Rapport de la phase I de l'étude de faisabilité des programmes de déclaration des nouveaux employés pour le Canada: Programmes de déclaration des nouveaux employés aux États-Unis

V. RÔLE DU GOUVERNEMENT AMÉRICAIN: EXIGENCES NATIONALES

V. RÔLE DU GOUVERNEMENT AMÉRICAIN: EXIGENCES NATIONALES

La Personal Responsibility and Work Opportunity Reconciliation Act (PRWORA) de 1996 oblige tous les États à créer un programme de déclaration des nouveaux employés pour tous les employeurs. La loi a aussi créé le National Directory of New Hires (répertoire national des nouveaux employés, en bref le National Directory) pour recueillir les données des programmes de tous les États. La PRWORA prévoit l'informatisation des procédures des États et oblige les organismes d'exécution des pensions alimentaires pour enfants à tenir un registre des ordonnances de pensions alimentaires pour enfants et à exploiter un centre des paiements de pensions alimentaires pour enfants pour recevoir et verser les paiements.

La PRWORA a élargi le rôle du Federal Parent Locator Service (FPLS) (Service fédéral de dépistage des parents)) afin d'inclure le National Directory et le Federal Case Registry comprenant toutes les ordonnances de pensions alimentaires pour enfants établies dans le pays. Ce registre fédéral des dossiers renferme un résumé de tous les dossiers d'aide sociale, en plus des ordonnances de pensions alimentaires pour enfants obtenues par des créanciers non prestataires, de tous les États. Avec ce registre, il est plus facile de trouver des gens qui vont d'un État à l'autre. Il aide aussi les gouvernements à décider quelle administration a compétence. Les données contenues dans le registre sont appariées avec les données contenues dans le National Directory et les rapprochements sont transmis automatiquement aux États compétents pour traitement et exécution. L'Office of Child Support Enforcement (OCSE) (Bureau d'exécution des pensions alimentaires pour enfants)) américain, du Département de la santé et des services sociaux, est responsable des programmes.

Le National Directory collige des renseignements fédéraux et de l'État sur les nouveaux employés, les rapports sur les salaires trimestriels fédéraux et des États et les renseignements des États sur les demandeurs d'assurance-chômage. Les organismes de la sécurité d'emploi des États (SESA) fournissent les rapports sur les salaires et l'assurance-chômage des États. On estime qu'ils versent au National Directory 140 millions de rapports sur les salaires et 20 millions de rapports sur l'assurance-chômage chaque trimestre. Le National Directory reçoit environ 60 millions de dossiers de nouveaux employés chaque année.

D'autres dispositions de la PRWORA relatives à l'exécution des pensions alimentaires pour enfants comprennent des dispositions visant à simplifier la recherche de paternité; à harmoniser les dispositions relatives au recouvrement entre États; et à uniformiser les procédures pour suspendre les permis d'exercice professionnels, d'activités de loisir et de conduite quand leurs détenteurs négligent de payer les pensions alimentaires pour enfants.

Fondement et objectifs

Environ 30 % des dossiers d'exécution des pensions alimentaires pour enfants aux États-Unis visent des parents non gardiens qui ne travaillent pas dans l'État où résident leurs enfants. On affirme que le National Directory améliorera grandement l'exécution des pensions alimentaires pour enfants entre les États. Rien dans les données que nous avons recueillies n'appuie cette affirmation, mais le Département américain de la santé et des services sociaux a estimé que le programme augmentera les recouvrements de pensions alimentaires pour enfants de 6,4 milliards de dollars à l'échelle nationale au cours des dix premiers mois, dont 1,1 milliard de dollars reviendront au gouvernement américain.

Élaboration de la politique américaine et processus législatif

Un répondant de l'administration américaine a décrit les programmes de déclaration des nouveaux employés comme une initiative de l'Administration qui considère que la PRWORA est une façon de mettre l'accent sur la responsabilité des parents de subvenir aux besoins de leurs enfants. Selon cette source, ce genre de programmes dans l'État de Washington et ailleurs ont convaincu des fonctionnaires et des politiciens qu'un programme national pourrait augmenter les sommes recouvrées auprès des personnes qui se déplacent d'un État à l'autre.

Legler, qui a aidé à rédiger la PRWORA, a écrit que " le but poursuivi en élaborant une grande partie de la législation sur l'exécution des pensions alimentaires était de rendre le paiement des pensions alimentaires pour enfants automatique et inévitable - comme la mort ou les impôts " (1996, p.538). La législation tient compte de trois éléments : l'accès à l'information, qui comprend le programme de déclaration des nouveaux employés; le traitement massif des dossiers au moyen d'ordinateurs et de la technologie de l'information; et des mesures d'exécution automatiques au lieu de mesures découlant de plaintes.

C'est dans le rapport d'une commission américaine sur l'exécution inter États des pensions alimentaires pour enfants, soumis au terme de son mandat de trois ans, qu'il est question pour la première fois de la déclaration obligatoire des employeurs. Présenté au Congrès au mois d'août 1992, le rapport de la Commission recommandait que tous les États établissent un programme obligeant tous les employeurs à déclarer les nouveaux employés et les employés réembauchés à l'État dans lequel l'employé travaille. Selon la Commission, la divulgation de cette information pouvait aider les autorités à trouver des débiteurs et à établir rapidement la retenue sur le revenu. La Commission a recommandé que les employeurs soumettent la formule W-4 au département du travail de l'État dans les 10 jours suivant l'embauche d'un nouvel employé. [18]

À cette époque, les États de Washington et de l'Alaska étaient les seuls à avoir évalué une partie de leur programme (voir l'annexe C). La Commission disposait donc de très peu d'information sur le contrôle des programmes de déclaration des nouveaux employés et d'aucune information sur les programmes obligatoires visant tous les employeurs d'un État. Sa recommandation n'était donc pas fondée sur l'expérience.

Au mois de juillet 1993, le président Clinton a mis sur pied un groupe de travail sur la réforme de l'aide sociale, les ordonnances familiales et l'indépendance. Un sous-comité, le groupe d'étude sur les pensions alimentaires pour enfants, était constitué de fonctionnaires fédéraux, mais la National Child Support Enforcement Association et le National Council of State Child Support Administrators ont rencontré le groupe de travail à maintes reprises.

De plus, des représentants de l'American Bar Association, du National Women's Law Center, du Children's Defense Fund, du Center for Law and Social Policy et du Women's Legal Defense Fund ont tous aidé à élaborer les dispositions de la PRWORA ayant trait aux pensions alimentaires pour enfants. " On a intégré l'exécution des pensions alimentaires pour enfants dans la question plus générale de la réforme de l'aide sociale parce qu'on y voyait un élément important d'un nouveau système d'appui aux familles monoparentales non tributaire du système d'aide sociale " (Legler, 1996, p.524).

Les dispositions relatives aux nouveaux employés figuraient dans le projet original de réforme de l'aide sociale présenté par le président Clinton, la Work and Responsibility Act of 1994. Un nouveau congrès républicain a intégré la composante des pensions alimentaires pour enfants dans d'autres projets de loi en 1994. Le président Clinton a opposé son veto au projet de réforme de l'aide sociale suivant, mais le troisième a été adopté, soit la PRWORA. Le Congrès a conservé le programme de déclaration des nouveaux employeurs dans la PRWORA, peut-être à cause de l'attrait que les économies prévues exerçaient. Il avait été question à quelques reprises de renoncer à obliger quelques secteurs d'activités et les employeurs comptant moins d'un nombre déterminé d'employés à présenter une déclaration, mais ces dispositions n'ont pas été intégrées dans la version définitive de la loi.

Procédures

Les États qui possédaient des programmes de déclaration des employeurs avant l'entrée en vigueur de la PRWORA avaient jusqu'au 1er octobre 1998 pour se conformer aux exigences fédérales. Les autres États avaient jusqu'au 1er octobre 1997.

Tous les employeurs des États-Unis doivent maintenant déclarer leurs nouveaux employés et les employés réembauchés à un organisme d'État dans les 20 jours suivant l'embauche ou en cas de déclaration sur support magnétique ou électronique, deux fois par mois, avec un écart d'au moins 12 jours et d'au plus 16 jours entre les déclarations. Les États peuvent fixer des critères de déclaration plus rigoureux.[19] Le statut d'employeur est défini de la même façon que dans les règles fédérales relatives à l'impôt sur le revenu et comprend les entités gouvernementales et des organisations syndicales comme les bureaux d'embauche. L'employeur n'est pas tenu de déclarer le retour au travail d'un employé comme un réembauchage si cet employé n'avait pas été licencié officiellement ou retiré des registres de paie. Les employeurs présents dans plus d'un État peuvent choisir de déclarer tous leurs nouveaux employés dans un seul État.

Comme les programmes de déclaration des nouveaux employés mis sur pied par les États, la législation américaine ne fait aucunement mention des travailleurs autonomes. Ceux-ci ne figurent sans doute pas dans les répertoires des États ni dans les répertoires nationaux.

1. Éléments de données requis

En application de la PRWORA, le gouvernement américain oblige les États à collecter six éléments de données : le nom, l'adresse et le numéro d'identification de l'employeur de même que le nom, l'adresse et le numéro de sécurité sociale (SSN) du nouvel employé. La loi laisse aux États la possibilité d'exiger d'autres données.[20] Trois autres variables peuvent être transmises au National Directory (date d'embauche, État d'embauche et date de naissance de l'employé) si l'État le désire. Selon le bureau fédéral d'exécution des pensions alimentaires pour enfants, ces champs de données facultatifs amélioreront l'efficacité des mesures que les États prennent pour détecter les fraudes.

Des associations d'employeurs ont fait beaucoup de pressions en faveur de l'uniformisation des données recueillies dans tous les États, tandis que les États privilégiaient plus de souplesse. Le Congrès a envisagé de demander aux employeurs présents dans plusieurs États de présenter une déclaration nationale, recueillant des données standard. Les employeurs privilégiaient cette solution, mais les États étaient en faveur de la déclaration aux États.

2. Employeurs présents dans plusieurs États

Les employeurs présents dans plusieurs États ont deux choix pour déclarer leurs nouveaux employés:

Les employeurs doivent aviser par écrit le Département américain de la santé et des services sociaux et préciser l'État désigné par l'entreprise pour recevoir tous les renseignements sur les nouveaux employés. Ces employeurs " magasinent " pour trouver les conditions de déclaration les moins lourdes. Quand les employeurs soumettent toutes les déclarations de nouveaux employés à un État, l'État dans lequel l'employé travaille ne pourra utiliser la banque de données sur les nouveaux employés pour détecter les fraudes touchant les programmes d'assurance-chômage et d'indemnisation des accidents du travail.

Le National Directory of New Hires (Le répertoire nationale des nouveaux employés) informe les États du choix des employeurs présents dans plusieurs États.

3. Présentation et transmission

La loi américaine prescrit la présentation de la déclaration : elle doit être faite sur une formule W-4 ou, au choix de l'employeur, sur une formule équivalente. Les États peuvent créer d'autres présentations, en autant que leur utilisation soit clairement facultative. Les employeurs qui préfèrent transmettre les données sur leurs nouveaux employés sur disquette ou bande magnétique doivent le faire deux fois par mois, avec un écart d'au moins 12 jours et d'au plus 16 jours entre deux déclarations.

4. Délais

Les États doivent entrer les déclarations sur les nouveaux employés dans leur répertoire dans les cinq jours ouvrables suivant leur réception. Dans les deux jours ouvrables suivants, l'État doit chercher des rapprochements entre les SSN et le registre des pensions alimentaires pour enfants. Il doit aviser l'organisme d'exécution des pensions alimentaires pour enfants de tout rapprochement et le personnel de l'organisme doit expédier à l'employeur par la poste la lettre d'accompagnement de la retenue et l'avis de privilège sur le salaire dans les 48 heures suivant la réception de l'information provenant de la banque de données sur les nouveaux employés. Dans les trois jours ouvrables suivant l'entrée des données sur les nouveaux employés dans le répertoire de l'État, les données doivent être transmises au National Directory.

5. Appariement des données

Le Federal Case Registry est opérationnel depuis octobre 1998 et les nouvelles données saisies dans le National Directory sont maintenant appariées avec les dossiers de pensions alimentaires pour enfants et avec les renseignements sur les ordonnances contenus dans le National Registry. Les États ne sont plus tenus de soumettre des demandes de communication individuelles, car ils obtiennent automatiquement les renseignements sur l'emploi actuel des débiteurs de pensions alimentaires pour enfants chaque fois que le parent non gardien commence un nouvel emploi. Les États obtiennent aussi trimestriellement des renseignements sur les salaires et sur les demandes d'assurance-chômage des débiteurs.

Contrôle de la conformité des employeurs

En cas de non-conformité, la loi américaine permet aux États d'imposer des amendes allant jusqu'à 25 $ par employé non déclaré, l'amende pouvant atteindre jusqu'à 500 $ en cas de complot entre l'employeur et l'employé. Habituellement, les lois des États prévoient des pénalités de 24 $ et de 499 $ respectivement. La loi américaine n'interdit pas l'imposition d'amendes administratives en vertu des lois d'un État pour non-conformité. Les États ont constaté que les amendes ne sont pas proportionnelles aux coûts relatifs à leur exécution et ils espèrent que les employeurs se conformeront pour d'autres raisons.

Réponse des employeurs

Une publication sur le traitement de la paie cite une plainte courante des employeurs : " De nombreux législateurs d'État ne semblent pas comprendre que plus on demande aux employeurs de fournir de l'information, plus il faut de temps pour produire une déclaration. Ils ne comprennent pas non plus que les employeurs présents dans leur État ne sont pas assujettis à la réglementation d'un seul État. Ils doivent se conformer aux prescriptions de plusieurs États " (Paytech, 1997).

Questions relatives à la protection et à la sécurité des renseignements personnels

Nous avons relevé dans les écrits spécialisés deux préoccupations concernant la protection et la sécurité des données. Premièrement, quelques employeurs et organismes de sécurité d'emploi d'État s'inquiètent de la communication accrue de données entre les organismes publics et les entrepreneurs privés auxquels quelques États font appel pour exécuter une partie ou la totalité de leurs programmes de déclaration des nouveaux employés. Deuxièmement, des groupes de défense des femmes veulent limiter la divulgation d'information afin de prévenir la violence familiale.

La PRWORA ne prescrit aucun délai de conservation des données sur les nouveaux employés, que ce soit dans les répertoires des États ou dans les répertoires nationaux. Cela vaut aussi pour les données contenues dans le National Directory, du moins selon une publication de l'OCSE de 1997.

Site du National Directory

Le National Directory est situé dans le centre informatique national de la Social Security Administration (SSA) (Administration de la sécurité sociale)). Cette collaboration entre l'OCSE et la SSA a aidé à accélérer la mise en place de la banque de données. Le National Directory utilise le réseau de télécommunications protégé de la SSA mis sur pied pour transmettre l'information entre le processeur central et d'autres sites administratifs des États. Les deux organismes ont pu partager des ressources et des compétences techniques, y compris les concepteurs du centre de données, du réseau et des systèmes. Un responsable de l'OCSE nous a dit qu'ils ont ainsi pu mettre en œuvre le National Directory en moins de temps et à un coût moindre que s'ils avaient dû reproduire l'infrastructure actuelle de la Social Security Administration.

Échange de données avec d'autres programmes d'aide sociale

Jusqu'à ce qu'une loi soit adoptée, les SESA ne peuvent consulter le National Directory pour détecter des fraudes et des abus du régime d'assurance-chômage. Selon un répondant, il s'agirait d'une omission involontaire dans la loi américaine de 1996.

Les déclarations sur les nouveaux employés soumises au répertoire d'État doivent toutefois être mises à la disposition des organismes d'État qui administrent les programmes de sécurité du revenu de la Social Security Act, et aux organismes d'État qui administrent les programmes de sécurité d'emploi et d'indemnisation des accidents du travail. La possibilité pour les États de communiquer les déclarations de nouveaux employés à d'autres organismes d'État dépend de l'endroit où est situé le répertoire de l'État et si le fonctionnement du répertoire fait partie du système de traitement de données automatisé de l'État prévu par la PRWORA. Si le répertoire de l'État se trouve dans l'organisme d'exécution des pensions alimentaires pour enfants, le partage d'information est alors possible, sous certaines réserves. À défaut, l'État peut légiférer pour élargir l'accès aux données sur les nouveaux employés à d'autres organismes.

À la fin de 1997, 34 programmes de déclaration des nouveaux employés étaient situés dans des organismes d'exécution des pensions alimentaires pour enfants, 19 dans des bureaux de sécurité d'emploi de l'État et 1 au Trésor de l'État.

Financement des coûts par l'État et par le gouvernement américain

Le gouvernement américain ne finance pas l'exploitation des répertoires sur les nouveaux employés, mais dans certaines circonstances, il subventionnera des États pour les mettre sur pied. Les États peuvent être remboursés jusqu'à concurrence de 80 % des coûts suivants : modification de leur système automatisé d'exécution des pensions alimentaires pour enfants; conception du système, si le répertoire fait partie de l'organisme d'exécution des pensions alimentaires pour enfants et du système d'exécution automatisé; et création de l'interface entre le système d'exécution automatisé, si le répertoire est situé à l'extérieur du système d'exécution automatisé de l'État.

Si l'État confie son répertoire à un SESA ou à une autre entité sans lien avec le système automatisé d'exécution des pensions alimentaires pour enfants, l'organisme d'exécution des pensions alimentaires pour enfants peut se voir rembourser 66 % du coût de conception et de maintien du répertoire. Les organismes doivent négocier des accords pour rembourser le répertoire de l'État des coûts se rapportant aux pensions alimentaires pour enfants.

Le gouvernement américain rembourse les États des coûts " raisonnables " de transmission des données sur les nouveaux employés et des demandes trimestrielles d'assurance-salaire et d'assurance-chômage présentées au National Directory. Le remboursement exclut les coûts relatifs à l'obtention, la vérification, la mise à jour et la comparaison de l'information.