires pour enfants. Toutefois, un représentant de l'État nous a dit que malgré l'existence d'un programme de déclaration de l'employeur, il n'a jamais servi à l'exécution des pensions alimentaires pour enfants. Il y a aussi un programme volontaire de déclaration des nouveaux employés au Tennessee, qu'on a utilisé pour surveiller les paiements d'assurance-chômage et le département des Services sociaux a employé l'information pour l'exécution des pensions alimentaires pour enfants et d'autres programmes.

Entre 1986 et 1995, un programme du Minnesota obligeait les employeurs à demander à tous leurs nouveaux employés s'ils avaient des obligations alimentaires. Dans une publication du Minnesota, on note que la déclaration des nouveaux employés est moins importune pour les employeurs et les employés que la loi initiale. Dans un article de journal, on signale que de nombreuses entreprises ne connaissaient pas la loi originale ou n'avaient pas fait de la déclaration une priorité. De plus, les employeurs étaient tenus, semble-t-il, d'obtenir copie de l'ordonnance de pensions alimentaires pour enfants de l'agent d'exécution, puis d'aviser le comté dans lequel l'ordonnance avait été rendue. Il ne faut pas se surprendre si les employeurs trouvaient cette procédure très lourde.

En plus de leur nature ciblée ou volontaire, les 15 programmes initiaux différaient sur d'autres points. Par exemple, dans quelques États, les employeurs envoyaient directement les données sur les nouveaux employés à l'organisme d'exécution, surtout dans les États possédant des dossiers informatisés de pensions alimentaires pour enfants. Dans d'autres, les employeurs envoyaient les données à un autre département de l'État, comme à l'organisme d'État responsable de la sécurité d'emploi (state employment security agency (SESA)). Comme on le souligne dans une évaluation de l'État de Washington, “de nombreux États ne possèdent pas de système informatique centralisé et il est difficile d'imaginer un programme de déclaration de l'employeur efficace sans un tel système” (Welch, 1992, p.2).

Les programmes variaient aussi selon le nombre de données demandées; quelques programmes ne demandaient que les éléments de base de la formule W-4, tandis que d'autres programmes voulaient obtenir plus d'information, habituellement la date de naissance de l'employé qui facilite la vérification des SSN. Quelques États demandaient aussi des renseignements sur la couverture médicale et la date d'embauche.

Par ailleurs, dans la plupart des États, les employeurs pouvaient transmettre les données par télécopieur, courrier ou disquette, l'éventail étendu d'options visant à encourager leur coopération. Cette caractéristique variait beaucoup d'un programme à l'autre.

Enfin, dans plusieurs États, même si le programme initial était “obligatoire”, aucune pénalité n'était imposée aux employeurs qui ne s'y conformaient pas. même dans les États où des pénalités étaient prévues, celles-ci étaient rarement appliquées, voire jamais. Il en sera question plus loin dans la section sur la conformité de l'employeur.

Les 15 premiers programmes de déclaration des nouveaux employés aux États-Unis : catégories de programmes

Programmes ciblés de déclaration des nouveaux employés

Dans quelques États, on a choisi de cibler le programme sur des catégories particulières d'entreprises. Nous décrivons ici les critères employés pour choisir ces secteurs d'activités.

Dans l'État de Washington par exemple, on a choisi des secteurs d'activités ayant un personnel mobile, comme le bâtiment, d'autres activités du domaine de la construction, la fabrication de matériel de transport, les services commerciaux et les services de santé. Une évaluation effectuée après les 18 premiers mois d'application du programme a montré dans l'État de Washington que les entrepreneurs en bâtiment et d'autres entreprises de construction ont enregistré plus de payeurs que la moyenne après le début de la déclaration de l'employeur. L'évaluation a aussi montré que les parents non gardiens changeaient fréquemment d'emploi, au sein des secteurs d'activités ciblés et entre ces secteurs (Welch, 1992). Selon un répondant, le choix de cibles a peut-être été guidé autant par la mobilité professionnelle que par des facteurs politiques. En 1994, l'État de Washington a élargi son programme pour inclure une autre catégorie d'activités, mettant l'accent sur les “secteurs d'activités qui rapportent les plus grands bénéfices” en matière d'exécution des pensions alimentaires pour enfants. L'État a cerné ces secteurs en analysant : les secteurs d'activités ayant la plus forte proportion de parents non gardiens dans les dossiers de l'organisme d'exécution des pensions alimentaires pour enfants; les données relatives au recouvrement provenant des secteurs d'activités à déclaration volontaire; et les secteurs d'activités ayant les taux d'embauche et de réembauche les plus élevés (Washington DSHS, 1993, p.2).

En Oregon, on a élaboré un programme suivant le modèle de l'État de Washington. Au départ, on a mis en œuvre un projet pilote de deux ans obligeant huit secteurs d'activités à déclarer leurs nouveaux employés dans les 14 jours.[9]Le programme était obligatoire pour environ le tiers des employeurs de l'Oregon. Après un an, un examen du programme a révélé que dans les secteurs ciblés, la banque de données sur les nouveaux employés et les dossiers de pensions alimentaires pour enfants concordaient assez souvent, allant de 8 % des cas pour les services commerciaux à 20 % des employés embauchés par des entrepreneurs généraux. Les secteurs d'activités à déclaration volontaire affichaient le taux de concordance le plus faible, soit 7 %.

En Alaska, un passage-machine spécial a permis de repérer les 100 plus grands employeurs comptant des débiteurs de pensions alimentaires pour enfants dans leurs effectifs. L'échantillon d'employeurs a été élargi graduellement de telle façon qu'au mois d'avril 1998, 180 employeurs étaient tenus de produire une déclaration et plus de 700 le faisaient volontairement.

Au Texas, la participation des employeurs était volontaire, mais l'État avait ciblé sept catégories d'activités ayant des taux de roulement élevés, ce qui représentait 0,15 % des employeurs de l'État[10]: pétrole et gaz, industries contractuelles, construction, services commerciaux et établissements de soins infirmiers et personnels.

En Californie, on a ciblé 17 industries et exclu les employeurs comptant moins de cinq employés, bien qu'aucun document n'explique pourquoi cet État et le Maine ont fait ces choix.

Obtention de la coopération de l'employeur

1. Méthodes pour obtenir la coopération

Les États utilisent habituellement le courrier pour communiquer avec les employeurs, mais ils placent aussi des annonces dans des publications spécialisées et les journaux. Quelques États, comme le Missouri et le Texas, n'ont pas fait grand chose d'autre que d'expédier des brochures par la poste pour éduquer les employeurs. Ces États ont obtenu une réponse minimale de leur part, mais d'autres États ont travaillé plus étroitement avec les employeurs.

Au Minnesota, les employeurs pouvaient discuter de la déclaration d'employés à l'occasion de séminaires mensuels. Des représentants du programme de déclaration des nouveaux employés ont assisté à des séminaires organisés par la Minnesota Association of Accountants, les chambres de commerce locales et d'État, des organisations patronales et des entreprises de traitement de la paie pour diffuser l'information sur les responsabilités des employeurs. En Arizona, des agents de liaison avec les employeurs ont collaboré avec le département du Revenu lors de réunions régulières sur des questions fiscales. Dans ces réunions, le personnel a décrit l'objet et le fonctionnement du programme et recueilli les commentaires des employeurs. Les réunions ont atteint de nombreuses entreprises et constitueraient l'une des approches les plus efficaces pour les rejoindre.

En Floride, l'assemblée législative a créé l'Advisory Council on Accelerated Employment Reporting (Conseil consultatif sur la déclaration accélérée d'emploi) composé de membres du milieu des affaires[11], de l'État et d'administrations locales. Le Conseil consultatif était chargé de faire des recommandations sur la méthodologie et la présentation des déclarations des employeurs.[12] Le Conseil a aidé à élaborer les définitions, les règles, les éléments de données ainsi qu'à mettre le système en place. Le Conseil a décidé que les employeurs seraient tenus de ne déclarer que le minimum de données nécessaires pour apparier les banques de données. Cette approche peut avoir contribué au succès du programme floridien, puisque 60 % des grands employeurs s'y étaient conformés après un seul envoi postal.

Les États de Washington, de l'Alaska et du Massachusetts ont aussi fait participer les employeurs tôt dans le processus de planification, ce qui a permis à ces derniers et à leurs associations d'exprimer leurs préoccupations et de négocier de nombreux détails avec le personnel du programme. Selon un représentant du programme de déclaration des nouveaux employés du Massachusetts, cette communication a été essentielle au développement harmonieux du programme. La période de déclaration s'est avérée un problème au Massachusetts, alors qu'en Alaska on a demandé au personnel du programme d'offrir la possibilité de présenter la déclaration sur disquette et bande magnétique en plus du support papier.

Pour faire accepter plus facilement la déclaration aux employeurs, de nombreux programmes d'État insistent sur le fait que les données sont communiquées à d'autres programmes de prestations de l'État afin d'aider à détecter les paiements excédentaires et les fraudes. Dans une brochure sur le programme du Texas, on décrit quatre avantages que les employeurs tirent de la déclaration des nouveaux employés :

Les deux derniers points suscitent souvent le plus d'intérêt de la part des employeurs. Pour convaincre ceux-ci, les responsables laissent entendre que les avantages du programme relatifs à l'exécution des pensions alimentaires pour enfants permettront au bout du compte de réduire les impôts de l'État.

Dans le rapport annuel de 1994 du programme de l'Arizona, un programme volontaire, on donne à penser que la période de déclaration peut influer sur la conformité de l'employeur. En Arizona, on demandait aux employeurs de produire une déclaration tous les 15 jours, mais on recommandait dans le rapport une période plus longue afin que les organismes de traitement de la paie puissent participer “sans la menace de pénalité” compte tenu qu'un grand nombre de ces organisations ont besoin de plus de 15 jours (mais moins de 35 jours) pour traiter les renseignements sur les nouveaux employés.

2. Opinions des employeurs sur la déclaration de l'employeur

Au cours de l'exercice financier 1992, le Legislative Budget Committee (LBC) de l'État de Washington a constaté que 73 % des entreprises ciblées étaient en faveur ou vivement en faveur du maintien du programme, tandis que 27 % y étaient opposées ou vivement opposées. Des 3 800 employeurs qui ont communiqué avec le programme de déclaration des nouveaux employés de l'État avant 1994, moins de 20 s'étaient opposés au programme et la plupart estimaient que l'État devrait obliger tous les employeurs à produire une déclaration.

En Ohio, on a constaté que la plupart des plaintes provenaient de petites entreprises qui se plaignaient du fardeau administratif et des coûts supplémentaires que la déclaration entraînait. La plupart des employeurs concernés de l'Ohio estimaient que le SESA (organisme d'État responsable de la sécurité d'emploi) recevait les mêmes renseignements. De petits employeurs de l'Arizona se demandaient aussi si les renseignements qu'ils devaient fournir étaient déjà collectés ailleurs.

Selon des membres du personnel du programme en Ohio : “Quand on expliquait aux employeurs que la différence avec la SESA réside dans le délai dont elle dispose pour entrer l'information et que, pour le programme, le facteur temps est un facteur décisif, leurs préoccupations se dissipaient. Après les quelques premiers mois de fonctionnement, les plaintes étaient rares, exception faite d'un petit nombre d'employeurs auxquels le programme posait des problèmes d'ordre philosophique”.

Le personnel des programmes d'autres États reprenait ces propos. Dans la plupart des cas, quelques employeurs seulement continuaient de critiquer le programme après qu'on leur ait démontré que leurs obligations en matière de déclaration contribuaient à repérer les débiteurs de pensions alimentaires pour enfants et, surtout, à réduire les impôts de l'État. Selon une personne-ressource du programme de l'Alaska, les employeurs considèrent qu'il s'agit d'un fardeau tout en étant conscients de l'importance de percevoir les pensions alimentaires pour enfants.

Malgré ce portrait généralement positif, des représentants patronaux étaient préoccupés par les exigences excessivement complexes et lourdes. Par exemple, quelques États demandaient des renseignements sur la couverture de l'assurance médicale des nouveaux employés. Cette demande posait des difficultés parce que la collecte de ces renseignements faisait intervenir différents services de leur entreprise. En effet , les services de la paie traitent habituellement la déclaration des nouveaux employés et les services des ressources humaines s'occupent de l'assurance médicale. Il est donc plus difficile de respecter les délais de déclaration.

Au départ, la Géorgie ne laissait aux employeurs que cinq jours pour déclarer leurs nouveaux employés, à compter de la date d'embauche. Les employeurs ayant un roulement de personnel élevé, comme les agences de placement temporaire, trouvaient la production d'une déclaration particulièrement lourde dans ces conditions. Comme on l'écrivait dans une publication destinée aux employeurs, “il est clair que quelques États ont rédigé leurs lois sans solliciter l'avis des employeurs, ce qui pourrait bien expliquer pourquoi l'appui des employeurs à l'égard de leurs programmes est limité” (ProPub Inc., 1993, p.2). Les employeurs présents dans plusieurs États étaient particulièrement préoccupés par les différences entre les programmes de déclaration des nouveaux employés des différents États.

La définition d'une “réembauche” posait un autre problème. Selon des employeurs, quelques États appliquaient une définition restrictive que les employeurs n'avaient pas coutume d'utiliser. Selon la définition des États, une réembauche pouvait comprendre l'employé licencié qu'on rappelait au travail; l'employé qui avait pris un congé autorisé ou des vacances non rémunérées; ou un employé saisonnier. En Virginie-Occidentale par exemple, la loi de l'État prévoit qu'on déclare comme nouvel employé tout employé n'ayant pas touché de salaire pendant une semaine ou plus. Les dispositions législatives de quelques États étaient si vagues que les employeurs avaient besoin de lignes directrices particulières sur les réembauches.

Les employés vivant dans un autre État que celui où ils travaillent posent un autre problème pour les employeurs. On ne savait pas très bien si l'employeur était tenu de respecter les obligations en matière de déclaration dans ces cas particuliers.

Dans une publication spécialisée (ProPub Inc., 1993, p.4), on fait les recommandations suivantes sous la rubrique “Les directives fédérales pourraient apporter un soulagement bienvenu” :

3. Coûts pour les employeurs

Le sondage effectué dans l'État de Washington demandait aussi aux industries ciblées d'indiquer les coûts relatifs à la déclaration de nouveaux employés et d'employés réembauchés, ce qui pouvait comprendre les coûts relatifs au temps du personnel, au papier, à la photocopie, à l'expédition par la poste ou par voie électronique, à la programmation informatique, aux bandes, aux disquettes et au temps pris sur les processeurs centraux. Pour 93 % des répondants au sondage, la déclaration n'entraîne que des coûts minimes, si coûts il y a.

Le coût moyen de lancement pour les employeurs variait de 0 à 4 000 $ (deux sociétés ayant rapporté des coûts de lancement de 20 000 $ et 25 000 $ ont été écartées de l'analyse, sans qu'on explique pourquoi). Le coût de lancement moyen global par entreprise était de 97 $. Le coût d'exploitation mensuel moyen était de 27 $. Les coûts variaient considérablement selon la taille de l'entreprise. Par exemple, les coûts mensuels moyens de déclaration étaient deux fois plus élevés dans les entreprises comptant 250 employés ou plus que dans les entreprises comptant 50 employés ou moins. Cependant, quand on calcule le coût moyen et médian par nouvel employé, il est clair que le fardeau financier est plus lourd pour les petits employeurs : une médiane de 12 $ comparativement à 1 $ pour les employeurs comptant 250 employés ou plus. (Tous les chiffres sont fournis en dollars américains.)

Tableau 2: Coûts pour les employeurs selon la taille de l'entreprise, sondage de l'État de Washington, 1992 (en dollars US)
Taille de l'entreprise (nombre d'employés) Coûts de lancement moyens Coûts mensuels moyens Coûts mensuels médians Nombre moyen d'embauche Coût unitaire moyen Coût unitaire médian Nombre d'entre-prises
0-50 36.66$ 13.66$ 5.00$ 11 57.10$ 12.00$ 82
51-249 90.41$ 33.75$ 20.00$ 82 13.17$ 3.63$ 88
250+ 133.12$ 27.44$ 20.00$ 262 3.49$ 1.00$ 44
Moyenne, médiane ou total 97.32$ 26.67$ 10.00$ 90 27.71$ 3.14$ 214

Source: Washington DSHS, 1993.

Dans une enquête auprès d'un échantillon d'entreprises de la Floride, on a constaté que les entreprises comptant plus de 250 employés consacraient moins de 30 minutes par période pour produire leur déclaration en 1995 (Florida Advisory Council, 1995, p.3).

On nous a dit que quelques grandes entreprises de traitement de la paie ont commencé récemment à exiger des entreprises 2 $ pour chaque nouvel employé.

4. Conformité des employeurs

On dispose de relativement peu d'information sur la mesure dans laquelle les employeurs se conforment aux demandes de transmettre des données sur les nouveaux employés et les employés réembauchés, probablement parce que la surveillance et l'application de la réglementation n'ont pas figuré parmi les priorités des programmes de déclaration des nouveaux employés.

Les programmes de déclaration volontaire de l'Arizona et du Texas n'ont pas envisagé de prendre des mesures pour faire respecter la réglementation, puisque les employeurs pouvaient décider de participer ou non. En 1996, 1 % seulement des employeurs de l'Arizona déclaraient leurs nouveaux employés et environ 2 % le faisaient en 1997. Dans le rapport annuel de 1996, on note que la conformité des employeurs au délai de 15 jours variait, mais que de nombreux employeurs présentaient une déclaration toutes les deux semaines. D'autres employeurs choisissaient de présenter une déclaration suivant leur cycle de paie. Étant donné que la déclaration était volontaire, les employeurs utilisaient le calendrier qui leur convenait. Le programme a suivi quelques-uns des plus grands employeurs et constaté que les rapports étaient habituellement présentés entre 7 à 30 jours suivant l'embauche. Quelques grands employeurs de l'Arizona ne présentaient pas de déclaration parce que le programme n'acceptait pas les transmissions électroniques. Selon un répondant de l'Arizona, les petits employeurs étaient plus réticents que les grandes sociétés parce qu'ils ne possédaient pas de systèmes de déclaration régulière.

Le programme de déclaration obligatoire des nouveaux employés du Massachusetts n'a pas contrôlé l'observation de façon systématique, mais le personnel a recoupé les données sur les nouveaux employés avec les données trimestrielles sur l'emploi pour trouver les nouveaux employés qu'on ne leur avait pas signalés. Au lieu de mettre à l'amende les sociétés soupçonnées de ne pas produire de déclaration, les membres du personnel leur envoyaient une lettre de rappel.

De même, selon la coordonnatrice du programme de l'État de Washington, les entreprises qui ne se conforment pas ont généralement de bonnes raisons, comme des changements de personnel. Elle a constaté qu'une lettre offrant une aide aux entreprises constituait une stratégie de relations publiques plus efficace qu'une lettre d'avertissement officielle.

En Floride, 61 % des grands employeurs ciblés s'étaient conformés au programme après l'envoi par la poste d'une trousse d'information. Les autres entreprises comptaient souvent moins de 250 employés, n'étaient pas au courant du programme ou n'avaient pas pris conscience du fait que leur statut de filiales d'une société comptant plus de 250 employés impliquait qu'elles devaient présenter une déclaration. En Floride, on prévoit qu'un second envoi postal rehaussera le taux de conformité (Florida Advisory Council, 1995, p.3).

En Alaska, la non-conformité était habituellement due à un malentendu plutôt qu'à un refus pur et simple de participer. Parfois, lors d'un changement de personnel, l'ancien employé n'avait pas transmis de renseignements sur la fonction de déclaration. L'État a cependant adopté une attitude plus sévère à l'endroit de quelques employeurs qui avaient refusé au départ de participer. même si aucune mesure légale officielle n'a été prise, le procureur général de l'Alaska a envoyé une lettre aux employeurs récalcitrants les menaçant de leur imposer la pénalité de 1 000 $ prévue dans la loi de l'État.

Dans d'autres États où des pénalités pour non-conformité étaient prévues, on ne pensait pas que les mesures juridiques étaient rentables, compte tenu des amendes limitées en cause. Par exemple à Washington, la pénalité était de 25 $ par mois. Le personnel du programme de déclaration des nouveaux employés de l'État de Washington hésitaient encore plus à prendre des mesures parce qu'en vertu de la loi de l'État, les entreprises qui négligeaient de déclarer un nouvel employé pouvaient être tenues responsables des dettes de ce dernier.

En Ohio, la pénalité était de 25 $ pour chaque rapport intentionnellement omis. Personne n'a été mis à l'amende, même si un recoupement de la banque de données des nouveaux employés et des rapports trimestriels sur les salariés a révélé qu'un grand nombre d'employés n'étaient pas déclarés. L'Ohio a plutôt envoyé une lettre à chaque employeur concerné réitérant les conditions de déclaration du programme, leur offrant de l'aide et les informant que des sanctions seraient imposées en cas de non conformité (Ohio DHS, date inconnue).

Malgré l'importance de la conformité de l'employeur, on sait peu de choses sur les taux de conformité, exception faite des estimations relatives aux programmes volontaires. Les États ont probablement hésité à imposer des pénalités parce que les amendes étaient limitées et qu'on voulait s'allier la coopération du milieu des affaires.

5. Suggestions pour obtenir la coopération des employeurs

Voici quelques-unes des solutions les plus efficaces pour encourager la déclaration des nouveaux employés, selon les commentaires recueillis auprès de membres du personnel des programmes de déclaration des nouveaux employés et de représentants d'associations américaines du milieu des affaires :