Évaluation du programme juridique de partenariats et d'innovation

Annexe E - Instructions pour les études de cas

Évaluation du Programme juridique de partenariats et d'innovation

Note aux représentants de projet

Monsieur / Madame,

Je vous remercie d'avoir accepté de nous aider à organiser une étude de cas portant sur votre ou vos projets, s'intitulant <nom(s) du ou des projets>, que finance le Programme juridique de partenariats et d'innovation (PJPI) du ministère de la Justice Canada. L'étude de cas est l'un des volets de notre évaluation du PJPI, qui vise à soutenir l'évaluation du besoin auquel répond ce programme, de même que l'évaluation de l'efficience et de l'efficacité du Programme.

Comme je vous l'ai indiqué au téléphone récemment, je joins à la présente un document exposant le processus prévu pour la réalisation de l'étude de cas, que mènera un conseiller de notre cabinet. Le document précise aussi le genre d'aide que nous espérons que vous pourrez nous offrir.

Je vous invite à ne pas hésiter à communiquer avec moi si vous avez des questions. Je communiquerai avec vous de nouveau, dans quelques jours, pour vérifier si l'information que je vous ai envoyée est claire. Plus particulièrement, nous déterminerons ensemble si vous êtes en mesure de nous recommander d'éventuels participants pour les entrevues.

En vous remerciant une fois de plus de nous appuyer dans notre démarche, je vous prie d'agréer, Monsieur / Madame, mes salutations distinguées.

Contexte

Le ministère de la Justice Canada réalise une évaluation s'attachant au PJPI, afin de définir le besoin auquel répond le PJPI et afin d'en préciser l'efficacité et l'efficience. L'évaluation doit porter sur la mise en application du Programme au cours des quatre dernières années, soit de 2007-2008 à 2010-2011. Dans ce contexte, le Ministère a retenu les services de notre cabinet, Goss Gilroy inc., pour soutenir la réalisation de cette évaluation. Plus particulièrement, l'évaluation comprend la réalisation d'études de cas sur les projets. Dans le cadre des études de cas, nous réunirons des éléments d'information et des points de vue au sujet de la pertinence du Programme juridique de partenariats et d'innovation, de même que sur l'efficience et l'efficacité des éléments du Programme.

L'aide dont nous avons besoin

Tel que nous en avons déjà discuté, nous prévoyons faire une visite de deux jours au sein de votre organisation afin de discuter de <nom(s) du ou des projet(s)>. Dans un premier temps, nous avons besoin de savoir quel serait le meilleur moment pour prévoir cette visite.

En particulier, nous prévoyons effectuer les activités suivantes au cours de notre visite :

  • Réalisation d'une entrevue auprès d'un ou deux représentants de votre organisation;
  • Réalisation d'une entrevue auprès d'un ou deux partenaires de projet;
  • Réalisation d'une entrevue auprès d'un ou deux bénéficiaires de projet;
  • Examen de documents s'attachant à votre ou vos projets.

(Note : Afin de mieux comprendre le besoin auquel répond le PJPI et afin d'en définir l'efficience et l'efficacité dans le contexte de votre ou de vos projets, nous nous entretiendrons aussi avec un(e) représentant(e) du ministère de la Justice qui s'est chargé(e) de surveiller la mise en oeuvre du ou des projets. Nous serons en mesure de prendre contact nous-mêmes avec cette personne par l'intermédiaire de notre client, le ministère de la Justice. Nous nous chargerons également de prendre les dispositions nécessaires pour la tenue de cette entrevue.)

Entrevues

Nous aurons besoin que vous nous aidiez à établir qui nous devrions inviter à participer aux entrevues pour chaque type de répondants.

Suivant ce qui vous convient le mieux, vous pourriez décider de fixer vous-même la date et l'heure des entrevues, ou nous pourrions nous charger de communiquer avec ces personnes pour convenir du moment des entrevues. Quoi qu'il en soit, nous aurons besoin de vos suggestions quant aux personnes qu'il serait le plus opportun d'inviter à participer aux entrevues. Nous aurons aussi besoin que vous nous communiquiez le numéro de téléphone et l'adresse électronique de ces personnes. Ceci dit, avant de nous communiquer le nom et les coordonnées des éventuels participants, vous devrez prendre contact avec ces personnes pour obtenir leur consentement verbal au sujet de l'entrevue.

Représentants de l'organisation

Nous aimerions nous entretenir avec deux représentants de l'organisation. Il pourrait s'agir du chef de projet, d'un membre du conseil d'administration ou encore, d'un bénévole dans le contexte du projet. À notre avis, ces entrevues devraient durer 45 à 60 minutes environ.

Partenaires/intervenants

Nous aimerions nous entretenir avec un ou deux partenaires qui connaîtraient votre ou vos projets financés dans le cadre du PJPI. Il pourrait s'agir, par exemple, d'organisations partenaires qui ont contribué au financement ou à la mise en oeuvre de votre projet, d'autres organisations participant à des projets touchant à des questions de justice ou encore, d'un groupe communautaire qui s'intéresse à une population cible semblable à la vôtre et qui a participé à votre projet dans une certaine mesure. Selon nous, l'entrevue auprès d'un partenaire de projet devrait durer 45 minutes environ.

Nous aimerions aussi nous entretenir avec un ou deux bénéficiaires d'un projet. Selon nous, chaque entrevue auprès d'un bénéficiaire de projet devrait durer 30-45 minutes environ. Il serait pratique de procéder aux entrevues auprès des bénéficiaires dans les locaux de votre organisation, si ça leur convient. Nous pourrions aussi prendre des dispositions pour tenir les entrevues dans un autre endroit, à proximité de vos locaux, si ça convient aux participants. Il serait possible, également, de réaliser ces entrevues au téléphone.

Si vous êtes d'accord pour participer à l'étude de cas, nous vous invitons à remplir les tableaux apparaissant ci-dessous :

Nom du projet  
Adresse et collectivité  
Nom de la personne communiquant l'information  
Numéro de téléphone de la personne-ressource  


Activités au cours de la visite Vous pouvez nous aider en précisant… Réponses
Date de la visite Quelles seraient les deux meilleures journées pour tenir cette visite ?

Quelle autre période de deux jours pourrait convenir pour cette visite ?		  
Entrevues auprès de représentants de l'organisation Nom et titre de la personne
 No 1
Numéro de téléphone et adresse électronique (une fois le consentement verbal obtenu)
Nom et titre de la personne No 2
Numéro de téléphone et adresse électronique (une fois le consentement verbal obtenu)
Entrevue(s) auprès d'un ou de partenaire(s) Nom et titre du partenaire, nom de son organisation No 1
Numéro de téléphone et adresse électronique (une fois le consentement verbal obtenu)
Nom et titre du partenaire, nom de son organisation No 2
Numéro de téléphone et adresse électronique (une fois le consentement verbal obtenu)
Entrevue(s) auprès d'un ou de bénéficiaire(s) Nom du bénéficiaire
 No 1
Numéro de téléphone et adresse électronique (une fois le consentement verbal obtenu)
Nom du bénéficiaire
 No 2
Numéro de téléphone et adresse électronique (une fois le consentement verbal obtenu)
Espace Y a-t-il dans les locaux de votre organisation une pièce où je pourrais effectuer ces entrevues ?  
Pourriez-vous s.v.p. me réserver cette pièce ?  
S'il n'y a pas l'espace nécessaire au sein de votre organisation, où pourrais-je réserver une pièce pour la tenue de ces entrevues, selon vous ?  
Information à communiquer aux partenaires de projet en vue des entrevues

Vous trouverez ci-dessous les renseignements que j'aimerais que vous communiquiez aux personnes que vous inviterez à participer à l'entrevue.

Bonjour. Je m'appelle <nom> et je travaille pour <organisation>. Le ministère de la Justice Canada réalise une évaluation sommative au sujet du PJPI. Dans ce contexte, le Ministère a retenu les services d'un cabinet-conseil, Goss Gilroy, pour réaliser des entrevues auprès de partenaires des projets. Nous aimerions que vous participiez à une entrevue. Cet exercice viserait à définir le besoin auquel répond le Programme, de même que son efficacité et son efficience dans le contexte de <nom(s) du ou des projet(s)>. L'entrevue durera 45 minutes environ.

Aimeriez-vous participer à l'entrevue? Si c'est oui, puis-je transmettre votre nom et votre numéro de téléphone au cabinet-conseil, pour qu'on communique avec vous afin de prendre les dispositions nécessaires pour la tenue de l'entrevue ?

Information à communiquer aux bénéficiaires d'un projet en vue des entrevues

Vous trouverez ci-dessous les renseignements que j'aimerais que vous communiquiez aux personnes que vous inviterez à participer à l'entrevue.

Bonjour. Je m'appelle <nom> et je travaille pour <organisation>. Le ministère de la Justice Canada réalise une évaluation sommative au sujet du PJPI. Dans ce contexte, le Ministère a retenu les services d'un cabinet-conseil, Goss Gilroy, pour réaliser des entrevues auprès de bénéficiaires des projets. Nous aimerions que vous participiez à une entrevue. Cet exercice viserait à définir les avantages découlant de <nom(s) du ou des projet(s)>. L'entrevue durera 30-45 minutes environ.

Aimeriez-vous participer à l'entrevue? Si c'est oui, puis-je transmettre votre nom et votre numéro de téléphone au cabinet-conseil, pour qu'on communique avec vous afin de prendre les dispositions nécessaires pour la tenue de l'entrevue ?

Étude de documents

Nous vous saurions gré d'appuyer la réalisation de l'étude de documents. Nous aimerions obtenir un exemplaire de tout document s'attachant à votre ou vos projets qui serait susceptible d'être utile dans le contexte de la présente évaluation. Il pourrait s'agir, par exemple, d'outils ou de ressources produits grâce au financement du PJPI, de revues de presse ou encore, de rapports annuels.

Liste des documents que vous fournirez en ce qui a trait à votre projet :

Nom du document Version électronique (source) ou version papier
1.  
2.  
3.  
4.  
5.  
6.  

Guide d'entrevue auprès des partenaires de projet (études de cas)

Le cabinet Goss Gilroy inc. a été chargé de réaliser une évaluation au sujet du PJPI pour le compte du ministère de la Justice Canada (JUS). Cette évaluation vise à mesurer la pertinence et le rendement du Programme et à en rendre compte.

L'évaluation se fondera sur la réalisation d'études de cas (comme la présente étude de cas), de même que sur la réalisation d'entrevues auprès de personnes-ressources clés, de sondages, d'une étude documentaire et d'un examen de dossiers.

On nous a indiqué que vous pourriez être en mesure de contribuer à l'évaluation, compte tenu de votre participation au Programme. Nous tenons à ce que vous sachiez que vous êtes tout à fait libre de participer ou non à cette entrevue. Votre décision à cet égard n'aura aucun effet sur vos rapports avec le ministère de la Justice ou avec tout autre ministère du gouvernement du Canada. L'information que vous communiquerez ne servira que dans le contexte de l'évaluation et sera traitée en conformité avec les lois s'appliquant en matière de protection de la vie privée. Aucune décision administrative ne sera prise au sujet d'une personne ou d'une organisation dans la foulée de la présente évaluation. Plus particulièrement, vos réponses d'entrevue précises ne seront pas communiquées au ministère de la Justice. Elles ne pourront pas non plus vous être attribuées personnellement dans les rapports d'évaluation qui découleront de la présente étude.

Nous prévoyons qu'il faudra 45 minutes environ pour mener à bien la présente entrevue.

Votre participation contribuera à la réussite du processus d'évaluation. Nous vous en remercions.

Questions

Introduction

[L'enquêteur offre à l'organisation partenaire une brève description du ou des projets financés dans le cadre du PJPI qui fait ou font l'objet de l'étude de cas.]

  • 1. Quel est votre rôle dans le contexte du PJPI et du ou des projets [nom(s) du ou des projet(s)]?

Pertinence

  • 2. Est-ce qu'il y a des chevauchements entre le PJPI et tout programme ou service qu'offrent le gouvernement provincial ou d'autres ministères fédéraux ? Si c'est oui, veuillez les décrire.

    1. Quels mécanismes sont mis en oeuvre pour éviter les chevauchements ou recoupements ?


Rendement (efficacité, efficience et économie)

  • 3. Est-ce que les activités se déroulant dans le cadre de votre ou de vos projets ont contribué à la définition de tendances, d'enjeux ou de lacunes en émergence dans le système de la justice ? Si c'est oui, quels sont les tendances, enjeux ou lacunes qui ont été cernés (nombre et nature) ?

    1. Et est-ce que les activités se déroulant dans le cadre de votre ou de vos projets ont produit des pratiques exemplaires ou des actions pour donner suite à ces tendances, enjeux ou lacunes en émergence (nombre et nature) ? Si c'est oui, quelles sont ces pratiques exemplaires ou actions connexes ?


  • 4. L'un des objectifs du PJPI a pour objet d'« accroître les connaissances, la sensibilisation, la compréhension, la confiance et un dialogue éclairé chez les intervenants du système de la justice et dans la population pour ce qui concerne des enjeux liés à la justice, notamment, l'accès à la justice, le racisme, les langues officielles, l'antiterrorisme, la détermination de la peine et toute autre question nouvelle afférente à la justice, y compris des enjeux liés à la justice sur la scène internationale ».

    1. Pour autant que vous sachiez, combien d'activités conduisant à un dialogue se sont déroulées dans le cadre de ce ou de ces projets ? Quelles étaient la nature et l'envergure de chacune de ces activités ?

    2. Pour autant que vous sachiez, est-ce que ce ou ces projets ont permis aux participants d'accroître leurs niveaux de connaissance et de confiance pour ce qui concerne les enjeux liés à la justice ?


  • 5. Dans quelle mesure est-ce que les activités financées dans le cadre du PJPI et les résultats en découlant – en particulier, les pratiques exemplaires ou actions donnant suite aux enjeux en émergence dans le domaine de la justice – ont été communiqués au JUS et ont servi à l'élaboration de politiques ?

  • 6. Dans quelle mesure est-ce que les activités qui se sont déroulées dans le cadre de ce ou de ces projets financés dans le cadre du PJPI ont permis de favoriser les innovations dans le système de justice pour veiller à un meilleur accès au système de justice ?

  • 7. [Pour le projet d'AÉDA seulement :] Dans quelle mesure est-ce que les activités financées dans le cadre du PJPI (p. ex., le Programme d'AÉDA) favorisent une représentation équitable des Métis et des Indiens non inscrits dans le système de justice en les encourageant à poursuivre leurs études en droit ?

En conclusion

  • 8. Aimeriez-vous ajouter quelque chose pour nous aider dans le cadre de la présente évaluation ?

Merci

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