Rapport de la phase I de l'étude de faisabilité des programmes de déclaration des nouveaux employés pour le Canada: Programmes de déclaration des nouveaux employés aux États-Unis

IV. ÉLABORATION DE PROGRAMMES DE DÉCLARATION DES NOUVEAUX EMPLOYÉS DANS LES ÉTATS

IV. ÉLABORATION DE PROGRAMMES DE DÉCLARATION DES NOUVEAUX EMPLOYÉS DANS LES ÉTATS (suit)

Procédures relatives aux nouveaux employés

1. Présentation et modes de transmission de la déclaration

En général, les employeurs produisaient leur déclaration au moyen de l'Employee's Withholding Allowance Certificate américain (formule W 4 )(autorisation de retenue sur le salaire de l'employé)), puisque selon la loi américaine, tous les employés doivent remplir cette formule quand ils commencent un nouvel emploi. Les employeurs utilisent la formule W-4 pour déterminer les retenues sur le salaire de l'employé aux termes de l'impôt sur le revenu. La formule est classée dans le dossier de l'employé et communiquée au gouvernement américain ou à l'État dans certaines circonstances.[13] Les données sur les formules W-4 sont le nom, l'adresse et le SSN de l'employé, ainsi que le nom, l'adresse et le numéro d'identification fédéral de la société. Dans quelques États, on utilise des formules qui demandent d'autres renseignements, comme la date d'embauche, la date de naissance de l'employé et des renseignements sur la couverture médicale.

Comme nous l'avons vu ci-dessus, les employeurs veulent pouvoir transmettre les données de plusieurs façons. Dans tous les États, les employeurs pouvaient poster ou télécopier (sans frais) une copie de la formule W-4, ou l'équivalent pour l'État. La plupart des employeurs utilisent maintenant la transmission électronique, mais du début au milieu des années 1990, la plupart préféraient utiliser l'imprimé. Dans l'État de Washington par exemple, moins de 10 % des déclarations ont été transmises par voie électronique en 1994. Par ailleurs, quatre ans plus tard, 24 % seulement des rapports soumis en Caroline du Sud étaient imprimés; les autres ont été transmis sur disquette, cartouche ou bande. Cela s'explique peut-être par le fait que la plupart des employeurs de la Caroline du Sud qui présentent des déclarations volontaires sont aussi de grandes entreprises à la fine pointe de la technologie.

Récemment, de nombreux employeurs ont préféré utiliser l'Internet, en particulier les Les données sur les formules W-4 sont le nom, l'adresse et le SSN de l'employé, ainsi que le nom, l'adresse et le numéro d'identification fédéral de la société. Dans quelques États, on utilise des formules qui demandent d'autres renseignements, comme la date d'embauche, la date de naissance de l'employé et des renseignements sur la couverture médicale.

Les programmes de déclaration des nouveaux employés ne possèdent pas tous des systèmes sophistiqués permettant de déclarer les nouveaux employés en direct. Par exemple jusqu'à récemment, le personnel du programme de l'Oregon devait imprimer les rapports électroniques et entrer l'information à la main. Les programmes des petits États, comme l'Oregon, ont eu plus de difficulté à satisfaire aux exigences de la PWRORA américaine.

Dans quelques États, les employeurs peuvent déclarer leurs nouveaux employés au moyen d'un service téléphonique sans frais. Une personne-ressource de l'État de Washington nous a dit que la déclaration par téléphone “nécessitait deux employés à temps plein pour transcrire l'information qui s'avérait souvent incomplète et le personnel ne savait pas comment communiquer avec les employeurs pour obtenir le reste des données”. D'autres États utilisent un service téléphonique sans frais où un employé formé répond aux appels, ce qui donne de meilleurs résultats.

2. Rapprochement des dossiers de pensions alimentaires pour enfants avec les déclarations des employeur

Dans la plupart des premiers programmes de déclaration des nouveaux employés, les employeurs devaient déclarer leurs nouveaux employés dans les 15 jours à un mois de l'embauche ou de la réembauche. La Division des pensions alimentaires pour enfants de l'État, un autre département d'État ou un entrepreneur privé pouvait alors apparier le nom et le SSN de l'employé avec les dossiers ouverts de pensions alimentaires pour enfants. De nombreux SSN étaient inexacts, en raison d'erreurs commises en remplissant la formule ou en entrant les données. Dans quelques États, on vérifiait donc les données à l'aide d'un programme informatique spécial.

Les rapprochements étaient tous transmis aux organismes d'exécution des pensions alimentaires pour enfants. Dans quelques États, l'agent envoyait une lettre de vérification d'emploi à l'employeur et si l'emploi était confirmé, il prenait des mesures pour obtenir une ordonnance de retenue sur le salaire. Par exemple, en Arizona, le nouvel employé apparaissait dans le système moins de deux jours après la réception de l'information. Quand il avait en main une ordonnance judiciaire valide, l'agent appelait l'employeur, confirmait que le parent non gardien était toujours à son emploi et amorçait la procédure de cession du salaire dans les 10 jours. Dans l'État de Washington et au Massachusetts, un système entièrement automatisé identifiait les parents non gardiens défaillants et expédiait automatiquement une lettre à l'employeur avant que le personnel n'intervienne et évalue le dossier.

En Californie, les données sur les nouveaux employés étaient expédiées par la poste aux bureaux d'exécution des pensions alimentaires pour enfants au lieu d'être transmises par voie électronique ou par télécopieur. Naturellement, il y avait un retard d'environ un mois avant que les données parviennent aux agents. La banque de données de la Californie comportait des listes en double, car les documents qu'elle renfermait remontaient à six mois et étaient rapprochés chaque mois avec les dossiers de pensions alimentaires pour enfants. Jusqu'à ce qu'on le règle, ce problème et l'augmentation de la charge de travail avaient déjà réduit la confiance dans le programme de déclaration.

3. Retenue sur le salaire (revenu)

Les retenues sur le salaire représentent entre la moitié et les deux tiers de tous les montants perçus et, par ailleurs, produisent les taux de conformité et les recouvrements les plus élevés (Bartfield et Meyer, 1994). En vertu de la PRWORA, les États doivent mettre en œuvre des procédures pour effectuer une retenue sur le salaire des débiteurs d'obligations alimentaires et ces procédures ne doivent pas nécessiter une audience judiciaire ou administrative (Legler, 1996, p.542).

Si un employé doit payer des pensions alimentaires pour enfants, on demande aux employeurs de mettre de côté une partie des gains de l'employé.[14] Comme nous l'avons mentionné, quelques États possèdent une procédure entièrement automatisée pour faire la retenue sur le salaire tandis que d'autres continuent d'utiliser des procédures manuelles. Au Massachusetts, l'automatisation a réduit les coûts relatifs à l'exécution des pensions alimentaires pour enfants de 9 174 000 $ à 777 000 $, soit une diminution moyenne par dossier de 286 $, ou de 306 $ à 20 $ (département du Revenu, 1995). Comme pour tout processus automatisé, un processus d'examen devrait par ailleurs permettre de corriger rapidement les retenues erronées sur le salaire.[15]

Le répondant d'un État a repéré un problème : les employeurs ayant plusieurs places d'affaires ou des services de paie à divers endroits ne mentionnent qu'une adresse d'affaires, qui n'est pas forcément celle où l'État doit envoyer les retenues sur le revenu de l'employé. Ceci étant, le personnel de l'exécution ne peut émettre automatiquement une ordonnance de retenue sur le salaire avant d'être sûr qu'elle atteindra le service de paie compétent.

Confidentialité

La plupart des lois des États prévoient une période, souvent entre 3 et 12 mois, après laquelle les dossiers non appariés devaient être détruits. Cependant, la loi du Texas précise que l'État” ne créera aucun dossier concernant l'employé et les renseignements … seront détruits rapidement”. L'État ne doit conserver les données que si une obligation alimentaire doit être établie ou exécutée. On a critiqué le programme de déclaration des nouveaux employés en soutenant qu'il portait atteinte à la vie privée et au départ, la destruction de documents était le principal mécanisme pour faire taire de telles critiques. La PRWORA ne renferme toutefois aucune disposition relative à la destruction des documents.

Mesure de l'efficacité des programmes

La présente recherche avait entre autres pour objet de déterminer si les divers modèles de déclaration obtiennent des taux d'efficacité différents. Il est difficile d'établir des comparaisons utiles entre les États, étant donné que le volume et la nature des renseignements disponibles varient d'un État à l'autre, à tel point que nous ne pouvons être sûres que nous comparons des pommes avec des pommes, et non pas des pommes avec des oranges.

Habituellement, les États évaluent l'efficacité des programmes de déclaration des nouveaux employés en examinant:

Le tableau 3 présente les taux de rapprochement, mais à cause du manque de clarté de la documentation, nous ne savons pas, par exemple, si la catégorie “exécution” était limitée aux dossiers où le payeur était en retard ou si elle contenait tous les rapprochements avec une ordonnance. Dans la plupart des documents, on ne définissait pas en quoi consiste un rapprochement, mais le taux était habituellement fondé sur les rapprochements avec des dossiers ouverts. Par exemple, au Massachusetts, le taux de rapprochement comprenait les personnes qui payaient déjà des pensions alimentaires pour enfants. Selon les agents interviewés, ces données étaient importantes parce que l'État pouvait avoir besoin de hausser le montant des paiements.

Tableau 3: Taux de rapprochement entre les dossiers de pensions alimentaires pour enfants et les données des déclarations des employeurs (en pourcentages)

Programmes ciblés et obligatoires:
Taux moyen (tous les dossiers) Taux le plus récent (tous les dossiers) Rapprochements avec les recherches de paternité Rapprochements avec l'établissement de pensions alimentaires Rapprochements avec les mesures d'exécution
Alaska 3.9 4.0 a 0.2 d n/a 4.1 d
Oregon 8.7 7.7 b (0.9) e (2.8) e (5.9) e
Washington 8.8 10.1 c n/a n/a n/a

Programmes ciblés et volontaires:
Taux moyen (tous les dossiers) Taux le plus récent (tous les dossiers) Rapprochements avec les recherches de paternité Rapprochements avec l'établissement de pensions alimentaires Rapprochements avec les mesures d'exécution
Texas 3.7 3.1 b n/a n/a n/a

Tous les employeurs et programmes volontaires :
Taux moyen (tous les dossiers) Taux le plus récent (tous les dossiers) Rapprochements avec les recherches de paternité Rapprochements avec l'établissement de pensions alimentaires Rapprochements avec les mesures d'exécution
Arizona 8.0 6.1 a 1.7 a 1.3 a 3.1 a

Tous les employeurs et programmes obligatoires:
Taux moyen (tous les dossiers) Taux le plus récent (tous les dossiers) Rapprochements avec les recherches de paternité Rapprochements avec l'établissement de pensions alimentaires Rapprochements avec les mesures d'exécution
Connecticut* n/a 0.5 b - - 0.5 b
Iowa n/a 11.0 b n/a n/a n/a
Kentucky n/a 9.6 a n/a n/a 5.1 a
Floride** 5.5 6.2 c n/a n/a 2.6 c
Maryland*** n/a 4.0 a 0.8 a 0.6 a 2.9 a
Massachusetts 3.7 3.5 a n/a n/a n/a
Missouri n/a 10.6 b n/a n/a n/a
New York n/a 7.0 c n/a n/a 3.9 c
Virginie n/a 7.3 b e n/a n/a n/a

Notes:

  • a = 1997;
  • b = 1995;
  • c = 1996;
  • d = 1992;
  • e = 1994;
  • n/d = non disponible;
  • ( ) = estimation.
  • * Le Connecticut n'apparie les données sur les nouveaux employés qu'avec les débiteurs défaillants.
  • ** Le programme de la Floride était obligatoire pour les employeurs ayant des effectifs de plus de 250 employés.
  • *** Le programme du Maryland était volontaire au départ; aucune donnée sur les taux de rapprochement n'était disponible pendant cette période. Les taux rapportés ci-dessus concernent les six premiers mois du programme obligatoire, de juillet à décembre 1997.

Les taux figurant dans le tableau 3 indiquent qu'il y a peu de liens entre la nature du programme et l'efficacité pour apparier le nom des parents non gardiens aux données tirées des déclarations des employeurs. On pourrait penser que les programmes ciblés auraient des taux plus élevés, mais cela ne semble pas avoir été le cas. Les taux les plus récents pour les programmes ciblés variaient entre 4 à 10 %. Le programme volontaire du Texas avait un taux de rapprochement d'environ 3 %, et le programme de l'Arizona, d'environ 6 %. Les programmes obligatoires affichaient des taux de 3,5 à 11 %. Au Connecticut, où il était clair que les rapprochements ne concernaient que les payeurs en défaut, le taux n'était que de 0,5 %. Dans les autres programmes, on rapporte des taux pour les dossiers d'exécution variant de 2,6 à 5,9 % de tous les nouveaux employés déclarés.

Les taux de rapprochement non uniformes au sein des catégories de programmes pourraient être dus à de nombreux facteurs non liés aux programmes, comme les différences existant entre les États pour ce qui concerne :

Il est possible que les États définissent différemment les rapprochements. De plus, selon le Center for Law and Social Policy, les chiffres fournis par les organismes d'exécution des pensions alimentaires pour enfants quant au nombre de dossiers sont peut-être douteux : “Il est légitime de s'interroger sur l'exactitude des données sur le nombre de dossiers IV-D” (Center for Law and Social Policy, 1998, p.7). Les États n'utilisaient pas les mêmes définitions ni les mêmes procédures pour ouvrir et fermer des dossiers, et même à l'intérieur d'un État, les pratiques variaient. Si la définition de “dossier” varie selon l'État, il est donc naturel que les taux de rapprochement varient eux aussi.

Des études de suivi dans plusieurs États ont aussi montré qu'il faut être prudents pour utiliser le taux de rapprochement comme indicateur de l'efficacité d'un programme.

Le service de repérage des parents de la Californie a sondé les organismes d'exécution des pensions alimentaires pour enfants de comtés en 1993 et 1994 pour déterminer si les listes de nouveaux employés provenant d'un nouveau registre étaient efficaces pour exécuter des pensions alimentaires pour enfants. Tous les employeurs de la Californie devaient soumettre le nom des nouveaux employés dans les 30 jours suivant l'embauche. Les organismes d'exécution des pensions alimentaires pour enfants du comté ont expliqué ce qu'ils ont fait avec les 299 rapprochements entre les dossiers de pensions alimentaires pour enfants et les listes de nouveaux employés.

Pour des raisons inconnues, les comtés ont rapporté que seulement 227 éléments de l'échantillon ont pu être versés dans les dossiers pour traitement, et les renseignements ont pris environ 33 jours à se rendre à destination après avoir été mis à la poste. Parmi les inscriptions, 66 % ont fourni des renseignements que le comté ne possédait pas, comme une adresse, tandis que 29 % des inscriptions n'ont fourni aucune nouvelle information et 5 % ont mis en cause la mauvaise personne, habituellement à cause d'un rapprochement inexact des SSN.

L'analyse a révélé que des sommes ont été perçues dans 8 % des inscriptions “utiles”. Des 150 inscriptions qui ont fourni des renseignements nouveaux, 80 % ont abouti à un contact fructueux avec l'employeur. De ces 120 inscriptions, 43 (36 %) seulement concernaient des gens encore à l'emploi de l'employeur. L'État a pris des mesures d'exécution dans 34 cas sur 43. De ce nombre, 28 ont abouti à une ordonnance de cession de salaire ou de suspension de permis. Le montant moyen des cessions de salaires était de 440 $ par mois. On a recouvré un montant dans 18 des 28 cessions de salaires (64 %) et à l'époque du sondage, 11 des 18 parents non gardiens payaient encore la pension alimentaire pour enfants. En moyenne, les mesures d'exécution survenaient 65 jours après l'expédition des listes par la poste.

TLe programme de la Floride a effectué un exercice assez similaire, portant sur les rapprochements de nouveaux employés pour les six premiers mois de 1995 (Florida Advisory Council, 1995). Le taux d'appariement préliminaire était de 5,8 %. Parmi les 28 693 rapprochements, 58 % concernaient des “cas d'obligation” pour lesquels on avait déjà établi une obligation alimentaire, et 42 % étaient des “cas sans obligation”, liés semble-t-il à des demandes de recherche de paternité (seulement quelques douzaines de cas de cette catégorie ont abouti à l'établissement d'une obligation).

Dans 91 % des cas d'obligation, on avait besoin d'information sur l'endroit. De ce nombre, 38 % étaient “non productifs” (en ce sens que l'emploi avait pris fin), 20 % étaient en instance et 42 % étaient productifs. Parmi les cas productifs, on avait procédé à des retenus sur le salaire dans 89 % des cas. Un tiers des cas avec obligation ont abouti à une ordonnance de déduction sur le revenu. Si ces rapports étaient appliqués au taux de rapprochement préliminaire de 5,8 %, le “taux d'efficacité” passerait de 5,8 % à 1,1 % des noms appariés (c.-à-d. les cas où une ordonnance de déduction a été mise en œuvre).[16]

En Ohio, un examen d'un échantillon aléatoire de cas appariés a révélé ce qui suit :

En conséquence, 39 % des rapprochements ont abouti à une quelconque forme de mesures d'exécution et environ le cinquième ont abouti à une retenue sur le revenu.

Selon une étude interne réalisée au Connecticut, on n'a pas émis d'ordonnance de retenue sur le revenu dans 56 % des dossiers appariés pour les raisons suivantes:

En Iowa, une analyse d'un échantillon de dossiers de pensions alimentaires pour enfants a donné les résultats suivants après l'appariement:

En conséquence, dans 31 % des rapprochements, la déclaration de l'employeur a abouti à un paiement.

À la fin de 1994 et au début de 1995, le personnel du programme de la Virginie a constitué un échantillon de 295 dossiers appariés afin de déterminer l'issue des rapprochements. Dans cet échantillon, 25,3 % des cas avaient abouti à la perception de montants grâce à la retenue sur le salaire et 32 377 $ du montant perçu pouvaient être attribués au programme (en ce sens que l'information a été disponible avant l'information extraite des rapports sur les salaires trimestriels). En extrapolant les résultats sur les 29 premiers mois du programme, l'auteur de l'étude a estimé que les montants perçus de pensions alimentaires pour enfants avaient augmenté de 20,2 millions de dollars.[17]

Le rapport montre aussi pourquoi il n'y a eu aucune retenue sur le salaire dans certains dossiers de la Virginie : dans 34 % des cas, la retenue sur le salaire était “non indiquée”; dans 20 %, l'emploi avait été repéré d'autres façons; dans 11 % des cas, la personne n'occupait plus le même emploi; dans 4 %, les renseignements étaient incomplets et inutilisables; et dans 32 % des cas, aucune raison n'était fournie (Virginia Division of Child Support Enforcement, 1995).

Ces exercices de surveillance montrent bien que les taux de rapprochement ne se traduisent pas forcément en des montants perçus. Voici pourquoi il pourrait être imprudent d'accepter les taux de rapprochement sans se poser de questions et extrapoler les mêmes résultats au Canada.

Très souvent, les chiffres relatifs au recouvrement fournis dans les documents des programmes sont impressionnants; c'est peut-être normal étant donné qu'ils servent d'outils de relations publiques et de marketing pour faire accepter le programme aux employeurs et au grand public. Par exemple, des publications de l'Office of Child Support Enforcement des États-Unis (1997) renferment une série de “succès” :

Il est presque impossible de comparer les taux de recouvrement entre les programmes de déclaration des nouveaux employés ou d'autres catégories de programmes, étant donné que la plupart des sources fournissent le total des montants perçus qu'on pouvait attribuer au programme, sans fournir le nombre de dossiers ouverts de pensions alimentaires pour enfants ni le nombre de dossiers de défaut de paiement. Idéalement, nous aurions besoin du montant moyen perçu par dossier de défaut de paiement.

Par ailleurs, les données sur les recouvrements ne sont pas toujours cohérentes. Par exemple, dans un rapport annuel de l'Arizona, on a estimé les pensions recouvrées à 350 000 $ pour l'exercice 1995, mais un document interne plus récent fait passer cette estimation à 1 636 675 $.

La même chose est arrivée aux données pour la Floride. Dans le rapport de 1995 cité ci-dessus, on estime que le programme de déclaration des nouveaux employés a permis d'obtenir des ordonnances d'un montant total de 5,2 millions de dollars par an, pour environ un million de nouveaux employés déclarés. Cependant, une autre source estimait que la déclaration des employeurs avait permis de recouvrer des pensions alimentaires atteignant 15,2 millions de dollars, soit le triple (U.S. Office of Child Support Enforcement, Child Support Report, 1996). Les écarts peuvent être dus à la façon de déterminer quels montants recouvrés pouvaient être directement attribués au programme de déclaration des nouveaux employés plutôt qu'à d'autres méthodes d'exécution des ordonnances de pensions alimentaires pour enfants.

L'échange de données avec d'autres programmes sociaux

On a aussi utilisé les banques de données sur les nouveaux employés à d'autres fins que l'exécution des pensions alimentaires pour enfants, par exemple pour détecter des fraudes et des paiements excédentaires dans d'autres programmes sociaux.

1. Accès aux données sur les nouveaux employés

Avant l'adoption de la PRWORA, de nombreux programmes de déclaration des nouveaux employés partageaient leurs banques de données avec les régimes d'indemnisation des accidents du travail, d'assurance-chômage, d'assurance-maladie et les organismes d'aide aux familles ayant des enfants à charge (AFDC). Nous avons examiné cinq États prévoyant le partage d'information, soit la Géorgie, le Massachusetts, le Missouri, le Texas et la Virginie-Occidentale, afin d'étudier les détails de leurs ententes.

Les répondants des États que nous avons appelés nous ont tous dit qu'ils voulaient avoir accès à la banque de données des nouveaux employés pour trouver plus rapidement les prestataires qui avaient un emploi. Tous les organismes consultaient les rapports sur les salaires trimestriels pour détecter les emplois et les revenus non déclarés. Comme nous l'avons vu, ces données pouvaient être vieilles de quatre à six mois quand venait le temps de les recouper avec des dossiers ouverts. Dans certains cas, les paiements excédentaires pouvaient être versés pendant des mois avant d'être détectés.

La Texas Workforce Commission (TWC : Commission de la main-d'œuvre du Texas) utilisait aussi les données pour comparer les noms des nouveaux employés aux noms des bénéficiaires actuels de prestations d'assurance-chômage, et à ceux de ses anciens dossiers de paiements excédentaires. Si la Commission appariait un ancien client et un paiement excédentaire récent important, elle réactivait le dossier et demandait une ordonnance de retenue sur le revenu.

Avant l'adoption de la PRWORA, des politiques ou des lois des États empêchaient parfois les organismes de consulter la banque de données sur les nouveaux employés. De nombreux États, comme l'Alaska, avaient prévu explicitement que les données des déclarations des employeurs ne pouvaient être utilisées qu'aux fins de l'exécution des pensions alimentaires pour enfants. Le cas échéant, et dans les États où l'on ne mentionnait pas du tout l'accès extérieur, on a dû modifier les dispositions législatives de l'État. Au Massachusetts et au Missouri, l'adoption de la PRWORA a fourni l'impulsion nécessaire pour approcher l'organisme IV-D afin de conclure un accord. Dans les trois autres États, la sensibilisation aux initiatives d'exécution des pensions alimentaires pour enfants s'est faite dans le cadre des communications régulières entre les départements.

2. La logistique du transfert de données

De nombreux organismes ont dû attendre avant de consulter les données parce qu'il a fallu modifier des systèmes informatiques et développer des logiciels pour permettre la transmission. Par exemple, le département IV-A (aide sociale) de la Virginie-Occidentale a attendu plusieurs années jusqu'à ce que le système protège la sécurité des données. Cet organisme partageait le même système informatique et aurait pu consulter la banque de données en direct, mais cet accès aurait compromis la sécurité des données puisque les utilisateurs de la banque de données auraient pu modifier les documents en plus de les lire.

Dans la plupart des cas, le département détenant la banque de données sur les nouveaux employés expédiait les renseignements à l'organisme réceptionnaire par bande magnétique, soit une fois par semaine, une fois par mois ou, dans un cas, chaque jour. Quand le programme de déclaration des nouveaux employés était financé par le même département qui coordonnait les programmes d'aide sociale de l'État, il était habituellement possible de consulter directement le système. L'accès en direct était privilégié, parce qu'on évitait ainsi les coûts d'achat de bandes et d'expédition par la poste, de même que les problèmes occasionnels dus à des bandes perdues ou froissées. Le Texas a essayé de prendre des dispositions pour permettre l'accès direct aux données sur les nouveaux employés, mais il a changé d'idée parce que la modification des systèmes informatiques des autres organismes était trop coûteuse.

3. L'efficacité des données sur les nouveaux employés pour détecter les paiements en trop

Dans les cinq États avec lesquels nous avons communiqué, deux programmes d'aide sociale et quatre organismes de sécurité d'emploi avaient relevé les économies réalisées grâce à la banque de données sur les nouveaux employés. Les deux organismes d'aide sociale ont constaté des économies importantes. (Voir le tableau 4.)

Tableau 4: Économies d'aide sociale attribuables au programme de déclaration des nouveaux employés (en dollars US)

Virginie

période visée		 Économies mensuelles de l'AFDC (nombre de dossiers) Économies mensuelles en coupons alimentaires (nombre de dossiers) Économies mensuelles de Medicaid (nombre de dossiers) Économies mensuelles totales Économies annuelles prévues
1994 à 1995 443,800$
(1,882) 		597,859$
(4,039) 		175,824$
(792) 		1,217,483$ 14,609,796$

Massachusetts

période visée 		Économies mensuelles de l'AFDC (nombre de dossiers) Économies mensuelles en coupons alimentaires (nombre de dossiers) Économies mensuelles de Medicaid (nombre de dossiers) Économies mensuelles totales Économies annuelles prévues
exercice 1994 n/a
(1,110) 		n/a
1,948) 		n/a
n/a 15,900,000$
exercice 1997 1,247,206$
(3,194) 		200,565$
(1,597) 		n/a 1,447,771$ 17,373,252$

Note: Les dossiers d'AFDC de 1997 au Massachusetts comprennent le programme d'aide générale et l'aide d'urgence aux personnes âgées, aux personnes handicapées et aux enfants.

La plus grande partie des économies mensuelles au Massachusetts provenaient des dossiers d'AFDC. L'organisme a estimé avoir économisé 1,25 million de dollars par mois à cause de la fermeture de dossiers ou à la réduction du financement de l'AFDC. Le département des services sociaux de la Virginie a économisé davantage en fermant des dossiers de bénéficiaires de coupons alimentaires qu'en fermant des dossiers d'AFDC. Les responsables des programmes ne pouvaient cerner les différences qui expliqueraient cette variation.

Le département des services sociaux de la Virginie a utilisé la banque de données sur les nouveaux employés pour apparier les dossiers de bénéficiaires d'aide sociale, de coupons alimentaires et de Medicaid. Une analyse des économies a révélé ce qui suit :

On ne précise pas exactement comment les réductions et les fermetures de dossiers se sont produites.

Les résultats sont moins impressionnants pour les organismes de sécurité d'emploi que pour les organismes d'aide sociale. (Voir le tableau 5.)

Tableau 5: Économies des programmes de sécurité d'emploi attribuables au programme de déclaration des nouveaux employés (en dollars US)
État
(période visée) 		Nombre de dossiers de sécurité d'emploi Économies trimestrielles Économies annuelles prévues
Massachusetts
(exercice 1994) 		900 500,000$ 2,000,000$
Bureau des programmes d'emploi de la Virginie-Occidentale
(octobre 1997 à février 1998) 		107 45,207$ 180,828$
Division de l'indemnisation du chômage de la Floride
(avril 1995 à août 1995) 		417 84,556$ 338,224$

Le Massachusetts a économisé davantage parce que les paiements excédentaires y étaient plus élevés. Au Massachusetts, le paiement excédentaire moyen était d'environ 556 $, contre 423 $ en Virginie-Occidentale et 203 $ en Floride.

Il est important d'interpréter ces économies avec prudence. Les économies prévues sur six mois ou un an ne constituent peut-être pas un portrait exact de l'ouverture et de la fermeture des dossiers d'aide sociale. Quelques clients peuvent se replier entre-temps sur l'aide sociale s'ils perdent leur emploi. De plus, on aurait peut-être pu récupérer les paiements en trop en utilisant les rapports trimestriels de main-d'œuvre. Par ailleurs, les paiements excédentaires enregistrés n'ont pas tous été forcément récupérés. Par exemple, la Floride n'avait récupéré que 33 % des paiements excédentaires d'indemnisation de chômage six mois après avoir pris des mesures. L'État aurait probablement récupéré une proportion encore moindre auprès d'assistés sociaux.

Il faut examiner à la fois les bénéfices prévus et les coûts pour le département afin de déterminer la rentabilité des données sur les nouveaux employés. Le département des services sociaux du Texas (DHS) est le seul organisme à avoir établi le coût d'utilisation des données sur les nouveaux employés pour retracer les dossiers d'aide sociale. Dans un rapport de 1996 du DHS du Texas, on affirme avoir économisé environ 792 000 $ par an. Il en coûte environ 210 000 $ pour apparier les nouveaux employés avec les dossiers du DHS. L'économie annuelle réelle est donc de 582 000 $, soit un rapport coûts-avantages de 1 $:3,77 $.

Le DHS du Texas a aussi estimé le rapport coûts-avantages pour un programme obligatoire au Texas. On prévoyait des économies de 12,7 millions de dollars et des coûts de 3,4 millions de dollars, soit un bénéfice annuel prévu de 9,3 millions de dollars. Le rapport coûts-avantages prévu pour le programme obligatoire était donc de 1 $:3,76 $. En conséquence, le rapport coûts-avantages relatif à l'adoption d'un programme obligatoire est presque identique au bénéfice réel calculé pour le programme volontaire.

L'auteur du rapport du Texas met toutefois les lecteurs en garde contre la difficulté de faire ce genre de prévisions. Il est impossible de prévoir avec exactitude les bénéfices qu'engendrera la déclaration obligatoire parce qu'on ne connaît pas les différences qui existent entre les employeurs qui présentent une déclaration et ceux qui ne le font pas. Par exemple, il se peut qu'ils embauchent des clients du DHS dans des proportions différentes (Texas DHS, 1996, p.11).

Bref, même avant l'adoption de la PRWORA, d'autres programmes d'aide sociale utilisaient des données sur les nouveaux employés pour détecter les paiements excédentaires et les demandes frauduleuses. La transmission se faisait sans problème, quoique des organismes d'État aient dû modifier leurs systèmes informatiques. Comme ce fut le cas pour l'exécution des pensions alimentaires pour enfants, les États ont rapporté des économies substantielles, en particulier pour l'aide sociale, de même que des économies moins importantes pour l'assurance-chômage.

Coûts supportés par l'État pour les programmes de déclaration des nouveaux employés

1. Coûts de lancement

Il est difficile de déterminer les coûts de lancement du programme parce que dans beaucoup d'États, ces coûts ont été absorbés dans les budgets courants des départements. Par exemple, le programme volontaire du Vermont n'a reçu aucun fonds et le service des pensions alimentaires pour enfants a absorbé tous les frais fixes relatifs au programme, entre autres les coûts de reprogrammation du système téléphonique. Dans quelques États seulement, on a affecté une enveloppe particulière au lancement du programme de déclaration des employeurs. Entre 1990 et 1992, les frais fixes de lancement du programme de l'État de Washington s'élevaient à 43 292 $ et les coûts variables initiaux à 351 110 $. En Iowa, on a estimé les coûts de lancement (en 1993 et 1994) à 440 424 $. Le chiffre pour la Floride était de 91 300 $ (en 1995). En 1996, les coûts de lancement du programme au Minnesota auraient atteint 94 000 $.

2. Frais d'exploitation annuels

La documentation renferme peu d'information sur les frais d'exploitation annuels des programmes de déclaration des nouveaux employés, même si nous avons demandé aux États de nous communiquer des renseignements sur les coûts.

Les coûts annuels varient d'un peu plus de 100 000 $ en Arizona à 500 000 $ au Minnesota (voir le tableau 6). Il n'y a aucune corrélation apparente entre la nature du programme et les dépenses annuelles. En divisant les dépenses annuelles par le nombre approximatif de nouveaux employés déclarés dans chaque administration, nous avons constaté des écarts importants en fait de coût global par déclaration - de 0,27 $ par employé déclaré en Floride à 1,45 $ en Arizona. Cet écart peut être dû à des différences relatives aux salaires, aux frais généraux, à l'automatisation et, peut-être, à la privatisation. Notre expérience de la détermination des coûts des programmes sociaux nous laisse croire que de nombreuses différences sont dues à des questions de comptabilité, comme la façon dont les frais généraux sont inclus dans les dépenses et dont les coûts relatifs à l'équipement sont amortis.

Tableau 6: Frais d'exploitation annuels selon la nature du programme et le nombre de nouveaux employés (en dollars US)
État
(période visée) 		Budget annuel Nombre approximatif de nouveaux employés déclarés Coût par déclaration Tous les secteurs ou secteurs ciblés?? Obligatoire ou volontaire??
Alaska
(Exercice 1994 )		 233,795$ n/a n/a Ciblés Obligatoire
Washington
(Exercice 1995 )		 451,000$ 324,300 1.39$ Ciblés Obligatoire
Texas
(Exercice 1996 )		 141,300$ 138,900 1.02$ Ciblés Volontaire
Arizona
(fiscal 1994 )		 $104,200 72,000 $1.45 Tous Volontaire
Floride
(1995 )		 268,600$ 992,000 0.27$ Grands employeurs Obligatoire
Iowa
(Exercice 1994 )		 270,850$ 483,300 0.56$ Tous Obligatoire
Minnesota
(Exercice 1995 )		 499,100$ 1,017,000 0.49$ Tous Obligatoire

Note: n/d = renseignements non disponibles.

Les ressources investies dans le contrôle et l'entrée des données pourraient avoir influé sur les frais d'exploitation. Pour le programme de l'État de Washington, ces coûts variaient entre 84 019 $ en 1992 et 258 880 $ en 1997, soit de 54 à 60 cents par nouvel employé déclaré. De même, on estime pour le programme de New York que le coût par dossier était de 52 cents en 1997; le volume prévu dans cet État atteignait un niveau incroyable de 4,8 millions de dossiers. En Ohio, le coût était de 43 cents par nouvel employé et au Missouri, de 17 cents en 1996. Il se peut que les États n'accordent pas tous la même importance au contrôle et à l'épuration des données, ce qui pourrait expliquer l'écart des coûts par dossier et aider à expliquer l'écart des coûts relatifs au programme global.

3. Rapports coûts-avantages

Les rapports coûts-avantages devraient mesurer le rendement global du programme de façon plus exacte que le montant total des recouvrements, même si ce qui précède donne à penser que les dépenses incluses dans la composante “coût ” de l'équation diffèrent probablement d'un État à l'autre, tout comme les calculs visant à déterminer les recouvrements attribuables au programme.

Malgré ce problème, il vaut la peine de parler des rapports entre les sommes recouvrées et dépensées pour les États qui nous les ont communiqués, c'est-à-dire les programmes de secteurs d'activités ciblés en Alaska et dans l'État de Washington, le programme volontaire du Texas et le programme obligatoire du Massachusetts.

Nous ne pouvons expliquer facilement les écarts entre le programme du Texas et l'autre programme volontaire en Arizona. En fait, les rapports très élevés pour l'État de Washington et du Texas comparativement aux autres États nous donnent à penser qu'ils n'ont pas calculé les coûts et les sommes recouvrées de la même façon. Ces données ne nous permettent pas de tirer des conclusions sur la rentabilité selon la “catégorie” de programme (volontaire ou ciblé).